استخدام برنامج Access أو Excel لإدارة البيانات

توجد الكثير من أوجه التشابه بين Microsoft Office Access وMicrosoft Office Excel، الأمر الذي يجعل من الصعب الاختيار بينهما. على سبيل المثال، يمكن للبرنامجين تخزين كميات كبيرة من البيانات، وتشغيل الاستعلامات الفعالة وأدوات التحليل لتقسيم تلك البيانات وإجراء عمليات حسابية معقدة التي تقوم بإرجاع البيانات المطلوبة.

مع ذلك، يتضمن كل برنامج منهما مزايا واضحة — استنادًا إلى نوع البيانات التي تقوم بإدارتها وما تريد القيام به مستخدمًا هذه البيانات. على سبيل المثال، إذا كان هدفك الحفاظ على تكامل البيانات بتنسيق يمكن الوصول إليه من مستخدمين عديدين، فبرنامج Access هو الخيار الأفضل. في حين أن برنامج Excel أكثر ملاءمة للبيانات الرقمية المعقدة التي تريد تحليلها بعمق.

"إذا قمت بتخزين البيانات باستخدام برنامج Access وتحليلها باستخدام برنامج Excel، يمكنك الاستفادة من مزايا هذين البرنامجين."

في كثير من الحالات، يمكنك استخدام البرنامجين، وتوظيف كل منهما للغرض الأنسب لكل برنامج منهم. بشكل عام، يعد برنامج Access أفضل لإدارة البيانات؛ فهو يساعدك على الاحتفاظ بالبيانات منظمة، ويسهل عليك البحث عنها، ويجعلها متوفرة لعدة مستخدمين متزامنين. أما برنامج Excel فهو أفضل في تحليل البيانات بشكل عام؛ حيث يقوم بإجراء العمليات الحسابية المعقدة واستكشاف النتائج المحتملة وإنتاج المخططات عالية الجودة. إذا قمت بتخزين البيانات باستخدام برنامج Access وتحليلها باستخدام برنامج Excel، يمكنك الاستفادة من مزايا هذين البرنامجين.

قبل تحديد البرنامج الذي ستستخدمه، قد تحتاج إلى مقارنة مزايا كل برنامج من البرامج، ومعرفة أفضل وقت لاستخدام واحد منهما أو الآخر، والتعرف على كيفية استخدام البرنامجين لتحقيق النتائج التي تريدها بالكامل.

ملاحظة: تتضمن كل مجموعات 2007 Microsoft Office Office Excel 2007، ولكن لا تتضمن كل المجموعات Office Access 2007.

كيفية الحصول على برامج نظام Microsoft Office غير المثبتة على الكمبيوتر

تتضمن مجموعات 2007 Microsoft Office التالية Office Access 2007:

  • Microsoft Office Professional 2007

  • Microsoft Office Professional Plus 2007

  • Microsoft Office Ultimate 2007

  • Microsoft Office Enterprise 2007

يمكنك شراء Office Access 2007 وOffice Excel 2007 بشكل منفصل أيضاً.

في هذه المقالة

مقارنة مزايا كل برنامج

متى يجب استخدام برنامج Access

متى يجب استخدام برنامج Excel

استخدام برنامجي Access وExcel بالتزامن

مقارنة مزايا كل برنامج

يعد اختيار البرنامج المناسب أمراً مهماً إذا كنت تريد الوصول إلى المعلومات و تحديثها بالحد الأقصى للأداء والدقة. لمعرفة البرنامج الأنسب للمهام التي تريد تنفيذها، قد تساعدك مقارنة المزايا التي يقدمها كل برنامج فيما يتعلق بتخزين البيانات وتحليلها والتعاون متعدد المستخدمين والأمان.

تخزين البيانات

البيانات الارتباطية مقابل البيانات الثابتة    لمساعدتك على تحديد أي البرامج أنسب لتخزين البيانات، اسأل نفسك السؤال التالي: هل البيانات ارتباطية أم لا؟ يطلق على البيانات التي يمكن تضمينها في جدول فردي أو ورقة عمل بفعالية البيانات الثابتة أو غير الارتباطية. على سبيل المثال، إذا كنت تريد إنشاء قائمة بسيطة بالعملاء، مع وجود عنوان واحد وجهة اتصال واحدة فقط لكل عميل، فقد يكون برنامج Excel الخيار الأفضل. لكن، إذا كنت تريد تخزين قائمة بالعملاء أكثر تعقيداً تحتوي على عناوين الشحن والفوترة لكل العملاء، أو عدة جهات اتصال لكل عميل، يكون برنامج Access الحل الأفضل.

في قاعدة بيانات ارتباطية، تقوم بتنظيم المعلومات بجداول متعددة. في قاعدة البيانات الارتباطية المصممة بشكل جيد، يكون كل جدول ثابتاً ويحتوي على معلومات حول نوع واحد من البيانات فقط. على سبيل المثال، إذا قمت بإنشاء قاعدة بيانات بالعملاء، فيجب تخزين أسماء العملاء في جدول واحد، في حين يجب تخزين عناوين الشحن والفوترة لهؤلاء العملاء في جدول منفصل. يعد تخزين العناوين بشكل منفصل عن الأسماء فكرة جيدة لأنه يمكن أن يكون لكل عميل أكثر من عنوان واحد، ويجب أن تتمكن من إدخال عناوين متعددة لكل عميل دون الحاجة إلى إعادة إدخال اسم العميل لكل عنوان.

ابحث عن ارتباط للحصول على مزيد من المعلومات حول أساسيات تصميم قاعدة البيانات في القسم راجع أيضاً.

البيانات المحلية مقابل البيانات الخارجية    يمكنك استخدام برنامج Access للاتصال ببيانات من مجموعة متنوعة من مصادر البيانات الخارجية حتى تتمكن من عرض البيانات والاستعلام عنها وتحريرها بدون الحاجة إلى استيرادها. على سبيل المثال، يوفر برنامج Access أوامر للاتصال بالبيانات الموجودة في قاعدة بيانات Microsoft SQL Server أو ملف dBASE أو مجلد Microsoft Office Outlook، إلى جانب عدد كبير من مصادر البيانات الأخرى. يمكنك استخدام برنامج Excel لتوصيل مجموعة واسعة من مصادر البيانات بما في ذلك برنامج Access، وSQL Server، وقواعد بيانات Analysis Services، والملفات بتنسيق XML والملفات النصية، ومصادر بيانات ODBC وOLE DB. على الرغم من ذلك، لا يمكنك تحرير البيانات لتغيير البيانات المصدر من خلال واجهة مستخدم Excel.

يوفر كل من Office Access 2007 وOffice Excel 2007 أوامر للاتصال بالبيانات في قوائم Windows SharePoint Services. على الرغم من ذلك، يوفر Excel 2007 الاتصال للقراءة فقط بقوائم SharePoint، في حين أن Access 2007 يتيح لك القراءة من قوائم SharePoint وكتابة البيانات فيها.

تكامل البيانات مقابل المرونة    تساعد المعرفات الفريدة في المحافظة على تكامل البيانات، والتأكد من عدم احتواء صفين (أو سجلين) على نفس البيانات تماماً. كما توفر المعرفات الفريدة أسرع طريقة لاسترداد البيانات عند البحث عن بياناتك أو فرزها. في برنامج Access، يمكنك استخدام نوع البيانات "ترقيم تلقائي" لإنشاء معرف فريد لكل سجل تلقائياً. ثم يمكنك استخدام هذه المعرفات لربط سجلات في جدول واحد بسجل واحد أو أكثر في جدول آخر.

تساعد البنية التي يطبقها برنامج Access على البيانات على ضمان تكامل البيانات. قد يتطلب برنامج Access وجود قيمة مطابقة موجودة في جدول مختلف للسجلات الجديدة بجدول واحد، حتى لا تتمكن من إنشاء السجلات "المعزولة". على سبيل المثال، لن تريد الحصول على طلب لا يتضمن معلومات العميل. قد يتطلب برنامج Access وجود قيمة عميل مطابقة في جدول «العملاء» لكل سجل جديد في جدول «الطلبات». يطلق على المطابقة المطلوبة بين القيم تكامل مرجعي.

يمكنك أيضاً فرض القواعد والقيود الخاصة بك لزيادة التأكد من أنه تم إدخال البيانات بشكل صحيح. يتيح لك برنامج Excel من إدخال البيانات بطريقة بها حرية أكثر، ولكن بما أن برنامج Excel لا يدعم البيانات الارتباطية، فلا يمكنه دعم التكامل المرجعي. على الرغم من ذلك، يمكنك التحكم بإدخال البيانات في برنامج Excel باستخدام الأمر التحقق من صحة البيانات.

تحليل البيانات

الاستعلام    إذا كان غالباً ما يكون عليك عرض البيانات بطرق متنوعة،استناداً إلى الأحداث أو الظروف المتغيرة، قد يكون برنامج Access الخيار الأفضل لتخزين البيانات والتعامل معها. يتيح لك برنامج Access استخدام استعلامات لغة الاستعلام المركبة (SQL) لسرعة استرداد صفوف البيانات وأعمدتها التي تريدها، سواء كانت البيانات متضمنة في جدول واحد أو عدة جداول. يمكنك أيضاً استخدام تعبيرات في الاستعلامات لإنشاء حقول محسوبة. ويعد استخدام تعبير في برنامج Access مماثلاً لعملية استخدام المعادلات في برنامج Excel لحساب القيم. يمكنك استخدام استعلامات برنامج Access أيضاً لتلخيص البيانات وتقديم القيم التجميعية، مثل المجاميع والمعدَّلات والتعدادات.

تصميم النماذج    في برنامج Excel، يمكنك استخدام أدوات تحليل ماذا إذا للتنبؤ بنتائج نموذج ورقة العمل. يسمح لك تحليل ماذا إذا بتشغيل سيناريوهات مختلفة على البيانات، مثل أفضل السيناريوهات وأسوأها، ومقارنة البيانات الناتجة من عدة سيناريوهات في تقرير تلخيصي. لا تتوفر ميزة مماثلة في برنامج Access.

التحوير والتخطيط    يمكنك إنشاء تقارير PivotTable ومخططات PivotTable في البرنامجين. على الرغم من ذلك، يوفر Office Excel 2007 ميزات أكثر تقدماً لتخطيط وإعداد تقارير PivotTable من Office Access 2007. إذا كنت تخطط لإنشاء مزيد من تقارير PivotTable أو توفير مخططات ذات مظهر محترف بشكل منتظم، فيجب استخدام إعداد تقارير PivotTable أو تخطيط PivotTable في Excel 2007 بدلاً من الميزات نفسها في Access 2007.

التعاون متعدد المستخدمين

يمكن استخدام برنامجي Access وExcel في بيئات تعاونية، مثل Windows SharePoint Services وملفات المشاركة على الشبكة، ولكن هناك اختلافات بالطريقة التي يمكن أن يصل بها المستخدمين المتعددين إلى البيانات.

وصول المستخدمين المتعددين إلى البيانات    في إطار العملية العادية، يتيح برنامج Access للمستخدمين المتعددين فتح قاعدة بيانات واحدة في الوقت نفسه؛ ويعمل ذلك بشكل جيد لأن برنامج Access يقوم بتأمين البيانات التي يتم تحريرها فقط؛ ونتيجة لذلك، يمكن لمستخدمين آخرين تحرير سجلات مختلفة بدون حدوث تعارضات. أما في برنامج Excel، يمكنك مشاركة مصنف مع مستخدمين آخرين، ولكن يعمل التعاون متعدد المستخدمين بشكل أفضل عندما يقوم المستخدمون بالعمل على البيانات الموجودة في هذا المصنف في أوقات مختلفة بدلاً من العمل في نفس الوقت. في الواقع، يتعاون المستخدمون بقاعدة بيانات Access في مجموعة من البيانات، ويتعاون المستخدمون بمصنف Excel في مستند.

التعاون باستخدام Windows SharePoint Services   ‎‏‏ يتكامل البرنامجان مع تقنيات Microsoft Windows SharePoint Services، مثل مكتبات المستندات وقوائم SharePoint.

يوفر برنامج Access مجموعة متنوعة من الطرق للتعاون مع عديد من المستخدمين على موقع SharePoint. على سبيل المثال، يمكنك تحميل قاعدة بيانات كاملة إلى مكتبة مستندات Windows SharePoint Services، وتوفير النماذج والتقارير كطرق عرض Windows SharePoint Services، وربط قاعدة البيانات بالبيانات المخزنة في قوائم SharePoint.

ويوفر برنامج Excel طريقة واحدة فقط للتعاون مع مستخدمين متعددين على موقع SharePoint Services. يمكنك تحميل مصنف إلى مكتبات مستندات Windows SharePoint Services، حيث يمكن للمستخدمين الفرديين سحب المصنف لإجراء تغييرات، مما يمنع مستخدمين آخرين من تعديل المصنف في الوقت نفسه. يمكن للمستخدمين تحرير مصنف بدون سحبه من مكتبة المستندات، وفي هذه الحالة، يجب عليهم التنسيق مع المستخدمين الآخرين لتجنب تعارضات البيانات.

التعاون باستخدام مجلدات مشتركة على الشبكة    إذا قمت بتخزين قاعدة بيانات Access في مجلد مشترك على الشبكة، يمكن للمستخدمين المتعددين فتح قاعدة البيانات والتعامل مع بياناتها في الوقت نفسه. ويتم تأمين السجلات الفردية عندما يقوم مستخدم بتحريرها. في حالة تخزين مصنف Excel في مجلد مشترك على الشبكة، يمكن لمستخدم واحد فقط تحرير المصنف في كل مرة. لأغراض العرض، يمكن لعديد من المستخدمين فتح المصنف بينما يتم تحريره بواسطة مستخدم آخر، ولكن لا يستطيع المستخدمون إجراء أي تغييرات على البيانات حتي يغلقه المستخدم الذي يحرر المصنف.

الأمان

يوفر كل برنامج منهما ميزات مماثلة — كلمات المرور والتشفير — التي يمكن أن تساعدك على تفادي فقدان البيانات وحمايتها من الوصول غير المصرح به. على الرغم من ذلك، توجد بعض الاختلافات بين برنامجي Access و Excel في كيفية عمل حماية البيانات على مستوى المستخدم.

تفادي فقدان البيانات    في برنامج Access، يتم حفظ عملك بشكل مستمر، حتى يكون من غير المرجح فقدان كثير من العمل (إن وجد) في حالة حدوث فشل غير متوقع. على الرغم من ذلك، بما أن برنامج Access يقوم بحفظ عملك بشكل مستمر، فمن الممكن أيضاً أن تقوم بإجراء تغييرات تقرر لاحقاً أنك لا تريد تطبيقها. للتأكد من أنه يمكنك استعادة قاعدة البيانات بالطريقة التي تريدها، يجب عليك إنشاء نسخة احتياطية من ملف قاعدة البيانات بجدول زمني يتلاءم مع احتياجاتك. ويمكنك استرداد قاعدة بيانات كاملة من نسخة احتياطية، أو يمكنك استعادة الجدول فقط أو كائن آخر في قاعدة البيانات تحتاج إليه. إذا كنت تستخدم أداة للنسخ الاحتياطي لنظام الملفات، يمكنك أيضاً استخدام نسخة قاعدة البيانات من النسخة الاحتياطية لنظام الملفات لاستعادة بياناتك. في برنامج Excel، يمكنك حفظ معلومات الاسترداد التلقائي عند فواصل زمنية محددة أثناء تحديث البيانات.

حماية البيانات على مستوى المستخدم    في برنامج Excel، يمكنك إزالة البيانات المهمة أو الخاصة من طريقة العرض عن طريق إخفاء أعمدة وصفوف من البيانات، ثم حماية ورقة العمل بالكامل للتحكم في وصول المستخدم إلي البيانات المخفية. بالإضافة إلى حماية ورقة العمل والعناصر الخاصة بها، يمكنك أيضاً تأمين الخلايا وإلغاء تأمينها في ورقة عمل لتفادي تعديل مستخدمين آخرين للبيانات المهمة من دون قصد.

الأمان على مستوى الملف    على مستوى الملف، يمكنك استخدام التشفير في البرنامجين لمنع المستخدمين غير المصرح بهم من الاطلاع على البيانات. يمكنك أيضاً المطالبة بإدخال كلمة المرور لفتح مصنف أو ملف قاعدة البيانات. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك المساعدة في تأمين مصنف أو ملف قاعدة البيانات عن طريق استخدام توقيع رقمي.

الوصول المقيد إلى البيانات    في برنامج Excel، يمكنك تحديد الأذونات المستندة إلى المستخدم للوصول إلى البيانات أو تعيين حقوق للقراءة فقط التي تمنع المستخدمين الآخرين من إجراء تغييرات على البيانات التي يمكنهم الوصول إليها. لا يوفر Office Access 2007 ميزات الأمان على مستوى المستخدم، ولكن يدعم Access 2007 نموذج أمان المستخدم لأي خادم قاعدة بيانات يتصل به. على سبيل المثال، إذا كنت مرتبطاً بقائمة SharePoint، يأخذ في الاعتبار Access 2007 أذونات المستخدم لقائمة SharePoint. إذا كنت تريد منع المستخدمين غير المصرح بهم من الوصول إلى بيانات Access، يمكنك تشفير قاعدة البيانات عن طريق تعيين كلمة مرور. يجب على المستخدمين إدخال كلمة المرور لقراءة البيانات من قاعدة البيانات، حتي إذا كان بإمكانهم الوصول إليها باستخدام برنامج آخر، مثل Excel.

لمزيد من المعلومات حول كيفية حماية البيانات، راجع المساعدة في تأمين قاعدة بيانات Access 2007 والحماية والأمان في Excel.

مقارنة بين Access وExcel

لإجراء مقارنة سريعة لتساعدك على تحديد أي منتج ستختار، يمكنك استخدام الجدول التالي.

وسيلة إيضاح:    أيقونة "الدعم الكامل" = مستحسن أيقونة الدعم الجزئي = مقبول أيقونة "بلا دعم" = غير منطبق

الميزة

Access

Excel

التعليقات

إدارة البيانات

السعة التخزينية

أيقونة "الدعم الكامل"

أيقونة "الدعم الكامل"

يمكن لكل من Office Access 2007 وOffice Excel 2007 التعامل مع ملايين السجلات أو الصفوف.

مجموعة متنوعة من أنواع البيانات

أيقونة "الدعم الكامل"

أيقونة "الدعم الكامل"

يعمل كل برنامج منهما جيداً مع النصوص والأرقام والتواريخ وأنواع أخرى من البيانات الشائعة.

تحقق من صحة البيانات

أيقونة "الدعم الكامل"

أيقونة الدعم الجزئي

يُمكّنك كل برنامج منهما من التحكم في إدخال البيانات. ويمنحك برنامج Access تحكماً ومرونة أكثر، مثل تحديد قناع إدخال البيانات.

الأمان

أيقونة "الدعم الكامل"

أيقونة "الدعم الكامل"

يتحكم كل برنامج منهما في وصول المستخدم إلى البيانات باستخدام مجموعة متنوعة من ميزات الأمان، مثل التشفير وكلمات المرور والتوقيعات الرقمية وحماية البيانات.

النص المنسق والكائنات

أيقونة "الدعم الكامل"

أيقونة "بلا دعم"

يحتوي Office Access 2007 على عديد من الميزات المفيدة للتعامل مع النص المنسق وتخزين الكائنات كبيرة الحجم، مثل المستندات والصور.

جداول متعددة بعلاقات

أيقونة "الدعم الكامل"

أيقونة "بلا دعم"

يوفر برنامج Access أدوات لإنشاء علاقاتي متعدد بمتعدد وواحد بمتعدد بين الجداول. ويمكنك وضع قواعد تستند إلي هذه العلاقات لضمان تكامل البيانات.

مشاركة البيانات

أيقونة "الدعم الكامل"

أيقونة الدعم الجزئي

يُمكّن برنامج Access عديد من الأشخاص من استخدام البيانات نفسها في الوقت نفسه، ويوفر خيارات فعالة لتحديث البيانات، مثل تحليل التعارض والتأمين.

جمع البيانات المتباينة ودمجها

أيقونة "الدعم الكامل"

أيقونة الدعم الجزئي

استيراد وتصدير ونشر

  • استيراد البيانات وتصديرها.

أيقونة "الدعم الكامل"

أيقونة "الدعم الكامل"

يعمل المنتجان على استيراد البيانات من مجموعة متنوعة من مصادر البيانات الخارجية وتصديرها إليها، مثل النصوص وتنسيقات XML وتنسيقات قاعدة البيانات وجداول البيانات الأخرى.

  • الاتصال بالبيانات الخارجية لتتمكن من عرض البيانات والاستعلام عنها وتحريرها.

أيقونة "الدعم الكامل"

أيقونة الدعم الجزئي

يُمكّنك برنامج Access من الاتصال بمصادر البيانات الخارجية باستخدام الجداول المرتبطة، ويمكنه أن يعمل كواجهة مستخدم سهلة الاستخدام لـ SQL Server باستخدام مشروعات Microsoft Access.

  • النشر إلى صفحات ويب

أيقونة "الدعم الكامل"

أيقونة "الدعم الكامل"

يمكنك استخدام كل من Access وExcel لإنشاء صفحات ويب ثابتة وديناميكية. في برنامج Excel، يمكنك إنشاء صفحات ويب ديناميكية وتفاعلية باستخدام Excel Services. يمكنك استخدام برنامج Access لقراءة التعارضات مع قوائم SharePoint وإنشائها وتحديثها وحلها.

زيادة قوائم SharePoint

أيقونة "الدعم الكامل"

أيقونة "بلا دعم"

استخدام النماذج والتقارير

التصدير إلى تنسيقي PDF وXPS

أيقونة "الدعم الكامل"

أيقونة "الدعم الكامل"

إنشاء التقارير واستخدامها

أيقونة "الدعم الكامل"

أيقونة "الدعم الكامل"

يمكنك استخدام برنامج Access لسرعة إنشاء التقارير التي تقوم بتصفية البيانات وفرزها وتجميعها وتلخيصها بالطريقة التي تريدها.

إنشاء النماذج واستخدامها

أيقونة "الدعم الكامل"

أيقونة الدعم الجزئي

في برنامج Access، يمكنك إنشاء النماذج التي تسهل عملية إضافة البيانات وتغييرها وحذفها، والتنقل بينها.

إنشاء دمج البريد لإنتاج شامل لتسميات العناوين

أيقونة "الدعم الكامل"

أيقونة "بلا دعم"

بيانات الاستعلام

سهولة فرز البيانات وتصفيتها

أيقونة "الدعم الكامل"

أيقونة "الدعم الكامل"

إنشاء استعلامات معقدة وطرق عرض مختلفة

أيقونة "الدعم الكامل"

أيقونة الدعم الجزئي

إظهار مرئيات البيانات

استخدام رسومات SmartArt

أيقونة "بلا دعم"

أيقونة "الدعم الكامل"

إنشاء المخططات

أيقونة الدعم الجزئي

أيقونة "الدعم الكامل"

بيانات التنسيق الشرطي

أيقونة الدعم الجزئي

أيقونة "الدعم الكامل"

حساب البيانات

إجراء تحليل ماذا إذا

أيقونة "بلا دعم"

أيقونة "الدعم الكامل"

استخدام الدالات والصيغ

أيقونة الدعم الجزئي

أيقونة "الدعم الكامل"

استخدام طرق عرض PivotTable وطرق عرض PivotChart لاستخدام البيانات بشكل تفاعلي.

أيقونة الدعم الجزئي

أيقونة "الدعم الكامل"

تشغيل عمليات حسابية معقدة لاشتقاق المعلومات التي تريدها.

أيقونة الدعم الجزئي

أيقونة "الدعم الكامل"

استخدم برنامج Excel إذا كنت تقوم بتشغيل عمليات حسابية ومقارنات إحصائية على بياناتك بشكل أساسي. على سبيل المثال، يمكنك إظهار تحليل التكلفة/العائد في موازنة الشركة. يعد برنامج Excel في كثير من الأحيان الخيار الأمثل لإجراء عمليات حسابية على البيانات، وخاصة إذا كانت أغلب تلك البيانات رقمية؛ على سبيل المثال، إذا كنت تريد الاحتفاظ بموازنة مالية لسنة محددة.

أعلى الصفحة

متى يجب استخدام برنامج Access

بوجه عام، يعد برنامج Access الخيار الأمثل عندما يكون عليك تعقب البيانات وتسجيلها بشكل منتظم، ثم عرض مجموعات فرعية من تلك البيانات أو تصديرها أو طباعتها. وتوفر نماذج Access واجهة أكثر ملاءمة من ورقة عمل Excel لاستخدام البيانات. كما يمكنك استخدام برنامج Access لجعل الإجراءات التي يتم تنفيذها في كثير من الأحيان تلقائية، وتتيح لك تقارير Access تلخيص البيانات في نموذج مطبوع أو إلكتروني. يمنح برنامج Access بنية أكثر لبياناتك؛ علي سبيل المثال، يمكنك التحكم في أنواع البيانات التي يمكن إدخالها، والقيم التي يمكن إدخالها، ويمكنك تحديد كيفية ارتباط البيانات في جدول ما ببيانات في جداول أخري. تساعدك هذه البنية في التأكد من أنه قد تم إدخال أنواع البيانات الصحيحة فقط.

يقوم برنامج Access بتخزين البيانات في الجداول التي تبدو تماماً مثل أوراق العمل، ولكن تم تصميم جداول Access لعمليات الاستعلام المعقدة المتعلقة بالبيانات المخزنة في الجداول الأخرى.

استخدم برنامج Access في الحالات الآتية:

  • تتوقع عمل عدد كبير من الأشخاص في قاعدة البيانات وتريد خيارات فعالة تتعامل مع تحديثات بياناتك بشكل آمن، مثل تحليل التعارض وتأمين السجل.

  • تتوقع الحاجة إلى إضافة مزيد من الجداول لمجموعة بيانات تم إنشاؤها كجدول غير ارتباطي أو ثابت.

  • تريد تشغيل استعلامات معقدة.

  • تريد الحصول علي مجموعة واسعة من التقارير أو التسميات البريدية.

السيناريوهات الشائعة لاستخدام برنامج Access

  • إدارة جهات الاتصال    يمكنك إدارة جهات الاتصال والعناوين البريدية، ثم إنشاء التقارير في برنامج Access أو دمج البيانات بـ Microsoft Office Word لطباعة الرسائل النموذجية أو المغلفات أو التسميات البريدية.

  • تعقب المخزون والأصول     يمكنك إنشاء مخزون للسلع في منزلك أو شركتك، وتخزين الصور أو مستندات أخرى ذات صلة مع البيانات.

  • تعقب أوامر الشراء     يمكنك إدخال معلومات حول المنتجات والعملاء وأوامر الشراء، ثم إنشاء التقارير التي تبيّن المبيعات بحسب كل موظف أو منطقة أو فترة زمنية أو قيمة أخرى.

  • تعقب المهام    يمكنك تعقب المهام لمجموعة من الأشخاص، وإدخال مهام جديدة في نفس الوقت الذي يقوم الآخرين فيه بتحديث مهامهم الموجودة في نفس قاعدة البيانات.

  • تنظيم مكتبات الإعارة    يمكنك استخدام برنامج Access لتخزين بيانات حول الكتب والأقراص المضغوطة، وتعقب الأشخاص الذين أعرتها إليهم.

  • تخطيط الأحداث    يمكنك إدخال معلومات حول تواريخ الأحداث ومواقعها والمشاركين فيها، ثم طباعة جداول زمنية أو ملخصات حول الأحداث.

  • تعقب التغذية    قم بتعقب الوصفات، وتسجيل النظام الغذائي وممارسة الأنشطة.

أعلى الصفحة

متى يجب استخدام برنامج Excel

نظراً لأن برنامج Excel هو برنامج جداول بيانات، فيمكنه تخزين كميات كبيرة من البيانات في المصنفات التي تحتوي علي ورقة عمل واحدة أو أكثر. على الرغم من ذلك، بدلاً من الخدمة كنظام لإدارة قاعدة البيانات، مثل Access، تم تحسين برنامج Excel لحساب وتحليل البيانات. يمكنك استخدام هذا البرنامج المرن لإنشاء نماذج لتحليل البيانات وكتابة المعادلات البسيطة والمعقدة لإجراء العمليات الحسابية على البيانات، وتحوير البيانات بالطريقة التي تريدها، وتقديم البيانات في مجموعة متنوعة من المخططات ذات المظهر المحترف.

استخدم برنامج Excel في الحالات الآتية:

  • تتطلب طريقة عرض غير ارتباطية أو ثابتة من البيانات بدلاً من قاعدة بيانات ارتباطية تستخدم جداول متعددة، وعندما تكون أغلب بياناتك رقمية.

  • تقوم بتشغيل عمليات حسابية ومقارنات إحصائية على بياناتك في كثير من الأحيان.

  • تريد استخدام تقارير PivotTable لعرض بيانات هيكلية في تخطيط صغير ومرن.

  • تخطط لإنشاء المخططات بشكل منتظم وتريد استخدام تنسيقات المخططات الجديدة المتوفرة في Office Excel 2007.

  • تريد إبراز البيانات باستخدام أيقونات ذات تنسيق شرطي وأشرطة بيانات ومقاييس ألوان.

  • تريد إجراء عمليات تحليل ماذا إذا معقدة على بياناتك، مثل التحليلات الإحصائية والهندسية وتحليلات الانحدار.

  • تريد تعقب العناصر في قائمة بسيطة، للاستخدام الشخصي أو لأغراض محدودة تتعلق بالتعاون.

السيناريوهات الشائعة لاستخدام برنامج Excel

  • المحاسبة    يمكنك استخدام ميزات عملية الحساب الفعالة المضمّنة في Excel في عديد من بيانات المحاسبة المالية — على سبيل المثال، بيان التدفق النقدي، أو بيان الدخل، أو قائمة الأرباح والخسائر.

  • الموازنة    سواء كانت متطلباتك شخصية أو مهنية، يمكنك إنشاء أي نوع من الموازنات في Excel — على سبيل المثال، خطة موازنة تسويقية، أو موازنة حدث، أو موازنة تقاعد.

  • الفوترة والمبيعات    يعد Excel مفيداً أيضاً في إدارة بيانات الفوترة والمبيعات، كما يمكنك من خلاله إنشاء النماذج التي تحتاج إليها — مثل فواتير المبيعات، أو كشوف التعبئة، أو أوامر الشراء.

  • إعداد التقارير    تستطيع إنشاء أنواع متعددة من التقارير في Excel تُظهر تحليل البيانات أو تلخصها — على سبيل المثال، التقارير التي تقيس أداء المشروع، أو التقارير التي يمكنك استخدامها للتنبؤ بالبيانات، أو تلخيصها، أو لتقدم بيانات التباين.

  • التخطيط    يعد Excel أداة ممتازة لإنشاء خطط مهنية أو تخطيطات مفيدة — على سبيل المثال، خطة أسبوعية لفصل دراسي، أو خطة بحث تسويقي، أو خطة ضريبية لنهاية العام، أو تخطيطات تساعدك في تخطيط الإجازات أو الحفلات أو الوجبات الأسبوعية.

  • التعقب    يمكنك استخدام Excel لتعقب البيانات الموجودة في كشف الحضور والانصراف أو قائمة — على سبيل المثال، كشف الحضور والانصراف الخاص بتعقب العمل، أو قائمة جرد خاصة بتعقب الأجهزة.

  • استخدام التقويمات    يعد Excel ملائماً بشكل جيد لإنشاء أي نوع من التقويمات، وذلك بفضل مساحة العمل فيه التي تشبه الشبكة — على سبيل المثال، تقويم أكاديمي لتعقب الأنشطة أثناء العام الدراسي، أو تقويم سنة مالية لتعقب أحداث العمل والأحداث الرئيسية.

للحصول على قوالب Excel مفيدة بأي من هذه الفئات، راجع قوالب لبرنامج Excel على Microsoft Office Online.

أعلى الصفحة

استخدام برنامجي Access وExcel بالتزامن

قد تكون هناك مرات التي قد تريد خلالها الاستفادة من الميزات التي يوفرها كل برنامج منهما. على سبيل المثال، لقد قمت بإنشاء ورقة عمل في Excel التي يمكنك فيها حساب البيانات وتحليلها، ولكن أصبحت ورقة العمل كبيرة جداً وأكثر تعقيداً، ويحتاج عدد كبير من المستخدمين الآخرين من الوصول إلى البيانات. في هذه المرحلة، قد ترغب في استيراد ورقة العمل في Access أو ربطها به واستخدامه كقاعدة بيانات بدلاً من العمل عليه في Excel. أو ربما لديك بيانات في قاعدة بيانات Access التي تريد بها إنشاء تقارير PivotTable في Excel مفصلة ومخططات Excel ذات مظهر محترف.

بصرف النظر عن البرنامج الذي تستخدمه أولاً، يمكنك دائماً نقل البيانات من برنامج إلى آخر، حيث يمكنك متابعة استخدامها. ويمكنك نقل البيانات، بوجود اتصال بالبيانات أو بدونه، إلى Access من Excel (والعكس صحيح) عن طريق نسخها أو استيرادها أو تصديرها.

للحصول على مزيد من المعلومات حول كيفية تبادل البيانات بين البرنامجين، راجع تبادل (نسخ، استيراد، تصدير)البيانات بين Excel وAccess.

أعلى الصفحة

هل كانت المعلومات مفيدة؟

Great! Any other feedback?

How can we improve it?

نشكرك على ملاحظاتك!

×