هدف إدارة المشروع: إضافة أشخاص وتعيينهم إلى مهام

هام: تمت ترجمة هذه المقالة ترجمة آلية، راجع إقرار إخلاء المسؤولية. يرجى الاطلاع على النسخة الإنجليزية من هذه المقالة. هنا للرجوع إليها.

إضافة موارد إلى المشروع

عندما تعيّن أشخاصاً للعمل على مشروعك، ثمة أمران يجب أخذهما في الاعتبار:

  1. إنك تحتاج إلى إضافة أشخاص إلى جدول مشروعك قبل . . .

  2. يمكنك تعيينهم للعمل على المهام.

يشكّل هذا الاختلاف مصدر إرباك شائعاً عند استخدام أي برنامج لإدارة المشاريع.

للاطلاع على المزيد من المقالات في هذه السلسلة من الدلائل الإرشادية حول إدارة المشاريع، راجع خريطة طريق إدارة المشروع.

تلميحات حول إدارة المشاريع يجب أخذها في الاعتبار قبل البدء...

إذا لم تكن ملماً بشكل كافِ بإدارة المشاريع إذا لم تكن ملماً بشكل كافِ بإدارة المشاريع، فقد تدرك أن هناك أمور أخرى من المفترض أن يساورك القلق بشأنها تتجاوز إضافة المهام، مثل عدد الأشخاص الذين يجب تعيينهم للعمل على تلك المهام، وكيفية حساب أيام العطل والإجازات للأشخاص، وكيفية وضع المعلومات الشخصية مثل أرقام الهواتف وعناوين البريد الإلكتروني ومعلومات الرواتب ومكان وضعها.

إليك بعض التلميحات لمساعدتك على البدء.

  • تعرّف على أنواع الموارد التي يمكنك تعيينها للمهام    بعد الانتهاء من جمع المعلومات التي تحتاج إليها حول مهام المشروع، حدد أنواع الموارد التي ستحتاج إليها.

    • موارد الأشخاص    إنها الموارد التي نفكّر فيها عادةً عند العمل على المهام. يطلق مدراء المشاريع في بعض الأحيان التسمية "موارد العمل" على هذه الموارد، بخلاف المواد والمعدات.

    • موارد المؤسسات    هذه الموارد هي موارد العمل التي تتم إدارتها ومشاركتها عبر المؤسسة. تُستخدم موارد المؤسسات مع Project Professional.

    • الموارد المادية    تتضمّن هذه الموارد أجهزة الكمبيوتر أو الأجهزة المستخدمة لإكمال العمل على المهام.

    • الموارد العامة    تحدد هذه الموارد متطلبات التوظيف للمهام وليس لأشخاص فرديين، مثل النجارين أو المطورين.

  • دراسة كيفية تغيير المدد بواسطة عدد الموارد عندما تضع عدة موارد للعمل على مهمة، قد تتوقع تقليص مدة المهمة. ولكن، في العديد من الحالات، قد يؤدي تعيين عدة أشخاص للعمل على مهمة إلى حدوث تأثير عكسي. فقد يؤدي ذلك إلى زيادة التكاليف والمراسلات وأمور أخرى تتسم بعدم الكفاءة. على سبيل المثال، لا تؤدي مضاعفة عدد المهندسين العاملين على تصميم جسر تعرفة مرورية جديد إلى تنفيذ المشروع بشكل أسرع. يسمح لك Project بالتحكم في ما يحدث لمدد المهام بعد إضافة المهام.

  • دراسة كيفية تأثير قدرات الشخص في مدد المهمة بإمكان خبرة الشخص أن تؤثر في مدة المهمة بشكل مباشر. قدl تتوقع أن يقوم شخص يتمتع بخبرة خمس سنوات بإكمال مهمة خلال فترة زمنية أقل مقارنة بشخص لا تتجاوز خبرته السنتين.

إذا كنت مدير مشروع يتمتع بالحنكة مع ازدياد حجم المشاريع، يزداد عدد الأمور التي يجب عليك التفكير فيها. الآن، يساورك القلق بشان استخدام الموارد في أقسام أخرى، وتوظيف الموردين، وتعقب عمل مئات الأشخاص، وإنشاء التقارير للتنفيذيين، وتعقيدات أخرى عديدة لم تفكّر حتى بها بعد. لحسن الحظ، يتضمّن Microsoft Project أدوات الخبراء التي تحتاج إليها.

إليك بعض التلميحات التي تساعدك على تنمية خبراتك.

  • sمراجعة تقديرات الوقت وتحسينها    استخدم المعلومات التي جمعتها حول مشروعك الحالي ومشاريع مماثلة لتحسين تقديرات الوقت. تتوقف دقة تقديراتك المتعلقة بمتطلبات الموارد (وبشكل أساسي تكاليف المشروع) إلى حد كبير على دقة تقديرات مدة المهة.

  • تعقب تقدم الوارد    تأكد من قيام الأشخاص العاملين في المشروع بإرسال تحديثات منتظمة حول حالة المهام. تساعدك طرق العرض والتقارير في Microsoft Project على تعقب كل المهام التي يقوم بها كل شخص.

  • تحديد مشاكل التحميل الزائد للموارد    بإمكان Project أن يساعدك على معرفة متى يقوم عدة أشخاص بالعمل على عدد كبير من المهام في الوقت نفسه.

  • راقب الخط الأساسي   

  • توفر لك الخطوط الأساسية لقطة لمشروعك بحيث يمكنك مقارنة التقدم الحالي مع ما خططت له منذ البداية.

  • توزيع العمل من خلال التسوية    عندما يعمل الأشخاص على عدد كبير من المهام في الوقت نفسه، بإمكان Project ضبط التعيينات للوصول إلى حمل عمل أكثر واقعية. تعتبر تسوية تعيينات الموارد طريقة لتسوية التحميل.

  • تصدير بيانات المشروع إلى Excel لتمكين المزيد من التحاليل بإمكان Excel أن يساعدك عندما تحتاج إلى إجراء المزيد من التحاليل لمعلومات Project. على سبيل المثال، يمكنك تصدير معلومات المهام والموارد إلى Excel للحصول على تقارير متقدمة حول القيمة المكتسبة، ثم عرض المعلومات باستخدام خطوط المؤشرات للاطلاع على كيفية إنفاق التكاليف بالنسبة إلى كمية العمل المنجز.

    استخدام خطوط المؤشرات في إدارة المشاريع

    تدريب الموظفين لاكتساب مهارات جديدة    تعمل المؤسسات الكبيرة على استثمار الوقت والمال لتدريب موظفيها لتمكينهم من اكتساب مهارات جديدة والعمل عبر بيئات متنوعة. من شأن تدريب الموظفين الحاليين أن يكون طريقة فعالة التكلفة لتحسين أداء الموظفين بدلاً من توظيف آخرين جدد.

الخطوة 1: إضافة أشخاص إلى مشروع

إضافة أشخاص إلى مشروعك

إنك تحتاج إلى إضافة أشخاص وموارد أخرى أيضاً قبل تعيينها للعمل على المهام. بإمكان الموارد الأخرى أن تتضمّن موارد مادية مثل الأسمنت أو الطلاء، أو موارد تكاليف مثل أجرة السفر أو تكلفة الطعام.

تغيير أيام العمل لتقويم المشروع

بعد إضافة أشخاص إلى مشروعك، يمكنك تعديل تقويمات العمل الخاصة بهم لأخذ وقت العمل في الحسبان. يفترض Project أن كل الأشخاص يعملون خلال أيام أسبوع قياسي يمتد من الاثنين إلى الجمعة، من الثامنة صباحاً وحتى الخامسة من بعد الظهر. ولكن لا يتعيّن عليك الالتزام بجدول العمل هذا.

إضافة أيام العطل والإجازات

يحتاج الجميع إلى إجازات. ويتعرض الجميع للمرض. ويستمتع الجميع بأيام العطلة. لذلك تعلّم كيفية أخذ هذا الوقت غير المجدول في الاعتبار بإضافته إلى الجدول الزمني.

مشاركة الأشخاص باستخدام تجمع موارد

يمكنك إضافة أشخاص إلى مشروعك من تجمع موارد. يتيح لك تجمع الموارد الاحتفاظ بكل المعلومات المتعلقة بالأشخاص في ملف واحد في Project يمكن استخدامه كجزء من المشاريع الرئيسية.

إخفاء عمود معلومات حساسة

يمكنك إضافة معلومات حساسة كالرواتب وأرقام الهواتف إلى مشروع، غير أنه يمكنك إخفاء هذه المعلومات من طرق العرض، دون فقدان المعلومات.

أعلى الصفحة

الخطوة 2: تعيين أشخاص وموارد أخرى إلى المهام

تعيين أشخاص للعمل على المهام

بعد الانتهاء من إضافة المهام إلى جدولك، يمكنك البدء بتعيين أشخاص للعمل عليها.

إظهار أسماء المهام إلى جانب أشرطة مخطط جانت

يمكنك فهم مخططات جانت بسهولة أكبر إذا ظهرت أسماء المهام إلى جانبها. ويعتبر هذا الأمر مساعداً في التقارير والاجتماعات.

إدخال تكاليف للأشخاص والمواد

عندما تضيف أشخاصاً إلى مشروع، ستضيف التكاليف إليهم. بعد ذلك، عندما تعيّن أشخاصاً للعمل على المهام، يحسب Microsoft Project تلقائياً تكلفة المشروع.

التحقق من تحديثات الحالة

بعد قيام الأشخاص بإدخال حالة عملهم، يمكنك رؤية تغييرات الجدول في Project.

إزالة شخص من المشروع

يتوقف بعض الأشخاص عن العمل على المشاريع أو يغادرون الشركة، أو، ربما هناك أشخاص لم يكونوا موجودين إطلاقاً في المقام الأول، بسبب خطأ إملائي في كتابة أسمائهم. ولهذه الأسباب كلها، قد تحتاج إلى إزالة أشخاص من المشروع.

أعلى الصفحة

الخطوة 3: إدارة الأشخاص والموارد الأخرى

اختيار طريقة العرض المناسبة لعرض الموارد

بعد تعيين أشخاص للعمل على مهام وبعد بدء العمل، استخدم طرق العرض العديدة المتوفرة في Project لمراقبة التقدم الذي يحققه هؤلاء الأشخاص وإدخال تغييرات على الجدول.

تغيير مدة إحدى المهام

يمكن تقصير مدد المهام من أجل معالجة المشاكل المتعلقة بحمل العمل.

توزيع العمل لتسهيل حمل العمل لدى الأشخاص

عندما يعمل الأشخاص في مشروعك على عدد كبير من التعيينات في الوقت نفسه، يمكنك السماح لبرنامج Project بتوزيع العمل بطريقة متساوية أكثر.

تغيير إعداد الجدولة المعتمدة على المجهود لأنواع المهام

عندما تضيف أشخاصاً إلى مهمة أو تزيلهم منها، يقوم Project بإطالة مدة المهمة أو تقصيرها. هذا ما يُعرف بالجدولة المعتمدة على المجهود. إذا كنت لا تريد تغيير مدة المهمة، فيمكنك تغيير الإعداد المعتمد على المجهود للمهمة.

مراجعة تقدم الجدول

لا يُعد تعقب العمل على أحد المشاريع ضرورياً فقط لضمان انتهاء مشروعك في الوقت المحدد. بل يسمح لك أيضاً بأن تتعلّم من الأخطاء التي حصلت في مشروع والنجاحات التي حققها.

حفظ خط أساس

عندما يسألك رئيسك عن مدى تقدم المشروع مقارنةً بالخطة الأساسية، فإن آخر ما قد ترغب في قوله هو أنك لا تعلم. ويمكنك تجنب ذلك بتعيين أساس كلقطة سريعة للجدول الأصلي قبل بدء المشروع.

التواصل مع الفريق

بعد إدخال تغييرات على جدول أحد الأشخاص، يمكنك تبليغه بتلك التغييرات بحيث لا يتم فقدان المعلومات.

عرض تقرير المشروع حول التقدم الذي حققه الأشخاص

يمكنك إنشاء تقارير رسومية وتخصيصها لعمليات التقدم الحاصلة في المشروع. ويمكنك عرض هذه التقارير في Project أو تصديرها إلى تطبيقات أخرى مثل PowerPoint أو Excel أو Word.

إجراء محادثة مراسلة فورية مع أحد أعضاء فريق المشروع باستخدام Lync

عندما تتوارد الأسئلة حول مهمة ما، يوفر لك Project الآن عدة طرق للحصول على الأجوبة الفورية. مرّر الماوس فوق اسم، وانقر فوق إرسال رسالة فورية لبدء جلسة رسائل فورية في Lync.

العودة إلى خريطة طريق إدارة المشروع

ملاحظة: إقرار إخلاء المسؤولية للترجمة الآلية: تمت ترجمة هذه المقالة بواسطة نظام كمبيوتر دون تدخل العامل البشري. توفر Microsoft هذه الترجمات الآلية لمساعدة المستخدمين الذين لا يتحدثون الإنجليزية على استخدام منتجات Microsoft، وخدماتها، وتقنياتها والاستمتاع بها. قد تحتوي هذه المقالة على أخطاء في المفردات، أو بناء الجملة، أو القواعد نظرًا لترجمتها آليًا.

توسيع المهارات
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×