إدارة الرسائل باستخدام القواعد

هام: تمت ترجمة هذه المقالة ترجمة آلية، راجع إقرار إخلاء المسؤولية. يرجى الاطلاع على النسخة الإنجليزية من هذه المقالة. هنا للرجوع إليها.

يوضح هذا المقال ما هي القواعد وكيف يمكنك استخدامها لتبقى منظماً ومتابعاً للنشاط الذي يحدث في علبة البريد الخاصة بك.

في هذه المقالة

كيف تساعدك القواعد في إدارة الرسائل

إنشاء قاعدة من قالب

إنشاء قاعدة من البداية

إنشاء قاعدة من رسالة

تشغيل قاعدة بشكل دوري وليس طوال الوقت

قواعد تستند إلى الخادم وقواعد البرنامج العميل فقط.

إيصالات التسليم واستجابات التصويت وإعلامات خارج المكتب

طلبات الاجتماع وطلبات المهام والمستندات

قوائم التوزيع

إعادة توجيه الرسائل خارج المنظمة الخاصة بك

كيف تساعدك القواعد في إدارة الرسائل

القاعدة هي إجراء يقوم Microsoft Outlook باتخاذه بشكل تلقائي على الرسائل الواردة أو المرسلة التي تطبق الشروط التي قمت بتحديدها في القاعدة. يمكنك اختيار عدة شروط وإجراءات باستخدام "معالج القواعد والتنبيهات". لا يتم تشغيل هذه القاعدة على رسائل تم قراءتها، ولكن فقط على الرسائل غير المقروءة.

تصنف القواعد في فئة واحدة من فئتين عامتين: المؤسسة والإعلام. يحتوي "معالج القواعد والتنبيهات" على قوالب للقواعد الأكثر استخداماً وشيوعاً.

  • الاحتفاظ بالترتيب    تساعدك هذه القواعد على تصنيف الرسائل ومتابعتها. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء قاعدة للرسائل الواردة من مرسل معين، مثل رأفت علام، مع وجود الكلمة "مبيعات" في سطر الموضوع، ليتم وضع علامة للمتابعة عليها، وتصنيفها كمبيعات، ونقلها إلى مجلد باسم مبيعات رأفت.

  • متابعة التحديث    هذه الرسائل هي التي تقوم بإعلامك عندما تقوم بتلقي رسالة معينة. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء قاعدة تقوم تلقائياً بإرسال تنبيه لهاتفك المحمول عندما تقوم بتلقي رسالة من عضو من العائلة.

  • البدء من قاعدة فارغة.    هذه هي القواعد التي قمت بإنشائها من البداية

    قوالب القاعدة
    الشكل 1: القواعد و# التنبيهات معالج يحتوي علي "العديد من القواعد المعرفه مسبقا، تسمي القوالب".

الاستثناءات

بإمكانك إضافة استثناءات إلى القواعد الخاصة بك عند الضرورة مثل متى يتم وضع علامة على الرسالة لمتابعة إجراء معين أو وضع علامة تشير إلى أنها ذات أهمية عالية. لا يتم تطبيق القاعدة على رسالة إذا تحقق استثناءً واحداً من الاستثناءات التي حددتها.

أعلى الصفحة

إنشاء قاعدة من قالب

  1. في جزء التنقل، انقر فوق بريد.

  2. من القائمة أدوات، انقر فوق قواعد وتنبيهات.

  3. إذا كان لديك أكثر من حساب بريد إلكتروني واحد في القائمة تطبيق التغييرات على هذا المجلد، حدد علبة البريد التي تريدها.

  4. انقر فوق قاعدة جديدة.

  5. ضمن الخطوة الأولى: تحديد قالب، حدد القالب الذي تريده من مجموعة القوالب الاحتفاظ بالترتيب أو متابعة التحديث.

  6. ضمن الخطوة الثانية: تحرير وصف القاعدة ، انقر فوق قيمة مسطرة. على سبيل المثال، إذا قمت بالنقر فوق الارتباط قائمة توزيع أو أشخاص، يتم فتح دفتر العناوين.

  7. ضمن الخطوة الأولى: تحديد الشروط، حدد الشروط التي تريد أن تقابلها الرسائل ليتم تطبيق القاعدة.

  8. ضمن الخطوة الثانية: تحرير وصف القاعدة، انقر فوق قيمة مسطرة إذا لم تكن قد قمت بذلك بالفعل، ثم انقر فوق التالي.

  9. ضمن الخطوة الأولى: تحديد الإجراءات، حدد الإجراء الذي تريد أن تتخذه القاعدة ليتم مقابلة الشروط المحددة.

  10. ضمن الخطوة الثانية: تحرير وصف القاعدة، انقر فوق قيمة مسطرة إذا لم تكن قد قمت بذلك بالفعل، ثم انقر فوق التالي.

  11. ضمن الخطوة الأولى: تحديد الاستثناءات، حدد أي استثناءات للقاعدة، ثم انقر فوق التالي.

  12. لإنهاء إنشاء القاعدة، قم بإدخال اسماً للقاعدة، ثم حدد أي خيارات أخرى تريدها.

    • اذا اردت تشغيل هذه القاعده علي الرسائل التي توجد ب# الفعل في احد المجلدات، حدد خانه الاختيار تشغيل هذه القاعده الان علي الرسائل الموجوده في "مجلد".

    • لتطبيق هذه القاعدة على كافة حسابات البريد الإلكتروني الخاصة بك وعلى علبة البريد المقترنة بكل حساب، حدد خانة الاختيار إنشاء هذه القاعدة على كافة الحسابات.

  13. انقر فوق إنهاء.

أعلى الصفحة

إنشاء قاعدة من البداية

لإنشاء قاعدة عن طريق اختيار الشروط والإجراءات والاستثناءات الخاصة بك، قم بتنفيذ ما يلي:

  1. في جزء التنقل، انقر فوق بريد.

  2. من القائمة أدوات، انقر فوق قواعد وتنبيهات.

  3. إذا كان لديك أكثر من حساب بريد إلكتروني واحد في القائمة تطبيق التغييرات على هذا المجلد، حدد علبة البريد التي تريدها.

  4. انقر فوق قاعدة جديدة.

  5. ضمن البدء من قاعدة فارغة، حدد إما فحص الرسائل عند وصولها أو تدقيق في الرسائل بعد إرسالها، ثم انقر فوق التالي.

  6. ضمن الخطوة الأولى: تحديد الشروط، حدد الشروط التي يجب أن تقابلها الرسائل لتطبيق القاعدة.

  7. ضمن الخطوة الثانية: تحرير وصف القاعدة، انقر فوق قيمة مسطرة إذا لم تكن قد قمت بذلك بالفعل، ثم انقر فوق التالي.

  8. ضمن الخطوة الأولى: تحديد الإجراءات، حدد الإجراء الذي تريد أن تتخذه القاعدة ليتم مقابلة الشروط المحددة.

  9. ضمن الخطوة الثانية: تحرير وصف القاعدة، انقر فوق قيمة مسطرة إذا لم تكن قد قمت بذلك بالفعل، ثم انقر فوق التالي.

  10. ضمن الخطوة الأولى: تحديد الاستثناءات، حدد أي استثناءات للقاعدة، ثم انقر فوق التالي.

  11. لإنهاء إنشاء القاعدة، قم بإدخال اسماً للقاعدة، ثم حدد أي خيارات أخرى تريدها.

    • اذا اردت تشغيل هذه القاعده علي الرسائل التي توجد ب# الفعل في احد المجلدات، حدد خانه الاختيار تشغيل هذه القاعده الان علي الرسائل الموجوده في "مجلد".

    • لتطبيق هذه القاعدة على كافة حسابات البريد الإلكتروني الخاصة بك وعلى علبة البريد المقترنة بكل حساب، حدد خانة الاختيار إنشاء هذه القاعدة على كافة الحسابات.

  12. انقر فوق إنهاء.

أعلى الصفحة

إنشاء قاعدة من رسالة

يمكنك إنشاء قاعدة من رسالة بشكل مباشر. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء قاعدة لنقل الرسائل من شخص ما إلى مجلد محدد.

  1. انقر بزر الماوس الأيمن فوق الرسالة التي تريد أن تستند إليها القاعدة، ثم انقر فوق إنشاء قاعدة من القائمة المختصرة.

    في مربع الحوار إنشاء قاعدة، حدد خانات الاختيار للخيارات التي تم بالفعل ملئها بالمعلومات بالفعل من الرسالة المحددة الخاصة بك.

  2. حدد خانة الاختيار نقل العنصر إلى المجلد.

  3. انقر فوق مجلد موجود أو انقر فوق جديد لإنشاء مجلد جديد لتخزين الرسائل.

  4. لإضافة المزيد من الشروط، أو الإجراءات أو الاستثناءات للقاعدة انقر فوق خيارات متقدمة، ثم اتبع بقية الإرشادات الموجودة في "معالج القواعد والتنبيهات".

    تلميح        لتشغيل القواعد فور إنشائها، حدد خانة الاختيار تشغيل هذه القاعدة الآن على الرسائل الموجودة بالفعل في "المجلد" الموجودة في الصفحة الأخيرة في "معالج القواعد والتنبيهات".

    يتم نقل كافة الرسائل الموجودة في علبة البريد الخاصة بك، أو أي مجلد قمت باختياره، وتنطبق عليها الشروط والاستثناءات المقترنة بالقاعدة إلى المجلد المحدد. لاختبار القاعدة الجديدة الخاصة بك، قم بفتح المجلد الجديد الخاص بك. هل تم نقل الرسائل الصحيحة؟

أعلى الصفحة

تشغيل قاعدة بشكل دوري وليس طوال الوقت

إذا أردت تشغيل قاعدة من بشكل دوري وليس طوال الوقت، نفذ ما يلي:

  1. من القائمة أدوات، انقر فوق قواعد وتنبيهات.

  2. في مربع الحوار قواعد وتنبيهات، قم بإيقاف تشغيل القاعدة عن طريق إلغاء تحديد خانة الاختيار الموجودة بجانب القاعدة.

  3. انقر فوق تشغيل القواعد الآن.

  4. في مربع الحوار تشغيل القواعد الآن، ضمن تحديد القواعد للتشغيل، حدد خانة الاختيار الموجودة بجانب القاعدة التي تريد تشغيلها.

  5. حدد المجلد الذي تريد تطبيق القاعدة عليه.

  6. حدد فئة الرسائل التي تريد تطبيق القاعدة عليها.

    على سبيل المثال، يمكنك تطبيق القاعدة فقط على الرسائل غير المقروءة في أي مجلد.

  7. انقر فوق التشغيل الآن.

أعلى الصفحة

قواعد تستند إلى الخادم وقواعد البرنامج العميل فقط.

قواعد تستند إلى الخادم    إذا كان لديك حساب Microsoft Exchange، فيمكن للخادم تطبيق القواعد على الرسائل حتى لو لم يكن Outlook قيد التشغيل. تسمى هذه القواعد بالقواعد التي تستند إلى خادم. يجب تعيين القواعد ليتم تطبيقها على الرسائل التي تستلمها في علبة الوارد على الخادم ويجب أن تكون القواعد قابلة للتشغيل لإكمالها على الخادم. فعلى سبيل المثال، لا يمكن تشغيل القاعدة لإكمالها على الخادم إذا كان الإجراء يحدد أنه سيتم طباعة الرسالة. إذا كان لا يمكن تطبيق القاعدة على الخادم، فيمكن تطبيقها عند تشغيل Outlook.

قواعد تستند إلى البرنامج العميل فقط    "العميل" هو برنامج بريد إلكتروني يتم تشغيله على أجهزة الكمبيوتر الفردية. القاعدة التي لا يمكن تطبيقها عن طريق الخادم هي "قاعدة برنامج عميل فقط" وذلك بسبب تشغيلها على أجهزة الكمبيوتر الفردية فقط. إذا كانت قائمة القواعد الخاصة بك تحتوي على قواعد يمكن تشغيلها على الخادم بالإضافة إلى قواعد لا يمكن تشغيلها، يتم تطبيق القواعد التي تستند إلى الخادم فقط، متبوعةً بقواعد البرنامج العميل فقط.

أعلى الصفحة

إيصالات التسليم واستجابات التصويت وإعلامات خارج المكتب

تتم معامله ايصالات التسليم و# قراءه الايصالات و# استجابات التصويت و# اعلامات "خارج المكتب" ك# رسائل. علي سبيل المثال، عند انشاء قاعده نقل عناصر تحتوي علي الكلمه "اجتماع" في مربع الموضوع الي مجلد معين، كافه ايصالات التسليم و# استجابات، التصويت و# يتم نقل رسائل خارج المكتب التي تفي ب# هذه الحاله ايضا.

ملاحظة: إذا تم نقل استجابة تصويت إلى خارج علبة الوارد فلا يتم تتبع الاستجابة بشكل تلقائي في الرسالة الأصلية.

أعلى الصفحة

طلبات الاجتماع وطلبات المهام والمستندات

تتم معالجه طلبات الاجتماع و# طلبات المهام و# المستندات ك# الرسائل. علي سبيل المثال، عندما تنشئ قاعده ل# نقل العناصر ب# استخدام الكلمه "اجتماع" في مربع الموضوع الي مجلد معين، اي طلب مهمه او طلب اجتماع التي تفي ب# الشرط تم نقل ايضا. و# مع ذلك، ضع في اعتبارك القيود التاليه عند انشاء القواعد التي تؤثر علي انواع العناصر التاليه:

  • ربما لا يعمل عنصر تم نقله إلى مجلد غير مجلدات البريد بالشكل الذي تتوقعه بعد أن يتم نقله. على سبيل المثال، إذا تم نقل رسالة إلى المجلد التقويم، لن يتم إنشاء مجلد جديد.

  • إذا تم نقل استجابة اجتماع أو مهمة إلى المجلد العناصر المحذوفة عن طريق استخدام قاعدة، لن يتم تعقب الاستجابة بواسطة العنصر الأصلي.

  • إذا تم نقل طلب اجتماع بشكل تلقائي إلى المجلد العناصر المحذوفة، لن يتم إضافة الاجتماع إلى التقويم.

  • لا يتم تطبيق القواعد التي تؤثر في الرسائل التي قمت بإرسالها على طلبات المهام وطلبات الاجتماع.

أعلى الصفحة

قوائم توزيع

يختلف سلوك القاعدة الجديدة لقائمة توزيع استناداً إلى كيفية إنشاء القاعدة:

  • نقل الرسائل المرسلة إلى قائمة توزيع إلى مجلد    إذا قمت باختيار قالب القاعدة هذا، يتم نقل الرسائل المرسلة لقائمة التوزيع فقط إلى المجلد المحدد. لن يتم نقل الرسائل الموجودة في قائمة التوزيع إلى المجلد المحدد.

    ملاحظة: تعمل هذه القاعدة فقط مع حسابات Exchange.

  • نقل الرسائل من شخص ما إلى مجلد    إذا قمت باختيار قالب القاعدة هذا، يتم أيضاً نقل الرسائل من أي أفراد يكونون أعضاء في قائمة التوزيع التي قمت بتحديدها إلى المجلد المحدد.

أعلى الصفحة

إعادة توجيه الرسائل خارج المنظمة الخاصة بك

إذا كنت تعمل في مؤسسة تستخدم Exchange، فلن يتم بشكل افتراضي إرسال الرسائل التي تقوم بإعادة توجيهها إلى عناوين بريد إلكتروني خارج المؤسسة الخاصة بك تستخدم قاعدة. يساعد هذا الإجراء في منع الكشف عن بيانات الشركة ويتم التحكم بها بواسطة مسؤول Exchange الخاص بك.

أعلى الصفحة

ملاحظة: إقرار إخلاء المسؤولية للترجمة الآلية: تمت ترجمة هذه المقالة بواسطة نظام كمبيوتر دون تدخل العامل البشري. توفر Microsoft هذه الترجمات الآلية لمساعدة المستخدمين الذين لا يتحدثون الإنجليزية على استخدام منتجات Microsoft، وخدماتها، وتقنياتها والاستمتاع بها. قد تحتوي هذه المقالة على أخطاء في المفردات، أو بناء الجملة، أو القواعد نظرًا لترجمتها آليًا.

هل كانت المعلومات مفيدة؟

كيف يمكننا تحسين ذلك؟

كيف يمكننا تحسين ذلك؟

لحماية الخصوصية، الرجاء عدم تضمين معلومات جهة الاتصال في ملاحظاتك. مراجعة نهج الخصوصية.

نشكرك على ملاحظاتك!