إنشاء مجموعات المستندات وإدارتها

بعد إضافة نوع محتوى "مجموعة المستندات" إلى مكتبة مستندات، يمكنك استخدامه لإنشاء منتجات عمل جديدة متعددة المستندات. بالإضافة إلى ذلك، عند النقر فوق المجلد الخاص "بمجموعة مستندات" لفتحه، يتم نقلك إلى "صفحة ترحيب" يمكنك استخدامها لإدارة المحتوى الموجود في "مجموعة المستندات".

في هذه المقالة

حول العمل باستخدام مكتبات المستندات

إنشاء مثيل جديد من مجموعة مستندات

إضافة مستندات أو تحميلها إلى مجموعة مستندات موجودة

إدارة الأذونات لمجموعة مستندات

إدارة الإصدارات

مشاركة ارتباط إلى مجموعة المستندات

حول العمل باستخدام مكتبات المستندات

إذا كانت المكتبة التي تعمل فيها تحتوي على كلٍ من مستندات و"مجموعات مستندات"، يمكنك تعريف "مجموعات المستندات" الموجودة في مكتبة المستندات بواسطة البحث عن أيقونة المجلد الفريدة الخاصة بها.

مجلدات مجموعات المستندات داخل مكتبة مستندات

عند العمل على "مجموعات مستندات"، يمكنك استخدام علامة التبويب "إدارة" الموجودة على شريط "مجموعات المستندات"، الذي يتم عرضه على "صفحة الترحيب" الخاصة "بمجموعة المستندات"، لتنفيذ المهام الشائعة.

الأمر "إدارة" على شريط "مجموعة المستندات"

أعلى الصفحة

إنشاء مثيل جديد من مجموعة مستندات

  1. انتقل إلى مكتبة المستندات التي تم تكوينها لاعتماد "مجموعات مستندات".

  2. انقر فوق علامة التبويب المستندات على الشريط أدوات المكتبة.

  3. انقر فوق مستند جديد، ثم انقر فوق مجموعة المستندات أو اسم "مجموعة المستندات" التي تريد إنشاؤها (إذا قامت مؤسستك بإنشاء أنواع محتويات مخصصة "لمجموعات المستندات"، فقد يتم تعيين أسماء فريدة إليها). في حالة اعتماد المكتبة لكلٍ من المستندات الفردية و"مجموعات المستندات"، يمكنك تعريف "مجموعة المستندات" بواسطة البحث عن أيقونة المجلد.
    القائمة "مستند جديد" مع تمييز أيقونة "مجموعة المستندات"

  4. في مربع الحوار مجموعة مستندات جديدة، اكتب اسمًا ووصفًا "لمجموعة المستندات" التي تقوم بإنشائها، ثم انقر فوق موافق. عند إنشاء "مجموعة المستندات"، يعرض المستعرض "صفحة الترحيب" الخاصة بها.

    وفي حالة تكوين "مجموعة المستندات" هذه لإنشاء مستندات تلقائيًا عند إنشاء مثيل جديد منها، تظهر هذه المستندات في "جزء ويب" على "صفحة الترحيب". إذا لم يتم تحديد أي محتوى افتراضي "لمجموعة المستندات" هذه، سيتم إنشاء مجلد فارغ لها، ويمكنك إضافة ملفات أو تحميلها إلى المجلد لجعلها جزءًا من "مجموعة المستندات". يمكنك إضافة ملفات من نفس أنواع المحتويات المسموح بها فقط داخل "مجموعة المستندات".

أعلى الصفحة

إضافة مستندات أو تحميلها إلى مجموعة مستندات موجودة

إذا لم يتم تكوين "مجموعة المستندات" التي تعمل فيها لإنشاء محتوى افتراضي تلقائيًا عند إنشاء مثيل جديد منها، يمكنك إضافة ملفات إلى "مجموعة المستندات" هذه يدويًا. يمكن إضافة ملفات من أنواع المحتويات المسموح بها فقط "لمجموعة المستندات".

  1. انتقل إلى مكتبة المستندات التي تحتوي على "مجموعة المستندات" التي تريد تحديثها، ثم انقر فوق اسم "مجموعة المستندات" للانتقال إلى "صفحة الترحيب" الخاصة بها.

  2. على "صفحة الترحيب" الخاصة "بمجموعة المستندات"، انقر فوق علامة التبويب المستندات على الشريط، ثم قم بأحد الإجراءات التالية:

    • لإضافة ملف جديد إلى "مجموعة المستندات"، انقر فوق مستند جديد، ثم انقر فوق نوع المستند الذي تريد إنشاؤه.

    • لتحميل مستند إلى "مجموعة المستندات"، انقر فوق السهم الموجود بجانب تحميل المستند ثم حدد الخيار الخاص بتحميل مستند مفرد. قم بالاستعراض للوصول إلى موقع الملف الذي تريده، ثم انقر فوق موافق. حدد أية معلومات خصائص مطلوبة عند مطالبتك بذلك، ثم انقر فوق حفظ.

    • لتحميل مستندات متعددة إلى "مجموعة المستندات"، انقر فوق السهم الموجود بجانب تحميل المستند ثم انقر فوق تحميل مستندات متعددة. اسحب الملفات المطلوبة وقم بإفلاتها أو قم بالاستعراض بحثًا عنها، ثم انقر فوق موافق ثم فوق تم عند المطالبة بذلك.

أعلى الصفحة

إدارة الأذونات لمجموعة مستندات

بشكلٍ افتراضي، ترث "مجموعات المستندات" الأذونات من المكتبة الموجودة بها. يمكنك اختيار تحديد أذونات فريدة "لمجموعة مستندات" إذا كنت في حاجة إلى تقييد من يمكنه الوصول إلى المستندات الموجودة في "مجموعة مستندات" فردية أو تغييره.

يمكن أن تكون عملية إدارة الأذونات الفريدة على مستوى العنصر أو على مستوى المجلد عملية معقدة ومستهلكة للوقت. وإذا كان من الضروري تمكين الوصول إلى معظم "مجموعات المستندات" بالنسبة للمجموعات المتماثلة، فقد يكون من الأسهل إدارة الأذونات على مستوى المكتبة.

لإدارة الأذونات "لمجموعة مستندات"، يجب أن يكون لديك على الأقل مستوى الإذن "التصميم" أو "التحكم الكامل".

  1. على "صفحة الترحيب" الخاصة "بمجموعة المستندات"، انقر فوق علامة التبويب إدارة على شريط مجموعة المستندات، ثم انقر فوق الأذونات.

  2. قم بأحد الإجراءات التالية:

    • لتغيير إعدادات الأذونات لمكتبة المستندات نفسها، انقر فوق إدارة الأصل.

    • لإيقاف توارث الأذونات من مكتبة المستندات وإنشاء أذونات فريدة "لمجموعة المستندات" هذه بشكلٍ فردي، انقر فوق إيقاف توارث الأذونات.

    • لعرض الأذونات المحددة الممنوحة لفرد معين، انقر فوق تحقق من الأذونات، ثم اكتب اسم المستخدم أو المجموعة المطلوب التحقق من أذوناتها.

    • لوراثة الأذونات من مكتبة المستندات الأصل (إذا تم مسبقًا تكوين "مجموعة المستندات" لإيقاف توريثها)، انقر فوق وراثة الأذونات.

لمزيد من المعلومات حول استخدام الأذونات، راجع الارتباطات الموجودة ضمن انظر أيضًا.

أعلى الصفحة

إدارة الإصدارات

في حالة تمكين "تعيين الإصدار" لمكتبة المستندات المحفوظة بها "مجموعة المستندات"، يكون لديك زوج من الخيارات المختلفة للعمل على محفوظات الإصدارات من "مجموعة المستندات"، أو المستندات الفردية الموجودة داخل المجموعة.

على "صفحة الترحيب" الخاصة "بمجموعة المستندات"، انقر فوق علامة التبويب إدارة على شريط مجموعة المستندات، ثم قم بأحد الإجراءات التالية:

للقيام بذلك:

قم بما يلي:

تسجيل لقطة من المستندات والخصائص الحالية في "مجموعة مستندات"

انقر فوق التقاط الإصدار، واكتب وصفًا للتغييرات التي تم إجراؤها في الإصدار قيد الالتقاط، ثم انقر فوق موافق.

عرض محفوظات الإصدارات "لمجموعة مستندات"

انقر فوق محفوظات الإصدارات في علامة التبويب إدارة على شريط مجموعة المستندات.

استعادة "مجموعة المستندات" إلى إصدار سابق

  • انقر فوق محفوظات الإصدارات في علامة التبويب إدارة على شريط مجموعة المستندات.

  • أشر إلى معلومات التاريخ والوقت الخاصة بالإصدار الذي تريد استعادته، وانقر فوق السهم الذي يظهر، ثم انقر فوق استعادة الإصدار.

سيؤدي هذا إلى استعادة "مجموعة المستندات" بالكامل إلى الإصدار المحفوظ المحدد. وسيتم التراجع عن أية تغييرات تم إجراؤها على "مجموعة المستندات" بعد هذا الإصدار.

حذف لقطات الإصدارات السابقة من "مجموعة مستندات"

انقر فوق محفوظات الإصدارات، ثم فوق حذف كافة الإصدارات. يؤدي هذا الإجراء إلى حذف لقطات محفوظات الإصدارات من "مجموعة المستندات". ولا يؤدي إلى حذف "مجموعة المستندات" نفسها.

عرض محفوظات الإصدارات للملفات الفردية داخل "مجموعة مستندات"

أشر إلى المستند الذي تريد عرض محفوظات الإصدارات له، وانقر فوق السهم الذي يظهر، ثم انقر فوق محفوظات الإصدارات.

استعادة مستند فردي إلى إصدار سابق.

  • أشر إلى المستند الذي تريد عرض محفوظات الإصدارات له، وانقر فوق السهم الذي يظهر، ثم انقر فوق محفوظات الإصدارات.

  • أشر إلى معلومات التاريخ والوقت الخاصة بالإصدار الذي تريد استعادته، وانقر فوق السهم الذي يظهر، ثم انقر فوق استعادة.

أعلى الصفحة

مشاركة ارتباط إلى مجموعة المستندات

في حالة استخدام برنامج بريد إلكتروني متوافق مع Microsoft SharePoint Server 2010، مثل Microsoft Outlook 2010، يمكنك سريعًا إرسال ارتباط بالبريد الإلكتروني إلى "صفحة الترحيب" الخاصة "بمجموعة مستندات".

  1. على "صفحة الترحيب" الخاصة "بمجموعة المستندات"، انقر فوق علامة التبويب إدارة على شريط مجموعة المستندات، ثم انقر فوق إرسال ارتباط بالبريد الإلكتروني.

  2. عند مطالبتك بالسماح لـ Outlook بفتح محتوى ويب، انقر فوق السماح.

  3. في السطر إلى برسالة البريد الإلكتروني في Microsoft Outlook، اكتب أسماء المستلمين المطلوبين، وحدد موضوعًا في السطر الموضوع، ثم اكتب أية معلومات إضافية تريد تضمينها في النص الأساسي لرسالة البريد الإلكتروني.

  4. وعند الضرورة، يمكنك تحديد عنوان البريد الإلكتروني الخاص بك في السطر من حتى لا يبدو أنه تم إرسال الرسالة من الخادم، ولا يتجاهلها المستلمون. انقر فوق السهم المتجه لأسفل والموجود بجانب من، ثم انقر فوق عنوان بريد إلكتروني آخر. اكتب عنوان البريد الإلكتروني أو حدده.

  5. عند إكمال المسودة الخاصة بالرسالة، انقر فوق إرسال في Outlook.

أعلى الصفحة

مشاركة Facebook Facebook Twitter Twitter البريد الإلكتروني البريد الإلكتروني

هل كانت المعلومات مفيدة؟

رائع! هل لديك أي ملاحظات أخرى؟

كيف يمكننا تحسين ذلك؟

نشكرك على ملاحظاتك!

×