مقدمة حول مجموعات المستندات

هام: تمت ترجمة هذه المقالة ترجمة آلية، راجع إقرار إخلاء المسؤولية. يرجى الاطلاع على النسخة الإنجليزية من هذه المقالة. هنا للرجوع إليها.

"مجموعة المستندات" هي مجموعة من المستندات ذات الصلة التي يمكنك إدارتها كوحدة واحدة. يمكنك إنشاء مجموعة مستندات في خطوة واحدة، ثم تعريف خصائصها وبيانات التعريف لها. يمكنك إدارة المجموعة كوحدة واحدة.

في هذا المقال

ما هي "مجموعه المستندات"؟

ما الذي يمكنك فعله باستخدام "مجموعة المستندات"؟

ما هي "مجموعة المستندات"؟

بالنسبة للعديد من المشاريع، غالباً ما ينتج الناس مجموعة كاملة من المستندات المرتبطة ببعضها. في بعض الحالات، قد تصبح مجموعة المستندات نتيجة للمشروع، أو "التسليم". على سبيل المثال، قد تنتج شركة خدمات محترفة "دفتر مبيعات" قياسي عند الرد على عرض من عميل محتمل. قد يحتوي دفتر المبيعات دائماً على هذه المستندات، وتخصيص كل مستند طبقاً لمتطلبات مشروع محدد:

  • مقدمة حول شركة الخدمات

  • تحليل لنقاط القوة والضعف وفرص المبيعات والمخاطر المحتملة

  • خطة عمل

  • تحليل شركة قابل للمقارنة

وفي حالات أخرى، قد تمثل مجموعة المستندات هذه ببساطة أنواعاً مختلفةً من المعلومات التي تدعم مشروعاً أكبر وتؤدي إلى إنشاء شيء آخر أو تسليمه. على سبيل المثال، قد تنشئ شركة تصنيع مجموعة قياسية من المستندات تتعلق بالتصميم والاختبار والتصنيع لكل منتج تصنعه.

ويمكن إنشاء هذه المستندات في الوقت نفسه، أو على مراحل زمنية. قد يتم إنشاء المستندات أو مراجعتها بواسطة شخص واحد أو أكثر من شخص. وقد تكون كافة المستندات بنفس التنسيق (مثل مستندات Word). وعلى العكس، قد تتضمن تنسيقات ملفات مختلفة (مثل، مستندات Word ودفاتر ملاحظات OneNote وعروض PowerPoint التقديمية ورسومات Visio التخطيطية ومصنفات Excel، وغير ذلك).

ومن هنا يمكن أن تساعد مجموعات المستندات المؤسسات على إدارة هذه المواقف بسهولة أكثر. فمجموعة المستندات تنظم بطريقة عرض واحدة المستندات المتعددة ذات الصلة حيث يمكن العمل عليها وإدارتها كوحدة واحدة. عند إنشاء مجموعة مستندات جديدة، فأنت في الواقع تنشئ نوع محتوى جديد. ويصبح نوع المحتوى متاحاً عبر مجموعة المواقع، كما يمكنك تكوين نوع محتوى "مجموعة المستندات" جديد لكل منتج عمل مختلف متعدد المستندات.

عند إضافة نوع محتوى "مجموعة مستندات" إلى مكتبة، يمكن للمستخدمين إنشاء مثيلات جديدة من "مجموعة المستندات" بنفس الطريقة التي ينشئون بها مستند واحد.

أعلى الصفحة

ما الذي يمكنك فعله باستخدام "مجموعة المستندات"؟

يشمل نوع محتوى "مجموعة المستندات" العديد من الميزات التي تسهّل عملية إنشاء منتجات عمل متعددة المستندات وإدارتها بنجاح. عند تكوين نوع محتوى "مجموعة المستندات"، يمكنك القيام بما يلي:

تخصيص "صفحه الترحيب"    ل# "مجموعه المستندات" الذي يحتوي علي كافه المعلومات التي يحتاج مستخدم حول المجموعه. صفحه الترحيب عباره عن "صفحه جزء ويب" التي يمكن اعداد ل# عرض معلومات المشروع او الموارد ل# مساعده اعضاء الفريق الذين يعملون علي "مجموعه المستندات" (علي سبيل المثال، مخطط زمني ل# المشروع، ارتباطات الي موارد، الخ.). يعرض قائمه ب# المستندات التي تمت اضافتها الي المجموعه ايضا.

  • تحديد المحتوي الافتراضي    الذي تريد الي تلقائيا ب# انشاء و# تضمينها في كل مثيل جديد ل# "مجموعه المستندات". يمكن ان يكون لديك بعض المستندات تلقائيا مضمن، و# يمكنك التحكم في قوالب يستخدمه الاشخاص. يمكن ان تكون معينه من ان المستندات الافتراضيه هي انواع المحتوي الصحيح. علي سبيل المثال، اذا كان يحتوي علي مؤسستك ادراج علامه تجاريه علي قوالب يمكنك استخدامها ل# انواع معينه من الاتصالات، ف# يمكنك تحميل هذه عندما تقوم ب# تكوين نوع محتوي "مجموعه المستندات".

  • تحديد أنواع المحتويات المسموح بها    التي يمكن استخدامها ضمن مجموعة المستندات (على سبيل المثال، ملفات المستندات أو الصور أو الصوت أو الفيديو).

  • تحديد بيانات التعريف المشتركة    وأعمدة بيانات التعريف التي تريد استخدامها لكافة المستندات الموجودة في المجموعة. يتم توفير المستندات الافتراضية تلقائياً باستخدام بيانات التعريف عند إنشاء "مجموعة المستندات"، ويمكنك عرض بيانات التعريف المشتركة على صفحة "الترحيب".

  • تعيين مهام سير العمل    التي تريد استخدامها لـ "مجموعة المستندات". يمكنك استخدام مهام سير العمل "مراجعة" أو "موافقة" القياسية في "مجموعات المستندات"، وعوائد "مجموعة المستندات" بأكملها خلال خطوات سير العمل كما لو كانت ملف واحد. بالإضافة إلى ذلك، يمكن للمؤسسة تطوير مهام سير عمل مخصصة لـ "مجموعات المستندات".

  • إرسال مجموعات المستندات    إلى "منظم المحتوى" لتوجيهها إلى مجلد أو موقع أو مكتبة مستهدفة.

بعد إضافة نوع محتوى "مجموعة مستندات" إلى مكتبة، يستطيع مستخدمو الموقع استخدام ميزات إدارة المستند المألوفة والميزات الخاصة لـ مجموعة المستندات.

يمكن أن يقوم مؤلفو "مجموعة المستندات" بإحدى المهام التالية:

  • إنشاء منتجات عمل جديدة متعددة المستندات سريعاً وبسهولة باستخدام الأمر مستند جديد في مكتبة مستندات.

  • تسجيل لقطة خاصة بمحفوظات الإصدارات من المستندات والخصائص الحالية داخل "مجموعة المستندات".

بدء مهام سير العمل على مجموعة المستندات بالكامل أو العناصر الفردية داخل "مجموعة المستندات" لإدارة المهام العامة مثل المراجعة والموافقة.

  • إرسال ارتباط بالبريد الإلكتروني إلى "مجموعة المستندات".

  • استخدام الأمر إرسال إلى لنقل "مجموعة المستندات" أو نسخها إلى موقع آخر (يجب تكوين الوجهة داخل "الإدارة المركزية").

  • إدارة الأذونات "لمجموعة مستندات".

أعلى الصفحة

ملاحظة: إقرار إخلاء المسؤولية للترجمة الآلية: تمت ترجمة هذه المقالة بواسطة نظام كمبيوتر دون تدخل العامل البشري. توفر Microsoft هذه الترجمات الآلية لمساعدة المستخدمين الذين لا يتحدثون الإنجليزية على استخدام منتجات Microsoft، وخدماتها، وتقنياتها والاستمتاع بها. قد تحتوي هذه المقالة على أخطاء في المفردات، أو بناء الجملة، أو القواعد نظرًا لترجمتها آليًا.

توسيع المهارات
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×