مقدمة حول المكتبات

هام: تمت ترجمة هذه المقالة ترجمة آلية، راجع إقرار إخلاء المسؤولية. يرجى الاطلاع على النسخة الإنجليزية من هذه المقالة. هنا للرجوع إليها.

المكتبة هي مكان على موقع يمكنك فيه إنشاء الملفات وتجميعها وتحديثها وإدارتها مع أعضاء فريق العمل. تعرض كل مكتبة قائمة بالملفات والمعلومات الرئيسية حول الملفات، مما يساعد الأعضاء على استخدام الملفات للعمل معًا. يمكنك الاختيار من بين عدد من المكتبات وقوالب المكتبات الجاهزة للاستخدام والتي توفر نقطة انطلاق جيدة لتنظيم الملفات. بعد إنشاء مكتبة، يمكنك تخصيصها بعدة طرق. فيمكنك على سبيل المثال التحكم في كيفية عرض المستندات وإدارتها وإنشائها. أو يمكنك تعقب الإصدارات، بما في ذلك عدد الإصدارات ونوعها. يمكنك كذلك إنشاء طرق عرض ونماذج ومهام سير عمل مخصصة لتنفيذ مشاريعك وعمليات الأعمال بسلاسة أكبر.

في هذه المقالة

نظره عامه حول المكتبات

ما المقصود ب# مكتبه؟

كيف يستخدم فريق نموذجي مكتبه؟

انواع المكتبات

طرق ل# التعامل مع المكتبات

تنظيم المكتبات علي موقع

تخزين المستندات في مكتبه واحده

تخزين المستندات في مكتبات متعدده

تنظيم الملفات في مكتبه

اضافه اعمده

تعريف طرق العرض

انشاء مجلدات

دمج استخدام الاعمده و# طرق العرض و# المجلدات

الخطوات التاليه

نظرة عامة حول المكتبات

بدلاً من قيام فريق العمل بالبحث عن المستندات في أماكن مختلفة، مثل أجهزة الكمبيوتر الشخصية وأقراص الشبكة ومجلدات البريد الإلكتروني، من الأفضل استخدام مكتبة SharePoint كمكان مركزي يمكن لكافة أعضاء الفريق رؤيته واستخدامه.

اعلي الصفحه

ما المقصود بالمكتبة؟

مكتبة نموذجية مكتبه SharePoint هو مكان علي موقع حيث يمكنك انشاء، و# تخزينها، و# تحديث، و# التعاون في العمل علي الملفات مع اعضاء الفريق. كل نوع من المكتبات — صفحه المستند، و# صوره و# نموذج و wiki — ل# عرض قائمه ب# الملفات و# المعلومات الاساسيه الخاصه ب# الملفات، مثل الاشخاص الذين تم شخص اخر ب# تعديل الملف. يمكنك الاختيار من عده انواع من المكتبات، وفقا ل# انواع الملفات التي تريد تخزين و# الطريقه التي تخطط ل# استخدامها. بعد الانتهاء من ب# مكتبه، يمكنك ارشفه ملفات، و# حذف المكتبه غير مستخدم، و# توفير مساحه علي القرص الخادم.

يمكنك أيضًا تخصيص المكتبات بطرق متعددة. يمكنك التحكم في كيفية عرض المستندات وتعقبها وإدارتها وإنشائها. ويمكنك تعقب الإصدارات، بما في ذلك عدد الإصدارات ونوعها، كما تستطيع تحديد الأشخاص الذين يستطيعون رؤية المستندات قبل أن تتم الموافقة عليها. لتسهيل عمليات الأعمال، بإمكانك استخدام مهام سير العمل للتعاون في العمل على المستندات الموجودة في المكتبات. وللحد من الفوضى، بإمكانك تحديد نُهج إدارة المعلومات لإدارة عمليات معالجة المستندات الموجودة في المكتبات وتواريخ انتهاء صلاحيتها.

اعلي الصفحه

كيف يستخدم فريق نموذجي المكتبة؟

يحتاج فريق التسويق في شركة الأصدقاء المحدودة إلى التعامل مع مستندات مشروعات ومستندات مجموعة. ويحتاج أعضاء الفريق مكانًا مركزيًا يمكنهم فيه التعاون بشأن المستندات وتعقب التقويمات والاجتماعات وإدارة المشروعات وتعقب مهام الفريق. كما أن لدى هذا الفريق مقاول يعيش في مكان بعيد، وهنا تظهر الفائدة الإضافية من وراء استخدام SharePoint 2010.

تتمثل الخطوة الأولى التي عليهم القيام بها في تعيين أحد الأعضاء كمالك للموقع وتعيين شخص لإدارة الموقع. يؤدي مالك الموقع دور مسؤول الموقع، ويحصل على إذن "التحكم الكامل" في المكتبة، ويضمن أولاً حصول كل عضو في الفريق على مستوى الأذونات "مساهمة" في مكتبة المستندات المشتركة على موقع الفريق. بعد ذلك، يقوم مالك الموقع بإعادة تسمية الموقع ليصبح "مستندات التسويق" ثم يضيف وصفًا تفصيليًا لكي يحصل كافة المستخدمين، لا سيما الذين يستخدمون المكتبة للمرة الأولى، على فكرة أوضح حول الغرض من المكتبة والمحتوى الذي يمكنهم عرضه أو إضافته إليها. وقد قرر الفريق استخدام هذه المكتبة لإدارة الإصدارات الصحفية وملفات الموازنة والعقود والعروض وغيرها من المستندات الخاصة بالفريق.

تتمثل إحدى المهام الأساسية لمالك الموقع في تحديد أماكن عدد من المستندات الهامة وتحميلها إلى المكتبة لجعل الفريق يركز على استخدام المكتبة كمكان مركزي. يقرر مالك الموقع بعد ذلك القيام بما يلي: تعيين المكتبة للمطالبة بالسحب لكي لا يقوم أي شخص بالكتابة فوق تغييرات المستندات عن غير قصد، وتعقب الإصدارات لكي يتوفر لدى الفريق محفوظات حول كيفية تطور الملفات ويتمكن من استعادة إصدار سابق عند الضرورة. ولضمان الالتزام بمعايير الشركة، يقوم مالك الموقع أيضًا بإضافة قوالب قياسية لتقارير التسويق وعقود المبيعات وخطط الحملات وأوراق عمل الموازنة إلى المكتبة. يحتوي كل قالب على شعار الشركة وبيان المهمة. وعندما ينشئ الأعضاء ملفًا جديدًا من مكتبة المستندات، يمكنهم تحديد القالب الذي يريدون استخدامه بسهولة.

مع مرور الوقت، وقيام أعضاء الفريق بإضافة ملفات والتعاون في العمل على المستندات، يستطيعون تنظيم المكتبة من خلال إضافة أعمدة وإنشاء طرق عرض تُظهر المحتوى بعدة أساليب مفيدة لعملهم. على سبيل المثال، يقوم مالك الموقع بإضافة العمود "اسم المشروع" لكي يتمكن الأعضاء من تصفية البيانات أو فرزها حسب هذا العمود.

ويقوم أعضاء آخرون في الفريق بإضافة طرق عرض عامة تساعدهم في تجميع البيانات حسب ربع السنة المالية وتصفيتها بحثًا عن العقود التي تنتهي صلاحيتها في غضون ستة أشهر. كما يقوم كل عضو بإنشاء طرق عرض شخصية لمساعدتهم في العثور على المعلومات بسرعة وإكمال العمل.

بعد إجراء عدة مناقشات في اجتماع فريق العمل، يقرر الفريق تعيين تنبيهات على مستوى المكتبة للإبلاغ عن التحديثات مرة أسبوعيًا. يمكن أن يحدد كل عضو كيفية إعداد تنبيهات إضافية أو موجز ويب لـ RSS لملفات معينة عند الضرورة. يلتزم الفريق أيضًا بمبدأ "أفضل الممارسات" الهام في هذا الجو الجديد من التعاون. وعندما يرغب الأعضاء في توزيع مستند في المكتبة، ليس عليهم إرفاقه برسالة بريد إلكتروني بل يرسلون بدلاً من ذلك الارتباط في رسالة بريد إلكتروني. ويمكن إدراج ارتباط مستند في رسالة بريد إلكتروني بسهولة من شريط المكتبة، مما يضمن حصول الأشخاص على إمكانية الوصول إلى الإصدار الأحدث، ويساعد في تنقية الشبكة المحلية من وحدات البت غير الضرورية.

يتم أحيانًا منع أعضاء الفريق وغيرهم من المستخدمين من الوصول إلى المحتوى لأنهم لا يملكون الأذونات المناسبة. وتتم حماية مستندات معينة لأنها تحتوي على محتوى حساس، مثل معلومات عقد أو موازنة. ولكن بما أنّه تم تمكين القدرة على طلب حق الوصول من مالك الموقع، فبإمكانهم طلب حق الوصول بسهولة من صفحة ما، ويستطيع مالك الموقع منح الإذن المتعلق بالمستند حسب الحاجة.

يرغب كافة أعضاء فريق التسويق، خاصةً المقاول، في التمتع بالقدرة على العمل على محتويات المكتبة دون اتصال، والعمل عليها من المنزل أو من موقع بعيد، ثم مزامنة التغييرات بسلاسة عند الاتصال بإنترنت مرة أخرى، هذا كله باستخدام Microsoft Office SharePoint Workspace 2010.

تتمثل إحدى مسؤوليات فريق التسويق الهامة في اقتراح حملات تسويقية لتحفيز المبيعات وزيادة العائدات. فعندما يضع أعضاء الفريق خطة جديدة لحملة، يمكنهم تعقب إصدارات الملف الثانوية. وإذا ارتكبوا خطأً في أحد الإصدارات، فبإمكانهم استعادة إصدار سابق. وعندما ينهون العمل على خطة الحملة، بإمكانهم إنشاء إصدار رئيسي ثم نشره لتتم الموافقة عليه من قِبل القسم القانوني والمدير. وعندما تتم الموافقة على الملف، يمكن للموظفين الآخرين في الشركة عرضه. يبحث مالك الموقع في الوثائق والتدريبات والمدوّنات المتوفرة عبر إنترنت ويكتشف طريقة لإعداد سير عمل وإقرانه بالمكتبة وجعل عملية جمع الملاحظات والتواقيع ونشر المستند النهائي تلقائية بدون استخدام تعليمات برمجية.

وبعد ثلاثة أشهر من الاستخدام، يصبح كل من مكتبة التسويق والموقع مكونًا هامًا من مكونات فريق التسويق ويساعدان فعليًا في تحسين الإنتاجية والرؤية في أرجاء المؤسسة. ولا يتصور الفريق العمل بدونها، ويعملون بفاعلية على استكشاف طرق أخرى لاستخدام SharePoint 2010 من أجل تعاون أفضل.

اعلي الصفحه

أنواع المكتبات

يتم إنشاء بعض المكتبات تلقائيًا عندما تُنشئ موقعًا جديدًا، مثل مكتبة المستندات المشتركة في موقع فريق العمل. ويمكنك تخصيص هذه المكتبات لتحقيق أغراضك، أو تستطيع إنشاء مكتبات إضافية خاصة بك. ويكون لكل نوع من المكتبات غرض معين، كما يحتوي بعضها على مجموعة مختلفة من السلوكيات والميزات.

مكتبة المستندات     استخدم مكتبة المستندات للعديد من أنواع الملفات، بما في ذلك المستندات وجداول البيانات. يمكنك تخزين أنواع أخرى من الملفات في مكتبة المستندات، على الرغم من حظر بعض أنواع الملفات لأسباب تتعلق بالأمان. عندما تستخدم برامج غير محظورة، يمكنك إنشاء هذه الملفات من المكتبة. على سبيل المثال، قد يكون لفريق التسويق مكتبة مستندات خاصة به حيث يحتفظ بمواد التخطيط والنشرات الإخبارية والمنشورات.

مكتبة الصور    استخدم مكتبة الصور لمشاركة مجموعة من الصور أو الرسومات الرقمية. وعلى الرغم من إمكانية تخزين الصور في أنواع أخرى من مكتبات SharePoint، فإن مكتبات الصور تتمتع بعدد كبير من المزايا. على سبيل المثال، من مكتبة الصور، يمكنك عرض صور في عرض شرائح، وتنزيل صور إلى الكمبيوتر، وتحرير الصور باستخدام برامج رسومات متوافقة، مثل Microsoft Paint. يمكنك إنشاء مكتبة صور إذا كنت تريد تخزين صور لأحداث الفريق أو لعمليات إطلاق المنتجات. يمكنك أيضاً الارتباط بصور موجودة في المكتبة من أي مكان آخر على الموقع، مثل صفحات wiki والمدوّنات.

مكتبة النماذج    استخدم مكتبة النماذج إذا كنت تحتاج إلى إدارة مجموعة من نماذج الأعمال المستندة إلى XML. على سبيل المثال، قد ترغب مؤسستك في استخدام مكتبة نماذج لتقارير المصاريف. يتطلب إعداد مكتبة نماذج وجود محرر XML أو برنامج تصميم نماذج XML، مثل Microsoft InfoPath. النموذج الذي يقوم الأشخاص بتعبئته عبارة عن ملف xml. يحتوي على البيانات (والبيانات فقط) التي تم إدخالها في النموذج، مثل تاريخ المصاريف وقيمتها. ويتم توفير كل ما تبقى من تقرير المصاريف بواسطة قالب النموذج. بعد تعبئة النماذج من قِبل الأشخاص، يمكنك دمج بيانات النماذج أو تصديرها للتحليل.

مكتبه صفحات Wiki    ل# انشاء صفحات wiki المتصله، استخدم مكتبه صفحات wiki. موقع wiki يمكن عده اشخاص ل# جمع معلومات روتينيه في تنسيق ب# سهوله انشاء و# تعديلها. يمكنك ايضا اضافه صفحات wiki التي تحتوي علي صور، و# الجداول و# الارتباطات التشعبيه و# الارتباطات الداخليه، الي المكتبه. علي سبيل المثال، اذا كان الفريق ب# انشاء موقع wiki ل# مشروع، الموقع تخزين التلميحات و# الارشادات في سلسله من الصفحات التي تتصل ب# بعضها البعض.

ملاحظة: استنادا الي الخاص بك الموقع و# تكوين مكتبات اضافيه ل# النظام، مثل مكتبه الانماط، و# مكتبه اصول الموقع و# مكتبه صفحات الموقع، يتم تلقائيا ب# انشاء SharePoint Server 2010. و# مع ذلك، لا يمكنك انشاء هذه المكتبات معين عبر واجهه المستخدم.

اعلي الصفحه

طرق العمل في المكتبات

في ما يلي بعض الطرق التي يمكنك من خلالها العمل في المكتبات وجعلها أكثر فائدة لمجموعتك:

انشاء طرق عرض     يمكنك استخدام عرض ل# الاطلاع علي العناصر في مكتبه الاكثر اهميه ب# النسبه لك او التي الاحتواء الافضل غرضا. لا تتغير محتويات مكتبه الفعلي، و# لكن يتم تنظيم الملفات و# تصفيتها ل# تسهيل ل# البحث عن و# استعرض ل# الوصول ب# طريقه ذات معني.

المطالبه ب# سحب الملفات     عندما تطلب سحب ملف، تاكد من شخص واحد فقط ب# تحرير الملف الي ايداعه. المطالبه ب# المستندات ب# سحب يمنع عده اشخاص من اجراء التغييرات في الوقت نفسه، حيث يمكنك انشاء تعارضات التحرير و# يؤدي الي حدوث ارتباك. يمكن ان يساعد طلب السحب تذكير اعضاء الفريق ب# اضافه تعليق عندما يقومون ب# ايداع ملف، ب# حيث يمكنك ب# سهوله اكبر تعقب ما تم تغييره في كل اصدار.

تعقب الاصدارات     اذا كنت ب# حاجه الي الاحتفاظ ب# اصدارات سابقه من ملفات، يمكن ان تساعدك المكتبات تعقب و# تخزينها و# استعاده الملفات. يمكنك ان تختار تعقب كل الاصدارات ب# الطريقه نفسها. او يمكنك اختيار ل# تعيين بعض الاصدارات ك# رئيسيه، مثل اضافه فصل جديد الي يدوي و# بعض اصدارات ك# الثانويه، مثل تصحيح خطا املائي. ل# المساعده علي اداره مساحه التخزين، يمكنك اختيار عدد كل نوع من الاصدار الذي تريد تخزين ب# شكل اختياري.

طلب الموافقه علي المستندات     يمكنك تحديد مطلوب الموافقه ل# مستند. المستندات حتي في حاله معلقه ان يتم قبولها او رفضها شخص لديه الاذن ل# القيام ب# ذلك. يمكنك التحكم في مجموعات المستخدمين يمكنه عرض مستند قبل الموافقه عليه. قد تكون هذه الميزه مفيده اذا كانت المكتبه تحتوي علي ارشادات حول المهمه او الاجراءات التي يجب النهائيه قبل الاخرين رؤيه هذه.

تحديد الاذونات    مجموعات SharePoint و# مستويات الاذونات تساعدك علي اداره الوصول الي محتويات طريقه فعاله. ب# شكل افتراضي، يتم توريث الاذونات علي المكتبات، و# المجلدات في المكتبات، و# المستندات من موقعها الاصل. يساعد تعيين مستويات اذونات الي عنصر معين علي حمايه المحتوي حساسه، مثل معلومات عقد او الموازنه، دون تقييد الوصول الي الجزء المتبقي الموقع.

البقاء علي اطلاع علي التغييرات     في SharePoint 2010 تدعم المكتبات تقنيه RSS، حيث يمكنك تلقي اعضاء مجموعه العمل و# عرض التحديثات او موجز ويب، الاخبار و# المعلومات في موقع مدمج تلقائيا. يمكنك استخدام تقنيه RSS ل# تنبيهك ب# التغييرات في مكتبه، مثل عندما تتغير الملفات المخزنه في المكتبه. تمكين موجز ويب ل RSS اعضاء مجموعه العمل الخاصه بك ل# الاطلاع علي قائمه مدمجه ب# الملفات التي تم تغييرها. يمكنك ايضا انشاء تنبيهات عبر البريد الالكتروني، حيث ان يتم اعلامك عند تغيير الملفات.

انشاء مهام سير العمل     يمكنك استخدام مهام سير العمل الذي يحتوي علي المعرفه من قبل مؤسستك ل# العمليات التجاريه، مثل اداره الموافقه علي المستندات مستند مكتبه او نوع المحتوي او مراجعه. يمكنك تطبيق مجموعتك دورات العمل علي المستندات الخاصه به، و# يعرف ذلك مهام سير العمل، و# حدد الاجراءات التي تحتاج اليها ل# الانتقال ب# تسلسل، مثل قبول او ترجمه المستندات. سير عمل SharePoint تم طريقه تلقائيه ل# نقل المستندات او العناصر عبر سلسله من الاجراءات او المهام. ثلاث مهام سير العمل المتوفره ل# المكتبات ب# شكل افتراضي: الموافقه، توجيه مستند الي مجموعه من الاشخاص ل# الحصول علي موافقه؛ تجميع الملاحظات، الذي توجيه مستند الي مجموعه من الاشخاص ل# الحصول علي الملاحظات و# يعيد المستند الي الشخص الذي بدا سير العمل ك# التحويل برمجي; و "تجميع التواقيع"، الذي توجيه مستند الي مجموعه من الاشخاص ل# تجميع التواقيع الرقميه الخاصه بهم

تعريف انواع المحتويات     اذا كانت تعمل المجموعه الخاصه بك ب# استخدام انواع متعدده من الملفات، مثل اوراق العمل و# العروض التقديميه و# المستندات، يمكنك توسيع وظيفه المكتبه ب# تمكين انواع محتويات متعدده و# تعريفها. اضافه انواع المحتويات مرونه و# التناسق المكتبات المتعدده. تحديد كل نوع محتوي قالب و# حتي سير العمل العمليات. القوالب و# تعمل ك# نقطه بدايه ل# التنسيق و# اي نص اساسي و# الخصائص التي تنطبق علي المستندات من هذا النوع، مثل اسم القسم او العقد رقم.

تكامل العميل    تعمل بعض برامج العميل متوافقا، ب# استخدام ميزات SharePoint مباشره من العميل. علي سبيل المثال، عندما تستخدم Microsoft Word 2010، يمكنك اداره الايداع و# اطلع علي مزيد من المعلومات ب# سهوله. من Microsoft Office SharePoint Workspace 2010 او Microsoft Outlook 2010، يمكنك جعل محتويات مكتبه غير متصل، و# استخدامها من موقع بعيد، و# ثم مزامنه التغييرات سلاسه عندما تعاود الاتصال.

تعقب التدقيق   اذا كان لديك مجموعه من الملفات حساسه، و# قد يكون من المفيد التعرف علي كيفيه تم استخدام المستندات، يمكنك تعريف نهج يسمح لك ب# تمكين تعقب ' التدقيق ' الاحداث، مثل تغييرات الملفات او النسخ او الحذف.

اعلي الصفحه

تنظيم المكتبات على موقع

تعتمد طريقة تنظيمك للملفات في المكتبة على احتياجات مجموعتك والطريقة التي تفضلها لتخزين المعلومات والبحث عنها. ويمكن أن يساعدك بعض التخطيط على إعداد البنية التي تتناسب بشكلٍ أفضل مع مجموعتك. تتضمن المكتبات العديد من الميزات التي تساعدك في العمل على ملفات متعددة في مكتبة واحدة. ومع ذلك، قد تكون المكتبات المتعددة هي الأفضل لاحتياجات مجموعتك.

تخزين المستندات في مكتبة واحدة

قد ترغب في أن تلبي مكتبة واحدة عددًا من الاحتياجات المختلفة. على سبيل المثال، قد يكون لديك مشاريع متعددة ضمن المجموعة نفسها أو مجموعات متعددة تعمل على المشروع نفسه. استخدم مكتبة واحدة عندما:

  • إذا أرادت المجموعة رؤية معلومات تلخيصية أو طرق عرض مختلفة حول نفس مجموعة الملفات. على سبيل المثال، قد يرغب المدير في رؤية كافة الملفات التي تم تجميعها حسب القسم أو تاريخ الاستحقاق.

  • إذا أراد الأشخاص البحث عن الملفات في نفس المكان على موقع.

  • تريد تطبيق الإعدادات نفسها على الملفات، مثل تعقب إصدارات الملفات أو طلب الحصول على موافقة.

  • تشترك المجموعات التي تعمل بالمكتبة في سمات متماثلة، كأن يكون لها مستويات الأذونات نفسها.

  • تريد تحليل المعلومات الخاصة بالملفات في جدول بيانات، أو تلقي تحديثات مجمّعة بشأن الملفات.

للعمل بكفاءة على المستندات في مكتبة واحدة، يمكنك تنظيم الملفات في المكتبة من خلال إضافة أعمدة، أو تعريف طرق عرض، أو إنشاء مجلدات.

اعلي الصفحه

تخزين المستندات في مكتبات متعددة

قد ترغب في إنشاء مكتبات متعددة عند وجود اختلافات واضحة بين مجموعات الملفات التي تريد تخزينها وإدارتها، أو بين مجموعات الأشخاص الذين يعملون على الملفات. استخدم مكتبات متعددة عندما:

  • إذا كانت أنواع الملفات التي تريد تخزينها وإدارتها مختلفة، ولا تتوقع أن يعرض الأشخاص ملخصات الملفات بشكل متكرر أو يبحثون في كافة الملفات معًا.

  • إذا كانت مجموعات الأشخاص التي تستخدم الملفات مميزة ولها مستويات أذونات مختلفة ومميزة.

  • إذا أردت تطبيق إعدادات مختلفة، مثل تعين الإصدار أو الموافقة، على مجموعات مختلفة من الملفات.

  • إذا لم ترغب في تحليل البيانات معًا أو تلقي التحديثات المدمجة الخاصة بالملفات.

  • تريد توفير مجموعات مختلفة من الخيارات لإنشاء ملفات جديدة، أو تريد ظهور الخيارات الموجودة في القائمة "جديد" الخاصة بالمكتبة بترتيب مختلف.

وفي ما يلي بعض طرق استخدام المكتبات المتعددة بكفاءة.

اعداد قوالب الموقع و# الاعمده    اذا كانت مؤسستك ل# انشاء بعض الاعدادات المتوافقه ل# المكتبات، ف# يمكنك اعداد قوالب الموقع و# اعمده الموقع. يمكنك مشاركه الاعدادات المكتبات المتعدده حيث لن تحتاج الي اعاده انشاء الاعدادات في كل مره.

ارسال الملفات الي موقع اخر    اذا كنت تريد ملف ل# يتم توفيرها في مكتبات متعدده، يمكنك تخزينها في مكتبه واحده، و# ثم ارسال نسخه الي المكتبات الاخري. يمكنك ان تختار تذكيرك ب# تحديث اي نسخ من المستند عند اجراء تغييرات علي الاصلي.

انشاء قوالب مكتبات    اذا كنت تريد انشاء بعض الاعدادات الثابته ل# المكتبات او اعاده استخدام الخصائص في المكتبات، يمكنك حفظ مكتبه ك# قالب. تتوفر قوالب المكتبات ك# خيار في الموقع الخاص بك عندما تنقر فوق انشاء القائمه "اجراءات الموقع".

اعلي الصفحه

تنظيم الملفات في مكتبة

يمكن تنظيم الملفات في مكتبة بطرق متعددة. يمكنك إضافة الأعمدة، وتعريف طرق العرض، وإنشاء المجلدات. لكل أسلوب ميزاته الخاصة، ويمكنك دمج كل أسلوب مع غيره لتلبية الاحتياجات الفريدة لمكتبتك ولفريقك.

إضافة أعمدة

بشكلٍ افتراضي، تتعقب المكتبات اسم الملف، بالإضافة إلى معلومات حول حالة الملف، مثل ما إذا كان قد تم إيداع الملف أم لا. ولكن يمكنك تحديد أعمدة إضافية تساعد مجموعتك على تصنيف الملفات وتعقبها، مثل اسم الحملة أو رقم المشروع، أو غيرها من المعلومات التي تعتبر هامة لفريق العمل. وتتوفر خيارات متعددة لنوع العمود الذي تقوم بإنشائه، بما في ذلك سطر نص واحد أو قائمة منسدلة من الخيارات أو رقم محسوب من أعمدة أخرى أو حتى اسم شخص أو صورته على الموقع.

توفر الأعمدة رؤوس أعمدة تسهّل على الأشخاص فرز المستندات وتصفيتها. وعندما تعرض الملفات الموجودة في المكتبة، يمكنك فرز هذه الملفات أو تصفيتها بشكلٍ مؤقت عن طريق الإشارة إلى اسم العمود، ثم النقر فوق السهم المتجه لأسفل والموجود بجانب الاسم. سيفيدك ذلك إذا كنت بحاجة إلى مشاهدة الملفات بطريقة معينة، ولكن يجب تكرار هذه الخطوات في المرة التالية التي تعرض فيها المكتبة.

اعلي الصفحه

تعريف طرق عرض

هل سيرغب المستخدمون غالبًا في مشاهدة: كافة المستندات المرتبطة بمشروع معين، أم كافة المستندات التي تنتمي إلى قسم معين، أم تجميع المستندات حسب شهر استحقاقها؟ إذا توقعت عرض الملفات بطريقة معينة بشكلٍ متكرر، فبإمكانك تعريف طريقة عرض. ويمكنك استخدام طريقة العرض هذه في أي وقت تعمل فيه على المكتبة. وعندما تنشئ طريقة عرض، تتم إضافتها إلى القائمة المنسدلة "طرق العرض الحالية" الموجودة في شريط المكتبة.

طريقة عرض المكتبة هي مجموعة من الأعمدة على صفحة تعرض العناصر الموجودة في مكتبة، وغالبًا ما تعرّف ترتيبًا معينًا للفرز والتصفية والتجميع والتخطيط المخصص. يمكن أن تتضمن المكتبات طرق عرض شخصية وطرق عرض عامة. ويستطيع أي شخص يتوفر لديه مستوى الأذونات "مساهمة" إنشاء طريقة عرض شخصية لمشاهدة الملفات بطريقة معينة أو لإجراء تصفية لعرض الملفات التي يريد مشاهدتها فقط. أما إذا كان لديك الإذن اللازم لتصميم مكتبة، فبإمكانك إنشاء طريقة عرض عامة يمكن لأي شخص استخدامها عند عرض المكتبة. يمكنك أيضًا جعل أية طريقة عرض عامة طريقة العرض الافتراضية، بحيث يتمكّن الأشخاص تلقائيًا من مشاهدة طريقة العرض هذه للمكتبة.

إذا كان أعضاء المجموعة لديك يقومون بعرض المكتبات على جهاز محمول، فبإمكانك حتى إنشاء طرق عرض متنقلة تفرض قيودًا معينة تتناسب بشكلٍ مثالي مع عرض النطاق الترددي والقيود للأجهزة مثل عدد العناصر المعروضة في طريقة العرض.

اعلي الصفحه

إنشاء مجلدات

توفر المجلدات (التي تسمى أيضًا حاويات) طريقة أخرى لتجميع المحتوى وإدارته في مكتبة أو قائمة. إذا تم تمكين المجلدات في المكتبة، فبإمكانك إضافة مجلدات إلى معظم أنواع المكتبات. وإذا كانت المكتبة تحتوي على عناصر متعددة، فالمجلدات تعمل أيضًا على تحسين كفاءة الوصول إلى تلك العناصر. عندما تُنشئ مجلدًا، أنت تنشئ فهرسًا داخليًا في الخلفية. يتم أيضًا إنشاء هذا الفهرس الداخلي للمجلد الجذر، أو المستوى الأعلى لمكتبة أو لقائمة. وعندما تصل إلى العناصر الموجودة في مجلد، أنت تستخدم هذا الفهرس الداخلي بفعالية للوصول إلى البيانات.

إذا كانت المكتبة تحتوي على عناصر متعددة يمكن تجميعها بطريقة معينة، فبإمكانك استخدام المجلدات لتنظيم المحتوى داخل المكتبة. تتضمن الأمثلة الجيدة على المجموعات المشاريع وفرق العمل والأقسام وفئات المنتجات ونطاقات العمر وإدخالات القوائم الأبجدية والمجموعات الفرعية الأبجدية (A-C، وD-F، وغيرها). يمكن أن تساعد المجلدات الأشخاص على تفحص العديد من الملفات وإدارتها بطريقة مألوفة.

المجلدات الموجودة في مكتبة

ب# شكل افتراضي، تعرض مكتبه ب# استخدام مجلدات تمكين المجلدات في طريقه العرض الافتراضيه ل# المكتبه دون اي عوامل تصفيه. هذا مفيد ل# انه يمكن ل# المستخدمين اختيار المجلد المناسب عند ادخال مستندات جديده. عرض كافه المجلدات ايضا يقلل من انه ستتم اضافه عناصر خارج المجلدات في المكتبه ب# شكل غير صحيح. يمكنك ب# سهوله اعاده تنظيم المستندات في مجلدات المكتبه مختلفه ب# استخدام المتوفره علي شريط مكتبه الامر فتح ب# استخدام Windows Explorer.

ملاحظة: يمكن تعريف طريقه عرض مكتبه، فرز كهو، في هذه الحاله المجلدات عدم عرض الاول قبل اي عناصر في طريقه العرض. قد لا ترغب في استخدام هذا الخيار طريقه عرض الفرز اذا اردت المستخدمين تحديد موقع المجلد الصحيح ب# سهوله.

علي الرغم من انه لا تظهر مجلدات مكتبه في قسم " المستندات" من "التشغيل السريع"، يمكنك تمكين مالك الموقع او مستخدم لديه الاذن ل# تصميم موقع طريقه "عرض الشجره"، التي تعرض المقطع التسلسل الهيكلي ل# الموقع في "شريط التشغيل السريع"، و# يسمح لك التوسيع و# طيها و# مجلدات مكتبات التنقل ب# سهوله.

المجلدات في "طريقة عرض الشجرة"

اعلي الصفحه

دمج استخدام الأعمدة وطرق العرض والمجلدات

ثمه ثلاث طرق يمكنك العمل مع الاخرين. يمكن استخدام الاعمده نفسها التي تستخدمها ل# تعقب المشاريع في طريقه العرض الافتراضيه ل# مكتبه ل# انشاء طريقه عرض ب# استخدام عده معايير التصفيه. يمكنك ايضا فرز طريقه عرض و# الذي تمت تصفيته ب# شكل حيوي ب# النقر فوق رؤوس الاعمده ل# عزل و# تحديد المحتويات المطلوبه سبور من هذه اللحظه اكثر. اذا تم تعريف بنيه مجلد في المكتبه، يمكنك "تسويه" طريقه عرض مكتبه عن طريق تعيين الخيار اظهار كافه العناصر ب# دون مجلدات في مقطع المجلدات عند انشاء او تعديل طريقه العرض. يمكنك اكمال كل اسلوب الاخر ل# الحصول علي المحتوي المناسب في الوقت المناسب و# ب# الطريقه المناسبه لك.

اعلي الصفحه

الخطوات التالية

الآن بعد أن حصلت على فكرة شاملة حول المكتبات، إليك بعض المهام الشائعة والمفيدة التي يمكنك القيام بها باستخدام المكتبات.

  • إنشاء مكتبة أو مجلد في مكتبة أو حذفهما

  • إضافة ملفات إلى مكتبة وفتحها فيها وحذفها منها

  • إضافة أعمدة إلى مكتبة وإنشاء طرق عرض للمكتبة

  • العمل باستخدام قوالب المكتبات وأنواع المحتويات

  • مزامنة مكتبة SharePoint الموجودة على جهاز الكمبيوتر لديك مع برامج العميل

  • نقل المستندات ونسخها بين المكتبات

  • استخدام مهام سير العمل مع المكتبة

  • تعيين الأذونات والإعدادات المتقدمة في مكتبة

  • استخدام مكتبات الصور

  • إدارة مكتبة تحتوي على العديد من المستندات

يمكنك الحصول على مزيد من المعلومات حول هذه المهام في المقطع انظر أيضًا.

اعلي الصفحه

ملاحظة: إقرار إخلاء المسؤولية للترجمة الآلية: تمت ترجمة هذه المقالة بواسطة نظام كمبيوتر دون تدخل العامل البشري. توفر Microsoft هذه الترجمات الآلية لمساعدة المستخدمين الذين لا يتحدثون الإنجليزية على استخدام منتجات Microsoft، وخدماتها، وتقنياتها والاستمتاع بها. قد تحتوي هذه المقالة على أخطاء في المفردات، أو بناء الجملة، أو القواعد نظرًا لترجمتها آليًا.

توسيع المهارات
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×