إن Microsoft Lync Web Scheduler عبارة عن برنامج مستند إلى ويب يمكنك استخدامه لإنشاء اجتماعات Lync إذا لم يكن Microsoft Outlook مثبتاً لديك، أو إذا كنت تستخدم نظام تشغيل غير مستند إلى Windows. باستخدام Web Scheduler، يمكنك إنشاء اجتماعات جديدة وتغيير الاجتماعات الموجودة وإرسال دعوات باستخدام برنامج البريد الإلكتروني المفضل لديك.
يوفر لك فريق الدعم في الشركة اسم مستخدم وكلمة مرور لتسجيل الدخول إلى Web Scheduler.
في هذه المقالة
إنشاء اجتماع Lync
تدعم اجتماعات Lync الاجتماعات عبر الإنترنت والمؤتمرات عبر الهاتف على حدٍ سواء. بإمكان المشاركين الانضمام باستخدام كمبيوتر لمشاهدة العرض التقديمي، أو التواصل مع الاجتماع بواسطة الهاتف للحصول على الصوت فقط.
-
انتقل إلى https://sched.lync.com وسجّل دخولك إلى Web Scheduler باستخدام اسم المستخدم وكلمة المرور الخاصين بك.
-
انقر فوق إنشاء اجتماع جديد.
-
في المربع الموضوع، اكتب موضوعاً للاجتماع.
-
يمكنك ترك موقع الاجتماع على أنه اجتماع عبر الإنترنت، أو إضافة موقع مثل قاعة مؤتمرات، في حال وجود أشخاص حاضرين شخصياً أيضاً.
-
اكتب رسالة قصيرة أو جدول أعمال الاجتماع في المربع رسالة (اختياري).
-
حدد المنطقة الزمنية للاجتماع باستخدام القائمة المنسدلة.
-
حدد تاريخ/وقت بدء وانتهاء الاجتماع.
-
بشكل افتراضي، يمكن للجميع بمن فيهم الأشخاص خارج شركتك تجاوز ساحة الانتظار، وهي عبارة عن منطقة انتظار ظاهرية تتيح لك منح الأشخاص حق الوصول أو رفضه. للحصول على معلومات حول كيفية تعديل الخيارات، انظر الوصول والمقدمون.
-
بشكل افتراضي، تتوفر لأي شخص مدعو من قِبل مؤسستك أذونات المقدم. للحصول على معلومات حول كيفية تعديل الخيارات، انظر الوصول والمقدمون.
-
ضمن المشاركون والصوت، أضف أسماء المشاركين في المربع المتوفر، وافصلها بفاصلة منقوطة (؛).
-
انقر فوق التحقق من الأسماء، للتأكد من توفر الأسماء الصحيحة لديك. بالنسبة إلى المدعوين من خارج شركتك، اكتب عنوان البريد الإلكتروني كاملاً، على سبيل المثال mailto:contoso@contoso.com.
ملاحظة: لا يتحقق Web Scheduler من توفر المشاركين أو قاعات المؤتمرات.
-
إذا تم إعداد حسابك بواسطة "موفر المؤتمرات الصوتية"، فستتضمّن الدعوة لحضور الاجتماع الرقم المجاني ورقم المكالمات الخارجية ورمز المشارك. بإمكان المشاركين في الاجتماع استخدام صوت الكمبيوتر، أو التواصل مع الاجتماع بواسطة الهاتف، تبعاً لتفضيلاتهم.
-
انقر فوق حفظ.
إرسال دعوات إلى المشاركين في اجتماع
لإرسال دعوة لحضور اجتماع، حدد أحد الأساليب التالية:
إرسال الدعوات باستخدام برنامج البريد الإلكتروني
باستخدام هذا الأسلوب، ستنسخ تفاصيل الاجتماع من Web Scheduler وتلصقها في دعوة لحضور اجتماع تستخدم أي برنامج بريد إلكتروني لإنشائها.
تلميح: يمكنك أيضاً الوصول إلى معلومات الاجتماع بالنقر فوق عرض معلومات الانضمام إلى الاجتماع على صفحة تفاصيل الاجتماع في Web Scheduler.
-
عندما تنتهي من إنشاء الاجتماع، انقر فوق حفظ.
-
تفتح نافذة تتضمّن معلومات الاجتماع.
-
قم بتمييز تفاصيل الاجتماع، بما فيها URL الاجتماع ورقم المؤتمر الصوتي ومعرّف المؤتمر.
-
انقر بزر الماوس الأيمن فوق النص، ثم انقر فوق نسخ.
-
افتح أي برنامج بريد إلكتروني لإنشاء طلب اجتماع عادي.
-
الصق تفاصيل اجتماع Lync عبر الإنترنت (التي تم نسخها في الخطوة 4) في الدعوة.
-
أضف المشاركين، وتحقق من تاريخ/وقت الاجتماع، واكتب جدول أعمال الاجتماع، وأرسل الدعوة.
إرسال دعوات باستخدام iCalendar
يتيح iCalendar تبادل معلومات التقويم بين مستخدمي أنظمة بريد إلكتروني مختلفة. يجب أن يتوفر لدى مستلمي دعوة iCalendar البرنامج المعتمد لفتح الدعوة لحضور الاجتماع والاستجابة لها.
-
في المقطع اجتماعاتي، حدد الاجتماع حسب موضوعه، ثم انقر فوق تصدير كملف iCalendar.
-
انقر فوق فتح عند صدور مطالبة من برنامج البريد الإلكتروني.
ملاحظة: يتضمن iCalendar كافة المعلومات التي أضفتها أثناء جدولة الاجتماع، كالرسالة والمشاركين وموقع الاجتماع والتاريخ والوقت.
-
عندما يفتح إدخال التقويم، قم بإعادة توجيهه إلى الأشخاص الذين أضفتهم كمشاركين عند جدولة الاجتماع.
-
يمكن للمدعوين الآن فتح ملف iCalendar باستخدام برنامج البريد الإلكتروني المفضّل لديهم، مثل Outlook والملاحظات وiCal وغير ذلك.
الوصول والمقدمون
تُعد خيارات "الوصول والمقدمون" الافتراضية مثالية لاجتماعات فريق العمل النموذجية. يمكنك تخصيص خيارات الاجتماع بحيث تتناسب بشكل أفضل مع متطلباتك أو نوع الاجتماع أو المشاركين.
ضمن المقطع الوصول والمقدمون على صفحة تفاصيل الاجتماع، حدد الأشخاص الذين يمكنهم تجاوز ساحة الانتظار والأشخاص الذين يمكنهم الانضمام إلى الاجتماع بصفة مقدم.
من يمكنه تجاوز ساحة الانتظار
|
خيارات الوصول |
ماذا يحدث |
مستحسن في الحالات التالية… |
|
المنظم فقط (مؤمّن) |
يمكن للمنظم وحده تجاوز ساحة الانتظار. سيتعيّن على كل شخص آخر الانتظار في ساحة الانتظار حتى يُسمح له بالدخول. |
لا تريد تمكين الآخرين من عرض المحتوى قبل الاجتماع، أو تناقش معلومات سرية. |
|
الأشخاص الذين أدعوهم من شركتي |
سيتعيّن على الأشخاص الذين ليس لديهم أي حساب على الشبكة، والأشخاص الذين لم يتم توجيه دعوة لهم الانتظار في ساحة الانتظار حتى يُسمح لهم بالدخول. |
إنك تناقش معلومات سرية، وتريد السماح لأشخاص معينين فقط من شركتك بالانضمام إلى الاجتماع. |
|
أشخاص من شركتي |
سيتعيّن على الأشخاص الذين ليس لديهم أي حساب على الشبكة الانتظار في ساحة الانتظار حتى يُسمح لهم بالدخول. |
لدى جميع المشاركين حسابات على شبكة المؤسسة، وأنت لا تناقش معلومات سرية. |
|
الجميع بما فيهم الأشخاص من خارج شركتي |
لا أحد ينتظر في ساحة الانتظار. |
تقوم بدعوة مشاركين من الخارج ولا تناقش معلومات سرية. |
هام: حتى لو تم تمكين ساحة انتظار الاجتماع، سيتجاوز المشاركون الذين يتواصلون مع الاجتماع بواسطة الهاتف ساحة الانتظار بشكل تلقائي.
من هو المقدم
|
خيارات المقدم |
من هو المقدم |
مستحسن في الحالات التالية... |
|
المنظم فقط |
وحده الشخص الذي يقوم بجدولة الاجتماعات. |
ثمة عروض تقديمية لا تستوجب تفاعل المشاركين مع محتوى الاجتماع. يمكنك تعيين مقدمين إضافيين أثناء الاجتماع. |
|
أشخاص من شركتي |
كل شخص تقوم بدعوته ولديه حساب على الشبكة. |
ثمة جلسات عمل جماعية داخلية، حيث يمكن لجميع المشاركين مشاركة محتوى الاجتماع وتعديله. |
|
الجميع بمن فيهم الأشخاص من خارج شركتي (لا توجد قيود) |
كل شخص تقوم بدعوته. |
ثمة جلسات عمل جماعية مع أشخاص لا حساب لديهم على الشبكة. |
|
الأشخاص الذين أختارهم |
أنت والمشاركون الذين تختارهم. |
ثمة عروض تقديمية مع أكثر من مقدم معين واحد. |
ملاحظة: لا يمكن دعوة المشاركين الخارجيين أو أعضاء قوائم التوزيع الخارجية كمقدمين باستخدام الخيار الأشخاص الذين أختارهم. يمكنك منح المقدم حق الوصول إلى الأفراد عند التواجد في قاعة الاجتماعات.
الانضمام إلى اجتماع
يمكنك استخدام ارتباط الاجتماع الموجود في الدعوة لتسجيل الدخول إلى الاجتماع، أو يمكنك النقر فوق علامة التبويب الانضمام للاجتماع في Web Scheduler لبدء الاجتماع.
-
ضمن اجتماعاتي، انقر فوق اجتماع.
-
على صفحة تفاصيل الاجتماع، انقر فوق علامة التبويب الانضمام للاجتماع.
-
يتم فتح Lync ويسمح لك بتسجيل الدخول إلى الاجتماع.
عرض الاجتماعات الموجودة أو تحريرها
يمكنك مشاهدة كل الاجتماعات التي قمت بتنظيمها ضمن علامة التبويب اجتماعاتي في Web Scheduler. تذكر دائماً أن Web Scheduler يسرد فقط الاجتماعات التي نظمتها، وليس الاجتماعات التي تمت دعوتك إليها.
-
انقر فوق اجتماع لفتح صفحة تفاصيل الاجتماع، التي تحتوي على ملخّص موجز للاجتماع، ومجموعة من علامات التبويب القابلة للتنفيذ ومعلومات الاجتماع.
-
انقر فوق تحرير.
-
أدخل التغييرات المطلوبة، ثم انقر فوق حفظ.
-
انقر فوق موافق على تنبيه النجاح، وتحقق من المعلومات المعدّلة.
هام: عند تحديث اجتماع، ستحتاج إلى إرسال المعلومات المحدّثة إلى المدعوين يدوياً. لا يقوم Web Scheduler بتحديث تقويمك تلقائياً.
-
إذا كنت تستخدم iCalendar لإرسال الدعوات، فانقر فوق تصدير كملف iCalendar مرة أخرى لفتح الدعوة وإرسال تحديث.
-
إذا كنت قد نسخت تفاصيل اجتماع Lync في دعوة لحضور اجتماع عادي، فافتح الدعوة، وحدّث تفاصيل الاجتماع الجديد وأرسله مرة أخرى إلى المشاركين.
حذف اجتماع أو إلغاؤه
تنتهي صلاحية الاجتماعات بعد مرور 14 يوماً على وقت الانتهاء المجدول، ولكن يمكنك حذف اجتماع إذا كنت تريد تنظيف Web Scheduler، أو إلغاء الاجتماع.
-
ضمن علامة التبويب اجتماعاتي، انقر فوق الاجتماع الذي تريد حذفه.
-
على صفحة تفاصيل الاجتماع، انقر فوق علامة التبويب حذف اجتماع.
-
انقر فوق نعم في مربع التأكيد.
هام: ستحتاج إلى إرسال إشعار الإلغاء إلى المشاركين، لأن Web Scheduler لا يقوم بتحديث تقويمك تلقائياً.
-
إذا كنت تستخدم iCalendar لإرسال الدعوات، فافتح الدعوة وانقر فوق إلغاء الأمر. سيؤدي ذلك إلى إرسال إشعار الإلغاء إلى المستلمين.
-
إذا كنت قد نسخت تفاصيل اجتماع Lync في دعوة لحضور اجتماع عادي، فافتح الدعوة، ثم انقر فوق إلغاء الأمر لإرسال إشعار الإلغاء إلى المدعوين.
