هدف إدارة المشروع: بدء مشروع

.

قبل إنشاء مشروع في Project 2010، أنت بحاجة إلى تعريف المشروع بشكل دقيق وتحديد نطاقه فضلاً عن تحديد الأهداف التي ترغب في تحقيقها.

انتظر! هناك أمر آخر يجب وضعه في الاعتبار: يجب عليك تحديد ما إذا كنت تريد مشروعاً في الأساس.

تعرض هذه النظرة العامة صورة مكبرة لعملية التخطيط لمشروع. اتبع الارتباطات في كل خطوة للحصول على معلومات تفصيلية حول كل عملية.

تمثل هذه المقالة أحد أهداف إدارة المشروع العديدة في خريطة طريق المشروع.

ماذا تريد أن تفعل؟

تحديد ما إذا كنت بحاجة إلى مشروع

تعريف أهداف المشروع

تحديد افتراضات المشروع

تحديد قيود المشروع

إعداد خطة لإدارة النطاق

تحديد ما إذا كنت بحاجة إلى مشروع

قبل البدء بسلسلة طويلة من النشاطات، اسأل نفسك ما إذا كان النشاط الذي تقوم به يمثل مشروعاً. وإذا حالفك الحظ، سيكون لديك بعض المهام الكبيرة التي لا تتطلب أعباء إدارة المشروع بالكامل.

اقرأ المزيد حول تحديد ما إذا كنت بحاجة إلى مشروع. . .

يتميز المشروع عادةً بأنه:

  • مؤقت وفريد.    يعتبر تصميم مصنع لتصنيع السيارات مشروعاً لأنه عبارة عن نشاط يتم تنفيذه لمرة واحدة. ومع يتضمن تصنيع السيارة التي يتم الحصول عليها من المصنع العديد من الخطوات المرتبطة، لذا فهو يمثل سلسلة من الأنشطة المستمرة.

  • يشتمل على بداية ونهاية.    تشتمل عملية تصميم مصنع لتصنيع السيارات على تاريخ انتهاء، ولكن تصنيع السيارات هو عبارة عن عملية مستمرة.

  • يستهلك موارد.    تعتبر الموارد، سواء كانت عبارة عن أشخاص أو مواد، محدودة وتحتاج إلى إدارة دقيقة، ولا سيما إذا كانت تتم مشاركتها عبر المشاريع.

  • محدد بميزانية.    يهتم مديرو المشاريع عادةً بالربحية العامة للمشروع وما إذا كانت أنشطة المشروع تتناسب مع التكاليف المخصصة له.

تتضمّن بعض الأمثلة على المشاريع:

  • تطوير منتج جديد.

  • إعادة هيكلة مؤسسة.

  • بناء منزل.

  • تصميم سيارات منخفضة الانبعاثات.

تعريف أهداف المشروع

يعدّ تعيين أهداف واضحة للمشروع عملية في غاية الأهمية لأن نجاح مشروعك سيُحدد وفق نسبة تحقيق هذه الأهداف.

اقرأ المزيد حول تعريف الأهداف . . .

يتميز الهدف الواضح للمشروع بأنه محدد وقابل للقياس. تجنب الأهداف غير الواضحة مثل "إنشاء تسليمات عصرية". قد تتضمن أهداف المشروع ما يلي:

  • قائمة التسليمات

  • تواريخ استحقاق محددة للمشروع والأحداث الرئيسية.

  • معايير جودة محددة يجب أن تفي بها التسليمات.

  • حدود التكاليف التي يجب ألا يتجاوزها المشروع.

لكي تكون الأهداف فعالة، يجب على كل المساهمين في المشروع الموافقة عليها رسمياً. وفي أغلب الأحيان، ينشئ مدير المشروع مستند أهداف يصبح جزءاً دائماً من المشروع.

سيتم توفير الارتباط لاحقاً

قم بإرفاق ملفات Microsoft Office أو ملفات أخرى بخطة المشروع للوصول إليها بسهولة.

تعرّف على OneNote 2010

التقط أهداف المشروع وشاركها بواسطة OneNote 2010.

تحميل مستندات

إذا كانت المؤسسة تستخدم Project Server، يمكنك تحميل مستندات دعم إلى موقع المشروع باستخدام Project Web App.

بدء استخدام Project Server‏

تعلّم كيفية استخدام Project Server 2010 لتحميل المستندات وتعقّب المشاريع من خلال البدء والموافقة كما تعلّم كيفية تقييمها بناءً على أهداف المؤسسة.

تحديد افتراضات المشروع

لبدء التخطيط، أنت بحاجة إلى إجراء تخمينات دقيقة حول العناصر الرئيسية للمشروع ومن ثم استخدام تلك التقديرات لإنشاء الجدول الخاص بك.

اقرأ المزيد حول تحديد الافتراضات . . .

ضع في الاعتبار نواحي المشروع هذه عند تحديد الافتراضات الأساسية:

  • عمليات التسليم من مشاريع أخرى.إذا كان مشروعك يعتمد على عمل أشخاص آخرين، فهل يدرك هؤلاء الأشخاص هذه التبعية وهل يوافقون على تواريخ التسليم؟

  • توفر الموارد (بما في ذلك الأشخاص والمواد والمعدات).إذا لم تكن أنت من يتولى إدارة بعض الأشخاص الذين يعملون على مشروعك، فمن هو الشخص الذي يفعل ذلك؟ وهل وافق ذلك الشخص على استخدامك لهذه الموارد؟

  • مدد المهام.هل تعتمد تقديرات المهمة على تخمينات أو معلومات موثوقة؟

  • تكاليف المشروع.ما مدى أهمية التكلفة؟ من يوافق على التغييرات التي يتم إجراؤها على موازنة؟

  • الوقت المتاح.إذا كنت تعمل وفق موعد نهائي معروف، فهل يمكنك إكمال كل المهام على مستوى مقبول من الجودة؟

  • التسليمات هل تطابق قائمة تبعيات المشروع والتسليمات توقعات العملاء والمساهمين الآخرين؟ إذا كان من الضروري إجراء تسوية على أحد التسليمات، فهل وافق المساهمون على التسليمات التي يجب تسويتها أولاً؟

باستطاعة برامج Microsoft Office مساعدتك على فهم تعقيدات المشروع.

إنشاء مخطط انسيابي للحارة

إنشاء مخطط انسيابي خاص "بالحارات" للوظائف التبادلية لافتراضات المشروع بواسطة Visio 2010.

إنشاء مدوّنة

المقالة

إنشاء مدونة لأعضاء الفريق لوضع أفكار لمشروع ما باستخدام SharePoint 2010.

بدء استخدام Office Online في Office 365‏

مشاركة معلومات المشروع مع برامج Microsoft Word وExcel وPowerPoint وOneNote على الإنترنت.

تحديد قيود المشروع

إن القيود التي يتم فرضها على مشروع ما هي عبارة عن عوامل من شأنها الحد من خيارات مدير المشروع.

تتألف القيود الرئيسية الثلاثة عادةً مما يلي:

  • الجدول، مثل تاريخ انتهاء ثابت أو تاريخ نهائي لـ مرحلة رئيسية أساسية.

  • الموارد، مثل موازنة المعرّفة مسبقاً.

  • النطاق، مثل ضرورة تطوير ثلاثة نماذج من المنتج.

يؤدي إدخال تغيير على أحد هذه القيود عادةً إلى التأثير على القيدين الآخرين كما يمكن لذلك التغيير التأثير على الجودة الإجمالية.

اقرأ المزيد حول تحديد القيود…

على سبيل المثال، قد يؤدي تقليص مدة المشروع (الجدول) إلى زيادة عدد العاملين الذين ستحتاج إليهم (الموارد) وتخفيض عدد الميزات التي يمكن تضمينها في المنتج (النطاق).

بعد ذلك، يحدد مدير المشروع ما إذا كانت هذه المقايضة مقبولة. يدعى هذا المفهوم "القيود الثلاثية لإدارة المشروع" أو "مثلث المشروع."

خلال عملية التخطيط، اسرد قيود المشروع للتأكد من أن كل المساهمون في المشروع على علم بها ولديهم الفرصة للتعليق على القائمة.

من الجيد أيضاً أن يوافق المساهمون على كيفية الاستجابة للقيود غير المتوقعة التي تظهر أثناء تنفيذ المشروع.

إعداد خطة لإدارة النطاق

يضم نطاق المشروع كل أهداف المشروع ومهامه فضلاً عن العمل المطلوب لتنفيذها.

إن خطة إدارة النطاق عبارة عن مستند يصف كيفية إدارة نطاق المشروع وكيفية دمج أي تغييرات يتم إدخالها على النطاق في المشروع.

اقرأ المزيد حول خطط إدارة النطاق . . .

قد تشتمل خطة إدارة النطاق على:

  • تقييم للطريقة التي يمكن بها تغيير النطاق وعدد مرات التغيير والحد الذي يمكن إليه إجراء التغيير.

  • وصف لكيفية تحديد أي تغييرات يتم إدخالها على النطاق وتصنيفها.

    على سبيل المثال، في مشروع بناء، قد تمنح المشرف على فريق العمل الحق في الموافقة على العمل إذا طالب العميل بإدخال تغيير على التصميم بتكلفة أقل من 1000 ر.س.، ولكن إذا كانت تكلفة التغيير ستتجاوز هذه القيمة، فيتعين على مدير المشروع والعميل إعادة تقييم نطاق المشروع في ما يتعلق بالتكلفة والموارد والعوامل الأخرى.

  • خطة تشرح كيفية التصرّف عند تحديد تغيير في النطاق (على سبيل المثال، إعلام الراعي وإصدار أمر بتغيير العقد).

يمكن لخطة إدارة النطاق المعدّة بشكل جيد أن تشكل أساس خطة مواجهة المخاطر الخاصة بالمشروع.

على الرغم من أنك تستطيع إنشاء خطة إدارة نطاق باستخدام Project، إلا أن مديري المشاريع ينشئونها عادةً باستخدام برامج أخرى مثل Microsoft Word أو OneNote.

العودة إلى خريطة طريق المشروع

توسيع المهارات
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×