نظرة عامة: أفضل الممارسات لإدارة كيفية استخدام الأشخاص لموقع الفريق

نظرة عامة: أفضل الممارسات لإدارة كيفية استخدام الأشخاص لموقع الفريق

إذا كنت مالكا لموقع الفريق ، فمن الأفضل إنشاء نموذج الاداره-اي نموذج لمعالجه النهج والعمليات والأدوار والمسؤوليات الخاصة بموقعك. سيساعدك نموذج علي هذا النحو للتحكم في كيفيه استخدام الأشخاص لموقعك. علي سبيل المثال ، قد ترغب في المطالبة بسحب الملفات بحيث لا يحاول العديد من الأشخاص تحرير ملف في الوقت نفسه. أو ، قد ترغب في السماح لأشخاص معينين فقط بإنشاء مواقع فرعيه. توفر هذه المقالة نظره عامه علي الأفكار وأفضل الممارسات التي يجب اعتبارها عند إنشاء هذا النموذج.

ملاحظة: إذا كنت تبحث عن خطوات حول كيفيه إنشاء موقع ، فراجع إنشاء موقع SharePoint.

ما المقصود بالاداره ؟

يشكل الجزء الهام ولكنه غالبا ما يكون بالطريقة غير المرئية من اي موقع نموذج الادارهالخاص به — مجموعه النهج والأدوار والمسؤوليات والعمليات التي تؤسسها لتحديد الطريقة التي يستخدمها الأشخاص في مجموعتك في SharePoint.

لدي العديد من المؤسسات نموذج الاداره الخاصة بالمواقع في الاداره المركزية أو مستوي مجموعه المواقع المشتركة ، التي قد يتم إنشاؤها والاحتفاظ بها بواسطة قسم تكنولوجيا المعلومات (IT) أو الفريق.

إذا كنت مالك موقع لموقع فرعي في مجموعه مواقع مشتركه ، مثل موقع الفريق ، فمن المستحسن إنشاء نموذج الاداره الإضافي الخاص بك لمعالجه المشكلات المحددة.

يسهل نموذج الاداره:

  • السماح لمستخدمي الموقع بمعرفه متى يجب عليهم إنشاء موقع فرعي جديد ، بعكس إنشاء قائمه أو محتوي موقع آخر.

  • تاكد من إيقاف المواقع الفرعية والمحتويات عندما تكون قديمه ، بدلا من استخدام مساحة التخزين وفعالية نتائج البحث.

  • تاكد من ان الأشخاص المناسبين لديهم حق الوصول إلى المحتوي المناسب.

  • السماح لمالكي موقع ويب بالتعرف علي القوالب والنسق التي يمكنهم استخدامها.

  • ملكيه انتقال الموقع بسهوله من شخص إلى آخر.

عناصر نموذج الاداره

يحتاج نموذج الاداره الخاص بك إلى معالجه المشاكل التالية:

  • إنشاء الموقع

  • أداره الأذونات

  • هندسه المعلومات

  • دوره حياه الموقع والتقاعد

  • حدود مساحة التخزين

  • تصنيف المعلومات

  • -

  • حماية البيانات

  • التنقل

  • البحث

  • الأدوار والمسؤوليات المتعلقة بدعم الموقع

قد يتم تحديد بعض هذه الاسئله بالفعل بواسطة نموذج الاداره الخاص بالموقع أو المؤسسة ، مثل مقدار مساحة التخزين المتوفرة لموقعك ، وأنواع التخصيص التي يمكنك القيام بها في شكل الموقع وأسلوب عرضه. قد لا يكون هناك حاجه للآخرين ، استنادا إلى مدي تعقيد موقع الفريق ، وعدد الأشخاص الذين استخدمته. ولكن حتى إذا لم تكن بحاجه إلى اتخاذ قرارات حول هذه المواضيع ، فمن المستحسن معرفه القرارات التي أجريتها ، بحيث يمكنك اعلام المستخدمين بالموقع وفرض النهج بشكل مناسب.

اليك بعض الأمور التي يجب أخذها في الاعتبار عندما تقوم باعداد موقع جديد.

إنشاء موقع فرعي

قد تحتاج إلى تمكين أعضاء الفريق من إنشاء مواقع فرعيه ضمن موقع الفريق لاستخدامها علي مشاريع معينه.

امكانيه الوصول إلى المواقع الفرعية الجديدة يمكن ان تكون مفيده للمجموعة ، ولكن من الممكن ان تكون عمليه إنشاء الموقع غير المقيد متاحه. عندما بروليفيراتي المواقع الفرعية بحريه ، قد تنشا مشاكل. على سبيل المثال:

  • من الصعب علي المستخدمين العثور علي الموقع الفرعي المناسب ، أو التاكد من وجودهم.

  • يمكن تكرار المعلومات في العديد من المواقع الفرعية ، باستخدام مساحة تخزين مكلفه ، والتي تتطلب جهدا متكررا للمحافظة عليها.

  • يمكن ان تتواجد معلومات خارج التاريخ في المواقع الفرعية ، ومن المحتمل ان تكون السنوات تظهر في نتائج البحث. قد يكون من الصعب معرفه الإصدار الصحيح من المعلومات.

  • يمكن ان تصبح أداره الأذونات للعديد من المواقع الفرعية الاشارا رئيسيه ، وقد يتمكن المستخدمون من الاتصال بالوصول إلى المعلومات التي لا يجب ان يكون بإمكانهم فعلا.

  • عندما يترك الموظفون المجموعة ، قد يتم التخلي عن المواقع الفرعية التي يقومون بإنشاءها ، وإنشاء نتائج البحث في المودينج والتداخل لمستخدمي الموقع المتبقيين.

يمكنك توفير الوقت والطاقة إذا قمت بتعيين بعض النهج لإنشاء الموقع التي تتناول النواحي التالية:

  • من المسموح له بإنشاء مواقع فرعيه ؟

  • هل يجب الموافقة علي مواقع فرعيه جديده مقدما ؟ إذا كان الأمر كذلك ، فما هي معايير الموافقة ، ومن يمنح الموافقة ؟

  • هل يجب ان تستخدم مواقع فرعيه جديده القوالب والنسق ؟

  • ما كميه المعلومات التي يمكن تخزينها علي الموقع ؟ أيا كانت مساحة قرص الخادم التي يمكنها الحصول عليها ؟

  • ما هي القواعد الخاصة بتضمين استراتيجيات التنقل علي الموقع ؟

  • ما المدة التي ينبغي فيها تخزين المعلومات علي المواقع الفرعية قبل حذفها أو أرشفتها ؟

راجع إنشاء موقع أو موقع فرعي للحصول علي مزيد من المعلومات.

أداره الأذونات

ان التكامل والسرية والخصوصية الخاصة بالمعلومات الهامه الخاصة بالمهام الخاصة بالمؤسسة الخاصة بك والتي يوضع علي مدي تامينك لموقعك ، بشكل خاص ، والذي تختاره لمنح حق الوصول إلى موقعك.

ان منح الوصول إلى موقعك وتقييده يسمي "أداره الأذونات" ، وهي أحدي أهم الواجبات التي قمت بها بصفتك مالك الموقع.

اليك بعض التلميحات التي يجب أخذها في الاعتبار عندما تقوم بتطوير استراتيجية الأذونات.

  • اتبع مبدا اقل الامتيازات: امنح الأشخاص ادني مستويات الأذونات التي يحتاجونها لتنفيذ المهام المعينة لهم.

  • منح الأشخاص حق الوصول باضافهم إلى المجموعات القياسية الافتراضية (مثل الأعضاء والزائرين والمالكين). اجعل معظم الأشخاص أعضاء الأعضاء أو مجموعات الزائرين ، وحدد عدد الأشخاص في مجموعه المالكين.

  • استخدام توريث الأذونات لإنشاء تسلسل هيكلي نظيف وسهل التمثيل. اي ، تجنب منح الأذونات للافراد ، بدلا من استخدام المجموعات. ببساطه ، لديك مواقع فرعيه ترث الأذونات من موقع الفريق الخاص بك ، بدلا من تعيين أذونات فريدة.

  • يمكنك تنظيم المحتوي للاستفادة من وراثة الأذونات: سيجمينتينج المحتوي الخاص بك حسب مستوي الأمان – إنشاء موقع أو مكتبه خصيصا للمستندات الحساسة ، بدلا من جعلها مبعثرة في مكتبه أكبر ومحمية بشكل فريد أذونات.

راجع التعرف علي مستويات الأذونات في SharePoint أو تحرير الأذونات لقائمه أو مكتبه أو عنصر فردي للحصول علي معلومات حول تعيين الأذونات.

هندسه المعلومات

تشبه هندسه المعلومات الخاصة بالموقع جدول محتويات الكتاب: وهو يحدد كيفيه تنظيم المعلومات الموجودة في هذا الموقع — صفحات ويب والمستندات والقوائم والبيانات ، وتقديمها لمستخدمي الموقع. غالبا ما يتم تسجيل هندسه المعلومات كقائمه هرمية لمحتوي الموقع والبحث عن الكلمات الاساسيه وأنواع البيانات والمفاهيم الأخرى.

لإنشاء هندسه معلومات ، يجب تحليل المعلومات المطلوب تقديمها في الموقع. اليك بعض الاسئله التي يمكنك استخدامها لتطوير هندسه المعلومات:

  • ما هو نوع المحتوي الذي سيتوفر لديك علي الموقع ؟ كيف سيتم الترجمة إلى المواقع الفرعية والقوائم والمكتبات وما إلى ذلك ؟

  • كيف سيتم تقديم المعلومات في الموقع ؟

  • كيف سيتمكن مستخدمو الموقع من التنقل عبر الموقع ؟

  • كيف سيتم توجيه المعلومات إلى جماعه مستهدفه معينه ؟

  • كيف سيتم تكوين البحث وتحسينه ؟

قد يتضمن جزء من هندسه المعلومات تصنيف المعلومات.

إذا كانت المعلومات التي تتعامل معها تحتوي علي قيمه عاليه للشركة ، أو تتطلب أمانا خاصا ، أو تم تغطيتها بقواعد التوافق التنظيمية ، فقد تحتاج إلى اعداد نظام تصنيف لتحديد أنواع معينه من المحتويات التي يجب ادارتها بعناية.

بعد تنظيم المعلومات في قوائم ومكتبات معينه ، يمكنك استخدام ميزات الاداره لأداره كيفيه أداره المحتوي. على سبيل المثال:

المطالبة بسحب الملفات

عند الحاجة إلى سحب ملف ، يمكنك التاكد من انه يمكن لشخص واحد فقط تحرير الملف حتى يتم إيداعه. يمنع المطالبة بسحب المستندات من اجراء تغييرات في الوقت نفسه ، مما يؤدي إلى إنشاء تعارضات التحرير والعملاء المتوقعين في الخلط. بإمكان الأمر "المطالبة بالسحب" أيضا مساعدتك في تذكير أعضاء الفريق باضافه تعليق عند إيداع ملف في ، بحيث يمكنك تعقب التغييرات التي تمت في كل إصدار بسهوله أكبر. لمزيد من المعلومات، راجع إعداد مكتبة لطلب سحب الملفات.

تعقب الإصدارات

إذا كنت بحاجه إلى الاحتفاظ بالإصدارات السابقة من الملفات ، فمن الممكن ان تساعدك المكتبات في تعقب الملفات وتخزينها واستعادتها. يمكنك اختيار تعقب كل الإصدارات بالطريقة نفسها. أو يمكنك ان تختار تعيين بعض الإصدارات كصوره هامه ، مثل أضافه فصل جديد إلى دليل ، وبعض الإصدارات الثانوية ، مثل إصلاح خطا إملائي. للمساعدة علي أداره مساحة التخزين ، يمكنك اختيار رقم كل نوع من أنواع الإصدارات التي تريد تخزينها. للحصول علي مزيد من المعلومات حول تعيين الإصدار ، راجع كيف تعمل ميزه تعيين الإصدار في قائمه أو مكتبه ؟.

يمكنك تحديد ضرورة الموافقة علي المستند. تظل المستندات في حاله معلقه حتى يتم قبولها أو رفضها من قبل شخص لديه الاذن بالقيام بذلك. يمكنك التحكم في مجموعات المستخدمين الذين يمكنهم عرض مستند قبل الموافقة عليه. يمكن ان تكون هذه الميزة مفيده إذا كانت مكتبتك تحتوي علي إرشادات أو إجراءات هامه يجب ان تكون نهائيه قبل ان يري الاخرونها. للحصول علي مزيد من المعلومات حول الموافقة علي المستند ، راجع طلب الموافقة علي العناصر في قائمه موقع أو مكتبه.

تعتمد المكتبات تقنيه RSS ، بحيث يتلقى أعضاء مجموعه العمل الخاصة بك تلقائيا التحديثات أو موجزات الاخبار والمعلومات وعرضها في موقع منضم. يمكنك استخدام تقنيه RSS لتنبيك بأي تغييرات في مكتبه ، علي سبيل المثال عند تغيير الملفات المخزنة في المكتبة. تمكن موجزات RSS أعضاء مجموعه العمل الخاصة بك من رؤية قائمه مدمجه بالملفات التي تغيرت. يمكنك أيضا إنشاء تنبيات البريد الكتروني ، بحيث يتم اعلامك عند تغيير الملفات. للحصول علي مزيد من المعلومات حول موجز ويب ل RSS ، راجع أداره موجز ويب ل rss لموقع أو مجموعه مواقع مشتركه.

يمكن لمكتبه المستندات أو نوع المحتوي استخدام مهام سير العمل التي عرفتها مؤسستك للعمليات التجارية ، مثل أداره الموافقة علي المستند أو مراجعته. تستطيع المجموعة تطبيق عمليات العمل علي مستنداتها ، المعروفة بمهام سير العمل ، التي تحدد الإجراءات التي يجب تنفيذها في تسلسل ، مثل الموافقة علي المستندات أو ترجمتها. سير العمل هو طريقه تلقائية لنقل المستندات أو العناصر عبر تسلسل من الإجراءات أو المهام. تتوفر ثلاث مهام سير العمل للمكتبات بشكل افتراضي: الموافقة ، التي تقوم بتوجيه مستند إلى مجموعه من الأشخاص للحصول علي الموافقة ؛ قم بجمع الملاحظات التي تقوم بتوجيه مستند إلى مجموعه من الأشخاص للحصول علي ملاحظات وإرجاع المستند إلى الشخص الذي بدا سير العمل كتحويل برمجي ؛ وتجمع التواقيع ، التي تقوم بتوجيه مستند إلى مجموعه من الأشخاص لجمع التواقيع الرقمية الخاصة بهم. للحصول علي مزيد من المعلومات حول مهام سير العمل ، راجع نظره عامه حول مهام سير العمل المضمنة في SharePoint

إذا كانت مجموعتك تعمل باستخدام أنواع متعددة من الملفات ، مثل أوراق العمل والعروض التقديميه والمستندات ، فيمكنك تمديد وظيفة المكتبة عن طريق تمكين أنواع محتويات متعددة وتحديدها. أنواع المحتويات أضف المرونة والتناسق في مكتبات متعددة. يمكن لكل نوع محتوي تحديد قالب وحتى عمليات سير العمل. تعمل القوالب كنقطه بداية ، للتنسيق وأي نص متداول وللخصائص التي تنطبق علي المستندات من هذا النوع ، مثل اسم القسم أو رقم العقد. للحصول علي مزيد من المعلومات حول أنواع المحتويات ، راجع مقدمه حول أنواع المحتويات ونشر نوع المحتوي

إذا كانت لديك مجموعه من الملفات الحساسة ، وقد يكون من المفيد معرفه كيفيه استخدام المستندات ، يمكنك تحديد نهج يسمح لك بتمكين تعقب الاحداث ، مثل تغييرات الملفات أو النسخ أو الحذف. للحصول علي معلومات حول اعداد التدقيق ، راجع تكوين إعدادات التدقيق لمجموعه مواقع مشتركه

دوره حياه الموقع والتقاعد

تميل المواقع مثل ووركسيتيس المستندات ومواقع المناقشات إلى التوقف عن العمل بعد الآن لأنها لم تعد مفيده ، وذلك باستخدام مساحة التخزين القيمة والمودينج في نتائج البحث. من المستحسن تعيين جدول لمواقع المراجعة ومحتوياتها (مره واحده علي الأقل في السنه) لمعرفه ما إذا كانت قيمه الاحتفاظ بها.

من الجيد ان تضع في اعتبارك أيضا ان نموذج الاداره الأكبر للمؤسسة الخاصة بك قد يكون أيضا علي لوكوت للمواقع التالفة. علي سبيل المثال ، قد يقوم المسؤول بحذف المواقع التي تمت بدون اي مده 90 يوما. بصفتك مالك الموقع ، ستتلقى تحذيرا بالبريد الكتروني انه سيحدث ذلك. للحصول علي مزيد من المعلومات حول سياسات دوره الحياة والتقاعد ، راجع نهج إغلاق الموقع.

حدود مساحة التخزين

من المحتمل ان يكون المسؤول قد قام بتعيين حد لمساحة التخزين علي القرص التي يمكن ان تستخدمها مجموعتك. أنت بحاجه إلى معرفه ما إذا كان هناك حد ، وإذا كان الأمر كذلك ، فحدد كيف سأبورتيونه بين المواقع والصفحات والمكتبات.

بشكل افتراضي ، 50 يفرض SharePoint Server الحد الأقصى لحجم مستند واحد يمكن تحميله إلى مكتبه المستندات. بشكل افتراضي ، يتلقى مالكو موقع الفريق تنبيات عندما يكون التخزين في 90% من الحصة النسبية.

بعد معرفه الحدود الخاصة بك ، يمكنك استخدام ميزات مثل الإصدار أو تعقب التدقيق لضمان بقاء موقعك ضمنه. لمزيد من المعلومات ، راجع أداره حدود تخزين مجموعه المواقعالمشتركة.

-

من المحتمل ان تكون مؤسستك بعض العلامات التجارية القياسية أو قوالب الموقع أو تخطيطات الموقع المفضلة أو المطلوبة. إلى اي مدي يمكن للمستخدمين الانتقال إلى موقع المواقع والصفحات الخاصة بهم ؟

للتحكم في التخصيص ، قد تقرر التامين علي الأشخاص الذين لديهم الاذن بالتخصيص ، أو قد تكون قد اخترت استخدام تخطيطات الصفحات القياسية لضمان استيفاء متطلبات معينه ، مثل عرض مالك الموقع في الزاوية العلوية اليمني من كل مواقع.

قد ترغب أيضا في تعيين إرشادات حول الوظائف التي يمكن للأشخاص استخدامها علي المواقع الفرعية الخاصة بهم. علي سبيل المثال ، قد ترغب في التاكد من ان الأشخاص لا يستخدمون أجزاء ويب التي قد تتطلب اي ترميز مخصص.

علي الجانب الآخر من الطيف ، قد توفر لك كل شخص في فريقك مع SharePoint Designer ، بحيث يتمكن من اجراء كل التغييرات التي يريدونها.

لمزيد من المعلومات حول تخصيص الموقع ، اطلع علي تغيير شكل موقع SharePoint أو مقدمه حول تخصيص المواقع والصفحات.

التنقل

تساعد عناصر التنقل الأشخاص علي الاستعراض عبر المحتوي الذي يحتاجونه. ان عنصري التنقل الذي يمكنك تخصيصه هما شريط الارتباطات العلوي والتشغيل السريع.

باستخدام صفحات الإعدادات لكل قائمه أو مكتبه ، يمكنك اختيار القوائم والمكتبات التي تظهر علي شريط "التشغيل السريع". يمكنك أيضا تغيير ترتيب الارتباطات وأضافه الارتباطات أو حذفها ، وأضافه المقاطع التي يتم تنظيم الارتباطات فيها أو حذفها. علي سبيل المثال ، إذا كان لديك عدد كبير جدا من القوائم في المقطع القائمة ، يمكنك أضافه مقطع جديد لقوائم المهام حيث يمكنك تضمين ارتباطات إلى قوائم المهام.

يوفر شريط الارتباطات العلوي طريقه لمستخدمي الموقع للوصول إلى مواقع أخرى في مجموعه المواقع المشتركة من خلال عرض صف من علامات التبويب في اعلي كل صفحه في الموقع. عند إنشاء موقع جديد ، يمكنك اختيار ما إذا كنت تريد تضمين الموقع علي شريط الارتباطات العلوي من الموقع الأصل وما إذا كنت تريد استخدام شريط الارتباطات العلوي من الموقع الأصل.

لمزيد من المعلومات حول التنقل في الموقع ، راجع مقدمه حول التنقل داخل الموقع أو تخصيص التنقل علي موقع SharePoint

البحث

يظهر المحتوي في العديد من الأماكن بما في ذلك المواقع والقوائم والمكتبات وأجزاء ويب والاعمده. بشكل افتراضي ، عند قيام شخص ما بالبحث في موقعك ، تظهر جميع المحتويات الموجودة علي موقع اي من المواقع الفرعية في نتائج البحث.

بصفتك مالك الموقع ، يمكنك اختيار ما إذا كان المحتوي الموجود علي موقعك سيظهر في نتائج البحث ام لا. عند منع ظهور محتوي الموقع في نتائج البحث ، يتم حظر محتوي كل المواقع الفرعية أدناه من الظهور في نتائج البحث.

بشكل افتراضي ، لا يظهر المحتوي ذي الأذونات المقيدة في نتائج البحث للمستخدمين الذين لا يملكون الأذونات لقراءته. يمكنك تغيير ذلك بحيث يتم عرض المحتوي المقيد في نتائج البحث ، ولكن لن يتمكن المستخدمون من فتح المحتوي الذي لا يملك اذنا.

راجع نظره عامه حول أداره بحث Sharepoint Online أو تكوين جزء ويب للبحث في المحتوي في sharepoint لمعرفه المزيد حول البحث.

الأدوار والمسؤوليات المتعلقة بدعم الموقع

من المستحسن تعريف الأدوار والمسؤوليات لتقليل الفوضى التي يمكن ان إنسيو علي موقع عند قيام أعضاء فريق العمل بتدوير الفريق أو الخروج منه. اليك بعض الأمور التي من الجيد ان تقوم بالتدقيق الإملائي حول الشخص الذي يقوم بما يلي:

  • التدريب: قد يكون التنقل الأساسي والبحث والتدريب علي أداره المستندات مفيدا للغاية للأشخاص الجدد إلى المنتج.

  • الدعم: قد ترغب في ان يكون خبيرا معينا في الفريق لاستكشاف الأخطاء وإصلاحها والحيث إلى مسؤول.

  • التوافق مع الإرشادات القانونية أو التنظيمية: قد يكون هذا في بعض الأحيان من المهم الحفاظ علي الارتباطات المحدثة إلى الإرشادات المناسبة ، ولكن من الأفضل ان يكون لديك شخص مسؤول.

راجع تخطيط المواقع وأداره المستخدمين أو أداره المسؤولين لمجموعه مواقع مشتركه للحصول علي المزيد من الأدوار.

حماية البيانات

ميزات النسخ الاحتياطي والاسترداد حماية البيانات من الفقدان المفاجئ. يتم اعداد تكرار النسخة الاحتياطية وسرعه ومستوي الاسترداد من قبل المسؤول. راجع نظره عامه حول النسخ الاحتياطي والاسترداد في SharePoint Server أو أداره سله المحذوفات لمجموعه مواقع مشتركه في sharepoint Online

ملاحظة:  وقد تمت ترجمة هذه الصفحة آلياً وقد تحتوي على أخطاء نحوية أو أخطاء تتعلق بالدقة. إن هدفنا هو أن يكون هذا المحتوى مفيداً لك. هل يمكنك إعلامنا إذا ما كانت المعلومات مفيدة؟ فيما يلي المقالة باللغة الإنجليزية لتكون مرجعاً لك.

تعزيز مهارات Office
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×