مقدمة حول مجموعات المستندات

ملاحظة:  نرغب في تزويدك بأحدث محتوى تعليمات لدينا بأسرع ما يمكن وبلغتك الخاصة. وقد تمت ترجمة هذه الصفحة آلياً وقد تحتوي على أخطاء نحوية أو أخطاء تتعلق بالدقة. كما نهدف إلى أن يكون هذا المحتوى مفيداً لك. هل يمكنك إخبارنا إذا كانت المعلومات مفيدة لك في أسفل هذه الصفحة؟ إليك المقالة بالغة الإنجليزية لسهولة الرجوع إليها.

مجموعه مستندات عباره عن مجموعه من المستندات ذات الصله، يمكنك اداره ك# وحده واحده. يمكنك انشاء "مجموعه المستندات" في خطوه واحده، و# قم ب# تعريف بيانات التعريف و# السمات الخاصه بها.

ما هي "مجموعة المستندات"؟

ل# العديد من المشاريع، انتاج الاشخاص الذين غالبا ما مجموعه كامله من المستندات ذات الصله. في بعض الحالات، قد يكون هذا المجموعه من المستندات نتيجه ل# مشروع، او "تسليم". علي سبيل المثال، قد ينتج عن شركه خدماتها احترافيه قياسي "مقياس خطوطها كتاب" متي يمكنهم الاستجابه ل# طلب ل# العرض من عميل المحتمله. قد تتضمن دفتر خطوه دائما هذه القطع، مع كل قطعه تخصيص وفقا ل# متطلبات معينه من مشروع معين:

  • مقدمة حول شركة الخدمات

  • تحليل لنقاط القوة والضعف وفرص المبيعات والمخاطر المحتملة

  • خطة عمل

  • تحليل شركة قابل للمقارنة

وفي حالات أخرى، قد تمثل مجموعة المستندات هذه ببساطة أنواعاً مختلفةً من المعلومات التي تدعم مشروعاً أكبر وتؤدي إلى إنشاء شيء آخر أو تسليمه. على سبيل المثال، قد تنشئ شركة تصنيع مجموعة قياسية من المستندات تتعلق بالتصميم والاختبار والتصنيع لكل منتج تصنعه.

قد يتم انشاء هذه المستندات او مراحل في الوقت نفسه. قد يكون مقدار الانتاج المستندات او مراجعتها ب# شخص واحد او ب# العديد من الاشخاص. قد تكون كافه المستندات التنسيق نفسه (علي سبيل المثال، في مستندات Word). بدلا من ذلك، قد تتضمن تنسيقات ملفات مختلفه (علي سبيل المثال، و# مستندات Word، و# دفاتر ملاحظات OneNote، و# عروض PowerPoint التقديميه الرسومات التخطيطيه في Visio، مصنفات excel و# ما الي ذلك).

ومن هنا يمكن أن تساعد مجموعات المستندات المؤسسات على إدارة هذه المواقف بسهولة أكثر. فمجموعة المستندات تنظم بطريقة عرض واحدة المستندات المتعددة ذات الصلة حيث يمكن العمل عليها وإدارتها كوحدة واحدة. عند إنشاء مجموعة مستندات جديدة، فأنت في الواقع تنشئ نوع محتوى جديد. ويصبح نوع المحتوى متاحاً عبر مجموعة المواقع، كما يمكنك تكوين نوع محتوى "مجموعة المستندات" جديد لكل منتج عمل مختلف متعدد المستندات.

عند إضافة نوع محتوى "مجموعة مستندات" إلى مكتبة، يمكن للمستخدمين إنشاء مثيلات جديدة من "مجموعة المستندات" بنفس الطريقة التي ينشئون بها مستند واحد.

ما الذي يمكنك فعله باستخدام "مجموعة المستندات"؟

يشمل نوع محتوى "مجموعة المستندات" العديد من الميزات التي تسهّل عملية إنشاء منتجات عمل متعددة المستندات وإدارتها بنجاح. عند تكوين نوع محتوى "مجموعة المستندات"، يمكنك القيام بما يلي:

  • تخصيص "صفحه الترحيب"    ل# "مجموعه المستندات" الذي يحتوي علي كافه المعلومات التي يحتاج مستخدم حول المجموعه. صفحه الترحيب عباره عن "صفحه جزء ويب" التي يمكن اعداد ل# عرض معلومات المشروع او الموارد ل# مساعده اعضاء الفريق الذين يعملون علي "مجموعه المستندات" (علي سبيل المثال، و، مخطط زمني ل# المشروع و# ارتباطات الي موارد و# ما الي ذلك). يعرض قائمه ب# المستندات التي تمت اضافتها الي المجموعه ايضا.

  • تحديد المحتوي الافتراضي    الذي تريد تلقائيا ب# انشاء و# تضمينها في كل مثيل جديد ل# "مجموعه المستندات". يمكن ان يكون لديك بعض المستندات تلقائيا مضمن، و# يمكنك التحكم في قوالب يستخدمه الاشخاص. يمكن ان تكون معينه من ان المستندات الافتراضيه هي انواع المحتوي الصحيح. علي سبيل المثال، اذا كان يحتوي علي مؤسستك ادراج علامه تجاريه علي قوالب يمكنك استخدامها ل# انواع معينه من الاتصالات، ف# يمكنك تحميل هذه عندما تقوم ب# تكوين نوع محتوي "مجموعه المستندات".

  • تحديد أنواع المحتويات المسموح بها    التي يمكن استخدامها ضمن مجموعة المستندات (على سبيل المثال، ملفات المستندات أو الصور أو الصوت أو الفيديو).

  • تحديد بيانات التعريف المشتركة    وأعمدة بيانات التعريف التي تريد استخدامها لكافة المستندات الموجودة في المجموعة. يتم توفير المستندات الافتراضية تلقائياً باستخدام بيانات التعريف عند إنشاء "مجموعة المستندات"، ويمكنك عرض بيانات التعريف المشتركة على صفحة "الترحيب".

  • قم ب# تعيين مهام سير العمل    الذي تريد استخدامه ل# "مجموعه المستندات". يمكنك استخدام القياسيه مراجعه او قبول مهام سير العمل مع "مجموعات المستندات"، و# "مجموعه المستندات" كامله سيتم المتابعه عبر خطوات سير العمل كما لو كانت ملف واحد. ب# الاضافه الي ذلك، يمكنك تطوير مؤسستك مهام سير العمل المخصصه ل# "مجموعات المستندات".

  • إرسال مجموعات المستندات    إلى "منظم المحتوى" لتوجيهها إلى مجلد أو موقع أو مكتبة مستهدفة.

بعد إضافة نوع محتوى "مجموعة مستندات" إلى مكتبة، يستطيع مستخدمو الموقع استخدام ميزات إدارة المستند المألوفة والميزات الخاصة لـ مجموعة المستندات.

يمكن أن يقوم مؤلفو "مجموعة المستندات" بإحدى المهام التالية:

  • إنشاء منتجات عمل جديدة متعددة المستندات سريعاً وبسهولة باستخدام الأمر مستند جديد في مكتبة مستندات.

  • تسجيل لقطة خاصة بمحفوظات الإصدارات من المستندات والخصائص الحالية داخل "مجموعة المستندات".

  • بدء مهام سير العمل على مجموعة المستندات بالكامل أو العناصر الفردية داخل "مجموعة المستندات" لإدارة المهام العامة مثل المراجعة والموافقة.

  • إرسال ارتباط بالبريد الإلكتروني إلى "مجموعة المستندات".

  • استخدام الأمر إرسال إلى لنقل "مجموعة المستندات" أو نسخها إلى موقع آخر (يجب تكوين الوجهة داخل "الإدارة المركزية").

  • إدارة الأذونات "لمجموعة مستندات".

انظر أيضاً

انشاء و# تكوين نوع محتوي جديد "مجموعه المستندات"

انشاء "مجموعات المستندات" و# ادارتها

تخصيص صفحه الترحيب ل# مجموعه مستندات

تعزيز مهارات Office
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×