هل ترغب في الحصول على EPM؟: مستند تقني

يشكّل هذا المستند التقني جزءاً من مجموعتنا "من التجارب العملية". إنه يناقش تطور أنظمة إدارة المشاريع واستخدام إدارة مشاريع المؤسسة وأهمية التعرّف على حل إدارة المشاريع الأفضل بالنسبة لك.

لتنزيل إصدار Word من هذا المستند التقني، راجع هل تريد الاطلاع على نظام إدارة مشاريع المؤسسة؟: مستند تقني.

للاطلاع على المزيد من المستندات التقنية، راجع المستندات التقنية "من التجارب العملية".

هل تريد الاطلاع على نظام إدارة مشاريع المؤسسة؟

فاجأني مؤخراً أحد الموظفين في مكتبي بسؤال غريب، علماً بأنه أحد أكثر الموظفين خبرة.

"كيف يمكنك معرفة ما إذا كان أحد الأشياء عبارة عن نظام لإدارة المشاريع"؟

لقد كنت على وشك الإجابة ولكنني توقفت... ولوقت طويل الجواب ليس بديهياً.

في بداية الثمانينات، أصبحت حزم جدولة المسارات الهامة متوفرة لأجهزة الكمبيوتر الشخصية. يبيّن التاريخ أن برامج جدولة المسارات الهامة كانت أحد التطبيقات التجارية الأولى التي تم نشرها في كل موجة من موجات الحوسبة بدءاً من الحواسب المركزية التجارية الأولى في الستينات، وأنا أعتبر هذا الأمر مثيراً للاهتمام. تعود بداياتي في صناعة برامج إدارة المشاريع إلى أوائل الثمانينات، وفي ذلك الوقت كان باستطاعتنا استخدام المصطلحين "برامج إدارة المشاريع" و"برامج إدارة المسارات الهامة" بشكل مرادف.

لو عرض أحد الأشخاص عليّ، في عام 1983، أي شيء لم يكن سوى نظام جدولة المسارات الهامة وسألني إن كان عبارة عن نظام إدارة مشاريع، فكنت على الأرجح سأهز رأسي لنفي ذلك.

يُعد برنامج Microsoft Project في صميمه نظاماً لجدولة المسارات الهامة، ومع ذلك فنحن ما زلنا نستخدم مصطلحات برامج إدارة المشاريع لوصفه. وبالتالي، إذا بادرني أحد الأشخاص بطرح السؤال التالي "هل Microsoft Project عبارة عن نظام إدارة مشاريع"؟ فسأرد عليه بالإيجاب وأنا أشعر بارتياح كبير.

لكن ماذا عن البرامج المحاسبية؟ ثمة منتجات Dynamics كثيرة تقوم بإعداد ميزانية المشروع وتعقب التكاليف. هل يعتبر ذلك إدارة مشروع؟ أريد القول أن هذا صحيح.

تسمح لك منتجات SharePoint بإدارة المستندات وسير عمل المستندات وإنشاء قوائم بالمشاكل المعلقة. هل هذا ما يسمى برنامج إدارة المشاريع؟ يبدو أنه كذلك تماماً.

يسمح لك Microsoft Dynamics CRM بإرفاق الأنشطة والموارد بمبادرات العملاء. ألا يقع ذلك في خانة إدارة المشاريع؟ قد يكون كذلك بكل تأكيد.

وماذا عن إدارة العقود وإدارة الجداول الزمنية وجدولة القوى العاملة واستهلاك المواد وإدارة استخدام المعدات وتعقب قيمة الإنتاج؟ هل تقع أي واحدة من هذه المهام في خانة إدارة المشاريع؟ نعم. بإمكان أي منها أن تكون كذلك.

لقد عملت لسنوات خلت مع أخصائي في إدارة مشاريع الإنشاءات، والأداة الرئيسية الوحيدة التي كان يستخدمها كانت عبارة عن شيء ما لإدارة وتيرة العمل بين مهن متعددة في الوقت نفسه. يتعقب هذا التقرير الرسومي الوحيد النجارين والسباكين والكهربائيين والعديد من المهن الأخرى. لقد أظهرت لي إدارة المشروع هذه التي تتميز بمستوى خبرات عالٍ أن إدارة وتيرة العمل من فريق إلى آخر أدت إلى تفادي وصول فرق الكهرباء إلى منطقة ما قبل بناء الجدار ومنعت فريق السباكين من تجاوز فريق الكهربائيين. لقد أدى هذا التقرير الوحيد لهذا النوع المعين من المشاريع إلى السماح لمدير المشروع بأن يتميز بكفاءة مدهشة. هل كان ذلك نظام إدارة مشاريع؟ طبعاً هو كذلك.

لجعل الأمور أكثر تعقيداً، لدينا أدوات لإدارة المشاريع تجعل مدراء المشاريع يتمتعون بالكفاءة وأدوات أخرى تُعد أكثر ملاءمة للمؤسسة. الدخول إلى برنامج "إدارة مشاريع المؤسسة". لكي نكون عادلين، المفهوم ليس جديداً إلى هذا الحد. لقد كانت أنظمة إدارة المشاريع الأولى كلها في الستينات والسبعينات عبارة عن أدوات للمؤسسات، على الرغم من أن الوصول إلى أنظمة الكمبيوتر في ذلك الوقت كان يخضع للكثير من القيود بالنسبة إلى معظم المؤسسات.

يمكن اختصار إدارة مشاريع المؤسسة أو Enterprise Project Management بثلاثة أحرف: EPM. وإذا أجريت بحثاً عبر الإنترنت عن EPM، فقد أعثر على Enterprise Project Management. وقد أعثر أيضاً على Enterprise Performance Management أو Enlisted Personnel Management أو Electric Propulsion Motor أو Exchange Permission Manager أو أي تعريف آخر من بين 40 تعريفاً تقريباً. تأكد من أنك تبحث عن التعريف الصحيح إذ يتعذر على محرك الدفع (propulsion motor) أن يساعدك في عملية جدولة المشاريع.

إذا واجهنا صعوبةً ما في تعريف نظام إدارة المشاريع، فمن المؤكد أننا سنواجه صعوبات أكبر في تعريف العناصر التي تجعل من نظام إدارة المشاريع نظاماً لإدارة مشاريع "المؤسسة".

في نهاية المطاف، هل الأمر على هذا القدر من الأهمية؟

لقد عُرف عني أنني قلت لبعض الوقت أنني أفضل دائماً تعريف المشكلة قبل أن نبدأ عملية البحث عن حل لها. يتلقى مكتبنا في الكثير من الأحيان مكالمات تتم من خلالها المطالبة بتوفير المساعدة لنشر "نظام إدارة مشاريع المؤسسة"، ويتعيّن عليّ حتماً سؤال المتصل عما يعنيه عندما يقول "المؤسسة" وما يعنيه عندما يقول "إدارة المشاريع". قد يحتاج بعض الأشخاص إلى دقيقة أو دقيقتين لتوضيح مقاصدهم. فأنا لديّ بعض المعلومات الخلفية في مجال إدارة المشاريع، وهم متأكدون من أنه يتعيّن عليّ معرفة معنى هذه المصطلحات.

في بعض الأحيان، يتبيّن لي أن "المؤسسة" عبارة عن مجموعة من الأشخاص. لا خطأ في ذلك. أنا أقوم بإدارة شركة صغيرة بنفسي ولا يوجد أي حجم يمكن القول عنه أنه صغير جداً. ولكن عدم السؤال قد يؤدي بي إلى التوصية باستخدام برنامج تم تصميمه لشركة يعمل فيها ألف شخص، وعلى الرغم من أنني متأكد من أن الأمر قد يبدو رائعاً، إلا أنه قد يكون عبارة عن انفصال كامل بين الأدوات والمتطلبات. علاوةً على ذلك، فإن عائد الاستثمار الناتج عن عملية نشر من هذا النوع قد يكون مخيفاً بسبب صعوبة تسديد مثل هذا الاستثمار غير المتناسب مع كفاءات فريق صغير.

إذا كنت تريد تقديم النصائح بشأن تحديد الأدوات، فإن معرفة الحجم الصحيح ليس مهماً فحسب بل ضرورياً أيضاً لتحديد التحديات التي تواجهها الأعمال.

قبل بضعة سنوات، قمت بزيارة هيئة شبه حكومية حيث استطعنا بناء سمعة جيدة نتيجة المساعدة التي قدمناها بهدف نشر برنامج إدارة المشاريع. وخلال هذه الزيارة، التقيت برئيس قسم جديد أراد نشر "برنامج إدارة مشاريع المؤسسة". فجلسنا معاً واستمعت إلى متطلباته.

سألته "ما عدد المشاريع الموجودة لديك"؟

أجاب "من 10 إلى 12 مشروعاً".

وتابعت طرح الأسئلة "ما عدد المهام التي تريد تنفيذها في هذه المشاريع"؟

"فأجاب "حسناً، العدد هو دائماً نفسه. ست مهام".

فكررت ما قاله "ست مهام". إذا نحن نتحدث عن حوالي 60 إلى 70 مهمة يجب إدارتها في الوقت نفسه"؟

فقال "نعم، هذا صحيح. الأمر شديد التعقيد".

فقلت له "أنا أتفهم ذلك". "وما عدد المستخدمين الذين سيقومون بإدارة هذه المهام.

فأجاب "أنا وحدي".

يمكنك أن ترى حدوث ذلك، أنا متأكد. لا يوجد مسار هام ولا حاجة إلى إدارة المشاكل وإدارة المستندات وتسوية الموارد وإدارة المخاطر والتكاليف. كل ما يلزمه هو دليل مرئي إلى المهام المعلقة لنفسه بحيث لا يسمح بفقدان أي شيء عن غير قصد. في الواقع، كان المبلغ المالي الذي يتم إنفاقه على هذه المشاريع ضخماً، بملايين الدولارات، ولكن النوع الفريد للمشروع يعني أن إدارته كانت بسيطة نسبياً.

"لماذا لا نضع كل هذه الأمور على لوح أبيض هنا في المكعب؟ هذا ما اقترحته عليه. يمكنك استخدام شريط تعليم دائم لإنشاء صفوف لعدد من المشاريع، 15 مشروعاً مثلاً، ثم استخدام أقلام تعليم ملونة جافة وسيكون كل شيء هنا أمامك. يمكنك استخدام قلم تعليم أحمر لتدوين الأحداث الرئيسية المهمة وقلم تعليم أخضر للمهام ذات وقت تداخل طويل".

بدا شديد الاضطراب وحتى منزعجاً لأنني لم أستطع التوصية باستخدام برنامج كبير للمؤسسات لإدارة مشاريعه. لقد سمع من أشخاص آخرين في الشركة عن وجود حزم لإدارة المشاريع مخصصة للمؤسسات الكبيرة وكان متأكداً من أنني سأضع توصية تتعلق بنشر إحدى هذه الحزم.

انتهى الاجتماع قليلاً بعد ذلك وكنت متأكداً من أنني تركت ورائي شخصاً لم يكن سعيداً جداً نتيجة المحادثة التي تمت. غير أنني فوجئت باتصال هذا الشخص بهاتفي الخلوي بعد مرور نصف ساعة بينما كنت في طريقي إلى المنزل.

بدأ مكالمته بالإعراب عن شكره للاجتماع الذي تم. "لقد طلبت الحصول على لوح أبيض من قسم المستلزمات المكتبية، ولكن إذا كان باستطاعتك تخصيص دقيقة وقت لي، هل يمكنك أن تكرر مرة أخرى اللون الذي يجب استخدامه لكل نوع من أنواع المهام"؟

بعد مرور خمس عشرة دقيقة، كان عدد الملاحظات التي دوّنها وفيراً وبدا مرتاحاً.

لقد كان هذا الأمر بمثابة درس مهم لي حملته إلى مواعيد أخرى كثيرة. إنني أحاول تخصيص تلك الدقيقة الإضافية قبل الموعد لتحديد ما الذي يُقصد به بمصطلحات تبدو بطريقة مخادعة وكأنها عبارة عن معيار عالمي.

يمكن تمثيل برنامج إدارة المشاريع بفئات متعددة. إذا بدأنا فقط بنواحي المعرفة في إدارة المشاريع لمعهد إدارة المشاريع، فسنصل في نهاية المطاف إلى:

  • إدارة التكامل

  • إدارة التكاليف

  • إدارة الاتصالات

  • إدارة النطاقات

  • إدارة الجودة

  • إدارة المخاطر

  • إدارة الوقت

  • إدارة الموارد البشرية

  • إدارة المشتريات

من السهل تصوّر مجموعة من الأدوات والحزم والأساليب التي يمكن استخدامها لإدارة أي من هذه النواحي. وبحسب الحالة المعينة، بإمكان أي من هذه الفئات إنتاج التحسين الأكثر أهمية في مجال إدارة المشاريع أو إدارة المشاريع عبر المؤسسة.

لنفترض أن إحدى المؤسسات تواجه تحديات تتعلق باتصالات المشاريع، فمن المحتمل أن تكون مواردها موزّعة عبر مناطق زمنية وبلدان وحتى شركات متعددة. في هذه الحالة، قد يكون من السهل معرفة كيف يمكنك نشر Lync وSharePoint لإدخال تحسين هائل على صعيد الاتصالات.

إذا كانت المؤسسة تتعامل مع عدد كبير من المتعاقدين من الباطن للعمل على مشروعها، أو إذا كان لديها مكون مشتريات كبير الحجم في مشاريعها، فبإمكان إدارة المشتريات القوية باستخدام Dynamics ERP وSharePoint إحداث الفرق الأكبر.

إذا كانت المؤسسة معقدة أو كبيرة الحجم وكانت تحديات المشروع تقضي بالتخطيط لتحديد الأولويات وسعة الموارد، فقد يكون Project Server المسار الأسرع إلى عائد الاستثمار.

هل تتذكّر ذلك الموظف الذي سأل كيف يمكن معرفة ما إذا كانت حزمة معينة عبارة عن برنامج إدارة مشاريع؟ لقد كان جوابي على الشكل التالي "هل هذه الحزمة هي برنامج؟ هل يمكن تطبيقها على إدارة المشاريع؟ في هذه الحالة، يمكن اعتبارها برنامج إدارة مشاريع. الآن عد واكتشف ما هي تحديات الأعمال التي يواجهها العميل على صعيد إدارة المشاريع".

يؤدي الإعلان عن التحديات التي يواجهها المشروع قبل نشر حل المشروع إلى نتائج أفضل في كل الأوقات.

حول الكاتب

إن كريس فانديرلويس هو رئيس ومؤسس شركة HMS Software ومركزها كندا، مونتريال، وهي شريك معتمد من قِبل Microsoft. حاز على شهادة البكالوريوس في الاقتصاد من جامعة ماكجيل، ويتمتع بخبرة تزيد عن 30 عاماً في مجال أتمتة أنظمة التحكم في المشاريع. وهو عضو منذ فترة طويلة في معهد إدارة المشاريع (PMI)، وساعد في تأسيس فصول مونتريال وتورونتو وكيبيك لمجموعة مستخدمي المشاريع من Microsoft‏ (MPUG). تشمل المنشورات التي كتب كريس مقالات فيها Fortune وHeavy Construction News ومجلة Computing Canada وPMI’s PMNetwork وهو كاتب دائم في Project Times. يدرّس كريس إدارة المشاريع المتقدمة في جامعة ماكجيل ويتحدث في الكثير من الأحيان في أنشطة جمعية إدارة المشاريع في جميع أنحاء أمريكا الشمالية وحول العالم. شركة HMS Software هي ناشر نظام ضبط الوقت الموجه نحو المشاريع TimeControl، وهي شريك في حلول مشاريع Microsoft منذ عام 1995.

يمكن الاتصال بكريس فانديرلويس عبر البريد الإلكتروني على العنوان: chris.vandersluis@hms.ca

إذا كنت ترغب في قراءة المزيد من المقالات ذات الصلة بإدارة مشاريع المؤسسة بقلم كريس فانديرلويس، فيمكنك مراجعة موقع HMS’s EPM Guidance (http://www.epmguidance.com/?page_id=39)‎.

تعزيز مهارات Office
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×