هدف إدارة المشروع: إضافة أشخاص وتعيينهم إلى مهام

ملاحظة: إننا نرغب في تزويدك بأحدث محتوى تعليمات لدينا بأسرع ما يمكن، وبلغتك الخاصة. وقد تمت ترجمة هذه الصفحة آلياً، وقد تحتوي على أخطاء نحوية أو أخطاء تتعلق بالدقة. إن هدفنا هو أن يكون هذا المحتوى مفيداً لك. هل يمكنك إخبارنا إذا ما كانت المعلومات مفيدة لك في أسفل هذه الصفحة؟ فيما يلي المقالة باللغة الإنجليزية لتكون مرجعاً سهلاً لك.

إضافة موارد إلى المشروع

عندما تعيّن أشخاصاً للعمل على مشروعك، ثمة أمران يجب أخذهما في الاعتبار:

  1. إنك تحتاج إلى إضافة أشخاص إلى جدول مشروعك قبل . . .

  2. يمكنك تعيينهم للعمل على المهام.

يشكّل هذا الاختلاف مصدر إرباك شائعاً عند استخدام أي برنامج لإدارة المشاريع.

للاطلاع على المزيد من المقالات في هذه السلسلة من الدلائل الإرشادية حول إدارة المشاريع، راجع خريطة طريق إدارة المشروع.

تلميحات حول إدارة المشاريع يجب أخذها في الاعتبار قبل البدء...

إذا كنت جديدا في أداره المشاريع إذا كنت مستخدما جديدا لأداره المشاريع ، فقد تدرك انه هناك المزيد من المعلومات حول أضافه المهام فقط ، مثل عدد الأشخاص الذين يجب وضعهم عليها ، وكيفيه الحساب في المعلومات الشخصية ووقت العطلة ، وعناوين البريد الكتروني ، ومعلومات الراتب.

إليك بعض التلميحات لمساعدتك على البدء.

  • تعرف علي أنواع الموارد التي يمكنك تعيينها للمهام    بعد جمع المعلومات التي تحتاج اليها حول مهام المشروع ، حدد أنواع الموارد التي ستحتاجها.

    • موارد الأشخاص    هذه هي الموارد التي نوصي بها في العمل علي المهام. يقوم مديرو المشاريع في بعض الأحيان بالاتصال بموارد العمل هذه ، بالمقارنة بالمواد والاجهزه.

    • موارد المؤسسة    هذه الموارد هي موارد عمل مداره ومشتركه في مؤسسه. يتم استخدام موارد المؤسسة مع Project Professional.

    • الموارد المادية    تتضمن هذه الموارد أجهزه الكمبيوتر أو الماكينات المستخدمة لإكمال العمل علي المهام.

    • موارد عامه    تحدد هذه الموارد متطلبات التوظيف للمهام وليس لأشخاص محددين ، مثل نجارين أو المطورين.

  • التفكير في كيفيه تغيير عدد الموارد لمدد عند وضع الموارد المتعددة علي مهمة ، ستتوقع تقصير مده المهمة. ولكن، في العديد من الحالات، قد يؤدي تعيين عدة أشخاص للعمل على مهمة إلى حدوث تأثير عكسي. فقد يؤدي ذلك إلى زيادة التكاليف والمراسلات وأمور أخرى تتسم بعدم الكفاءة. على سبيل المثال، لا تؤدي مضاعفة عدد المهندسين العاملين على تصميم جسر تعرفة مرورية جديد إلى تنفيذ المشروع بشكل أسرع. يسمح لك Project بالتحكم في ما يحدث لمدد المهام بعد إضافة المهام.

  • ضع في اعتبارك كيفيه تاثير قدرات الشخص علي مدد المهام بإمكان تجربه الشخص ان تؤثر مباشره علي مده المهمة. قدl تتوقع أن يقوم شخص يتمتع بخبرة خمس سنوات بإكمال مهمة خلال فترة زمنية أقل مقارنة بشخص لا تتجاوز خبرته السنتين.

إذا كنت مدير مشروع مدير عندما تكون المشاريع أكبر ، هناك المزيد من الأمور التي يجب التفكير فيها. أنت تقلق الآن في استخدام الموارد في الأقسام الأخرى والواجبات التي تقوم بالتوظيف وتعقب المئات أجرا أشخاص "العمل" وإنشاء تقارير للمديرين التنفيذيين وغيرها من الكومبليكسيتيس الأخرى. الحظ ، تتوفر في Microsoft Project أدوات الخبير التي ستحتاجها.

إليك بعض التلميحات التي تساعدك على تنمية خبراتك.

  • مراجعه تقديرات المدة وتحسينها    استخدم المعلومات التي تجمعها حول مشروعك الحالي ومشاريعك المشابهة لتحسين تقديرات المدة. تعتمد دقه تقديرات متطلبات الموارد (وتكاليف المشروع النهائية) علي دقه تقديرات مدد المهام.

  • تعقب تقدم الموارد    تاكد من إرسال الأشخاص الموجودين علي المشروع في تحديثات حاله المهام العادية. تساعدك طرق العرض والتقارير في Microsoft Project علي عدم فقدان تعقب ما يقوم به الجميع.

  • تحديد مشاكل التحميل الزائد للموارد    يمكن ان يساعدك Project في تحديد الوقت الذي يعمل فيه الأشخاص علي عدد كبير جدا من المهام في الوقت نفسه.

  • راقب الخط الأساسي    توفر لك الخطوط الأساسية لقطة لمشروعك بحيث يمكنك مقارنة التقدم الحالي مع ما خططت له منذ البداية.

  • توزيع العمل بواسطة التسوية    عندما يعمل الأشخاص علي عدد كبير جدا من المهام في الوقت نفسه ، يمكن ل Project ضبط الواجبات إلى حمل عمل أكثر واقعيه. تعد تعيينات الموارد الخاصة بالتسوية أحدي طرق التحميل.

  • تصدير بيانات المشروع إلى Excel للحصول علي مزيد من التحليل يمكن ان يساعدك Excel عندما تحتاج إلى المزيد من التحليل لمعلومات المشروع. علي سبيل المثال ، يمكنك تصدير معلومات المهام والموارد إلى Excel للحصول علي تقارير القيمة المكتسبة المتقدمة ، ثم عرض المعلومات باستخدام خطوط المؤشرات للاطلاع علي كيفيه انفاق التكاليف بالنسبة إلى مقدار العمل المكتمل.


    استخدام خطوط المؤشرات في إدارة المشاريع
    قطار الموظفين باستخدام مهارات جديده    للمؤسسات الكبيرة والاستثمار المالية والمال لتدريب الموظفين لديهم علي المهارات الجديدة والعمل عبر بيئات متنوعة. يمكن ان يكون التدريب الحالي للموظفين طريقه فعاله لتحسين الأداء من تقديم أشخاص جدد.

الخطوة 1: إضافة أشخاص إلى مشروع

إضافة أشخاص إلى مشروعك

إنك تحتاج إلى إضافة أشخاص وموارد أخرى أيضاً قبل تعيينها للعمل على المهام. بإمكان الموارد الأخرى أن تتضمّن موارد مادية مثل الأسمنت أو الطلاء، أو موارد تكاليف مثل أجرة السفر أو تكلفة الطعام.

تغيير أيام العمل لتقويم المشروع

بعد أضافه الأشخاص إلى مشروع ، عدل تقويمات العمل الخاصة بهم لتاخذ وقت عملهم. يفترض Project ان معظم الأشخاص يعملون بالأسبوع القياسي ، من الاثنين إلى الجمعة ، 8 صباحا إلى 5 م ولكن ليس عليك التزام بجدول العمل هذا.

إضافة أيام العطل والإجازات

يحتاج الجميع إلى إجازات. ويتعرض الجميع للمرض. ويستمتع الجميع بأيام العطلة. لذلك تعلّم كيفية أخذ هذا الوقت غير المجدول في الاعتبار بإضافته إلى الجدول الزمني.

مشاركة الأشخاص باستخدام تجمع موارد

يمكنك إضافة أشخاص إلى مشروعك من تجمع موارد. يتيح لك تجمع الموارد الاحتفاظ بكل المعلومات المتعلقة بالأشخاص في ملف واحد في Project يمكن استخدامه كجزء من المشاريع الرئيسية.

إخفاء عمود معلومات حساسة

يمكنك إضافة معلومات حساسة كالرواتب وأرقام الهواتف إلى مشروع، غير أنه يمكنك إخفاء هذه المعلومات من طرق العرض، دون فقدان المعلومات.

أعلى الصفحة

الخطوة 2: تعيين أشخاص وموارد أخرى إلى المهام

تعيين أشخاص للعمل على المهام

بعد الانتهاء من إضافة المهام إلى جدولك، يمكنك البدء بتعيين أشخاص للعمل عليها.

عرض إتاحة المورد وأحمال العمل الخاصة به

يمكنك العثور علي موارد محمله تحميلا زائدا أو أونديرالوكاتيد في مشروع أو عبر المشاريع ، ومعرفه ما إذا كانت الواجبات التي أجريتها أدت إلى حدوث اي تعارضات.

إظهار أسماء المهام إلى جانب أشرطة مخطط جانت

يمكنك فهم مخططات جانت بسهولة أكبر إذا ظهرت أسماء المهام إلى جانبها. ويعتبر هذا الأمر مساعداً في التقارير والاجتماعات.

إدخال تكاليف للأشخاص والمواد

عندما تضيف أشخاصاً إلى مشروع، ستضيف التكاليف إليهم. بعد ذلك، عندما تعيّن أشخاصاً للعمل على المهام، يحسب Microsoft Project تلقائياً تكلفة المشروع.

التحقق من تحديثات الحالة

إذا قام الأشخاص بإدخال حاله العمل الخاصة بهم في project Web App ، فيمكنك الاطلاع علي التغييرات التي تمت علي الجدول في project.

إزالة شخص من المشروع

يتوقف بعض الأشخاص عن العمل على المشاريع أو يغادرون الشركة، أو، ربما هناك أشخاص لم يكونوا موجودين إطلاقاً في المقام الأول، بسبب خطأ إملائي في كتابة أسمائهم. ولهذه الأسباب كلها، قد تحتاج إلى إزالة أشخاص من المشروع.

أعلى الصفحة

الخطوة 3: إدارة الأشخاص والموارد الأخرى

اختيار طريقة العرض المناسبة لعرض الموارد

بعد تعيين أشخاص للعمل على مهام وبعد بدء العمل، استخدم طرق العرض العديدة المتوفرة في Project لمراقبة التقدم الذي يحققه هؤلاء الأشخاص وإدخال تغييرات على الجدول.

تغيير مدة إحدى المهام

يمكن تقصير مدد المهام من أجل معالجة المشاكل المتعلقة بحمل العمل.

توزيع العمل لتسهيل حمل العمل لدى الأشخاص

عندما يعمل الأشخاص في مشروعك على عدد كبير من التعيينات في الوقت نفسه، يمكنك السماح لبرنامج Project بتوزيع العمل بطريقة متساوية أكثر.

تغيير إعداد الجدولة المعتمدة على المجهود لأنواع المهام

عندما تضيف أشخاصاً إلى مهمة أو تزيلهم منها، يقوم Project بإطالة مدة المهمة أو تقصيرها. هذا ما يُعرف بالجدولة المعتمدة على المجهود. إذا كنت لا تريد تغيير مدة المهمة، فيمكنك تغيير الإعداد المعتمد على المجهود للمهمة.

مراجعة تقدم الجدول

لا يُعد تعقب العمل على أحد المشاريع ضرورياً فقط لضمان انتهاء مشروعك في الوقت المحدد. بل يسمح لك أيضاً بأن تتعلّم من الأخطاء التي حصلت في مشروع والنجاحات التي حققها.

حفظ خط أساس

عندما يسألك رئيسك عن مدى تقدم المشروع مقارنةً بالخطة الأساسية، فإن آخر ما قد ترغب في قوله هو أنك لا تعلم. ويمكنك تجنب ذلك بتعيين أساس كلقطة سريعة للجدول الأصلي قبل بدء المشروع.

عرض تقرير المشروع حول التقدم الذي حققه الأشخاص

يمكنك إنشاء تقارير رسومية وتخصيصها لعمليات التقدم الحاصلة في المشروع. ويمكنك عرض هذه التقارير في Project أو تصديرها إلى تطبيقات أخرى مثل PowerPoint أو Excel أو Word.

العودة إلى خريطة طريق إدارة المشروع

تعزيز مهارات Office
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×