تنظيم الملفات الموجودة في المكتبة

هام: تمت ترجمة هذه المقالة ترجمة آلية، راجع إقرار إخلاء المسؤولية. يرجى الاطلاع على النسخة الإنجليزية من هذه المقالة. هنا للرجوع إليها.

كيفيه تنظيم الملفات في مكتبه SharePoint تعتمد علي احتياجات المجموعه الخاصه بك و# علي الطريقه التي تفضل ل# تخزين و# البحث عن المعلومات الخاصه بك. بعض التخطيط يمكن ان تساعدك علي اعداد البنيه الافضل ل# مؤسستك.

طرق تنظيم الملفات

تتضمن المكتبات العديد من الميزات التي تساعدك في العمل على ملفات متعددة في نفس المكتبة. إلا أن المكتبات المتعددة ولكن في بعض الحالات هي الأفضل لاحتياجات المؤسسة الخاصة بك.

ربما تريد أن تخدم مكتبة كبيرة واحدة العديد من الاحتياجات المتنوعة. على سبيل المثال، ربما يكون لديك مشاريع متعددة داخل نفس المجموعة أو مجموعات متعددة تعمل في نفس المشروع.

يمكنك استخدام مكتبة واحدة في الحالات التالية:

  • إذا أرادت المجموعة مشاهدة معلومات تلخيصية حول الملفات أو طرق العرض المختلفة لنفس مجموعة الملفات. على سبيل المثال، قد يحتاج المدير إلى مشاهدة كافة الملفات مجمّعة حسب القسم أو تاريخ الاستحقاق.

  • إذا أراد الأشخاص البحث عن الملفات في نفس المكان على الموقع.

  • تريد تطبيق الإعدادات نفسها على الملفات، مثل تعقب إصدارات الملفات أو طلب الحصول على موافقة.

  • إذا كانت المجموعات التي تعمل في المكتبة لها نفس الخصائص، مثل نفس مستويات الإذن.

    ملاحظة: يمكن تطبيق الأذونات الفريدة على ملفات معيّنة، ولكن إذا كانت مستويات الأذونات تختلف إلى حد كبير، يفضل استخدام مكتبات متعددة.

  • إذا أردت تحليل المعلومات الخاصة بالملفات في جدول بيانات أو تلقي تحديثات مدمجة خاصة بالملفات.

    ملاحظة: يمكنك تلقي تنبيهات عندما تتغير الملفات او يمكنك عرض اي تغييرات الي مكتبه ب# استخدام تقنيه RSS. تمكين موجز ويب ل RSS اعضاء مجموعه العمل الخاصه بك ل# الاطلاع علي قائمه مدمجه ب# الملفات التي تم تغييرها. راجع انشاء تنبيه او الاشتراك في موجز ويب ل RSS ل# الحصول علي مزيد من المعلومات.

فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك من خلالها عرض الملفات وإدارتها في نفس المكتبة:

  • اضافه اعمده    ل# المساعده في مجموعتك ل# تحديد البيانات الهامه و# عرض البيانات ب# طرق مختلفه، يمكنك اضافه اعمده الي المكتبه. تظهر الاعمده في اعلي صفحه المكتبه ك# العناوين، مثل اسم القسم او تاريخ الاستحقاق التاريخ. يمكنك استخدام عناوين الاعمده ل# اجراء الفرز و# التصفيه الملفات في مكتبه. راجع اضافه او ازاله، او تعديل اعمده مكتبه مستندات او اعمده الموقع ل# الحصول علي مزيد من المعلومات.

  • انشاء طرق عرض    يمكنك استخدام طرق العرض اذا الاشخاص في مجموعتك يريدون رؤيه البيانات ب# طريقه معينه. في طرق العرض، يتم استخدام الاعمده ل# فرز و# تجميع، و# تصفيتها و# عرض البيانات. راجع انشاء او تعديل، او حذف طريقه عرض ل# الحصول علي مزيد من المعلومات.

  • انشاء مجلدات    تعتبر المجلدات احد الخيارات ل# الملفات التي يتم تجميعها ب# طريقه معينه. يمكن المجلدات ل# مساعده الاخرين ل# اجراء مسح ضوئي ل# الملفات و# ادارتها ب# طريقه مالوفه. يوفر SharePoint طريقه عرض شجره يمكن ان يستخدمه الاشخاص التنقل بين المواقع و# المجلدات، ب# نفس الطريقه التي تعمل ب# استخدام مجلدات علي قرص الثابت. راجع انشاء او حذف مجلد في قائمه او مكتبه ل# الحصول علي مزيد من المعلومات.

  • اعداد قوالب متعدده    اذا تم اعداد انواع محتويات متعدده في مكتبه، يمكنك انشاء انواع مختلفه من القوالب الافتراضيه — مثل عقود البيع و# التسويق العروض التقديميه، و# اوراق عمل — داخل نفس المكتبه. اضافه انواع المحتويات مرونه و# التناسق المكتبات المتعدده. ل# الحصول علي مزيد من المعلومات، راجع تعيين قالب ملف ل# مكتبه مستندات او مكتبه نماذج .

قد تحتاج إلى مكتبات متعددة عندما تكون هناك اختلافات مميزة واضحة بين مجموعات الملفات التي تريد تخزينها وإدارتها، أو بين مجموعات الأشخاص الذين سيعملون على الملفات.

يمكنك استخدام المكتبات المتعددة في الحالات التالية:

  • إذا كانت أنواع الملفات التي تريد تخزينها وإدارتها مختلفة، ولا تتوقع أن يعرض الأشخاص ملخصات الملفات بشكل متكرر أو يبحثون في كافة الملفات معًا.

  • إذا كانت مجموعات الأشخاص التي تستخدم الملفات مميزة ولها مستويات أذونات مختلفة بشكل كبير.

  • إذا أردت تطبيق إعدادات مختلفة، مثل تعدد الإصدار أو الموافقة، على مجموعات متعددة من الملفات.

  • إذا لم ترغب في تحليل البيانات معًا أو تلقي التحديثات المدمجة الخاصة بالملفات.

  • إذا أردت توفير مجموعات مختلفة من الخيارات لإنشاء ملفات جديدة أو تغيير ترتيب الخيارات في القائمة جديد في المكتبة.

فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك استخدامها للعمل بفاعلية باستخدام المكتبات المتعددة:

  • إعداد قوالب الموقع وأعمدته     إذا أرادت المؤسسة إنشاء بعض الإعدادات المتوافقة للمكتبات، فيمكنها إعداد قوالب وأعمدة للموقع. يمكنك مشاركة الإعدادات بين مكتبات متعددة بحيث لا تحتاج إلى إعادة إنشاء الإعدادات في كل مرة.

  • إرسال الملفات إلى موقع آخر    إذا أردت أن يكون الملف متوفرًا في مكتبات متعددة، يمكنك تخزينه في مكتبة واحدة ثم إرسال نسخة منه إلى المكتبات الأخرى. عندما تقوم بتحديث المستند الأصلي، يمكنك اختيار أن يتم تنبيهك لتحديث المستند في المواقع الأخرى.

  • إنشاء قوالب المكتبات    إذا أردت إنشاء بعض الإعدادات الثابتة للمكتبات أو إعادة استخدام الخصائص في المكتبات، يمكنك حفظ المكتبة كقالب. تتوفر قوالب المكتبات كخيار في الموقع لديك عندما تنقر فوق إنشاء ضمن القائمة إجراءات الموقع.

ملاحظة: إذا كنت تضيف ملفات جديدة إلى مكتبة تتضمن ملفات من مشروع سابق، ربما يكون من الصعب تحديد ما إذا كنت تريد إنشاء مكتبة جديدة أو إضافة الملفات إلى مكتبة موجودة. يختلف كل موقف عن الآخر، ولكنك إذا كنت في حاجة إلى تحليل كافة الملفات معًا أو إدارتها في نفس الوقت، فمن الأفضل إضافة الملفات إلى مكتبة موجودة. يمكنك استخدام الأعمدة وعوامل التصفية وطرق العرض بحيث تظهر أحدث الملفات فقط في طريقة العرض الافتراضية.

بشكل افتراضي، تتعقب المكتبات اسم الملف، بالإضافة إلى المعلومات الخاصة بحالة الملف، مثل ما إذا كان تم إيداع الملف أم لا. يمكنك تحديد أعمدة إضافية تساعد المجموعة على تصنيف الملفات وتعقبها، مثل اسم القسم أو رقم المشروع. تساعدك ميزة إضافة الأعمدة للحصول على أقصى استفادة من طرق العرض المتعددة للمكتبة.

تتوفر لديك خيارات متعددة لنوع العمود الذي تنشئه، بما في ذلك النص ذو الخط المفرد أو القائمة المنسدلة حيث تحدد الخيارات أو الرقم المحسوب من أعمدة أخرى أو اسم شخص أو صورته على الموقع.

ملاحظة: يبدا الاجراء التالي من صفحه المكتبه ل# المكتبه التي تريد اضافه العمود الي. اذا لم تكن المكتبه مفتوحه مسبقا، انقر فوق اسمها علي شريط "التشغيل السريع". اذا لم يظهر اسم المكتبه، انقر فوق اعدادات شكل الزر "اعدادات" الترس ، و# ثم انقر فوق محتويات الموقع او عرض كافه محتويات الموقع، و# انقر فوق اسم المكتبه.

  1. في الشريط، انقر فوق علامه التبويب قائمه او مكتبه.

  2. في المجموعه اداره طرق العرض، انقر فوق انشاء عمود.

    انشاء مكتبه SharePoint Online ارتباط العمود
  3. في المقطع الاسم والنوع، اكتب الاسم الذي تريده للعمود في المربع اسم العمود.

  4. ضمن نوع المعلومات الموجودة في هذا العمود هو، حدد نوع المعلومات التي تريد ظهورها في العمود.

    مربع الحوار "إنشاء عمود"

  5. في المقطع اعدادات العمود الاضافيه، اكتب وصفا في المربع الوصف ل# مساعده الاخرين في فهم الغرض من العمود، و# ما الذي يجب ان تحتوي علي البيانات. الوصف هذا الامر اختياري.

  6. انقر فوق موافق.

يمكنك استخدام طرق العرض لمشاهدة الملفات التي لها أهمية كبيرة بالنسبة لك أو التي تتناسب مع حاجتك بشكل أفضل. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء طرق عرض للملفات المنشأة مؤخرًا أو الملفات من قسم معين أو الملفات المنشأة بواسطة شخص معيّن. بعد إنشاء طريقة العرض، ستكون متوفرة دومًا عندما تفتح المكتبة.

قائمه طرق العرض الحالي من الشريط

عندما تفتح الملفات الموجودة في المكتبة، يمكنك فرز الملفات أو تصفيتها بشكل مؤقت عن طريق الإشارة إلى اسم العمود ثم النقر فوق السهم لأسفل الموجود بجانب الاسم. سيساعدك ذلك إذا أردت مشاهدة الملفات بطريقة معيّنة، ولكن يجب عليك تكرار هذه الخطوات في المرة التالية التي تعرض فيها هذه المكتبة.

القائمه المنسدله ضمن رؤوس الاعمده.

إذا أردت عرض الملفات بطريقة معينة بشكل متكرر، يمكنك إنشاء طريقة عرض. يمكنك استخدام طريقة العرض هذه في أي وقت تعمل في المكتبة. عندما تنشئ طريقة عرض، تتم إضافتها إلى القائمة عرض الموجودة في المكتبة.

اختيار طرق العرض في اعلي مكتبه المستندات

يمكن أن تتضمن المكتبات طرق عرض خاصة وطرق عرض عامة. يستطيع أي شخص إنشاء طريقة عرض خاصة لمشاهدة الملفات بطريقة معيّنة أو لإجراء تصفية للملفات التي يريد مشاهدتها فقط. إذا كان لديك الإذن لتصميم الموقع، يمكنك إنشاء طريقة عرض عامة يمكن لأي شخص استخدامها عند عرض المكتبة. كما يمكنك جعل طريقة العرض العامة هي طريقة العرض الافتراضية، بحيث يتمكن الأشخاص تلقائيًا من مشاهدة المكتبة فيها.

ب# الاضافه الي ذلك، عندما تقوم ب# تصميم موقع، يمكنك ربط ب# طرق عرض مختلفه او تصميم الصفحات ب# استخدام "اجزاء ويب" التي تستخدم طرق العرض المختلفه.

إذا كان أعضاء المجموعة لديك سيقومون بعرض المكتبات على جهاز محمول، يمكنك إنشاء طرق عرض متنقلة تضع حدودًا معيّنة، مثل عدد العناصر المعروضة في طريقة العرض، تتناسب بشكل مثالي مع عرض النطاق الترددي وحدود الجهاز. ابحث عن ارتباطات للحصول على مزيد من المعلومات حول إنشاء طرق العرض في المقطع انظر أيضًا.

يستخدم الإجراء التالي لإنشاء نوع قياسي من طرق العرض. تختلف الخيارات التي يمكنك الاختيار من بينها للأنواع الأخرى من طرق العرض، ولكن الخطوات الأساسية لإنشاء طريقة عرض تكون متماثلة.

  1. في القائمة أو المكتبة التي تريد إنشاء طريقة عرض لها، انقر فوق علامة التبويب قائمة أو مكتبة، ثم انقر فوق إنشاء طريقة عرض.

    ملاحظة: اذا كان الخيار انشاء طريقه عرض معطلا، ليس لديك الاذونات اللازمه ل# انشاء طريقه عرض. راجع الامر مع مسؤول الموقع.

    انشاء مكتبه SharePoint الزر عرض علي الشريط.

  2. انقر فوق التنسيق الذي تريد إنشاء طريقة العرض استناداً إليه، مثل طريقة عرض قياسية، أو طريقة عرض موجودة.

  3. في المربع اسم طريقة العرض، اكتب اسم طريقة العرض. حدد الخيار جعل طريقة العرض هذه طريقة العرض الافتراضية، إذا أردت جعل طريقة العرض هذه طريقة العرض الافتراضية للقائمة أو المكتبة. طريقة العرض العامة هي طريقة العرض الوحيدة التي يمكن جعلها طريقة العرض الافتراضية لقائمة أو مكتبة.

  4. في المقطع الجماعه المستهدفه، ضمن عرض الجماعات المستهدفه، حدد انشاء طريقه عرض شخصيه او انشاء طريقه عرض عامه.

    ملاحظة: إذا كان الخيار إنشاء طريقة عرض عامة معطلاً، فهذا يعني أنه ليست لديك الأذونات اللازمة لإنشاء طريقة عرض عامة لهذه القائمة أو المكتبة.

    في المقطع اعمده، حدد الاعمده التي تريدها في طريقه العرض و# قم ب# الغاء تحديد الاعمده التي لا تريدها ان تظهر. الي جانب ارقام الاعمده، حدد الترتيب الذي تريده ل# الاعمده ان يظهر في طريقه العرض. راجع انشاء او تغييرها، او حذف عمود في قائمه او مكتبهل# الحصول علي مزيد من الاعمده.

  5. في المقطع فرز، حدد الخيارات التي تريد فرز الملفات بها وما إذا كنت تريد فرزها أم لا. يمكنك استخدام عمودين للفرز. على سبيل المثال، يمكن الفرز "حسب الكاتب" أولاً ثم "حسب اسم الملف" لكل كاتب.

  6. في المقطع تصفية، حدد الخيارات الخاصة بتصفية الملفات وما إذا كنت تريد تصفيتها أم لا. يعرض لك العرض الذي تمت تصفيته تحديدًا أصغر للملفات، مثل الملفات المنشأة بواسطة قسم معيًن فقط أو التي تكون حالتها "مقبول" فقط.

  7. في المقطع تجميع حسب، يمكنك تجميع العناصر التي لها نفس القيمة في مقطع ما، مثل مقطع للمستندات الخاصة بكل كاتب التي يمكنك توسيعها أو طيها.

  8. في القسم إجماليات، يمكنك حساب عدد العناصر في الأعمدة، مثل العدد الإجمالي للمشاكل. وفي بعض الحالات، يمكنك تلخيص معلومات إضافية أو التركيز عليها، مثل المعدلات.

  9. في القسم النمط، حدد النمط الذي تريده لطريقة العرض، مثل قائمة مظللة يتم فيها تظليل كل الصفوف الأخرى.

  10. إذا احتوت المكتبة على مجلدات، يمكنك إنشاء طريقة عرض لا تتضمن المجلدات. يعرف ذلك في بعض الأحيان بطريقة العرض المسطحة. لعرض كافة الملفات على نفس المستوى، انقر فوق إظهار كافة العناصر بدون مجلدات، في المقطع مجلدات.

  11. يمكنك تحديد عدد الملفات التي يمكن عرضها في المكتبة، أو عدد الملفات التي يمكنك عرضها في نفس الصفحة. تعتبر هذه الإعدادات هامة بشكل خاص إذا كنت تنشئ طريقة عرض لجهاز محمول. في المقطع حد العناصر، حدد الخيارات التي تريدها.

  12. إذا أردت عرض المكتبة على جهاز محمول، حدد الخيارات التي تريدها في المقطع متنقلة.

  13. انقر فوق موافق.

إذا كان لديك أنواع متعددة من المستندات أو محتويات متنوعة ومختلفة داخل المكتبة، يمكنك إنشاء مجلدات لتساعدك على تنظيم المحتوى.

  1. إذا لم تكن المكتبة مفتوحة بالفعل، فانقر فوق اسمها في شريط التشغيل السريع.

    اذا لم يظهر اسم المكتبه، انقر فوق اعدادات القائمه شكل الزر "اعدادات" الترس و# انقر فوق محتويات الموقع او عرض كافه محتويات الموقع، و# انقر فوق اسم المكتبه.

  2. انقر فوق علامه التبويب ملفات، انقر فوق مجلد جديد.

    علامه التبويب ملفات علي الشريط مع تمييز زر "مجلد جديد"

    ملاحظة: ربما قام الشخص الذي أنشأ المكتبة بمنع إنشاء المجلدات في المكتبة. في هذه الحالة، لا يتوفر الأمر مجلد جديد.

  3. اكتب اسم المجلد، و# من ثم انقر فوق حفظ او موافق.

تلميح: اذا كان لديك مكتبات متعدده ب# استخدام المجلدات و# يرغب الاشخاص في مجموعتك استعراض مكتبه كما تفعل الاستعراض القرص الثابت، قد تريد تمكين الموقع ل# استخدام طريقه عرض الشجره مجموعتك. يمكنك استخدام طريقه عرض الشجره ل# توسيع و# طي، و# التنقل ب# سهوله المجلدات.

تمكين طريقه عرض الشجره
  1. انقر فوق اعدادات القائمه شكل الزر "اعدادات" الترس ، و# من ثم انقر فوق اعدادات الموقع.

  2. انقر فوق طريقه عرض الشجره ضمن المقطع الشكل و# اسلوب العرض.

  3. في الصفحه طريقه عرض الشجره، يمكنك تعيين ما اذا تم تمكين شريط التشغيل السريع او طريقه عرض الشجره. ب# ما ان طريقه عرض الشجره ستظهر في شريط "التشغيل السريع"، ف# قد تحتاج الي تمكين الاثنين معا.

  4. انقر فوق موافق.

    شريط التشغيل السريع مع طريقه عرض الشجره

ملاحظة: إقرار إخلاء المسؤولية للترجمة الآلية: تمت ترجمة هذه المقالة بواسطة نظام كمبيوتر دون تدخل العامل البشري. توفر Microsoft هذه الترجمات الآلية لمساعدة المستخدمين الذين لا يتحدثون الإنجليزية على استخدام منتجات Microsoft، وخدماتها، وتقنياتها والاستمتاع بها. قد تحتوي هذه المقالة على أخطاء في المفردات، أو بناء الجملة، أو القواعد نظرًا لترجمتها آليًا.

انظر أيضاً

مقدمه حول المكتبات

انشاء او تغييرها، او حذف طريقه عرض ل# قائمه او مكتبه

هل كانت المعلومات مفيدة؟

كيف يمكننا تحسين ذلك؟

كيف يمكننا تحسين ذلك؟

لحماية الخصوصية، الرجاء عدم تضمين معلومات جهة الاتصال في ملاحظاتك. مراجعة نهج الخصوصية.

نشكرك على ملاحظاتك!