هدف المستخدم: التخطيط لمشروعك

التخطيط لهدف المستخدم من مشروعك

إن بدء التخطيط لمشروعك قبل فتح Microsoft Project يُعد فكرة جيدة.

لتسجيل أفكارك المبكرة حول أهداف المشروع، استخدم تطبيقاً مثل Word أو Excel أو OneNote أو Outlook.

بعد أن يقتنع الجميع بأفكارك، يمكنك بدء التخطيط لجدولك باستخدام Project.

للاطلاع على مزيد من المقالات التي تعرّفك على إدارة المشاريع، عد إلى خريطة طريق المشروع.

تلميحات حول إدارة المشروع قبل بدء . . .

  • تأكد من وجود مشروع لديك    تأكد من أن ما تفكر به عبارة عن مشروع فعلي. يتسم المشروع بثلاث مواصفات.

  • إنه مؤقت وفريد   يُعد تصميم مصنع لتصنيع السيارات مشروعاً لأنه عبارة عن نشاط يتم تنفيذه لمرة واحدة. أما تصنيع السيارات في المصنع فعبارة عن سلسلة متكررة من الأنشطة وبالتالي لا يُعتبر مشروعاً.

  • لديه تسليمات معرّفة بوضوح    توفر التسليمات تركيزاً وغرضاً للمشروع. لن يشعر المساهمون بأن استثماراتهم في المشروع جديرة بالاهتمام إذا لم يتم الإعلان بوضوح عن التسليمات.

  • لديه بداية ونهاية    إذا لم يتم تعيين تاريخ انتهاء المشروع، فلن يستمتع المساهمون والمستثمرون بنتائج المشروع وفوائده التي أصبحت ممكنة بفضل استثماراتهم.

    إليك بعض الأمثلة التي من شأنها مساعدتك على تحديد إن كان ما تفكر به عبارة عن مشروع.

أنشطة ليست عبارة عن مشاريع

مشاريع معرّفة بشكل واضح

تصنيع السيارات

  • سيقوم المشروع بترقية مصنع لزيادة الفعالية.

  • سيقوم المشروع بإقامة مرفق للصيانة بالقرب من مرافق التصنيع.

تقليل المخاطر الناجمة عن المنافسة

  • سيقوم المشروع باستبدال برنامج الأمان.

  • سيقوم المشروع بتوظيف أخصائيي أمان من الصناعات ذات الصلة.

  • تعريف قيود المشروع    . تُعد القيود بمثابة عوامل تحدد خيارات مدير المشروع على صعيد تصميم المشروع وإدارته. تتضمّن معظم المشاريع ثلاثة قيود.

  • وقت محدد    تقوم عادةً تواريخ انتهاء التسليمات الرئيسية بتثبيت المدة الإجمالية للمشروع.

  • أشخاص محددون وموارد أخرى محددة    يدير مديرو المشاريع عادةً عدداً محدوداً من الأشخاص لتنفيذ العمل على المشروع، أو يعملون ضمن موازانة محدودة.

  • نطاق عمل صغير    يخضع المشروع عادةً للقيد المتمثل بكمية العمل التي يمكن للفريق إكمالها. إذا تضمّن المشروع الكثير من التسليمات أو الميزات، فقد لا يتضمّن الجدول الوقت الكافي لتنفيذها كلها.

يؤدي إدخال تغيير على قيد واحد عادةً إلى التأثير في القيدين الآخرين ويمكنه التأثير في الجودة الإجمالية. على سبيل المثال، يؤدي تخفيض مدة المشروع إلى إجبار مدير المشروع على اتخاذ قرارات حول عدد العاملين الذين يحتاج إليهم لإكمال تسليمات المشروع. في حال عدم وجود عددٍ كافٍ من العاملين، فقد يؤدي تقصير المشروع إلى فرض مقايضات أخرى مثل تخفيض نطاق عمل المشروع.

  • التعرّف على المساهمين في وقت مبكر    لا شيء يسبب الضرر للمشروع أكثر من عدم التعرّف على المساهمين الهامين وتحديد أفضل طريقة للتواصل معها. إذا لم تتمكّن من التعرّف على مساهم هام بعد بدء المشروع، فقد يتعذّر على المشروع متابعة العمل، أو قد يتم تجاوز الميزانية عند اقتراح أغراض وأساليب جديدة.

الخطوة 1: تسجيل أفكارك المبكرة

تسجيل الأفكار المبكرة في OneNote

سجّل ملاحظاتك باستخدام OneNote في الوقت الذي تفكر فيه بمشروعك والأمور التي تريد إنجازها. بإمكان ملاحظاتك أن تحتوي على رسائل بريد إلكتروني أو ارتباطات إلى مواقع ويب أو مقاطع فيديو أو مواصفات مبكرة.

استيراد بيانات Excel إلى Project

تبدأ المشاريع أحياناً على شكل قوائم بسيطة في Excel. ولكن عندما تنمو، يمكنك استيرادها إلى Project حيث يمكنك تنظيم مهامك وجدولتها بفعالية أكبر.

استخدام Office 365 على أي كمبيوتر شخصي لتسجيل ملاحظات المشروع من أي مكان

اعمل مع مواصفات المشروع المبكرة باستخدام Office 365. طالما كنت تعمل على كمبيوتر شخصي مزوّد باتصال بالإنترنت، يمكنك العمل على مستنداتك باستخدام الإصدارات الكاملة من Word أو Excel أو PowerPoint أو OneNote—تحت الطلب، من أي مكان.

استخدام Office Online في مستعرض ويب

يمكنك العمل على Office Online بدون Office 365. فطالما كان لديك حساب Microsoft، بإمكانك استخدام إصدارات ويب من Word أو Excel أو PowerPoint أو OneNote لتسجيل أفكارك المبكرة حول المشروع.

أعلى الصفحة

الخطوة 2: التواصل مع المساهمين

إعداد تقرير حول التقدم المبكر

بصرف النظر عن المكان الذي وصلت إليه في عملية التخطيط للمشروع، فإن التقرير المقدّم بطريقة جيدة يساعد على كسب موافقة المساهمين على تسليمات المشروع.

الانضمام إلى اجتماع عبر الإنترنت

إذا تعذّر على المساهمين الحضور، فاستخدم الاجتماعات عبر الإنترنت للاتصال بهم. ويمكنك مشاركة شرائح PowerPoint أو أوراق Excel أو ملاحظات OneNote لمناقشة خطط المشروع المبكرة. وبإمكان الأشخاص المشاركة في الاجتماعات عبر الإنترنت في المكتب أو أثناء التنقل أو على الجهاز المحمول.

إجراء محادثة مراسلة فورية مع أحد أعضاء الفريق

عندما تتوارد الأسئلة أثناء عملك على جدول مشروع، مرّر الماوس فوق أسماء الأشخاص وشارك معهم رسالة فورية باستخدام Lync.

أعلى الصفحة

الخطوة 3: بدء مشروع

النسخ واللصق من Word إلى Project

انسخ قائمة مهام في Word والصقها في Project لبدء جدول بسرعة. وسيحافظ Project على بنية المخطط التفصيلي وتنسيقه.

إنشاء مشروع جديد من مشروع أو قالب آخر

أنشئ مشروعاً جديداً يستند إلى قالب معبأ مسبقاً بمهام من مشاريع مماثلة لمشروعك. وقد أنشأ خبراء الصناعة العديد من هذه المشاريع لمساعدتك على بدء العمل بسرعة.

استيراد بيانات Excel إلى Project

انقل قائمة مهام بدأتها في Excel إلى Project. وسيحافظ Project على بنية المخطط التفصيلي وتنسيقه.

استيراد قائمة مهام SharePoint كمشروع مبكر

تبدأ المشاريع أحياناً كقوائم مهام في SharePoint لمشاركتها مع أشخاص بدون استخدام Microsoft Project. بعد أن تنمو قائمة المهام وتصل إلى حجم معين، انقلها إلى Project لمتابعة العمل عليها هناك.

هدف إدارة المشروع: إنشاء جدول مشروع جديد

بعد بدء مشروعك في Microsoft Project، يمكنك بدء عملية إضافة المهام وتنظيمها وربطها معاً وإضافة الأشخاص وغير ذلك.

العودة إلى خريطة طريق المشروع

توسيع المهارات
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×