استخدام موقع مركز المستندات

هام: تمت ترجمة هذه المقالة ترجمة آلية، راجع إقرار إخلاء المسؤولية. يرجى الاطلاع على النسخة الإنجليزية من هذه المقالة. هنا للرجوع إليها.

يقدم SharePoint العديد من الميزات لإدارة المحتوى، وهو قابل للتوسع بشكل جيد. إذا كان لديك المئات بل الآلاف من المستندات وملفات الفيديو وغير ذلك، وتريد إدارتها، فيمكنك استخدام قالب موقع "مركز المستندات" (المضمّن مع SharePoint بشكل افتراضي). إن هذا القالب محسّن لإدارة المستندات على نطاق واسع. بإمكانه أن يوفر عليك الوقت ويساعدك على زيادة فعاليتك، كما يتضمّن SharePoint قالب موقع "مركز المستندات". يتضمّن هذا القالب ميزات أساسية مثل إصدارات المستندات ومعرّفات المستندات ومجموعات المستندات والتنقل ضمن بيانات التعريف وأنواع المحتويات.

يعمل موقع "مركز المستندات" لهذين السيناريوهين:

  • بيئة التأليف    في بيئة التأليف في "مركز المستندات"، يمكن للمستخدمين إنشاء الآلاف من المستندات أو أصول الوسائط المخزّنة في مستودع مركزي وتحريرها.

  • أرشيف المحتويات    في أرشيف المحتويات، مثل قاعدة المعارف، يمكن للمستخدمين تخزين المستندات أو عرضها.

تقدم لك هذه المقالة معلومات حول الميزات المتوفرة في قالب موقع "مركز المستندات" وكيفية إنشاء موقع "مركز مستندات".

في هذه المقالة

ما محتويات موقع مركز المستندات؟

التنقل بين بيانات التعريف

معرّفات المستندات

إصدارات المستندات

أنواع المحتويات

منظم المحتوى

ما محتويات موقع مركز المستندات؟

يحتوي قالب موقع "مركز المستندات" على ميزات تمكّنك من إنشاء مجموعات كبيرة من المستندات وإدارتها بسهولة وفعالية. في معظم الحالات، بإمكان مالك الموقع إضافة كل ميزة من هذه الميزات بشكل منفصل. غير أن قالب موقع "مركز المستندات" يمكّن تلقائياً ميزات إدارة المستندات الموصى بها. تقدم الأقسام التالية وصفاً مختصراً لهذه الميزات.

يمكنك استخدام موقع "مركز المستندات" كبيئة تأليف أو أرشيف محتوى. في بيئة التأليف، يقوم المستخدمون بشكل متكرر بإيداع الملفات وسحبها وإنشاء بنية مجلدات لهذه الملفات. يتم تمكين ميزة تعيين الإصدار، حيث يمكن أن توجد 10 إصدارات سابقة أو أكثر من كل مستند. علاوةً على ذلك، يمكن لمهام سير العمل التحكم في دورات حياة المستندات.

على النقيض من ذلك، يحدث القليل من التأليف في أرشيف المحتوى. حيث يقوم المستخدمون بعرض المستندات أو تحميلها فقط. يدعم قالب موقع "مركز المستندات" إنشاء نوع أرشيف محتوى يسمى أرشيف قواعد المعارف. تحتوي قواعد المعارف عادةً على إصدارات فردية للمستندات، ويمكن أن يتسع الموقع ليستوعب 10 ملايين ملف. في سيناريو نموذجي، مثل مركز الدعم التقني لمؤسسة كبيرة، قد يستطيع 10.000 مستخدم الوصول إلى المحتوى، لقراءته في الأساس. وقد تستطيع مجموعة فرعية، يتراوح عددها من 3.000 إلى 4.000 مستخدم، تحميل محتوى جديد إلى الموقع.

تصف العناصر التالية بعض ميزات SharePoint التي يمكنك تضمينها في موقع "مركز المستندات". تصف هذه القائمة العديد من الميزات الممكنة فقط. بالإضافة إلى هذه الإمكانيات، تقوم معظم الأعمال بتخصيص شكل مركز المستندات والتنقل فيه، وتقوم بتضمين أجزاء ويب مخصصة للوظائف التي تُعد فريدة للعمل.

التنقل ضمن بيانات التعريف

بيانات التعريف المُدارة عبارة عن نظام يعيّن بعض المصطلحات للمستندات في SharePoint. بعد ذلك، يمكنك استخدام هذه المصطلحات لتصنيف المستندات. كما يمكنك استخدام بيانات التعريف لإنشاء أداة تنقل فعالة للمستخدمين بإمكانها مساعدتهم في العثور على ما يبحثون عنه بسرعة.

على سبيل المثال، لنفترض أن لدى شركتك مستودع قواعد معارف تحتوي على مقالات تساعد الأشخاص على استكشاف مشاكل المنتجات وإصلاحها. يمكنك إنشاء مصطلحات بيانات تعريف تمكّن المستخدمين من تصفية المعلومات حسب المنتج أو نوع المشكلة أو أي سمات أخرى.

معرّفات المستندات

في موقع "مركز المستندات"، يحصل كل جزء محتويات على معرّف فريد لا يرتبط بموقع المستند، مثل ارتباط URL. هذا يعني أن المعرّف لن يتغيّر إذا نقلت المستند أو أعدت تسميته. وهكذا، يمكنك استخدام المعرّف لإنشاء نوع ارتباط دائم للمستند وتقليل احتمال وجود ارتباطات مقطوعة تسبّب مضيعة للوقت.

إصدارات المستندات

يتم تمكين إصدارات المستندات في موقع "مركز المستندات" بشكل تلقائي. هذا الأمر يعني أنك ستحصل بشكل تلقائي على المحفوظات الخاصة بكل إصدارات المستند المختلفة. في عملية مراجعة المستند، على سبيل المثال، هذا الأمر يعني أنك ستحصل على سجل بكل التحديثات التي تم إدخالها أثناء دورة المراجعة. فيمكنك تعقّب التحديثات والاتصال بالمستجيبين، وغير ذلك. بالإضافة إلى ذلك، إذا برزت مشكلة ما تتعلق بالإصدار الحالي لمقالة، فيمكنك العودة بسرعة إلى آخر إصدار جيد معروف.

أنواع المحتويات

يُعد نوع المحتوى بمثابة نوع محتوى معين يتضمّن مجموعة من الإعدادات الخاصة به. عندما ينشئ أحد الأشخاص مستنداً من نوع محتوى معرّف، سيتلقى تلقائياً كل الإعدادات المناسبة لنوع المحتوى هذا. على سبيل المثال، قد يتضمّن "مركز المستندات" مجموعة من أنواع المحتويات – أنواع مختلفة من المستندات وملفات الفيديو والقوالب وغير ذلك.

منظم المحتوى

لا يتم تضمين "منظم المحتوى" بشكل تلقائي في موقع "مركز المستندات". ومع ذلك، يقوم الكثير من المستخدمين بإضافته. إن "منظم المحتوى" عبارة عن ميزة في SharePoint تتيح لك إدارة تنظيم العناصر وبنيتها الشاملين. باستخدام بيانات التعريف أو أنواع المحتويات، بإمكان "منظم المحتوى" أن يوجّه تلقائياً المستندات وعناصر أخرى إلى مواقع معينة. على سبيل المثال، في قاعدة معارف، يمكنك تمكين "منظم المحتوى" بحيث يقوم تلقائياً بتوجيه كل عمليات الإرسال الجديدة إلى مكتبة معينة تجمع مقالات لمنتج معين.

أعلى الصفحة

ملاحظة: إقرار إخلاء المسؤولية للترجمة الآلية: تمت ترجمة هذه المقالة بواسطة نظام كمبيوتر دون تدخل العامل البشري. توفر Microsoft هذه الترجمات الآلية لمساعدة المستخدمين الذين لا يتحدثون الإنجليزية على استخدام منتجات Microsoft، وخدماتها، وتقنياتها والاستمتاع بها. قد تحتوي هذه المقالة على أخطاء في المفردات، أو بناء الجملة، أو القواعد نظرًا لترجمتها آليًا.

مشاركة Facebook Facebook Twitter Twitter البريد الإلكتروني البريد الإلكتروني

هل كانت المعلومات مفيدة؟

رائع! هل لديك أي ملاحظات أخرى؟

كيف يمكننا تحسين ذلك؟

نشكرك على ملاحظاتك!

×