نقل البيانات من Excel الي Access

هام: تمت ترجمة هذه المقالة ترجمة آلية، راجع إقرار إخلاء المسؤولية. يرجى الاطلاع على النسخة الإنجليزية من هذه المقالة. هنا للرجوع إليها.

تشرح هذه المقاله كيفيه نقل البيانات من Excel الي Access و# تحويل البيانات الي جداول العلائقيه ب# حيث يمكنك استخدام Microsoft Office Excel و Access معا. ل# تلخيص، Access الافضل ل# التقاط، و# تخزين الاستعلام و# مشاركه البيانات، و# الافضل Excel ل# حساب و# تحليل تمثيل البيانات.

مناقشه مقالتين استخدام Access او Excel ل# اداره البيانات و# اسباب "العشره الاوائل" ل# استخدام Access مع Excel، ما هو برنامج ملاءمه ل# مهمه معينه و# كيفيه استخدام Excel و Access معا ل# انشاء حل ذلك قابلا ل# التنفيذ.

في هذه المقالة

جوهر قواعد البيانات العلائقيه و# انشاء نماذج بيانات

مكونات جدول علائقي

ما هو التسويه؟

يمكن ان تكون الجداول في نماذج العادي مختلفه

العلاقات و# المفاتيح

تكامل البيانات و# صلاحيتها

تلخيص

الخطوات الاساسيه ل# نقل البيانات من Excel الي Access

الخطوه 1: استيراد بيانات من Excel الي Access

تلقائيا ب# الحاق بيانات ب# طريقه سهله

الخطوه 2: تسويه البيانات ب# استخدام "معالج محلل الجداول"

الخطوه 3: ربط ل# الوصول الي البيانات من Excel

الحصول علي البيانات في Access

جوهر قواعد البيانات العلائقيه و# انشاء نماذج بيانات

العديد من ملفات البيانات، ب# ما في ذلك Excel، تسمي ملفات مسطحه. هذه الملفات في اغلب الاحيان كبيره و# تحتوي علي البيانات المكرره و# الاعمده التي نادرا ما يتم استخدام العديد من قيم فارغه. قد ترث هذه الملفات من النظام او مستخدم اخر، او انها قد يكون لديك تطور هذه الطريقه كما تمت اضافه الاعمده مع مرور الوقت ل# تلبيه متطلبات تغيير. علي الرغم من انه يعمل تنظيم البيانات في ملف ثابت ل# غرض معين، لم يكن مرنه، و# التي يمكنك من الصعب علي الاجابه علي الاسئله المتوقعه حول بياناتك.

ملف ثابت

الحل اثبتتا ب# خزانه ملفات مسطحه قاعده بيانات علائقيه. الوصول الي برنامج قواعد بيانات علائقيه و# يعمل ب# شكل افضل عند جداول مصممه ايضا ب# العلاقات التي تتوافق مع الي نموذج قاعده بيانات ارتباطيه.

اعلي الصفحه

مكونات جدول علائقي

في قاعده بيانات ارتباطيه مصممه ب# شكل جيد، كل جدول عباره عن مجموعه من الصفوف و# الاعمده المتعدده مسمي الذي يقوم ب# تخزين معلومات حول موضوع واحد، مثل الموظفين. كل عمود الجدول فريد يحمل الاسم و# يحتوي علي معلومات حول الموضوع، مثل الاسم الاول ل# الموظف و# العنوان. صفوف الجدول تحتوي علي تكرارات الموضوع، مثل كافه الموظفين الحالي في الشركه. قيمه واحده مخزنا في تقاطع الصفوف و# الاعمده، و# هو حقيقه واحد، مثل "الدمام". و# اخيرا، يمكنك اعاده ترتيب الصفوف و# الاعمده دون تغيير معني الجدول.

جدول علائقي

1. جدول يمثل موضوع واحد — الشخص او مكان، الشيء، الحدث او مفهوم

2. كل صف فريده و# يحتوي علي مفتاح اساسي، مثل رقم الشاره

3. كل عمود يحتوي علي اسم فريد و# القصيره و# ذات معني

4. تشبه كافه القيم في عمود في معني و# تنسيقها

5. كل قيمه في الجدول (مكافئ ل# خليه في Excel) يمثل fact مفرده

اعلي الصفحه

ما هو التسويه؟

ل# سوء الحظ، جدول علائقي مصممه ب# شكل جيد لا فقط تلقائيا يحدث في قاعده بيانات Access. يجب استخدام اسلوب ل# تحليل البيانات ب# خزانه ملفات مسطحه و# ل# اعاده ترتيب البيانات من جدول الي مجموعتين او جداول مرتبطه. يتم استدعاء هذا الاسلوب التسويه. في عمليه خطوه ب# خطوه، يمكنك تقسيم جدول واحد الي جداول اصغر عمودين او اكثر ب# ازاله قيم مكرره في عمود، و# ازاله بيانات متكرره من الصفوف و# اضافه المفاتيح الاساسيه (حقل يعرف كل سجل في جدول ب# شكل فريد) و# المفاتيح الخارجيه (حقل الذي يحتوي علي القيم الموجوده في حقل مفتاح اساسي في جدول مرتبط) تعريف العلاقات بين الجداول الجديده.

رسم تخطيطي علائقي

1. جدول علائقي

2. اسماء الاعمده

3. مفتاح اساسي

4. مفتاح خارجي

5. خطوط العلائقيه و# الرموز

اعلي الصفحه

يمكن ان تكون الجداول في نماذج العادي مختلفه

يمكن ان يكون جدول في احد مختلفه الاربعه النماذج العاديه: صفر و# الاول و# الثاني و# الثالث. تصف كل نموذج الدرجه التي تنظيم البيانات في جدول و# يمكن استخدامها ب# نجاح في قاعده بيانات علائقيه. صفر نموذج عادي علي الاقل منظمه و# نموذج عادي الثالث هو الاكثر فعاليه منظما.

صفر نموذج عادي    واحد تسجيل جدول موجود في حاله علي الاقل منظمه، المعروفه ب# اسم "صفر العادي النموذج،" عندما عمود واحد او اكثر تحتوي علي قيم "غير-الذريه"، مما يعني انه يتم احتوائها قيم متعدده في خليه واحده. علي سبيل المثال، قد تحتوي عنوان عميل عنوان شارع (علي سبيل المثال، حفظ Harvard 2302)، و# مدينه، و# حاله و# رمز بريدي (ZIP). وب# شكل مثالي، كل من هذه العناصر عنوان مخزنه في اعمده منفصله. ك# مثال اخر، اسماء عمود يحتوي علي كامل، مثل "قائمه الافقيه، يالي" او "اجلال نعيمه" يجب ان تكون تقسيمه الي اعمده منفصله ل# الاول و# اسم العائله. تخزين الاول و# اسم العائله في اعمده مختلفه من الافضل تساعدك في العثور علي و# اعمل علي فرز البيانات ب# سرعه.

تسجيل اخر من البيانات في نموذج الصفريه العادي عند انه يحتوي علي معلومات حول مواضيع مختلفه، مثل مندوبي المبيعات، و# المنتجات و# العملاء و# اوامر. كلما امكن، يجب فصل البيانات في جداول منفصله ل# كل موضوع.

نموذج عادي الاول    يتم جدول في النموذج العادي الاول عند كل عمود يحتوي علي قيم الذريه، و# لكن بعض البيانات المكرره، ك# معلومات مندوب المبيعات او العملاء ل# كل جزء من امر تحتوي علي عمود واحد او اكثر. علي سبيل المثال، اجلال نعيمه، و# يتم تكرار خمس مرات في ورقه العمل ل# ان يمتلك الطلبيتين مختلفه (اي مع ثلاثه المنتجات و# واحد مع منتجات عمودين).

نموذج العادي الثاني    يكون جدول في النموذج العادي الثاني عند تمت ازاله البيانات المكرره، و# لكن اما لا تعتمد علي المفتاح الاساسي ب# عمود واحد او اكثر او تحتوي علي قيم محسوبه (مثل السعر * الخصم).

نموذج عادي الثالث    جدول في نموذج عادي الثالث عند المستنده الي كل الاعمده في الجدول فقط علي المفتاح الاساسي. كما هو مبين في الصوره التاليه، المخزنه في جداول منفصله معلومات المورد و# المنتج و# يتم ضم علي بحث الي حقل "معرف المورد" في جدول الموردين.

يمكنك تقديم الجداول في صفر، النموذج العادي الاولي و# الثانيه مشاكل عندما تريد تغيير البيانات. علي سبيل المثال، يتم تحديث القيم المكرره الاسئله عمليه بالغه وقتا طويلا. كل مره يتم فيها تحديث قيمه، تحتاج الي التحقق مما اذا كانت كل صف بعد الاخر يحتوي علي تلك القيمه نفسها. هذا يضيع الوقت و# تكون عمليه عرضه ل# خطا. علاوه علي ذلك، يكون من الصعب فاعليه فرز و# تصفيه الاعمده التي تحتوي علي قيم مكرره. الجداول في نموذج عادي الاولي و# الثانيه تحسين كبيره عبر الصفريه نموذج عادي، و# لكن قد لا تزال تكون مشكله عند ادراج او تحديث او حذف البيانات.

عندما تنتقل من خلال عمليه تسويه البيانات، تحويل جدول من نموذج السفلي الي نموذج اعلي حتي تصبح كافه الجداول في نموذج عادي الثالث. في معظم الحالات، النموذج العادي الثالث تعتبر مثاليه ل# انه:

  • يمكنك ازاله مشاكل التعديل عند ادراج بيانات او حذفها او تحديث.

  • يمكن المحافظه علي تكامل البيانات ب# استخدام قواعد الاعمال و# القيود المفروضه علي البيانات.

  • يمكنك الاستعلام البيانات الموجوده في مجموعه متنوعه من الطرق ل# الاجابه علي اسئلتك.

اعلي الصفحه

العلاقات و# المفاتيح

قاعده بيانات ارتباطيه معرفه جيدا تحتوي علي جداول متعدده، كل في نموذج عادي الثالث، و# لكن هناك ايضا العلاقات بين هذه الجداول التي تساعد علي تجميع البيانات معا. علي سبيل المثال، اقسام تنتمي الي الموظفين و# التي تم تعيينها الي المشاريع، مشاريع لديك المهام الفرعيه، و# المهام الفرعيه يملكها الموظفين و# اقسام اداره المشاريع. في هذا السيناريو، يتعين قاعده بيانات ارتباطيه الجداول الاربعه المعرفه من قبل: الموظفين، و# المشاريع و# المهام الفرعيه و# الاقسام، و# مع كل واحد من هذه علاقات المفاتيح المعرفه من قبل: تنتمي اليها، و# التي تم تعيينها الي، لديك، ف# يملكهاو# ادارتها.

هناك ثلاثه انواع من علاقات:

  • واحد ل# واحد (1:1)    علي سبيل المثال، يتضمن كل موظف الي معرف فريد شاره، و# كل شاره معرف يشير الي موظف فريده.

  • راس ب# اطراف (1:M)    علي سبيل المثال، يتم تعيين كل موظف قسم واحد، و# لكن ب# قسم يحتوي علي عدد الموظفين. تسمي ايضا علاقه اصل-تابع.

  • راس ب# اطراف (M:M)    علي سبيل المثال، يمكنك تعيين احد موظفين ل# العديد من المشاريع، و# يكون عدد الموظفين المعينه ل# كل مشروع. لاحظ ان جدول خاص، يسمي جدول ربط، غالبا ما يتم استخدامه ل# انشاء علاقه راس ب# اطراف بين كل جدول في النموذج ثالثا العادي ل# مجموع من الجداول الثلاثه التي تشكل علاقه راس ب# اطراف معا.

انشاء علاقه بين جدولين او اكثر يستند الي المفاتيح الاساسيه و# الخارجيه. مفتاح اساسي عباره عن عمود في جدول قيمها كل صف في جدول، مثل رقم الشاره او القسم رمز تعريف فريد. مفتاح خارجي عباره عن عمود في جدول قيمها هي نفسها ك# مفتاح اساسي من جدول اخر. يمكنك اعتبار مفتاح خارجي نسخه مفتاح اساسي من جدول علائقي اخر. يتم اجراء العلاقه بين جدولين عن طريق مطابقه قيم المفتاح الخارجي في جدول واحد ب# استخدام قيم المفتاح الاساسي في اخر.

علاقات المفاتيح الأساسية والمفاتيح الخارجية

اعلي الصفحه

تكامل البيانات و# صلاحيتها

بعد انشاء قاعده بيانات ارتباطيه مع كل الجداول في نموذج عادي الثالث و# العلاقات الصحيحه المعرفه من قبل، ف# قد تحتاج الي ضمان تكامل البيانات. تكامل البيانات يعني انه يمكنك ب# شكل صحيح و# متناسق التنقل العلاقات و# التعامل مع الجداول في قاعده البيانات مع مرور الوقت اثناء تحديث قاعده البيانات. ثمه القاعدتين الاساسيه في قواعد البيانات العلائقيه التي تساعد علي ضمان تكامل البيانات.

القاعده كيان    يجب ان يتضمن كل صف في جدول مفتاح اساسي و# المفتاح الاساسي يجب ان تحتوي علي قيمه. تضمن هذه القاعده ان كل صف في جدول يمكنك ب# شكل فريد و# لا يتم فقدان دون قصد. علاوه علي ذلك، كلما ادراج او تحديث او حذف البيانات، التفرد و# وجود كافه المفاتيح الاساسيه يمكن المحافظه علي.

قاعده التكامل المرجعي    تضمن هذه القاعده يتحكم القواعد الادراج و# الحذف ل# علاقه راس ب# اطراف. اذا كان جدول يحتوي علي مفتاح خارجي، يجب ان تكون كل قيمه المفتاح الخارجي اما قيمه خاليه (لا توجد قيمه) او يجب ان تتطابق مع القيم الموجوده في الجدول العلائقيه التي هذا المفتاح الخارجي مفتاح اساسي.

تحرير العلاقات

يمكنك ايضا اجراء المزيد ضمان تكامل البيانات في قاعده بيانات ارتباطيه ب# استخدام قواعد التحقق من صحه البيانات المختلفه، ب# ما في ذلك نوع بيانات (علي سبيل المثال، عدد صحيح) و# طول البيانات (مثل ك 15 حرفا او اقل)، و# تنسيق البيانات (علي سبيل المثال، العمله)، و# القيمه الافتراضيه (علي سبيل المثال، 10) و# قيود (مثل Inventory_Amt > ReOrder_Amt). قواعد التحقق من صحه البيانات هذه التاكد من ان قاعده البيانات يحتوي علي بيانات الجوده و# ايضا يتوافق مع قواعد العمل.

يكون الانتباه الي ان يتم ادخال بيانات اختلاف هام بين قاعده بيانات Access و# مصنف Excel. ادخال بيانات في ورقه عمل Excel "حر." يمكنك ادخال بيانات في اي مكان و# يمكنك التراجع عن تغيير. و# مع ذلك، قاعده بيانات Access علي هو اكثر المصنفه و# مقيده. علاوه علي ذلك، عندما تقوم ب# ادخال البيانات في جدول، التغيير ب# المرتبطه ب# قاعده البيانات. لا يمكنك التراجع عن ادخال البيانات ب# الطريقه نفسها ك Excel، علي الرغم من انه يمكنك حذف او تحديث البيانات ل# تصحيح الاخطاء اي.

اعلي الصفحه

تلخيص

تسويه البيانات الي جداول العلائقيه مع العلاقات المعرفه جيدا و# تعريف تكامل البيانات الخاصه به، تصبح اسهل ب# كثير:

  • توفير مساحه و# تحسين الاداء، ل# انه يتم فعليا ازاله البيانات المكرره و# المتكرره.

  • تحديث البيانات دقه و# الحفاظ علي تكامل البيانات.

  • فرز و# تصفيه، و# انشاء اعمده محسوبه، يمكنك تجميع، و# تلخيص البيانات.

  • الاستعلام عن البيانات في مجموعه متنوعه من الطرق ل# الاجابه علي الاسئله المتوقعه و# غير المتوقعه.

ل# التاكد، هناك هي متقدمه جوانب ل# تصميم قاعده بيانات ارتباطيه، مثل المفاتيح المركبه (مفتاح يتكون من القيم من عمودين او اكثر)، نماذج العادي اضافيه (نموذج عادي الرابع — تبعيه متعدد القيم)، و# دينورماليزيشن. و# لكن ل# معظم من البسيط الي قاعده بيانات متوسطه يحتاج، لديك معلومات اساسيه حول تصميم قاعده البيانات التي تحتاج اليها ل# فهم دراسات الحاله التاليه في هذه المقاله.

اعلي الصفحه

الخطوات الاساسيه ل# نقل البيانات من Excel الي Access

عند نقل البيانات من Excel الي Access، توجد ثلاث خطوات اساسيه ل# العمليه.

الخطوات الأساسية الثلاثة

اعلي الصفحه

الخطوه 1: استيراد بيانات من Excel الي Access

استيراد البيانات هو عمليه يمكنك كثيره اكثر سلاسه اذا يستغرق بعض الوقت ل# تحضير و# مسح البيانات. استيراد البيانات يشبه الانتقال الي صفحه رئيسيه جديده. اذا قمت ب# مسح و# تنظيم الممتلكات الخاص بك قبل نقل، تسويه في منزلك الجديد اسهل ب# كثير.

مسح البيانات قبل استيراد

قبل استيراد البيانات الي Access، في Excel من الجيد:

  • تحويل الخلايا التي تحتوي علي بيانات غير الذريه (اي قيم متعدده في خليه واحده) الي اعمده متعدده. علي سبيل المثال، خليه في عمود "مهارات" الذي يحتوي علي قيم المهاره متعدده، مثل "البرمجه، C#" "VBA البرمجه" و "تصميم ويب" يجب ان تكون الناتجه ل# الفصل بين اعمده تحتوي كل منها علي قيمه المهاره واحد فقط.

  • استخدام الامر TRIM ل# ازاله، و# اللاحقه، المسافات البادئه و# المضمن.

  • ازاله الاحرف غير المطبوعه.

  • البحث عن و# الاخطاء الاملائيه و# علامات الترقيم.

  • ازاله الصفوف المكرره او حقول مكرره.

  • تاكد من ان اعمده البيانات لا تحتوي علي تنسيقات المختلطه، لا سيما الارقام المنسقه ك# نص او تواريخ منسقه ك# ارقام.

ل# الحصول علي مزيد من المعلومات، راجع مواضيع تعليمات Excel ما يلي:

ملاحظة: اذا كانت بياناتك تنظيف احتياجات معقده، او كنت لا تملك الوقت او موارد ل# اتمته عمليه ب# نفسك، ف# يمكنك استخدام مورد الجهات الخارجيه. ل# مزيد من المعلومات، ابحث عن "برنامج تنظيف البيانات" او "جوده البيانات" ب# محرك البحث المفضله لديك في مستعرض ويب.

اختر نوع بيانات افضل عند استيراد

اثناء عمليه الاستيراد في Access، ف# قد تحتاج الي اجراء اختيارات الجيد ب# حيث تظهر اخطاء في تحويل بضع (ان وجدت) التي تتطلب تدخل يدوي. يلخص كيفيه تحويل انواع بيانات Access و# تنسيقات ارقام Excel عند استيراد البيانات من Excel الي Access الجدول التالي، و# يوفر لك بعض التلميحات حول انواع البيانات افضل ل# اختيار في "معالج استيراد جدول بيانات".

تنسيق الارقام في Excel

نوع بيانات Access

التعليقات

افضل الممارسات

نص

نص او "مذكره"

نوع البيانات نص Access تخزين بيانات ابجديه رقميه ما يصل الي 255 حرفا. نوع البيانات "مذكره" الوصول الي تخزين بيانات ابجديه رقميه الي الاعلي وصولا الي 65535 حرفا.

اختر "مذكره" ل# تجنب اقتطاع اي بيانات.

رقم، النسبه المئويه، كسر، العلمي

رقم

Access يحتوي علي اي نوع البيانات رقم تتنوع استنادا الي خاصيه "حقل الحجم" (بايت، و# عدد صحيح، عدد صحيح طويل، مفرده، مزدوجه، عشري).

اختر مزدوج ل# تجنب اي اخطاء في تحويل البيانات.

تاريخ

تاريخ

Access و Excel كليهما استخدام نفس رقم التاريخ التسلسلي ل# تخزين التواريخ. في Access، يتم اكبر نطاق التاريخ: من-657434 (يناير 1، 100 م) الي 2,958,465 (ديسمبر 31، 9999 م).

ل# ان Access لا يتعرف عليها نظام التاريخ 1904 (المستخدمه في Excel ل Macintosh)، ف# قد تحتاج الي تحويل التواريخ اما في Excel او Access ل# تجنب حدوث ارتباك.

ل# الحصول علي مزيد من المعلومات، راجع تغيير نظام التاريخ او تنسيق، او تفسير السنه رقمين و# الاستيراد او الارتباط ب# بيانات في مصنف Excel

.

اختر تاريخ.

الوقت

الوقت

Access و Excel كليهما تخزين قيم الوقت ب# استخدام نفس نوع البيانات.

اختر الوقت، و# هو عاده شكل افتراضي.

العمله و# المحاسبه

عملة

في Access، نوع بيانات العمله تخزين البيانات ك# ارقام 8 بايت ب# دقه الاربعه المنازل العشريه، و# استخدام ل# تخزين البيانات الماليه و# منع التقريب من القيم.

اختر العملات، و# هو عاده شكل افتراضي.

منطقي

نعم/لا

الوصول الي الاستخدامات-1 ل# كافه القيم "نعم" و 0 ل# كافه اي قيم، بينما يستخدم Excel 1 ل# القيم الصحيحه كافه و 0 ل# كل القيم FALSE.

اختر نعم / لا، التي تقوم ب# تحويل القيم الاساسيه تلقائيا.

ارتباط تشعبي

ارتباط تشعبي

ارتباط تشعبي في Excel و Access يحتوي علي عنوان URL او ويب يمكنك النقر فوقه و# متابعته.

اختيار ارتباط تشعبي، و# الوصول الي اي شكل اخر قد استخدم نوع البيانات "نص" ب# شكل افتراضي.

ب# مجرد البيانات في Access، يمكنك حذف بيانات Excel. لا تنس ل# نسخ احتياطي ل# مصنف Excel الاصلي اولا قبل حذفه.

ل# مزيد من المعلومات، راجع موضوع التعليمات Access الاستيراد او الارتباط ب# بيانات في مصنف Excel.

اعلي الصفحه

تلقائيا ب# الحاق بيانات ب# طريقه سهله

يملك المستخدمون Excel مشكله شائعه يتم الحاق بيانات ب# استخدام نفس الاعمده في ورقه عمل كبيره واحده. علي سبيل المثال، قد احد اصول تعقب حل ل# المشكله التي تم بدء التعامل معه في Excel و# لكنها اصبحت الان تضمين الملفات من العديد من مجموعات العمل و# الاقسام. قد تكون هذه البيانات في المصنفات و# اوراق عمل مختلفه او في الملفات النصيه التي يتم موجزات البيانات من انظمه اخري. هناك غير اي امر واجهه المستخدم او طريقه سهله ل# الحاق بيانات متشابهه في Excel.

الحل افضل تتمثل في استخدام Access، حيث يمكنك ب# سهوله استيراده و# تعديل البيانات في جدول واحد ب# استخدام "معالج استيراد جدول بيانات". علاوه علي ذلك، يمكنك الحاق كثير من البيانات في جدول واحد. يمكنك حفظ عمليات الاستيراد، و# اضافتها ك# مهام مجدوله Microsoft Office Outlook و# حتي استخدام وحدات الماكرو ل# اتمته العمليه.

اعلي الصفحه

الخطوه 2: تسويه البيانات ب# استخدام "معالج محلل الجداول"

اول نظره التنقل خلال عمليه تسويه البيانات قد يبدو مهمه صعبه. تسويه الجداول في Access ب# حسن الحظ، تنفيذ عمليه اسهل كثيرا، ف# ان شكرا ل# "معالج محلل الجداول".

معالج محلل الجداول

1. اسحب الاعمده المحدده الي جدول جديد و# انشاء علاقات ب# شكل تلقائي

2. استخدام اوامر الزر ل# اعاده تسميه جدول، و# اضافه مفتاح اساسي و# جعل عمود موجود مفتاح اساسي و# التراجع عن الاجراء الاخير

يمكنك استخدام هذا المعالج ل# القيام ب# ما يلي:

  • تحويل جدول الي مجموعه من الجداول اصغر و# انشاء علاقه مفتاح الاساسيه و# الخارجيه بين الجداول ب# شكل تلقائي.

  • اضافه مفتاح اساسي ب# حقل موجود الذي يحتوي علي قيم فريده، او انشاء حقل معرف جديد يستخدم نوع البيانات "ترقيم تلقائي".

  • انشاء علاقات ل# فرض التكامل المرجعي مع تتالي التحديثات ب# شكل تلقائي. لا تتم اضافه المتتاليه ل# حذف تلقائيا ل# منع البيانات حذف عن طريق الخطا، و# لكن يمكنك ب# سهوله اضافه المتتاليه ل# حذف لاحقا.

  • البحث في الجداول الجديده ل# البيانات المكرره او المتكرره (مثل العميل نفس ب# استخدام هاتف اخر رقمين) و# تحديث هذا كما تقتضي الحاجه.

  • انشاء نسخه احتياطيه الجدول الاصلي و# اعاده تسميته ب# الحاق "_OLD" الي اسمه. بعد ذلك، يمكنك انشاء استعلام يقوم ب# اعاده انشاء الجدول الاصلي، مع اسم الجدول الاصلي حيث يعمل اي النماذج او التقارير التي تعتمد علي الجدول الاصلي موجود ب# استخدام بنيه جدول جديد.

اعلي الصفحه

الخطوه 3: ربط ل# الوصول الي البيانات من Excel

بعد ان تم تسويه البيانات في Access و# تم انشاء استعلام او جدول التي اعاده انشاء البيانات الاصليه، امر بسيط ل# الاتصال ب# بيانات Access من Excel. البيانات الخاصه بك الان في Access ك# مصدر بيانات خارجي، و# حيث تكون متصلا ب# المصنف من خلال اتصال بيانات، و# هو حاويه الي المعلومات التي يتم استخدامها ل# تحديد موقع، تسجيل الدخول الي، و# الوصول الي مصدر بيانات خارجي. معلومات الاتصال المخزنه في المصنف و# ايضا يمكن تخزينها في ملف اتصال، مثل ملف اتصال بيانات Office (ODC) (.odc ملحق اسم الملف) او ملف "اسم مصدر البيانات" (.dsn ملحق). بعد الاتصال ب# مصدر بيانات خارجي، يمكنك ايضا تلقائيا تحديث (او) مصنف Excel من Access عند تحديث البيانات في Access.

ل# الحصول علي مزيد من المعلومات، راجع نظره عامه حول ربط البيانات (استيرادها) و# تبادل (نسخ، استيراد، تصدير) بيانات بين Excel و Access.

اعلي الصفحه

الحصول علي البيانات في Access

ياخذك هذا القسم من خلال مراحل التاليه تسويه البيانات: فصل القيم في الاعمده مندوب المبيعات و# العنوان الي اجزاء الذريه الاكثر الخاصه بهم، فصل المواضيع ذات الصله في الجداول الخاصه بهم و# النسخ و# اللصق هذه الجداول من Excel الي Access، انشاء علاقات المفاتيح بين الذي تم انشاؤه حديثا جداول Access، و# انشاء و# تشغيل استعلام بسيط في Access ل# ارجاع معلومات.

بيانات نموذجيه في نموذج غير تسويه

ورقه العمل التاليه تحتوي علي قيم غير الذريه في العمود مندوب المبيعات و# عنوان العمود. يجب ان تقسيم كل من الاعمده الي اعمده منفصله عمودين او اكثر. علي ورقه العمل هذه ايضا معلومات حول مندوبي المبيعات، و# المنتجات و# العملاء و# اوامر الشراء. هذه المعلومات يجب ايضا تقسيم اضافيه، حسب الموضوع، في جداول منفصله.

مندوب المبيعات

معرِّف الطلب

تاريخ الطلب

معرِّف المنتج

الكميه

السعر

اسم العميل

العنوان

الهاتف

قائمه الافقيه، يالي

2348

2 / 3 / 09

J-558

4

$8.50

الأصدقاء المحدودة

2302 Harvard حفظ الرياض، WA 98227

425-555-0222

قائمه الافقيه، يالي

2348

2 / 3 / 09

B-205

2

$4.50

الأصدقاء المحدودة

2302 Harvard حفظ الرياض، WA 98227

425-555-0222

قائمه الافقيه، يالي

2348

2 / 3 / 09

D-4420

5

$7.25

الأصدقاء المحدودة

2302 Harvard حفظ الرياض، WA 98227

425-555-0222

قائمه الافقيه، يالي

2349

3 / 4 / 09

C-789

3

$7.00

مطعم الربيع المزهر

7007 الخاص كورنيل سانت Redmond, WA 98199

425-555-0201

قائمه الافقيه، يالي

2349

3 / 4 / 09

C-795

6

$9.75

مطعم الربيع المزهر

7007 الخاص كورنيل سانت Redmond, WA 98199

425-555-0201

نعيمه، الين

2350

3 / 4 / 09

A-2275

2

$16.75

الشركة الوطنية

1025 كولومبيا دائره كيركلاند، WA 98234

425-555-0185

نعيمه، الين

2350

3 / 4 / 09

F-198

6

$5.25

الشركة الوطنية

1025 كولومبيا دائره كيركلاند، WA 98234

425-555-0185

نعيمه، الين

2350

3 / 4 / 09

B-205

1

$4.50

الشركة الوطنية

1025 كولومبيا دائره كيركلاند، WA 98234

425-555-0185

Hance، جيم

2351

3 / 4 / 09

C-795

6

$9.75

الأصدقاء المحدودة

2302 Harvard حفظ الرياض، WA 98227

425-555-0222

Hance، جيم

2352

3 / 5 / 09

A-2275

2

$16.75

الشركة الوطنية

1025 كولومبيا دائره كيركلاند، WA 98234

425-555-0185

Hance، جيم

2352

3 / 5 / 09

D-4420

3

$7.25

الشركة الوطنية

1025 كولومبيا دائره كيركلاند، WA 98234

425-555-0185

كوتش، بكره

2353

3 / 7 / 09

A-2275

6

$16.75

مطعم الربيع المزهر

7007 الخاص كورنيل سانت Redmond, WA 98199

425-555-0201

كوتش، بكره

2353

3 / 7 / 09

C-789

5

$7.00

مطعم الربيع المزهر

7007 الخاص كورنيل سانت Redmond, WA 98199

425-555-0201

شعبان، عمرو

2354

3 / 7 / 09

A-2275

3

$16.75

الأصدقاء المحدودة

2302 Harvard حفظ الرياض، WA 98227

425-555-0222

نعيمه، الين

2355

3 / 8 / 09

D-4420

4

$7.25

الشركة الوطنية

1025 كولومبيا دائره كيركلاند، WA 98234

425-555-0185

نعيمه، الين

2355

3 / 8 / 09

C-795

3

$9.75

الشركة الوطنية

1025 كولومبيا دائره كيركلاند، WA 98234

425-555-0185

قائمه الافقيه، يالي

2356

3 / 10 / 09

C-789

6

$7.00

الأصدقاء المحدودة

2302 Harvard حفظ الرياض، WA 98227

425-555-0222

المعلومات في الاجزاء الاصغر: البيانات الذريه

التعامل مع البيانات الموجوده في هذا المثال، يمكنك استخدام الامر " النص الي اعمده " في Excel ل# فصل اجزاء "الذريه" خليه (علي سبيل المثال، عنوان الشارع، و# المدينه و# الولايه و# الرمز البريدي) الي اعمده منفصله.

يعرض الجدول التالي الاعمده الجديده في نفس ورقه العمل بعد ان تم تقسيمها الي جعل كافه القيم الذريه. لاحظ ان المعلومات الموجوده في العمود مندوب مبيعات تم تقسيمها الي الاعمده الاسم الاول و# "اسم العائله" و# تقسيم المعلومات الموجوده في العمود العنوان الي اعمده عنوان الشارع، و# المدينه و# الولايه و# الرمز البريدي. هذه البيانات موجوده في "نموذج عادي الاول."

اسم العائلة

الاسم الأول

 

عنوان الشارع

المدينة

المحافظة

الرمز البريدي

قائمه الافقيه

يال

حفظ Harvard 2302

Bellevue

WA

98227

حاتم

الين

دائره كولومبيا 1025

كيركلاند

WA

98234

الياسر

مهدي

حفظ Harvard 2302

Bellevue

WA

98227

كوتش

بكره

Redmond سانت كورنيل 7007 الخاص

Redmond

WA

98199

شعبان

ناجي

حفظ Harvard 2302

Bellevue

WA

98227

فصل البيانات الي مواضيع منظمه في Excel

اظهار عده جداول البيانات النموذجيه التي تلي نفس المعلومات من ورقه عمل Excel بعد ان تم تقسيمها الي جداول ل# مندوبي المبيعات، و# المنتجات و# العملاء و# اوامر. تصميم الجدول غير النهائيه، و# لكنها كانت موجوده علي المسار الصحيح.

يتضمن الجدول مندوبي المبيعات فقط معلومات حول مندوبي المبيعات. لاحظ ان كل سجل يحتوي علي معرف فريد (مندوب المبيعات ID). سيتم استخدام القيمه "معرف مندوب المبيعات" في جدول الطلبات ل# توصيل اوامر ل# مندوبي المبيعات.

مندوبي المبيعات

معرف مندوب المبيعات

اسم العائلة

الاسم الأول

101

قائمه الافقيه

يال

103

حاتم

الين

105

الياسر

مهدي

107

كوتش

بكره

109

شعبان

ناجي

يحتوي جدول المنتجات علي معلومات حول منتجات فقط. لاحظ ان كل سجل يحتوي علي معرف فريد (معرف المنتج). سيتم استخدام القيمه "معرف المنتج" ل# توصيل معلومات المنتج الي الجدول "تفاصيل الطلبات".

المنتجات

معرِّف المنتج

السعر

A-2275

16.75

B-205

4.50

C-789

7.00

C-795

9.75

D-4420

7.25

F-198

5.25

J-558

8.50

جدول "العملاء" يحتوي علي معلومات حول العملاء فقط. لاحظ ان كل سجل يحتوي علي معرف فريد (معرف العميل). سيتم استخدام القيمه "معرف العميل" ل# الاتصال معلومات العميل ب# الجدول اوامر.

العملاء

معرّف العميل

الاسم

عنوان الشارع

المدينة

المحافظة

الرمز البريدي

الهاتف

1001

الأصدقاء المحدودة

حفظ Harvard 2302

Bellevue

WA

98227

425-555-0222

1003

الشركة الوطنية

دائره كولومبيا 1025

كيركلاند

WA

98234

425-555-0185

1005

مطعم الربيع المزهر

سانت كورنيل 7007 الخاص

Redmond

WA

98199

425-555-0201

جدول الطلبات يحتوي علي معلومات حول اوامر مندوبي المبيعات، و# العملاء و# المنتجات. لاحظ ان كل سجل يحتوي علي معرف فريد (معرف الطلب). بعض المعلومات في هذا الجدول ب# حاجه الي يمكن تقسيم الي جدول اضافي الذي يحتوي علي تفاصيل الطلبات ب# حيث يحتوي علي جدول الطلبات فقط اربعه اعمده — معرف الطلب فريده و# تاريخ الطلب، و# معرف مندوب المبيعات و# معرف العميل. لا بعد تقسيم الجدول الموضح هنا الي الجدول "تفاصيل الطلبات".

الطلبات

معرِّف الطلب

تاريخ الطلب

معرف مندوب المبيعات

معرّف العميل

معرِّف المنتج

الكميه

2348

2 / 3 / 09

101

1001

J-558

4

2348

2 / 3 / 09

101

1001

B-205

2

2348

2 / 3 / 09

101

1001

D-4420

5

2349

3 / 4 / 09

101

1005

C-789

3

2349

3 / 4 / 09

101

1005

C-795

6

2350

3 / 4 / 09

103

1003

A-2275

2

2350

3 / 4 / 09

103

1003

F-198

6

2350

3 / 4 / 09

103

1003

B-205

1

2351

3 / 4 / 09

105

1001

C-795

6

2352

3 / 5 / 09

105

1003

A-2275

2

2352

3 / 5 / 09

105

1003

D-4420

3

2353

3 / 7 / 09

107

1005

A-2275

6

2353

3 / 7 / 09

107

1005

C-789

5

2354

3 / 7 / 09

109

1001

A-2275

3

2355

3 / 8 / 09

103

1003

D-4420

4

2355

3 / 8 / 09

103

1003

C-795

3

2356

3 / 10 / 09

101

1001

C-789

5

يتم نقلها من جدول "الطلبات" تفاصيل الطلبات، مثل معرف المنتج و# الكميه و# تخزينها في جدول مسمي "تفاصيل الطلبات". ضع في اعتبارك ان هناك اوامر 9، حيث يكون من المناسب هناك سجلات 9 في هذا الجدول. ملاحظه ان يتضمن جدول "الطلبات" معرف فريد (معرف الطلب)، التي سيتم الاشاره الي من الجدول "تفاصيل الطلبات".

يجب ان تبدو تصميم جدول الطلبات النهائيه كما يلي:

الطلبات

معرِّف الطلب

تاريخ الطلب

معرف مندوب المبيعات

معرّف العميل

2348

2 / 3 / 09

101

1001

2349

3 / 4 / 09

101

1005

2350

3 / 4 / 09

103

1003

2351

3 / 4 / 09

105

1001

2352

3 / 5 / 09

105

1003

2353

3 / 7 / 09

107

1005

2354

3 / 7 / 09

109

1001

2355

3 / 8 / 09

103

1003

2356

3 / 10 / 09

101

1001

الجدول "تفاصيل الطلبات" لا تحتوي علي اعمده التي تتطلب قيما فريده (ب# معني، هناك غير اي مفتاح اساسي)، وب# التالي من مشكله لديك ل# اي او جميع الاعمده ل# تحتوي علي بيانات "المكرره". و# مع ذلك، يجب ان تكون ايه سجلات التاليين في هذا الجدول متطابقه تماما (تنطبق هذه القاعده علي اي جدول في قاعده بيانات). في هذا الجدول، يجب ان يكون هناك سجلات 17 — كل المطابقه ل# منتجات ب# ترتيب فرديه. علي سبيل المثال، ل# كي 2349، المنتجات C-789 الثلاثه تتالف واحد من جزاين امر ب# الكامل.

يجب ان، ل# ذلك، يظهر الجدول "تفاصيل الطلبات" مماثله ل# ما يلي:

تفاصيل الطلبات

معرِّف الطلب

معرِّف المنتج

الكميه

2348

J-558

4

2348

B-205

2

2348

D-4420

5

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

2354

A-2275

3

2355

D-4420

4

2355

C-795

3

2356

C-789

5

نسخ و# لصق بيانات من Excel الي Access

الان و# قد تم الناتجه معلومات حول مندوبي المبيعات و# العملاء، و# المنتجات، و# اوامر و# تفاصيل الطلبات الي مواضيع منفصله في Excel، يمكنك نسخ هذه البيانات في Access، حيث يصبح الجداول مباشره.

انشاء علاقات بين جداول Access و# تشغيل استعلام

بعد نقل البيانات الي Access، يمكنك انشاء علاقات بين الجداول و# قم ب# انشاء استعلامات ل# ارجاع معلومات حول مواضيع متنوعه. علي سبيل المثال، يمكنك انشاء استعلام يقوم ب# ارجاع "معرف الطلب" و# اسماء مندوبي المبيعات ل# الطلبات التي تم ادخالها بين 3 / 05 / 09 و 3 / 08 / 09.

ب# الاضافه الي ذلك، يمكنك انشاء النماذج و# التقارير ل# تسهيل عمليه ادخال البيانات و# تحليل المبيعات.

اعلي الصفحه

ملاحظة: إقرار إخلاء المسؤولية للترجمة الآلية: تمت ترجمة هذه المقالة بواسطة نظام كمبيوتر دون تدخل العامل البشري. توفر Microsoft هذه الترجمات الآلية لمساعدة المستخدمين الذين لا يتحدثون الإنجليزية على استخدام منتجات Microsoft، وخدماتها، وتقنياتها والاستمتاع بها. قد تحتوي هذه المقالة على أخطاء في المفردات، أو بناء الجملة، أو القواعد نظرًا لترجمتها آليًا.

توسيع المهارات
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×