مقدمة حول مجموعات المستندات

هام: تمت ترجمة هذه المقالة ترجمة آلية، راجع إقرار إخلاء المسؤولية. يرجى الاطلاع على النسخة الإنجليزية من هذه المقالة. هنا للرجوع إليها.

تستطيع إنشاء منتجات عمل متعددة المستندات وإدارتها باستخدام نوع المحتوى الجديد "مجموعة المستندات". تُعد "مجموعة المستندات" مجموعة من المستندات ذات الصلة التي يمكن إنشاؤها في خطوة واحدة ثم إدارتها كوحدة واحدة.

في هذه المقالة

ما هي "مجموعه المستندات"؟

امكانيات مجموعه المستندات

المهام ذات الصله

ما هي "مجموعة المستندات"؟

عند العمل في المشاريع، نادرًا ما يقوم الأشخاص بإنشاء مستندات فردية. بالنسبة للعديد من أنواع المشاريع، قد يكون من الأفضل إنشاء مجموعة من المستندات المتعددة ذات الصلة. في بعض الحالات، قد تصبح مجموعة المستندات هذه النتيجة النهائية للمشروع، أو "التسليم". على سبيل المثال، قد تنشئ شركة للخدمات الاحترافية دفتر مبيعات كاستجابة لكل طلب خاص بعرض تتلقاه الشركة من عميل محتمل. وفي حالات أخرى، قد تمثل مجموعة المستندات هذه ببساطة أنواعًا مختلفةً من المعلومات التي تعتمد مشروعًا أكبر وتؤدي إلى إنشاء شيء آخر أو تسليمه. على سبيل المثال، قد تنشئ شركة مصنعة مجموعة قياسية من المستندات ذات الصلة بالتصميم والاختبار والتصنيع لكل منتج تصنعه.

قد يتم إنشاء هذه المستندات بشكلٍ متزامن أو خلال مراحل من قِبل شخص واحد أو أكثر، وقد تتضمن مستندات من تنسيقات ملفات مختلفة (مثل، مستندات Word، وعروض PowerPoint التقديمية، ورسومات Visio التخطيطية، وملفات Excel، وغير ذلك).

باستطاعة المؤسسات التي ترغب في إنشاء منتجات عمل متعددة المستندات وإدارتها بشكلٍ متناسق تكوين نوع محتوى "مجموعة المستندات" جديد لكل منتج عمل متعدد المستندات تقوم بإنشائه في العادة. يعتبر نوع محتوى "مجموعة المستندات" هو نوع محتوى يستند إلى المجلدات ويعمل على تنظيم المستندات المتعددة ذات الصلة في طريقة عرض واحدة حيث يمكن العمل عليها وإدارتها كوحدة واحدة.

عند إضافة نوع محتوى "مجموعة المستندات" إلى مكتبة، يمكن للمستخدمين إنشاء مثيلات جديدة من "مجموعة المستندات" بواسطة النقر فوق مستند جديد على الشريط الموجود داخل المكتبة.

الأمر "مجموعة المستندات" على القائمة "مستند جديد"

اعلي الصفحه

إمكانيات مجموعة المستندات

يشمل نوع المحتوى "مجموعة المستندات" العديد من الإمكانيات التي تسهّل عملية إنشاء منتجات عمل متعددة المستندات وإدارتها بنجاح. عند تكوين نوع محتوى "مجموعة المستندات"، يمكنك القيام بما يلي:

  • تحديد أنواع المحتويات المسموح بها داخل مجموعة المستندات (على سبيل المثال، ملفات المستندات أو الصور أو الصوت أو الفيديو).

  • تحديد أي مستندات افتراضية تريد أن يتم إنشاؤها تلقائيًا في كل مرة يتم فيها إنشاء مثيل جديد من "مجموعة المستندات". يمكنك تعيين المستندات الافتراضية إلى أنواع المحتويات المسموح بها. على سبيل المثال، إذا كان لدى مؤسستك قوالب قياسية تستخدمها لأشياء مثل العقود، أو إذا كانت لديك قوالب تحمل علامة تجارية وتستخدمها لأنواع محددة من الاتصال، يمكنك تحميلها عند تكوين نوع محتوى "مجموعة المستندات".

  • تحديد أية بيانات تعريف مشتركة تريد مزامنتها مع كافة المستندات الموجودة في المجموعة.

  • تخصيص "صفحة الترحيب" الخاصة "بمجموعة المستندات" والتي يتم عرضها في كل مثيل من أي منتج عمل يتم إنشاؤه من نوع محتوى "مجموعة المستندات". "صفحة الترحيب" هذه هي صفحة جزء ويب التي يمكن إعدادها لعرض معلومات المشروع أو موارده لمساعدة أعضاء الفريق الذي يعمل في "مجموعة مستندات" (على سبيل المثال، المخطط الزمني للمشروع، والارتباطات إلى الموارد، وغير ذلك).

  • تكوين مهام سير العمل التي تريد توفيرها ل# "مجموعه المستندات". يمكنك استخدام القياسيه مراجعه او قبول مهام سير العمل مع "مجموعات المستندات". ب# الاضافه الي ذلك، يمكنك تطوير مؤسستك مهام سير العمل المخصصه ل# "مجموعات المستندات" استخدام الاربعه "مجموعه المستندات" اجراءات سير العمل المتوفره في Microsoft SharePoint Designer 2010.

بعد تكوين نوع محتوى "مجموعة المستندات" وإضافته إلى مكتبة، يمكن لمستخدمي الموقع الذين يقومون بإنشاء مستندات أو إدارتها في "مجموعة مستندات" استخدام كلٍ من ميزات إدارة المستندات المألوفة بالإضافة إلى ميزات خاصة مثل علامة التبويب إدارة على شريط مجموعة المستندات عند العمل على المستندات الموجودة في "مجموعة مستندات".

يمكن أن يقوم كتّاب "مجموعات المستندات" بتنفيذ المهام التالية:

  • إنشاء منتجات عمل جديدة متعددة المستندات سريعًا وبسهولة باستخدام الأمر مستند جديد في مكتبة مستندات.

  • تسجيل لقطة خاصة بمحفوظات الإصدارات من المستندات والخصائص الحالية داخل "مجموعة المستندات".

  • بدء مهام سير العمل على مجموعة المستندات بالكامل أو العناصر الفردية داخل "مجموعة المستندات" لإدارة المهام العامة مثل المراجعة والموافقة.

  • إرسال ارتباط بالبريد الإلكتروني إلى "مجموعة المستندات".

  • استخدام الأمر إرسال إلى لنقل "مجموعة المستندات" أو نسخها إلى موقع آخر (يجب تكوين الوجهة داخل "الإدارة المركزية").

  • إدارة الأذونات "لمجموعة مستندات".

اعلي الصفحه

المهام ذات الصلة

اعلي الصفحه

ملاحظة: إقرار إخلاء المسؤولية للترجمة الآلية: تمت ترجمة هذه المقالة بواسطة نظام كمبيوتر دون تدخل العامل البشري. توفر Microsoft هذه الترجمات الآلية لمساعدة المستخدمين الذين لا يتحدثون الإنجليزية على استخدام منتجات Microsoft، وخدماتها، وتقنياتها والاستمتاع بها. قد تحتوي هذه المقالة على أخطاء في المفردات، أو بناء الجملة، أو القواعد نظرًا لترجمتها آليًا.

توسيع المهارات
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×