مقدمة حول موقع "مركز السجلات"

هام: تمت ترجمة هذه المقالة ترجمة آلية، راجع إقرار إخلاء المسؤولية. يرجى الاطلاع على النسخة الإنجليزية من هذه المقالة. هنا للرجوع إليها.

تم تصميم قالب موقع "مركز السجلات" الموجود في Microsoft Office SharePoint Server 2007 ليساعد الشركات في تطبيق برامج إدارة السجلات والاستبقاء الخاصة بها.

في هذه المقالة

ميزات قالب موقع مركز السجلات

تصميم موقع "مركز السجلات"

ميزات قالب موقع "مركز السجلات"

يعمل "مركز السجلات" كمستودع مركزي يمكن أن تقوم شركة بتخزين كافة سجلاتها به وإدارتها. يعتمد "مركز السجلات" عملية إدارة السجلات كاملةً، بدءاً من مجموعة السجلات مروراً بإدارة السجلات إلى ترتيب السجلات. يتم عادةً تصميم موقع "مركز السجلات" وتكوينه من قِبل أشخاص متخصصون في إدارة السجلات وفريق تكنولوجيا المعلومات (IT) في شركةٍ ما لضمان اعتماد خطة ملفات الشركة.

يجمع قالب موقع "مركز السجلات" بين بعض الميزات القياسية الموجودة في Office SharePoint Server 2007 مع بعض ميزات إدارة السجلات المخصصة الإضافية لتوفير القدرات التالية:

  • قدرات الوثب     يحتوي "مركز السجلات" على العديد من الميزات التي تساعدك في التأكد من تكامل السجلات المخزنة داخله:

    • لا يتم تعديل السجلات بشكل تلقائي من قِبل النظام. ويضمن ذلك أن تكون السجلات التي تم تحميلها إلى موقع "مركز السجلات" ثم تنزيلها في وقتٍ لاحق متطابقة دوماً.

    • يمكن أن يقوم مسؤولو الموقع بسهولة بتكوين "مركز السجلات" بالإعدادات التي تمنع التلاعب المباشر في السجلات عن طريق تعيين إصدار أية تغييرات تتم على محتويات المستندات وعن طريق تدقيق أنواع محددة من التغييرات.

    • يقوم "مركز السجلات" بالسماح لمديري السجلات بإضافة بيانات التعريف والاحتفاظ بها في العناصر بشكل منفصل عن سجلات بيانات التعريف، وبذلك يمكن أن يتم تحديث المعلومات المتعلقة بمهام إدارة السجلات دون أن يتم تعديل السجل الأساسي. كما يتم تعيين إصدار التغييرات التي تتم على بيانات التعريف.

  • فرض نهج اداره المعلومات    يتضمن Office SharePoint Server 2007 العديد من ميزات النهج التي تفيد اداره السجلات: 

    • التدقيق     تقوم هذه الميزة بتسجيل الأحداث والعمليات التي يتم تنفيذها على الملفات. في سياق إدارة السجلات، يكون التدقيق مفيداً في تسجيل الأشخاص الذين يقومون بعرض المعلومات والوصول إليها في "مركز التقارير".

    • انتهاء الصلاحية     تحدد هذه ميزة فترة الاحتفاظ بالسجل والإجراء الذي يجب تنفيذه عند انتهاء فترة الاستبقاء، مثل الحذف أو بدء سير عمل "الموافقة على الترتيب". في سياق إدارة السجلات، تبدأ عادةً فترة استبقاء سجل عندما يتم إرسال سجل إلى "مركز السجلات".

    • الرموز الشريطية     تزود هذه الميزة كل سجل بشكل رمز شريطي فريد وقيمة رقمية. يتم تخزين قيمة الرمز الشريطي وفهرستها مع الإصدار الإلكتروني للسجل. في سياق "إدارة السجلات"، تعتبر الرموز الشريطية مفيدة في الاحتفاظ بالسجلات الفعلية وتعقبها. إذا كانت السجلات الموجودة في مكتبة تحتوي على إصدارات فعلية، توفّر الرموز الشريطية طريقة لربط الإصدارات الفعلية بنظيراتها الإلكترونية.

  • واجهة تجميع السجلات القابلة للبرمجة     يعتمد "مركز السجلات" مجموعة من الخدمات التي تُسهّل تجميع السجلات. تقوم واجهة "مركز السجلات" القابلة للبرمجة بتمكين الشركات من تكوين كلٍ من إدارة المستندات وأنظمة البريد الإلكتروني للقيام بإرسال الملفات إلى موقع "مركز السجلات" بشكل تلقائي. يمكن أن يتم إرسال المحتوى إلى "مركز السجلات" من خلال خدمة ويب باستخدام بروتوكول SOAP أو من خلال البريد الإلكتروني باستخدام بروتوكول SMTP.

  • توجيه السجل     يحتوي "مركز السجلات" على "قائمة توجيه السجلات" التي تقوم بتوجيه السجلات الواردة بشكل تلقائي (سواء تم إرسالها بشكل تلقائي أو يدوياً) إلى المكان الصحيح، استناداً إلى نوع السجل الخاص بها. عندما يتم إرسال سجل بشكل تلقائي إلى "مركز السجلات"، يتم دائماً مصاحبته بمعلومات إضافية متعلقة به، مثل محفوظات التدقيق وبيانات التعريف. يتم تخزين محفوظات التدقيق الخاصة بسجل في "مركز السجلات" كملف XML، ويتم تخزين بيانات تعريف السجل في كلٍ من ملف XML وفي أعمدة بيانات التعريف الموجودة في موقع "مركز السجلات".

  • قوائم الاحتجاز     يقوم "مركز السجلات" بتمكين الشركات من أخذ الملفات الموجودة ضمن الكشف القضائي كجزء من دعوة قضائية، أو متعلقة بتدقيق أو تحقيق، ووضعها في قائمة "الاحتجاز". عندما يتم وضع السجلات في قوائم الاحتجاز، يتم إيقاف أي نُهج خاصة بانتهاء الصلاحية قد تكون سارية المفعول مرحلياً، وتتم بذلك حمايتها من التلف. على سبيل المثال، في الدعوة القضائية، إذا قامت إحدى الشركات بوضع السجلات المرتبطة التي قد تطالب بتقديمها في قوائم الاحتجاز، تكون هذه السجلات متوفرة إلى أن يتم استكمال الدعوة القضائية. يمكن وضع السجلات في أكثر من قائمة احتجاز في الوقت ذاته. كما يمكن أن يقوم مسؤولو السجلات بالبحث في "مركز السجلات" عن التقارير التي يجب وضعها في قوائم الاحتجاز.

اعلي الصفحه

تصميم موقع "مركز السجلات"

في المستوى العلوي، هناك خطوتان أساسيتان في تصميم موقع "مركز السجلات" لتطبيق برنامج إدارة السجلات:

  1. يجب ان تقوم شركه تطوير استراتيجيه اداره سجلات و# رسمي خطه ل# اداره السجلات. هذا هو جهد تعاوني يتطلب تنسيقا بين مديري السجلات و# يقوم مسؤولو التوافق، و# محترفي تكنولوجيا المعلومات و# عمال المعلومات.

  2. يجب ان تقوم شركه ثم تكوين موقع مركز السجلات واحد او اكثر تطبيق خطه اداره السجلات به.

تقوم المقاطع الموجودة أدناه بتخطيط العناصر الأساسية المضمنة في كلِ من هذه الخطوات.

تخطيط إدارة السجلات

قبل أن تتمكن شركة من تكوين موقع "مركز السجلات" كحل إدارة السجلات، يجب أن تقوم بتطوير خطة رسمية لاستراتيجية إدارة السجلات الخاصة بها. تكون عادةً عناصر خطة إدارة السجلات الرسمية عناصر فريدة للشركات أو الأعمال الفردية. تتضمن كافة خطط إدارة السجلات المستندات والعمليات التالية:

  • ملف التخطيط     يوضح ملف التخطيط أنواع المستندات أو العناصر التي تتعرف عليها الشركة كسجلات عمل رسمية. يشير ملف التخطيط إلى المكان الذي يتم تخزين هذه الملفات به، كما يوفر معلومات تفرّق بين أنواع السجلات وبعضها. يعمل ملف التخطيط كمجموعة شاملة للنُهج والعمليات والإرشادات الخاصة بإنشاء التقارير وتخزينها وإدارتها. يجب أن يقوم ملف التخطيط بتغطية كافة السجلات، بغض النظر عن نوع الوسائط، وتتضمن الورق والبريد الإلكتروني والملفات الإلكترونية. كما يجب أن تقوم بتحديد كيفية تصنيف كل سجل وتأمينه وأخيراً إتلافه. كما يجب أن تتضمن اعتبارات لأنواع محددة من الفئات، مثل السجلات السرية أو الهامة أو التجارية السرية أو ذات الامتياز. وأخيراً، يجب أن يقوم ملف التخطيط بتحديد الأشخاص المسؤولين عن إدارة كل نوع من أنواع السجلات.

  • جدول الاستبقاء     يحدد جدول الاستبقاء فترة الاحتفاظ بكل نوع من أنواع السجلات (فترة الاستبقاء الخاصة بها) في ملف التخطيط وعملية ترتيبها عند وصولها إلى نهاية هذه الفترة (عملية الترتيب الخاصة بها). تستند دائماً الإرشادات الموجودة في جدول الاستبقاء إلى المتطلبات القانونية والمخاطر التي قد تواجه الشركة واحتياجات العمل. بالإضافة إلى ذلك، يوضح جدول الاستبقاء دائماً احتمالات إدارة المخاطرة التي تحدد فترة استبقاء كل نوع من أنواع السجلات.

  • مستند متطلبات التوافق     يقوم مستند متطلبات التوافق بتعريف القواعد التي يجب أن تلتزم بها أنظمة تكنولوجيا المعلومات الخاصة بإدارة السجلات والقدرات التي يجب أن تحتوي عليها وأنواع المراقبة العادية التي يجب أن تدعمها لضمان التوافق.

  • العملية الرسمية للتوقف المرحلي لترتيب السجلات     تقوم هذه العملية، التي تسمى عادةً الاحتجاز بالتوضيح التفصيلي لكيفية قيام شركةٍ ما بالإيقاف المرحلي لترتيب السجلات عندما تتم بعض الأحداث مثل الدعوة القضائية أو التدقيق أو التحقيقات.

  • نظام مراقبة معالجة السجلات وإرسال تقارير عنها     للتأكد من أن الموظفين يقومون بتعبئة السجلات والوصول إليها وإدارتها وفقاً للنُهج والعمليات المحددة، يجب أن يكون لدى برنامج إدارة السجلات عمليات أو أنظمة لمراقبة معالجة السجلات وإرسال تقارير بها.

اعلي الصفحه

تكوين موقع "مركز السجلات"

بعد أن تقوم مؤسسة بالتخطيط التفصيلي لإدارة السجلات وتطوير خطة رسمية لإدارة السجلات، يمكنها إنشاء موقع "مركز السجلات" وتكوينه لتساعدها في تطبيق هذا البرنامج.

تكون بحاجة إلى اتخاذ الخطوات التالية لتتمكن من تكوين موقع "مركز السجلات":

  1. إنشاء مكتبات مستندات أو قوائم لإدارة وتخزين كل نوع من أنواع السجلات تم تحديده في ملف التخطيط.

    من الأفضل أن تقوم بإنشاء مكتبة مستندات واحدة لكل نوع من أنواع المحتويات في خطة السجلات.

    عندما يتم إرسال السجلات إلى "مركز السجلات"، يتم توجيهها إلى القائمة أو المكتبة المتعلقة بها.

  2. إنشاء أعمدة في مكتبات المستندات أو القوائم أو أنواع المحتويات ذات الصلة لكي تتضمن بيانات التعريف لكل نوع من أنواع المحتوى تم تحديده في ملف التخطيط وتقوم بعرضها.

  3. قم بتحديد نُهج إدارة المعلومات الخاصة بكل نوع من أنواع السجلات الموجودة في موقع "مركز السجلات". يجب أن توضح هذه النُهج فترات الاستبقاء ومتطلبات الدقيق التي تم تحديدها في ملف التخطيط الخاص بالشركة وجدول الاستبقاء.

  4. قم بتكوين القائمة "توجيه السجل" لتوجيه كل نوع من أنواع السجلات إلى الموقع المناسب. عندما يتم إرسال السجلات إلى موقع "مركز السجلات"، إما يدوياً او برمجياً، يقوم Office SharePoint Server 2007 باستخدام الجدول في تحديد كيفية تصنيف السجل داخل موقع "مركز السجلات" والمكان الذي يجب إرساله إليه.

اعلي الصفحه

ملاحظة: إقرار إخلاء المسؤولية للترجمة الآلية: تمت ترجمة هذه المقالة بواسطة نظام كمبيوتر دون تدخل العامل البشري. توفر Microsoft هذه الترجمات الآلية لمساعدة المستخدمين الذين لا يتحدثون الإنجليزية على استخدام منتجات Microsoft، وخدماتها، وتقنياتها والاستمتاع بها. قد تحتوي هذه المقالة على أخطاء في المفردات، أو بناء الجملة، أو القواعد نظرًا لترجمتها آليًا.

توسيع المهارات
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×