هدف المستخدم: اختيار طريقة العرض المناسبة للجدول

هام: تمت ترجمة هذه المقالة ترجمة آلية، راجع إقرار إخلاء المسؤولية. يرجى الاطلاع على النسخة الإنجليزية من هذه المقالة. هنا للرجوع إليها.

اختيار رسم طريقة العرض المناسبة

توفر لك مخططات جانت طريقة عرض واحدة لمجريات الأمور في المشروع. ولكن يمكنك الحصول على ملاحظات هامة حول كل نواحي الجدول باستخدام طرق عرض Project.

إن اختيار طريقة العرض المناسبة للجدول تُعد الخطوة الأولى الكبيرة نحو إبقاء مشروعك على المسار الصحيح.

للاطلاع على المزيد من المقالات في سلسلة الدلائل الإرشادية لإدارة المشاريع، راجع خريطة طريق المشروع.

تلميحات حول إدارة المشروع قبل بدء . . .

  • هل تريد معرفة المهام الأكثر أهمية في جدولك؟    تُعد كل المهام في جدولك مهمة. غير أن بعض المهام تؤثر بشكل أكبر على تاريخ انتهاء الجدول مقارنةً بمهام أخرى. على صعيد إدارة المشاريع، تُعدّ هذه المهام مهمة. اطلع على هذه المهام أولاً لإصلاح المشاكل في جدولك.

  • هل تريد الاطلاع على كيفية ارتباط المهام ببعضها؟   يُعد مخطط جانت طريقة تسمح لك بالاطلاع على كيفية ارتباط المهام ببعضها. ولكن يمكنك استخدام طرق عرض أخرى. يستكشف "مخطط الشبكة" علاقات مهام أكثر تعقيداً. ويعرض "التقويم" المهام بتنسيق تقويم شهري مألوف. أما "الخط الزمني" فيعرض تاريخ الأحداث الرئيسية في جدولك.

  • هل تريد الاطلاع على التقدم الذي حققه الأشخاص؟   لكي تتمكّن من إلقاء نظرة كاملة على الجدول، يمكنك الاطلاع على طريقة عرض "استخدام الموارد" أو استخدام "مخطط الفريق" لرؤية المهام من وجهة نظر الأشخاص العاملين على تنفيذها.

  • هل تريد عرض مشروعك على أحد المدراء التنفيذيين؟    في العديد من الحالات، يُعد إرسال نسخة من جدولك إلى أحد التنفيذيين أسلوباً خاطئاً. فالتنفيذيون والمساهمون يريدون الحصول على عددِ كافِ من التفاصيل العالية المستوى لفهم الحالة الإجمالية لمشروعك. لحسن الحظ، يتضمّن Project 2013 مجموعة جديدة بالكامل من التقارير التي تلتقط كمية التفاصيل المناسبة في الرسومات والمخططات، دون أن تحتاج إلى بذل جهد كبير.

  • هل تريد عرض معلومات التكلفة والميزانية؟   بإمكان Project توفير طريقة عرض كاملة للتكاليف أو تقرير معقد حول القيمة المكتسبة. أو، يمكنك دائماً تصدير المعلومات إلى Excel عندما تحتاج إلى تحليل معقد لمعلومات التكلفة.

  • هل بدأت التخطيط لمشروعك في وقت مبكر ولا تريد بعد عرض مشروعك باستخدام Microsoft Project؟    إذا بدأت عملية التخطيط لمشروعك في وقت مبكر، فقد لا تحتاج إلى استخدام Project إطلاقاً. ربما لديك قائمة بسيطة على موقع SharePoint أو في Excel أو على محرمة ورقية. وقد ترغب في مشاركة تلك الأفكار مع أشخاص آخرين قبل بدء استخدام Project وتحديد جدول.

الخطوة 1: البحث عن طريقة العرض المناسبة

اختيار طريقة العرض المناسبة

الأهم أولاً — إنك تحتاج إلى البحث عن طريقة العرض المناسبة للغرض المناسب. على سبيل المثال، من المستحسن الاطلاع على معلومات الفريق في طريقة عرض "مخطط الفريق" أو طريقة عرض "استخدام الموارد"، وليس في مخطط جانت حيث تظهر معلومات المهام.

عرض التقدم الحاصل في جدولك على مخطط جانت

إن مراقبة التغيير الذي يطرأ على أشرطة جانت نتيجة التقدم الذي يحصل على صعيد العمل يُعد الطريقة الأبسط لعرض التقدم.

عرض أنشطة المشروع على مخطط زمني

يساعدك الخط الزمني على إعداد تقرير حول "المنظور العام" للمشروع. فهو يوفر لك لقطة للمهام الأساسية والأحداث الرئيسية للاجتماعات الخاصة بحالة المهام. فما عليك سوى وضع هذا الخط الزمني في شريحة PowerPoint أو طباعته أو إرساله بالبريد الإلكتروني إلى رئيسك كتقرير فوري.

عرض العمل على الرسم التخطيطي للشبكة

عندما تصبح المشاريع بالغة التعقيدات، بإمكان مخطط الشبكة الذي يتضمّن علاقات المهمة أن يساعدك على فرز العديد من الأجزاء المرتبطة في الجدول. تعرض مخططات الشبكة طريقة عرض كلاسيكية لمعلومات المشروع تتضمّن مربعات وخطوطاً مرتبطة.

عرض تقارير حالة القيمة المكتسبة

تُعد القيمة المكتسبة ميزة فعالة للتعقب وإعداد الميزانية في Project، وهي غير معقّدة. تساعدك القيمة المكتسبة على الإجابة عن أسئلة كالسؤال التالي مثلاً "بالنظر إلى كمية العمل التي تم إنجازها حتى الآن في هذا المشروع، ما المبلغ الذي كان من المفترض أن ننفقه؟" أو "هل سنتمكّن من إنجاز العمل في الوقت المحدد؟"

عرض معلومات المشروع بواسطة تقرير ملفت للنظر

يمكنك إنشاء تقارير رسومية ملفتة للنظر وتخصيصها لأي نوع تريده من معلومات المشروع. وإذا لم يعجبك التقرير، فيمكنك تخصيصه خلال ثوانٍ معدودة.

تمييز ارتباطات المهام

في المشاريع المعقدة، قد يبدو الشريط الجانبي في مخطط جانت مكتظاً بالعناصر بسبب الأشرطة المتعددة الألوان وأسطر الارتباطات المبعثرة في كل مكان. لترتيب هذه العناصر بشكل مرئي، يمكنك إظهار مسار مهمة يميّز المهام السابقة والمهام اللاحقة لمهمة واحدة.

طباعة طريقة عرض

يمكنك طباعة طرق عرض Project من الطابعة على مكتبك أو على راسمة ضخمة لتعليقها في الرواق أو على طاولة الرسم.

الخطوة 2: تحسين طريقة العرض

إضافة عمود إلى طريقة عرض

يمكنك إضافة أعمدة إلى طريقة عرض المشروع للاطلاع على مزيد من المعلومات حول مهمة. كما يمكنك إخفاء عمود لحماية أي معلومات حساسة.

تغيير مقياس الوقت في طريقة عرض

يمكنك ضبط مقياس الوقت لعرض وحدات زمنية أصغر أو أكبر، بدءاً من الساعات وصولاً إلى السنوات. على سبيل المثال، قد تريد عرض الوقت في السنوات المالية، وليس سنوات التقويم، أو قد تريد عرض أشرطة جانت عبر الأشهر وليس الأيام.

تجميع المهام أو الموارد

عند وجود عدد كبير من المهام في مشروعك، حاول تجميع المهام في فئات لكي تتمكّن من الحصول على نظرة أوضح. توفر لك عملية التجميع الكثير من خيارات الفرز، مثل الأولوية أو نوع القيد أو حالة الاكتمال.

تقسيم طريقة عرض

في بعض الأحيان، قد تكون رؤية طريقتي عرض أفضل من رؤية واحدة. على سبيل المثال، مع وجود مخطط جانت في طريقة عرض علوية، يمكنك التنقل لأسفل للاطلاع على تفاصيل تتعلق بمهمة معينة باستخدام طريقة عرض سفلية. يتعلّم مدراء المشاريع من ذوي المهارات كيفية استخدام طرق العرض المقسّمة لتسريع عملهم في مجال الإدارة اليومية للمشروع.

فرز معلومات المشروع بحسب المهمة أو المورد أو التاريخ

في معظم الأوقات، ستشاهد المهام بالترتيب الزمني. ولكن مع نمو المشروع، قد تجد أنه من الأسهل تنظيم المهام أبجدياً حسب الحالة أو المورد.

تصفية طريقة العرض

لست بحاجة دائماً إلى النظر إلى معلومات المشروع بالتنسيق الزمني العادي. يمكنك تقسيمها بالطريقة التي تريدها.

تحريك المهام إلى مستوى أدنى لإنشاء مهام فرعية ومهام موجزة

يمكنك تحريك المهام إلى مستوى أدنى وأعلى لإظهار التسلسل الهيكلي أو كيفية ارتباط المهام في المراحل والمراحل الفرعية.

مشاركة عمليات التخصيص التي أجريتها عبر المشاريع المستقبلية.

إنك لا تريد لطرق العرض المخصصة التي أنشأتها أن تذهب هدراً. يمكنك مشاركة طرق العرض هذه مع أشخاص آخرين أو حفظها كقوالب لاستخدامها في مشاريع مستقبلية.

الخطوة 3: استخدام برنامج آخر لعرض بيانات المشروع

عرض معلومات المشروع على موقع SharePoint

إذا كنت تريد مزامنة مشاريعك مع قائمة مهام SharePoint، بدون استخدام Project Server، فيمكنك إجراء ذلك. بإمكان Project Professional أن يساعدك على إعداد قائمة مهام SharePoint تتزامن مع مشروعك. يستطيع أعضاء الفريق عرض الجدول وتحديث عملهم في SharePoint، وستشاهد التغييرات في Project.

عرض مشروع بتنسيق PDF

عندما تحوّل خطة مشروعك إلى مستند PDF أو XPS، ستتمكّن من مشاركته مع أي شخص لديه كمبيوتر، حتى لو لم يقم بتثبيت برنامج Project عليه.

استيراد بيانات Excel إلى Project

إذا كان لديك مشروع معقد بدأته في Excel أو قاعدة بيانات، ولديك قلق بشأن الصعوبات التي قد تعترض البيانات عند نقل المشروع إلى Microsoft Project، فاستخدم معالج استيراد. بإمكان هذا المعالج التعامل مع عمليات استيراد المشاريع الأكثر صعوبة.

حفظ ملف مشروع بتنسيق ملف مختلف

يدعم Project تصدير معلومات المشروع إلى Excel وVisio وPDF وعدد من التنسيقات الأخرى الشائعة.

العودة إلى خريطة طريق المشروع

ملاحظة: إقرار إخلاء المسؤولية للترجمة الآلية: تمت ترجمة هذه المقالة بواسطة نظام كمبيوتر دون تدخل العامل البشري. توفر Microsoft هذه الترجمات الآلية لمساعدة المستخدمين الذين لا يتحدثون الإنجليزية على استخدام منتجات Microsoft، وخدماتها، وتقنياتها والاستمتاع بها. قد تحتوي هذه المقالة على أخطاء في المفردات، أو بناء الجملة، أو القواعد نظرًا لترجمتها آليًا.

تعزيز مهارات Office
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×