مقدمة إلى تحويل النماذج الورقية إلى نماذج InfoPath

تتناول هذه المقالة فوائد استخدام نماذج إلكترونية بدلاً من النماذج التي تستند إلى الأوراق لجمع البيانات. وتحتوي المقالة أيضًا على بعض أفضل الممارسات الخاصة بتحويل النماذج التي تستند إلى الأوراق إلى قوالب نموذج Microsoft Office InfoPath.

ملاحظة   إذا تم تصميم النموذج الذي يستند إلى الأوراق في Microsoft Office Word أو Microsoft Office Excel، فيمكنك استخدام معالج استيراد InfoPath لتحويل المستند أو المصنف بشكل سريع إلى قالب نموذج InfoPath. أما إذا تم إنشاء النموذج في برنامج آخر أو إذا لم تتمكن من الوصول إلى ملف المصدر الأصلي للنموذج، فسوف تكون في حاجة إلى إعادة إنشاء النموذج الورقي من البداية في InfoPath.

في هذه المقالة

فوائد استخدام النماذج الإلكترونية

أفضل الممارسات الخاصة بتحويل النماذج الورقية

خيارات موقع تسوق Office الخاصة بتحويل النماذج الورقية

فوائد استخدام النماذج الإلكترونية

هناك العديد من الفوائد الخاصة باستخدام النماذج الإلكترونية بدلاً من النماذج التي تستند إلى الورق. من هذه الفوائد:

البيانات الدقيقة والمتناسقة    باستخدام النماذج الورقية، يقوم الناس عادةً بكتابة المعلومات في المكان الخطأ أو يخطئون فهم التعليمات الخاصة بملأ النموذج. وقد تحدث الأخطاء أيضًا عندما يقوم الموظف بإعادة إدخال بيانات النموذج يدويًا إلى قاعدة البيانات أو برنامج آخر. وقد يكون البحث عن هذه الأنواع من أخطاء إدخال البيانات وإصلاحها مكلفًا ومُضيعًا للوقت. يحتوي InfoPath على عدد من الطرق التلقائية لمساعدة المستخدمين في تجنب أخطاء إدخال البيانات. على سبيل المثال، يمكنك استخدام صيغة لحساب القيم الحسابية تلقائيًا للمستخدمين. ويمكنك أيضًا استخدام تنسيق شرطي لجذب انتباه المستخدم إلى البيانات، أو لتمكين المدقق الإملائي حتى يستطيع المستخدمون التحقق من عدم وجود أخطاء إملائية قبل إرسال نماذجهم. يمكنك أيضًا ملء الحقول تلقائيًا للمستخدمين باستخدام البيانات الحالية من قاعدة بيانات أو نظام تخزين بيانات آخر. على سبيل المثال، يمكنك تصميم نموذج مبيعات يملأ حقول معلومات الموظف تلقائيًا بعد أن يقوم المستخدمون بإدخال أرقام تعريف الهوية الخاصة بهم في مربع هوية الموظف.

سهولة التحديث    إذا كنت ترغب في تحديث قالب نموذج موجود، فيمكنك تغييره وإعادة نشره وتوزيعه إلى المستخدمين. وفي المرة التالية التي يقوم فيها المستخدمون بفتح النموذج المستند إلى قالب النموذج، يتم التحديث تلقائيًا. أما إذا كان المستخدم يعمل دون اتصال عند نشر قالب النموذج المحدث، فإن التحديث يتم في المرة التالية التي يتصل فيها بالشبكة. لن يلاحظ المستخدمون عادةً حدوث عملية التحديث، ومع ذلك يمكنك تصميم قالب النموذج لتنبيه المستخدمين.

خيارات سير العمل    بالاستفادة من ميزات سير العمل في InfoPath، يمكنك زيادة الكفاءة الكلية لعمليات الأعمال العامة التي يتم فيها توجيه البيانات من شخص لآخر. يمكن لسير العمل خفض التكلفة والوقت المطلوب لتنسيق عمليات الأعمال، مثل الموافقة على المشروع أو مراجعة المستندات، بإدارة وتعقب المهام البشرية المشتركة في هذه العمليات. فعلى سبيل المثال، تخيل عملية إعداد تقارير بالمصروفات تستند إلى الأوراق، حيث يقوم فيها موظف بملء نموذج تقرير المصروفات المطبوع وإرفاق قسيمة توجيه بالنموذج ومن ثم إرساله إلى مديره عبر البريد الداخلي. بعد الموافقة على التقرير، يقوم المدير بوضع علامة الاختيار على المربع المجاور للاسم في قسيمة التوجيه، ثم يقوم بإرسال التقرير إلى قسم الحسابات عبر البريد الداخلي. وإذا وافق مدير قسم الحسابات على التقرير، يتم إصدار شيكات السداد. وقد تمر أسابيع من وقت إرسال التقرير الأولي إلى أن يتسلم الموظف شيك السداد. إذا كنت تستخدم InfoPath إلى جانب Microsoft Office SharePoint Server 2007، فيمكنك إضفاء الطابع التلقائي على هذا النوع من سير العمل، الأمر الذي من شأنه توفير الكثير من الوقت والمصروفات.

التكامل مع الأنظمة الأخرى    يمكنك إجراء تكامل بيانات النموذج من InfoPath مع منتجات أو تقنيات أخرى. على سبيل المثال، يمكنك تخزين بيانات النموذج في قاعدة بيانات Microsoft SQL Server أو تقرر جعل تصميم قالب النموذج الخاص بك يستند إلى خدمة الويب، وذلك حتى يمكنك إرسال البيانات إلى قاعدة بيانات لا يدعمها InfoPath مباشرة. يعمل InfoPath مع العديد من البرامج والخوادم الأخرى في Microsoft Office system، بما في ذلك Microsoft Office Outlook وMicrosoft Office Excel وMicrosoft Office Access. وبالإضافة إلى عدة أمور أخرى، يمكنك تصميم نماذج InfoPath وملؤها في رسائل بريد Outlook الإلكتروني وتصدير بيانات InfoPath إلى مصنفات Excel وإرسال بيانات InfoPath إلى قاعدة بيانات Access أو الاستعلام عن بيانات من قائمة SharePoint. علاوة على ذلك، يستطيع المطورون تضمين عناصر تحكم InfoPath في تطبيقات الأعمال المخصصة المُستخدمة في شركتك.

مزيد من الأمان    لا تعتبر النماذج الورقية آمنة بالضرورة، فقد يتم توجيهها بشكل خطأ أو فقدها، الأمر الذي يشير إلى إمكانية الكشف عن معلومات حساسة. لذا، يرتبط نموذج أمان InfoPath بإعدادات منطقة ومستوى الأمان في Windows Internet Explorer. وقد تم تصميم ميزات الأمان هذه للمساعدة على حماية نماذج المستخدمين وأجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم من العمليات غير الآمنة، مثل الوصول إلى بيانات أو إرسال بيانات إلي مصدر غير موثوق به. يقدم InfoPath إجراءات أمان إضافية تتضمن حماية تصميم قالب النموذج، باستخدام توقيع رقمي وإدارة عمليات نموذج معينة، مثل الدمج والإرسال، إضافة إلى الوثوق بالنماذج المثبتة على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بالمستخدم.

أعلى الصفحة

أفضل الممارسات الخاصة بتحويل النماذج الورقية

توضح القائمة التالية بعض الاعتبارات التي يجب تذكرها عند تحويل النماذج الورقية إلى قوالب نماذج InfoPath.

  • استخدام جداول التخطيط لتنظيم أقسام النموذج    كما هو الحال مع النموذج الورقي، يجب تنظيم النموذج الإلكتروني، وذلك حتى يتمكن الأشخاص الذين يقومون بملئه من التنقل خلال النموذج بطريقة منطقية. في InfoPath، يمكنك استخدام جداول التخطيط لتنظيم عناصر التحكم ولفصل مقطع عن آخر وللاحتفاظ بالشعارات والرسومات الأخرى. إضافة إلى ذلك، فإن استخدام جداول التخطيط يوفر لك ميزات إضافية من القدرة على محاذاة مربعات النص وخانات الاختيار والعناصر الأخرى بسهولة، ذلك حتى يبدو قالب النموذج الخاص بك احترافيًا وجيدًا. في المثال التالي، يُستخدم جدول التخطيط لتنظيم مربعات النص داخل مقطع في قالب نموذج.

    1. يحتوي جدول التخطيط هذا على صفين.

    2. ويوجد ثلاثة أعمدة في الصف الثاني. ويُستخدم عمود الوسط لأغراض التباعد فقط.

  • التفكير في الحلول للمعلومات الاختيارية    تحتوي عادةً النماذج الورقية على مقاطع محجوزة لفئات معينة من المستخدمين. على سبيل لمثال، ففي المستشفى، يمكن أن يحتوي نموذج معلومات المريض على مقطع "للاستخدام الإداري فقط"، المخصص ليملأ بواسطة الممرضات أو الفريق الطبي وليس من قبل المريض. وهناك عدة طرق في InfoPath لتناسب هذا النوع من المعلومات الاختيارية. أحد أفضل هذه الطرق هي استخدام المقطع الاختياري وهو عنصر تحكم يضم عناصر تحكم أخرى إلا أنه لا يظهر في النموذج ما لم يقم المستخدم بإضافته. فعلى سبيل المثال، في قالب نموذج تقرير الحالة، يمكنك تضمين المقطع ملاحظات الاختياري. يمكن للمستخدمين الذين يرغبون في إضافة ملاحظات إضافية إدراج هذا المقطع الاختياري وملؤه. ويمكن لأي شخص آخر ترك هذا المقطع مخفيًا.

    يمكنك أيضًا استخدام تنسيق شرطي لإخفاء حقول معينة ما لم يتم تحقيق شرط معين في النموذج — على سبيل المثال، في قالب نموذج التطبيق، يمكنك إخفاء مجموعة معينة من الحقول حتى يقوم المستخدم بتحديد خانة الاختيار 18 أو أكبر.

  • استخدام الجداول المكررة بدلاً من الجداول المنتظمة    يمكنك استخدام الجداول المكررة لتوفير مساحة وتقديم درجة إضافية من المرونة للمستخدمين عند قيامهم بملء النموذج. عندما تستخدم الجداول المكررة، فلا يحتاج قالب النموذج الخاص بك إظهار العديد من الصفوف الفارغة عندما يقوم المستخدم بفتحه للمرة الأولى. وبدلاً من ذلك، يرى المستخدمون عادةً صفًا واحدًا، كما أنهم يقومون فقط بإضافة المزيد من الصفوف عند الحاجة إلى ذلك.

  • تحديد احتياجات البيانات    قبل القيام بتحويل النموذج الورقي، يجب تحديد ما تستدعي الحاجة القيام به بشكل أساسي للبيانات التي سيقوم المستخدمون بإدخالها إلى النموذج الإلكتروني. وبالتفكير المسبق في احتياجات بياناتك، قبل تحويل النموذج الورقي، يمكنك تحديد ما إذا كان لديك البنية الأساسية اللازمة لإنشاء قالب النموذج الخاص بك أم لا. على سبيل المثال، إذا كان المستخدمون بحاجة إلى إرسال بيانات النموذج بشكل سريع، في الوقت الذي لا تحتاج فيه إلى إعادة استخدام البيانات، فقد ترغب حينها في نشر قالب النموذج الخاص بك كرسالة بريد إلكتروني. يمكنك عندئذٍ تخزين نماذج المستخدمين في مجلد نماذج InfoPath بعلبة الوارد الخاصة بك. إذا احتاج أشخاص آخرون الوصول إلى بيانات النموذج ومشاركتها، فقد يتعين عليك تخزين مجموعات من نماذج InfoPath ذات الصلة في مكتبات على خادم يقوم بتشغيل Microsoft Windows SharePoint Services. عند رغبة المستخدمين في الوصول إلى بيانات النموذج في تطبيقات أو أنظمة أعمال أخرى، مثل تقارير المصروفات أو تطبيقات المحاسبة، فقد تحتاج عندئذٍ إلى تخزين البيانات في قواعد بيانات الشركة. ويتم ذلك عادةً من خلال ربط قالب النموذج بخدمة ويب، الذي يعمل كوسيط بين قالب النموذج وقاعدة البيانات أو نظام الأعمال.

  • تحديد عدد طرق العرض التي تحتاج إليها    في InfoPath، يمكنك إنشاء طرق عرض مختلفة من نفس قالب النموذج. وتعتبر طريقة العرض وسيلة بديلة لعرض البيانات في قالب نموذج. على سبيل المثال، إذا كنت تقوم بتصميم قالب نموذج طلب تصريح، يمكنك استخدام طريقة عرض لمقاول الكهرباء ليقوم بملئها، وطريقة عرض أخرى للعامل المستلم، وطريقة عرض ثالثة للمحقق الذي يقوم باعتماد الطلب أو رفضه. باستخدام طرق العرض، لم تعد بحاجة إلى تصميم نماذج متعددة والاحتفاظ بها لنفس عملية الأعمال.

  • تحديد نوع عناصر التحكم التي تحتاج إليها    إذا قمت بإنشاء نموذج ورقي في برنامج مثل Word، الذي لم يتم إعداده لتصميم النماذج، فمن المحتمل أن تكون قد استخدمت مربعات نص وخانات اختيار وأزرار، وربما عدد قليل من عناصر التحكم الأخرى. يقدم InfoPath ما يزيد على 30 عنصر تحكم مختلفًا يمكنك إضافته إلى قالب النموذج. وإضافة إلى عناصر التحكم القياسية، مثل مربعات النص ومربعات القوائم، يحتوي InfoPath على عددٍ من عناصر التحكم الجديدة، مثل جدول مكررو مجموعة اختيارات إضافة إلى المقاطع الاختيارية. تسمح لك هذه الأنواع من عناصر التحكم بتصميم قالب نموذج مرن مناسب للمستخدمين. على سبيل المثال، في قالب نموذج تقرير المصروفات، يمكنك استخدام جدول مكرر للسماح للمستخدمين بإدخال أي عدد من بنود المصروفات فقط، وفق حاجتهم.

  • التفكير في استخدام أجزاء قالب للمجموعات المشتركة من عناصر التحكم    إذا كنت تريد تحويل أعداد كبيرة من النماذج الورقية، فيمكنك البحث عن المقاطع المشتركة ومجموعات الحقول التي يمكن تحويلها إلى أجزاء قالب InfoPath. ويعتبر جزء القالب جزءًا من قالب النموذج الذي يمكن حفظه لإعادة استخدامه في قوالب نماذج متعددة. يتكون جزء القالب النموذجي من عناصر تحكم ومصدر بياناتوقد يتضمن أيضًا ميزات مثل اتصالات البيانات والتحقق من صحة البيانات وقاعدة يمكنك من خلال إنشاء أجزاء قالب واستخدامها ضمان تناسق قوالب النموذج في مؤسستك من ناحية الطابع والبنية والسلوك. على سبيل المثال، يستطيع قسم الموارد البشرية استخدام جزء قالب معلومات الاتصال الفردي في كافة قوالب النموذج الخاصة به.

  • تمكين التواقيع الرقمية    في InfoPath، يمكنك تكوين قالب النموذج الخاص بك حتى يتمكن المستخدمون من التوقيع على أجزاء معينة من النموذج أو على النموذج بأكمله. يساعد توقيع النموذج على مصادقة المستخدم باعتباره الشخص الذي قام بملء النموذج، كما يساعد أيضًا في التأكد من أنه لم يتم تبديل محتويات النموذج.

  • استخدام الميزات التي تساعد المستخدمين على ملء النموذج    في InfoPath، يمكنك تعيين قيم افتراضية لعناصر التحكم من أجل مساعدة المستخدمين على ملء النماذج بسرعة أكبر. على سبيل المثال، في تقرير المصروفات، يمكنك تعيين تاريخ اليوم كقيمة افتراضية لعنصر تحكم منتقي التاريخ. كما يمكنك تعيين صيغ للحقول الإجمالية الفرعية والحقول الإجمالية، وذلك حتى يتم تلقائيًا حساب المصروفات عندما يقوم المستخدم بإدخال بنود المصروفات. وتستطيع تمكين التدقيق الإملائي حتى يتمكن المستخدمون من تدقيق النص الذي يقومون بإدخاله لإصلاح الأخطاء الإملائية، تمامًا كما يحدث في أي مستند Microsoft Office آخر. وإذا كنت تريد تقديم أوامر خاصة بالنموذج أو محتوى التعليمات، فيمكنك إنشاء جزء مهام مخصص الذي يظهر بجوار النموذج.

أعلى الصفحة

خيارات موقع تسوق Office الخاصة بتحويل النماذج الورقية

إذا كان يوجد لدى شركتك عدد كبير من النماذج الورقية، فقد تحتاج إلى التفكير في استخدام حلول من جهات أخرى لتحويل النماذج الخاصة بك. يمكنك البحث عن هذه الحلول على موقع تسوق Microsoft Office، الذي يضم منتجات وخدمات من موفرين آخرين. كما يمكن العثور على ارتباطات لمزيد من المعلومات حول موقع تسوق Office في المقطع انظر أيضًا.

أعلى الصفحة

ينطبق على:



هل كانت المعلومات مفيدة؟

نعم لا

كيف يمكننا تحسين ذلك؟

255 الأحرف المتبقية

لحماية الخصوصية، الرجاء عدم تضمين معلومات جهة الاتصال في ملاحظاتك. مراجعة نهج الخصوصية.

نشكرك على ملاحظاتك!

موارد الدعم

تغيير اللغة