مقدمة حول بيانات التعريف المُدارة

هام: تمت ترجمة هذه المقالة ترجمة آلية، راجع إقرار إخلاء المسؤولية. يرجى الاطلاع على النسخة الإنجليزية من هذه المقالة. هنا للرجوع إليها.

بيانات التعريف معلومات حول المعلومات. علي سبيل المثال، العنوان و# الكاتب كتاب ما هو بيانات التعريف. يمكن ان تكون بيانات التعريف العديد من انواع المعلومات-موقع او تاريخ او رقم عنصر كتالوج. عند استخدام منتجات SharePoint، يمكنك اداره بيانات التعريف شكل مركزي. يمكنك تنظيم بيانات التعريف ب# طريقه ممكنا في اعمالك و# استخدام بيانات التعريف ل# تسهيل عمليه العثور علي ما تريده.

تصف هذه المقالة بعض المصطلحات الهامة الخاصة ببيانات التعريف المُدارة وتمنحك نظرة سريعة على كيفية استخدام الأدوات في SharePoint لإدارة بيانات التعريف.

مصطلحات هامة

يحتوي هذا القسم على تعريفات لبعض المصطلحات الأساسية. تظهر هذه المصطلحات والمفاهيم بشكل متكرر في المقالات حول بيانات التعريف المُدارة.

يشكل التصنيف نظام تصنيف رسمياً. يجمع التصنيف الكلمات والتسميات والمصطلحات التي تصف شيئاً، ثم يرتّب المجموعات بالتسلسل الهيكلي.

يبني الأشخاص التصنيفات من أي نوع معلومات تقريباً، بدءاً من الأنظمة البيولوجية ووصولاً إلى البنيات التنظيمية. فعلى سبيل المثال، يجمع الخبراء البيولوجيون الكائنات الحية في أربعة تصنيفات رئيسية: الحيوانات والنبات والفطريات والجراثيم. ويتفرّع من هذه المجموعات الرئيسية فئات عديدة صغيرة. معاً، يشكل النظام بأكمله تصنيفاً.

تنشئ المؤسسات تصنيفات بطرق عديدة لا تُحصى. وتنشئ تصنيفات "مخطط الحسابات" لإدارة أنظمة المحاسبة ومخططات المؤسسات وتصنيفات الوظائف لإدارة الموظفين وكتالوجات المنتجات وغيرها. تشكل كل هذه التصنيفات تسلسلات هيكلية منظمة للمعلومات، أي أنظمة تصنيف رسمية تساعد الأشخاص على معالجة المعلومات.

تشكل الفهرسة الجماعية نظام تصنيف غير رسمي. وهي تتطور بشكل تدريجي عندما يعمل مستخدمو مواقع ويب على الكلمات والتسميات والمصطلحات في موقع. ففي الأصل، تطورت الفهرسات الجماعية من التطبيقات الشعبية مثل وضع إشارات مرجعية.

إذا حدث أن رأيت مجموعة علامات على موقع ويب، فستكون قد رأيت تصوراُ مرئياً لفهرسة جماعية. يظهر الرسم التوضيحي التالي مجموعة علامات على موقع SharePoint.

مجموعة العلامات

قد تكون مقاربة لبيانات التعريف مرتكزة على فهرسة جماعية مفيدة. فهي تنشئ طريقة لمشاركة معرفة مستخدمي المواقع وخبرتهم. من خلال استخدام فهرسة جماعية، يمكن أن يتطور تصنيف المحتوى معاً إلى جانب تغيير احتياجات الأعمال واهتمام المستخدمين.

تشمل مجموعة "المصطلحات" المصطلحات ذات الصلة.

يمكن أن تملك مجموعات المصطلحات نطاقات مختلفة، حسب المكان الذي تنشئ فيه مجموعة المصطلحات.

  • يتم إنشاء مجموعات المصطلحات المحلية    ضمن سياق مجموعة مواقع مشتركة، وهي متوفرة للاستخدام (ومرئية) لمستخدمي مجموعة المواقع المشتركة هذه فقط. على سبيل المثال، عندما تنشئ مجموعة مصطلحات لعمود بيانات تعريف في قائمة أو مكتبة، تكون حينها مجموعة المصطلحات محلية. وهي تتوفر فقط في مجموعة المواقع المشتركة التي تحتوي على هذه القائمة أو المكتبة. على سبيل المثال، قد تملك مكتبة وسائط عمود بيانات تعريف يظهر نوع الوسائط (رسم تخطيطي، صورة فوتوغرافية، لقطة شاشة، فيديو، وما إلى ذلك). تكون قائمة المصطلحات المسموح بها ذات صلة بهذه المكتبة فقط، وتتوفر للاستخدام في المكتبة.

  • تتوفر مجموعات المصطلحات العمومية    للاستخدام عبر كل المواقع التي تشترك بتطبيق معيّن لـ "خدمة بيانات التعريف المُدارة". على سبيل المثال، قد تنشئ مؤسسة مجموعة مصطلحات تسرد أسماء وحدات العمل في المؤسسة، مثل إدارة الموارد البشرية والتسويق وتقنية المعلومات وغيرها.

ب# الاضافه الي ذلك، يمكنك تكوين مجموعه مصطلحات كما مغلقه او فتح. في مجموعه مصطلحات مغلقه، لا يمكن اضافه المستخدمين مصطلحات جديده الا اذا كان لديهم الاذونات المناسبه. في مجموعه مصطلحات مفتوحه، يستطيع المستخدمون اضافه مصطلحات جديده في عمود الذي تم تعيينه الي مجموعه المصطلحات.

مجموعه مصطلحات عباره عن كلمه معينه او عباره مقترنه ب# عنصر علي موقع SharePoint. من عنصر واحد في مجموعه مصطلحات. مصطلح معرف فريد و# يمكن ان يحتوي علي عدد كبير من تسميات نصوص (المرادفات). اذا كنت تعمل في احد مواقع متعدده اللغات، يمكنك ان المصطلح التسميات في لغات مختلفه.

يوجد نوعان من المصطلحات:

  • المصطلحات المُدارة    المصطلحات المُدارة هي مصطلحات معرّفة مسبقاً. يقوم مسؤولو "مخزن المصطلحات" بتنظيم المصطلحات المُدارة إلى مجموعة مصطلحات هيكلية.

  • الكلمات الاساسيه ل# المؤسسه    كلمه اساسيه ل# مؤسسه هو كلمه او عباره مستخدم ب# اضافتها الي العناصر علي موقع SharePoint. مجموعه كلمات المؤسسه الاساسيه يعرف الكلمات الاساسيه تعيين. ب# شكل عام، المستخدمين اضافه اي كلمه او عباره الي عنصر ك# كلمه اساسيه. ف# هذا يعني انه يمكنك استخدام كلمات المؤسسه الاساسيه ل# وضع علامه علي نمط الفهرسه الجماعيه. في بعض الاحيان، نقل مسؤولي مخزن مصطلحات الكلمات الاساسيه ل# المؤسسه الي مجموعه مصطلحات مداره معينه. عندما تكون جزءا من مجموعه المصطلحات المداره، تصبح متوفره في سياق مجموعه المصطلحات هذه الكلمات الاساسيه.

لمعرفة المزيد حول كيفية إنشاء المصطلحات وإدارتها، انظر إنشاء مصطلحات في مجموعة مصطلحات وإدارتها.

في منتجات SharePoint، تشكل المجموعة مصطلح أمان. وفي ما يتعلق ببيانات التعريف المُدارة، المجموعة عبارة عن مجموعة مؤلفة من مجموعة مصطلحات تتشارك كلها متطلبات أمان مشتركة. يمكن للمستخدمين الذين يملكون أذونات مساهمين في مجموعة معيّنة فقط إدارة مجموعات المصطلحات التي تنتمي إلى المجموعة أو إنشاء مجموعات مصطلحات جديدة داخلها. يجب أن تنشئ المؤسسات مجموعات لمجموعات المصطلحات التي ستتطلب وصولاً فريداً أو تلبية احتياجات أمان.

لمعرفة المزيد حول كيفية إنشاء مجموعة لمجموعات المصطلحات، انظر إعداد مجموعة جديدة لمجموعات المصطلحات.

تشكل "أداة إدارة مخزن المصطلحات" أداة يستخدمها الأشخاص الذين يديرون التصنيفات لإنشاء مجموعات المصطلحات والمصطلحات في داخلها، أو إدارتها. تعرض "أداة إدارة مخزن المصطلحات" كافة مجموعات المصطلحات العمومية وأي مجموعات مصطلحات محلية متوفرة لمجموعة المواقع المشتركة والتي يمكنك من خلالها الوصول إلى "أداة إدارة مخزن المصطلحات".

عمود "بيانات التعريف المداره" هو نوع خاص من الاعمده التي يمكنك اضافتها الي القوائم او المكتبات. يمكن المستخدمين الموقع ل# تحديد شروط من مجموعه مصطلحات معينه. يمكنك تعيين عمود "بيانات التعريف المداره" ل# مجموعه مصطلحات موجوده، او يمكنك انشاء مجموعه مصطلحات محلي خصيصا ل# العمود.

لمعرفة كيفية العمل باستخدام عمود بيانات التعريف المدارة، انظر إنشاء عمود بيانات التعريف المُدارة

يشكّل عمود "الكلمات الأساسية للمؤسسة" عموداً يمكنك إضافته إلى أنواع المحتوى أو القوائم أو المكتبات لتمكين المستخدمين من وضع علامة على العناصر بواسطة كلمات أو عبارات يختارونها. ويكون، بشكل افتراضي، عموداً ذا قيمة متعددة. عندما يكتب المستخدمون كلمة أو جملة في عمود، يعرض SharePoint اقتراحات سابقة للكتابة. وقد تشمل الاقتراحات السابقة للكتابة عناصر من مجموعات مصطلحات مُدارة ومجموعة مصطلحات "الكلمات الأساسية". يستطيع المستخدمون تحديد قيمة موجودة أو إدخال شيء جديد.

تشكّل العلامات الاجتماعية كلمات أو عبارات يمكن لمستخدمي الموقع تطبيقها على المحتوى لمساعدتهم في تصنيف المعلومات بطرق مفيدة لهم. يكون وضع العلامات الاجتماعية مفيداً لأنه يسمح لمستخدمي المواقع بتحسين إمكانية اكتشاف المعلومات على موقع. ويستطيع المستخدمون إضافة علامات اجتماعية إلى المعلومات الموجودة في موقع SharePoint كما إلى عناوين URL خارج موقع SharePoint.

تحتوي العلامة الاجتماعية على مؤشرات إلى ثلاثة أنواع من المعلومات:

  • هوية مستخدم

  • URL خاص بعنصر ما

  • مصطلح

عندما تضيف علامة اجتماعية إلى عنصر معين، يمكنك تحديد ما إذا كنت تريد جعل هويتك وURL العنصر خاصين. لكن يكون جزء المصطلح للعلامة الاجتماعية عاماً بشكل دائم لأنه يتم تخزينه في "مخزن المصطلحات".

عندما تنشئ علامة اجتماعية، يمكنك الاختيار من مجموعة مصطلحات موجودة أو إدخال شيء جديد. وإذا ما حددت مصطلحاً موجوداً، ستحتوي العلامة الاجتماعية على مؤشر إلى هذا المصطلح.

أما إذا أدخلت، بدلاً من ذلك، مصطلحاً جديداً، يقوم SharePoint بإنشاء كلمة أساسية جديدة له في مجموعة مصطلحات "الكلمات الأساسية". وتشير العلامة الاجتماعية الجديدة إلى هذا المصطلح. بهذه الطريقة، تعتمد العلامات الاجتماعية وضع علامات مستندٍ إلى الفهرسة الجماعية. كذلك، عندما يقوم المستخدمون بتحديث "الكلمات الأساسية" لمؤسسة أو عمود "بيانات التعريف المُدارة"، يمكن أن ينشئ SharePoint علامات اجتماعية بشكل تلقائي. تصبح حينها هذه المصطلحات مرئية كالعلامات في ملفات الأخبار أو مجموعات العلامات أو ملفات تعريف "الموقع الخاص بي".

يمكن لمالكي القوائم أو المكتبات تمكين نشر بيانات التعريف أو تعطيلها عبر تحديث إعدادات بيانات التعريف والكلمات الأساسية الخاصة بالمؤسسة لقائمة أو مكتبة.

لمعرفة كيفية إضافة عمود كلمات أساسية، انظر إضافة عمود كلمات المؤسسة الأساسية إلى قائمة أو مكتبة.

بشكل عام، يشير وضع علامة إلى عملية تطبيق بيانات تعريف إلى عنصر معين، سواء كانت العلامة بيانات تعريف مُدارة أو علامة اجتماعية.

وحدات سيناريو بيانات التعريف: من التصنيفات إلى الفهرسات الجماعية

تعتمد إدارة بيانات تعريف SharePoint نطاقاً من المقاربات إلى بيانات التعريف بدءاً من التصنيفات الرسمية ووصولاً إلى الفهرسات الجماعية التي تدير المستخدمين. يمكنك تطبيق التصنيفات الرسمية عبر المصطلحات المُدارة ومجموعات المصطلحات. كذلك، يمكنك استخدام الكلمات الأساسية للمؤسسة ووضع العلامات الاجتماعية، ما يمكّن مستخدمي المواقع من وضع علامة على المحتوى بواسطة كلمات أساسية يختارونها.

بالإضافة، توفر منتجات SharePoint المرونة. يمكنك اختيار مقدار البنية والتحكم التي تريد استخدامهما مع بيانات التعريف، كما يمكنك اختيار نطاق التحكم والبنية. على سبيل المثال:

  • يمكنك تطبيق التحكم بشكل شامل عبر المواقع، أو جعله محلياً لمواقع معينة.

  • يمكنك تكوين مجموعات المصطلحات لتكون مغلقة أو مفتوحة لمساهمات المستخدمين.

  • يمكنك اختيار استخدام كلمات أساسية للمؤسسة ووضع علامات اجتماعية مع المصطلحات المُدارة، أو لا.

تمكّن منتجات SharePoint المؤسسات من الجمع ما بين حسنات التصنيفات المُدارة الرسمية والفوائد الديناميكية لوضع العلامات الاجتماعية بطرق مخصصة.

يُظهر الرسم التخطيطي التالي كيف قد تستخدم متطلبات مختلفة مستويات نطاقات وتحكم مختلفة.

تكوينات مرنة لبيانات التعريف المُدارة

فوائد بيانات التعريف المُدارة

هناك حسنات متعددة لاستخدام بيانات التعريف المُدارة عبر المواقع في مؤسسة:

تمكنك ميزات بيانات التعريف المداره في منتجات SharePoint التحكم في كيفيه اضافه المستخدمين بيانات التعريف ل# المحتوي. علي سبيل المثال، ب# استخدام المصطلحات يعين و# المصطلحات المداره، يمكنك التحكم ب# العناصر التي يمكنك اضافه مستخدمين الي المحتوي، و# يمكنك التحكم ب# الاشخاص الذين اضافه مصطلحات جديده. يمكنك ايضا تحديد كلمات المؤسسه الاساسيه الي قائمه معينه ب# تكوين مجموعه اغلاق المصطلحات الكلمات الاساسيه.

عندما يتم استخدام المصطلحات نفسها بشكلٍ متناسق عبر المواقع، يسهل بناء إجراءات أو حلول فعالة تعتمد على بيانات التعريف المُدارة. إضافة إلى ذلك، يسهل على مستخدمي المواقع تطبيق بيانات التعريف بشكل متناسق على محتوياتها.

عندما يحتوي علي المحتوي عبر المواقع في مؤسسه علي بيانات التعريف متناسق، من السهل البحث عن البيانات و# معلومات العمل ب# استخدام ميزه البحث. ميزات البحث مثل لوحه التحسين، التي تعرض علي الجانب الايمن من صفحه نتائج البحث، تسمح ل# المستخدمين ل# تصفيه نتائج البحث استنادا الي بيانات التعريف.

تعرض لوحة التحسين بيانات التعريف التي يمكن استخدامها لتصفية نتائج البحث.

التنقل بين بيانات التعريف يمكن المستخدمين من انشاء طرق عرض المعلومات ديناميكيا، استنادا الي حقول بيانات التعريف معينه. بعد ذلك، ل# مستخدمي البحث المكتبات ب# استخدام مجلدات او ب# استخدام بيانات التعريف محاور، و# تحسين النتائج ب# استخدام "عوامل تصفيه الكلمات الاساسيه" اضافيه. ل# معرفه كيفيه اعداد هذه الخيارات، راجع اعداد التنقل بين بيانات التعريف ل# قائمه او مكتبه.

عنصر التحكم بالتنقل بين بيانات التعريف

يسهل بيانات التعريف المداره ل# "مسؤولي مخزن مصطلحات" ل# الاحتفاظ ب# و# التكيف مع بيانات التعريف الخاص بك احتياجات الاعمال التوسع. يمكنك تحديث مجموعه مصطلحات ب# سهوله. و# شروط جديد او محدث تلقائيا تصبح متوفره عندما تقوم ب# تضمين عمود "بيانات التعريف المداره" ب# استخدام مجموعه المصطلحات هذه. علي سبيل المثال، اذا كان دمج شروط متعدده في المصطلح واحد، يتم تحديث المحتوي الذي تم وضع علامه عليه ب# استخدام هذه المصطلحات تلقائيا ل# يعكس هذا التغيير. يمكنك تحديد عده المرادفات (او التسميات) ل# شروط فرديه. اذا كان الموقع متعدده اللغات، يمكنك ايضا تحديد تسميات متعدده اللغات ل# شروط فرديه.

إدارة بيانات التعريف

تتطلب إدارة بيانات التعريف بشكل فعال تفكيراً وتخطيطاً دقيقين. فكّر بنوع المعلومات التي تريدها لإدارة محتوى القوائم والمكتبات، وفكّر بطريقة استخدام المعلومات في المؤسسة. يمكنك إنشاء مجموعات مصطلحات لمصطلحات بيانات التعريف للعديد من المعلومات المختلفة.

علي سبيل المثال، قد تحتاج الي نوع محتوي واحد ل# مستند. يمكن ان يكون كل مستند بيانات التعريف التي تحدد العديد من حقائق ذات الصله حول اليه، مثل الامثله التاليه:

  • المستند غرض-يتم عرض مبيعات؟ احد مواصفات هندسه؟ اجراء موارد البشريه؟

  • اسم الكاتب وأسماء الأشخاص الذين قاموا بتغييره

  • تاريخ الإنشاء وتاريخ الموافقة وتاريخ التعديل الأخير

  • القسم المسؤول عن أي أثار متعلقة بالميزانية للمستند

  • الجماعة المستهدفة

اليك بعض الانشطه الهامه المتعلقه ب# اداره بيانات التعريف:

  • التخطيط والتكوين

  • إدارة المصطلحات ومجموعات المصطلحات والمجموعات

  • تحديد خصائص بيانات التعريف

قد ترغب مؤسستك بإجراء تخطيط دقيق قبل أن تبدأ باستخدام بيانات التعريف المُدارة. يعتمد مقدار التخطيط الذي يجب أن تجريه على مدى رسمية تصنيفك. وهو يعتمد أيضاً على مدى التحكم الذي تريد فرضه على بيانات التعريف.

إذا أردت أن تسمح للمستخدمين بمساعدتك على تطوير التصنيف الخاص بك، فيمكنك ببساطة السماح لهم بإضافة كلمات أساسية إلى العناصر، ثم تنظيمها ضمن مجموعات المصطلحات حسب الضرورة.

اذا كانت مؤسستك ل# استخدام مجموعات المصطلحات المداره ل# تطبيق التصنيفات رسمي، ثم من المهم ان تتضمن المساهمون الاساسيون في التخطيط و# التطوير. بعد الموافقه المساهمون الاساسيون في المؤسسه علي مجموعات المصطلحات المطلوبه، يمكنك استخدام "اداه اداره مخزن المصطلحات" ل# استيراده او انشاء مجموعات المصطلحات الخاصه بك. يمكنك ايضا استخدام الاداه ل# اداره مجموعات المصطلحات كما يبدا المستخدمون ب# استخدام بيانات التعريف. اذا تم تكوين تطبيق الويب الخاص بك ب# شكل صحيح، و# لديك الاذونات المناسبه، يمكنك الانتقال الي "اداه اداره مخزن المصطلحات" ب# اتباع الخطوات التاليه.

  1. انقر فوق اعدادات الزر "إعدادات Office 365" ، و# من ثم انقر فوق اعدادات الموقع.

  2. انقر فوق اداره مخزن المصطلحات ضمن اداره الموقع.

    مربع الحوار "اداه اداره مخزن المصطلحات".

توفر "أداة إدارة مخزن المصطلحات" تحكم بطريقة عرض الشجرة يمكنك استخدامه لتأدية معظم المهام. يحدد دور المستخدم الخاص بك لهذه الأداة المهام التي يمكنك تأديتها. للعمل في "أداة إدارة مخزن المصطلحات"، يجب أن تكون "مسؤول مزرعة" او "مسؤول مخزن مصطلحات". أو يمكنك أن تكون "مدير مجموعة" أو "مساهماً" معيناً لمجموعات المصطلحات.

لمزيد من المعلومات، انظر إنشاء مجموعات ومجموعات مصطلحات وإدارتها.

لاتخاذ إجراءات خاصة بعنصر في التسلسل الهيكلي، اتبع هذه الخطوات.

  1. أشر إلى اسم تطبيق أو مجموعة أو مجموعة مصطلحات أو مصطلح "خدمة بيانات التعريف المُدارة" الذي تريد تغييره، ثم انقر فوق السهم الذي يظهر.

  2. حدد الإجراءات التي تريدها من القائمة.

على سبيل المثال، إذا كنت "مسؤول مخزن مصطلحات" أو "مدير مجموعة"، فيمكنك إنشاء مجموعات مصطلحات أو استيرادها أو حذفها في مجموعة. يمكن لمساهمي مجموعة المصطلحات إنشاء مجموعة مصطلحات جديدة.

تتضمن أداة "إدارة مخزن المصطلحات" قوائم مناسبة للمستويات في كل مستوى من التسلسل الهيكلي

في كل مستوي من التسلسل الهيكلي، يمكنك تكوين خصائص معينه ل# المجموعه او مجموعه المصطلحات، او المصطلح ب# استخدام جزء الخصائص في "اداه اداره مخزن المصطلحات". علي سبيل المثال، اذا كنت تقوم ب# تكوين مجموعه مصطلحات، يمكنك تحديد معلومات مثل الاسم و# الوصف، و# المالك، جهه الاتصال و# المساهمين في جزء المتوفره علي علامه التبويب عام. يمكنك ايضا تحديد ما اذا كنت تريد مجموعه مصطلحات ل# تكون مفتوحه او مغلقه ل# عمليات الارسال جديده من المستخدمين. او، يمكنك اختيار علامه التبويب الاستخدام المقصود، و# حدد ما اذا كان يجب المتوفره ل# التنقل في الموقع او وضع علامه علي مجموعه المصطلحات.

تسمح لك خصائص "مخزن المصطلحات" بتكوين إعدادات مثل وضع العلامات

ملاحظة: إقرار إخلاء المسؤولية للترجمة الآلية: تمت ترجمة هذه المقالة بواسطة نظام كمبيوتر دون تدخل العامل البشري. توفر Microsoft هذه الترجمات الآلية لمساعدة المستخدمين الذين لا يتحدثون الإنجليزية على استخدام منتجات Microsoft، وخدماتها، وتقنياتها والاستمتاع بها. قد تحتوي هذه المقالة على أخطاء في المفردات، أو بناء الجملة، أو القواعد نظرًا لترجمتها آليًا.

توسيع المهارات
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×