مقدمة حول المكتبات

هام: تمت ترجمة هذه المقالة ترجمة آلية، راجع إقرار إخلاء المسؤولية. يرجى الاطلاع على النسخة الإنجليزية من هذه المقالة. هنا للرجوع إليها.

المكتبة عبارة عن مكان في موقع حيث يمكنك أن تقوم بتحميل الملفات وإنشائها وتحديثها والتعاون في العمل عليها مع أعضاء الفريق. تعرض كل مكتبة قائمة بالملفات ومعلومات أساسية حول الملفات، على سبيل المثال الشخص الأخير الذي أجرى تعديلاً على الملف. تتضمّن معظم المواقع مكتبة عند إنشائها. على سبيل المثال، يتضمّن موقع الفريق مكتبة مستندات حيث يمكنك تنظيم المستندات ومشاركتها.

مكتبة المستندات

كما كنت تحتاج الي المزيد من المكتبات، يمكنك الاختيار من بين عده تطبيقات مكتبه جاهزه ل# الاستخدام و# اضافه تلك المتوفره ل# موقعك. يمكنك ايضا تخصيص المكتبات ب# طرق متعدده. علي سبيل المثال، يمكنك التحكم في كيفيه عرض المستندات و# ادارته و# التي تم انشاؤها. او تعقب اصدارات الملفات، ب# ما في ذلك عدد و# اي نوع الاصدار. يمكنك حتي انشاء طرق عرض مخصصه و# النماذج و# مهام سير العمل ل# مساعدتك علي اداره المشاريع و# العمليات التجاريه.

اذا كنت تبحث فقط ل# انشاء او العمل في المكتبات و# تحتاج الحصول علي ارشادات، اليك بعض المهام الشائعه و# المفيده التي يمكنك تنفيذها.

أنشأ فريق التسويق في الشركة الوطنية للإنتاج موقعاً للفريق حيث يتم التخطيط لإدارة المشاريع والمستندات. يختار الفريق مالك الموقع لإدارة الموقع. ويحصل مالك الموقع على مستوى إذن "التحكم الكامل" عند إضافته إلى مجموعة "مُلاك" الموقع. إنه يشارك في الموقع ويمنح الجميع إذن التعاون في العمل فيه. قرر الفريق استخدام مكتبة المستندات لإدارة الإصدارات الصحفية وملفات الموازنة والعقود والعروض وغيرها من المستندات الخاصة بالفريق.

يعمل مالك الموقع على تحميل المستندات المهمة لكي يبدأ الفريق استخدام المكتبة كموقع مركزي. بعد ذلك، يقوم بتشغيل تعيين الإصدار، بحيث تتوفر لدى الفريق محفوظات تتعلق بكيفية تطوّر الملفات وإمكانية استعادة إصدار سابق، إذا لزم الأمر. كما يضيف مالك الموقع قوالب قياسية إلى المكتبة تخص تقارير التسويق والبيع وخطط الحملات وأوراق العمل الخاصة بالميزانية. ويتضمّن كل قالب شعار الشركة وتنسيقاً وافق الجميع على استخدامه. عندما ينشئ الأعضاء ملفاً جديداً من مكتبة المستندات، يمكنهم تحديد القالب الذي يريدون استخدامه بسهولة.

ومع قيام أعضاء الفريق بإضافة الملفات والتعاون في العمل على المستندات، فإنهم ينظمون المكتبة بإضافة أعمدة وإنشاء طرق عرض لمساعدتهم في العثور على المستندات بسهولة. على سبيل المثال، يقوم مالك الموقع بإضافة عمود "اسم المشروع" لكي يتمكن الأعضاء من تصفية البيانات أو فرزها حسب هذا العمود. ويقوم أعضاء آخرون في الفريق بإضافة طرق عرض عامة تساعدهم في تجميع البيانات حسب ربع السنة المالية وتصفيتها بحثاً عن العقود التي تنتهي صلاحيتها في غضون ستة أشهر. كما ينشئ كل عضو طرق عرض شخصية تساعده في العثور على المعلومات بسرعة وإكمال العمل.

بعد مناقشات طويلة تمت في اجتماع الموظفين، قرر الفريق تعيين تنبيهات على مستوى المكتبة للإبلاغ عن التحديثات مرة واحدة أسبوعياً. يمكن لكل عضو أن يحدد كيفية إعداد تنبيهات إضافية أو موجزات RSS لملفات معينة، عند الضرورة.

علامة التبويب "مكتبة" مع تمييز تنبيه RSS

كما يلتزم الفريق بمبدأ مهم على صعيد "أفضل الممارسات" في هذا العالم الجديد من التعاون. عندما يريد الأعضاء مشاركة مستند، فإنهم يقاومون رغبتهم في إرفاقه برسالة بريد إلكتروني، وبدلاً من ذلك يرسلون ارتباطاً إلى المستند بالبريد الإلكتروني. من السهل إرسال ارتباط بالبريد الإلكتروني من المكتبة وتوجيه المستخدمين إلى الإصدار الأخير المتوفر في موقع الفريق.

هناك مسؤولية مهمة تقع على عاتق الفريق وهي اقتراح حملات تسويقية لتحفيز المبيعات وزيادة العائدات. عند قيام أعضاء الفريق بتطوير خطة حملة جديدة، فإنهم يشاركون في تأليف المستندات ويتعقبون الإصدارات الثانوية من الملف. يتيح التأليف المشترك لعدة أشخاص تحرير المستند في الوقت نفسه، بدون أن يساورهم أي قلق بشأن تأمين التوافق بين التغييرات. وإذا ارتكبوا خطأ ما في أحد إصدارات المستند، فبإمكانهم استعادة إصدار سابق. وعندما ينهون العمل على خطة الحملة، يمكنهم إنشاء إصدار رئيسي وإرساله لكي تتم الموافقة عليه من قِبل القسم القانوني والمدير. عندما تتم الموافقة على الملف، يمكن للموظفين الآخرين في الشركة عرضه.

يبحث مالك الموقع في الوثائق والتدريبات المتوفرة عبر الإنترنت ويتعرّف على كيفية إعداد سير عمل وإقرانه بالمكتبة وجعل عملية جمع الملاحظات والتواقيع ونشر المستند النهائي عملية تلقائية.

تصبح مكتبة المستندات والموقع عناصر ضرورية بالنسبة إلى فريق التسويق، وقد ساعدته على تحسين إنتاجيته ورؤيته عبر المؤسسة، وذلك بعد مرور ثلاثة أشهر على استخدامها. سيصعب على أعضاء الفريق العمل بدونها، الأمر الذي سيحثّهم على استكشاف طرق أخرى لاستخدام تقنيات SharePoint من أجل التعاون بشكل أفضل.

إليك بعض الطرق للعمل في المكتبات وجعلها مفيدة أكثر لمجموعتك (منظّمة على نحو حر من أساسية إلى أكثر تقدماً):

الاستخدام و# انشاء طرق عرض     يمكنك استخدام عرض ل# عرض الملفات في مكتبه الاكثر اهميه ب# النسبه لك او التي الاحتواء الافضل غرضا. لا تتغير محتويات المكتبه، و# لكن تنظيم كل طريقه عرض او تصفيه الملفات ل# تسهيل ل# البحث عن و# استعرض ل# الوصول ب# طريقه ذات معني. ل# الحصول علي مزيد من المعلومات حول طرق العرض، راجع انشاء او تغييرها، او حذف طريقه عرض ل# قائمه او مكتبه.

شريط في طريقه عرض مكتبه الصور ب# "تعديل طريقه العرض" المحدده

تعقب الاصدارات     اذا كنت ب# حاجه الي الاحتفاظ ب# اصدارات سابقه من ملفات، يمكن ان تساعدك المكتبات تعقب و# تخزينها و# استعاده الملفات. يمكنك ان تختار تعقب كل الاصدارات ب# الطريقه نفسها. او يمكنك اختيار ل# تعيين بعض الاصدارات ك# رئيسيه، مثل اضافه فصل جديد الي يدوي و# بعض اصدارات ك# الثانويه، مثل تصحيح خطا املائي. ل# المساعده علي اداره مساحه التخزين، يمكنك اختيار عدد كل نوع من الاصدار الذي تريد تخزين ب# شكل اختياري.

تلميح:  إذا كان الفريق يخطط لاستخدام التأليف المشترك، فإننا ننصح بتشغيل تعيين إصدار رئيسي واحد على الأقل في المكتبة، فقط في حال قيام أحد الأشخاص بارتكاب خطأ ما وتحميل مستند بالاسم نفسه إلى مكتبة يشارك كل واحد فيها في التأليف. وبهذه الطريقة، يمكنك استعادة إصدار سابق من المستند في حال فقدت التغييرات.

ل# الحصول علي مزيد من المعلومات حول تعيين الاصدار، راجع تمكين تعيين الاصدار و# تكوينه ل# قائمه او مكتبه.

المشاركه في تاليف او سحب الملفات     عندما تقوم ب# تحرير مستند Microsoft Word او PowerPoint من مكتبه دون التحقق منه، يمكنك الاخرون ب# تحريره في الوقت نفسه (التي يتم التاليف المشترك). عندما يمكنك يسحب ملف، تاكد من شخص واحد فقط ب# تحرير الملف الي ان يتم فيها ايداعه. يمكنك المطالبه ب# سحب في المكتبات التي تحتوي علي المستندات الحساسه او عندما تريد تعقب عنايه تطور المستندات المستندات. لكن تجدر الاشاره الي ان المطالبه ب# السحب سيتم تسهل مستحيله ل# الاشخاص ب# التاليف المشترك ل# المستندات. استخدام السحب، ستتم مطالبه الاشخاص ب# ترك تعليق حول ما قد تم تغييرها في المستند، و# لكن سحب سيتم ايضا الي ابطاء التحرير و# مراجعه العمليات. ل# الحصول علي مزيد من المعلومات، راجع التاليف المشترك و# التعاون في المستندات او سحبها، ايداع، او تجاهل التغييرات ل# الملفات في مكتبه.

تحرير الملفات من برامج سطح المكتب    عند تخزين مستندات علي موقع SharePoint، يمكنك انشاء، و# تحريرها، و# المشاركه في تاليف المستندات مباشره من برامج سطح المكتب متوافق، مثل Microsoft Word او PowerPoint، دون حتي الانتقال الي الموقع. علي سبيل المثال، يمكنك تحرير عرض PowerPoint تقديمي في الوقت نفسه كما الاشخاص الاخرين ب# تحريره (المعروفه ايضا ب# التاليف المشترك). يمكنك ايضا اداره الايداع و# السحب مباشره من PowerPoint. ب# الاضافه الي ذلك، يمكنك استخدام OneDrive for Business او Outlook ل# تدوين مكتبه المحتويات العمل عليها دون اتصال، من موقع بعيد، و# ثم مزامنه التغييرات سلاسه عندما تعاود الاتصال.

البقاء علي اطلاع علي التغييرات    ل# البقاء المحدثه عند المستندات في تغيير مكتبه، قم ب# اعداد التنبيهات، الاشتراك في موجز ويب ل RSS، او اتبع المستندات. يتم الرئيسيه الفرق بين التنبيهات و RSS و# ما يلي ظهور الاعلامات. اعلامك كل من التنبيهات و# موجز RSS حول التحديثات، و# كلاهما تسمح لك ب# تخصيص كميه المعلومات التي تتلقاها. يمكنك اعداد التنبيهات او RSS ل# معرفه عند تغيير اي شيء في مكتبه. اذا كنت تهتم ل# مستند معين، قم ب# اعداد تنبيه او متابعه المستند. يمكن ان تصل الي تنبيهات ك# رسائل البريد الالكتروني او النص. اعلامات RSS تصل الي موجز ويب موحده التي يمكنك قراءه في Outlook او قارئ موجز اخر. اذا كانت متابعه مستند، ف# ستتلقي اعلام في ملف الاخبار الخاص بك (اذا كانت مؤسستك تستخدم ملف اخبار). ل# الحصول علي مزيد من المعلومات حول الاعلامات، راجع انشاء تنبيه او الاشتراك في موجز ويب RSS.

المطالبة بالموافقة على المستندات     يمكنك المطالبة بأن تتم الموافقة على المستندات قبل أن يتمكّن الجميع من رؤيتها. تظل المستندات في حالة معلقة حتى تتم الموافقة عليها أو رفضها من قِبل شخص يتوفر لديه الإذن اللازم للقيام بذلك. وتستطيع التحكم في تحديد مجموعات المستخدمين الذين يمكنهم عرض المستند قبل الموافقة عليه. قد تكون هذه الميزة مفيدة إذا كانت مكتبتك تحتوي على إرشادات أو إجراءات مهمة ينبغي أن تكون نهائية قبل عرضها للآخرين.

تعيين الاذونات    مجموعات SharePoint و# مستويات الاذونات تساعدك علي اداره الوصول الي محتويات طريقه فعاله. ب# شكل افتراضي، الاذونات علي المكتبات، يتم توريث المجلدات ضمن المكتبات، و# المستندات من الموقع. يساعد تعيين اذونات فريده ل# مكتبه معينه او المستند علي حمايه المحتوي حساسه، مثل العقود او معلومات الموازنه، دون تقييد الوصول الي الجزء المتبقي الموقع. ل# الحصول علي مزيد من المعلومات حول الاذونات، راجع فهم مستويات الاذونات في SharePoint.

إنشاء مهام سير العمل     بإمكان مكتبة المستندات أو نوع محتوى استخدام مهام سير العمل التي قامت المؤسسة بتعريفها لدورات الأعمال، مثل إدارة الموافقة على المستندات أو مراجعتها. ويمكن لمجموعتك أن تطبق عمليات الأعمال على مستنداتها، المعروفة بمهام سير العمل، والتي تحدد الإجراءات التي يجب اتخاذها بالتسلسل، مثل الموافقة على المستندات. تعتبر مهمة سير عمل SharePoint طريقة يتم تنفيذها تلقائياً لنقل المستندات أو العناصر عبر تسلسل من الإجراءات أو المهام. تتوفر ثلاث مهام سير عمل للمكتبات بشكلٍ افتراضي: "الموافقة"، وهو سير العمل الذي يوجّه المستند إلى مجموعة من الأشخاص للموافقة عليه؛ و"جمع الملاحظات"، وهو سير العمل الذي يوجّه المستند إلى مجموعة من الأشخاص للإدلاء بملاحظاتهم ثم إرجاع هذا المستند إلى الشخص الذي بدأ سير العمل كعملية تجميع؛ و"تجميع التواقيع"، وهو سير العمل الذي يوجّه المستند إلى مجموعة من الأشخاص لتجميع تواقيعهم الرقمية.

ملاحظة:  وحده سير العمل المؤلف من ثلاث حالات متوفر في SharePoint Foundation.

ل# الحصول علي مزيد من المعلومات حول مهام سير العمل، راجع حول مهام سير العمل المضمنه في SharePoint.

تعريف انواع المحتويات     اذا كانت تعمل المجموعه الخاصه بك ب# استخدام انواع متعدده من الملفات، مثل اوراق العمل و# العروض التقديميه و# المستندات، يمكنك توسيع وظيفه المكتبه ب# تمكين انواع محتويات متعدده و# تعريفها. اضافه انواع المحتويات مرونه و# التناسق المكتبات المتعدده. تحديد كل نوع محتوي قالب و# حتي سير العمل العمليات. القوالب و# تعمل ك# نقطه بدايه ل# التنسيق و# اي نص اساسي و# الخصائص التي تنطبق علي المستندات من هذا النوع، مثل اسم القسم او العقد رقم.

تعقب التدقيق    اذا كان لديك مجموعه من الملفات حساسه، و# قد يكون من المفيد التعرف علي كيفيه تم استخدام المستندات، يمكنك تعريف نهج يسمح لك ب# تمكين تعقب التدقيق الاحداث، مثل تغييرات الملفات او النسخ او الحذف.

تعيين النهج    تمكين اعدادات نهج انتهاء صلاحيه المستند او الحذف التلقائي او مراجعه دوريه (من خلال سير عمل) المستندات التي وصلت الي عمر محدد. كما التوسع مكتبات، استخدام هذه الاعدادات الترتيب يمكنك توفير الوقت و# الجهد عبر تجربه ل# تنظيف مساحه القرص الثابت هو تعبئه الكامل يدويا او ل# تجنب الوصول حدود الحصه النسبيه.

ملاحظة:  إعدادات النُهج غير متوفرة في SharePoint Foundation.

استخدام موقع مركز المستندات    يمكنك استخدام موقع مركز المستندات عندما تريد انشاء و# اداره تخزين عدد كبير من المستندات. تم تصميم مركز المستندات ل# استخدامه ك# مستودع ل# اداره عدد كبير من المستندات. تساعدك الميزات، مثل بيانات التعريف و# التنقل في طريقه عرض الشجره و# انواع المحتويات و# "اجزاء ويب"، في تنظيم و# استرداد المستندات. "ل# المحتوي مسؤولي" يمكن تكوين التنقل التعريفيه ل# اجراء مناسب ل# المكتبات معظم دون ب# شكل صريح انشاء فهارس ب# شكل سريع. او يمكنك انشاء محتوي مسؤولي الفهارس ل# تحسين الاداء عبر نطاق واسع من عوامل التصفيه و# طرق العرض. يمكنك استخدام موقع مركز المستندات ك# بيئه تاليف (حيث المستخدمين التحقق من الملفات و# ايداعها و# انشاء ب# نيات المجلد ل# هذه الملفات) او ارشيف محتوي (حيث عرض المستخدمين فقط او قم ب# تحميل المستندات).

ملاحظة: مركز المستندات غير متوفر في SharePoint Foundation.

تعتمد طريقة تنظيمك للملفات في المكتبة على احتياجات مجموعتك والطريقة التي تفضلها لتخزين المعلومات والبحث عنها. ويمكن أن يساعدك بعض التخطيط على إعداد البنية التي تتناسب بشكلٍ أفضل مع مجموعتك. تتضمن المكتبات العديد من الميزات التي تساعدك في العمل على ملفات متعددة في مكتبة واحدة. ومع ذلك، قد تكون المكتبات المتعددة هي الأفضل لاحتياجات مجموعتك.

قد ترغب في أن تلبي مكتبة واحدة احتياجات مختلفة. على سبيل المثال، قد يكون لديك مشاريع متعددة ضمن المجموعة نفسها، أو مجموعات متعددة تعمل على المشروع نفسه. استخدم مكتبة واحدة عندما:

  • تحتاج مجموعتك إلى رؤية معلومات موجزة أو طرق عرض مختلفة لمجموعة الملفات نفسها. على سبيل المثال، قد يرغب المدير في رؤية كافة الملفات مجمّعة حسب القسم أو تاريخ الاستحقاق.

  • يريد الأشخاص البحث عن الملفات في المكان نفسه على الموقع.

  • تريد تطبيق الإعدادات نفسها على الملفات، مثل تعقب إصدارات الملفات أو طلب الحصول على موافقة.

  • تشترك المجموعات التي تعمل بالمكتبة في سمات متماثلة، كأن يكون لها مستويات الأذونات نفسها.

  • تريد تحليل المعلومات الخاصة بالملفات في جدول بيانات، أو تلقي تحديثات مجمّعة بشأن الملفات.

للعمل بكفاءة على المستندات في مكتبة واحدة، يمكنك تنظيم الملفات في المكتبة من خلال إضافة أعمدة، أو تعريف طرق عرض، أو إنشاء مجلدات.

قد ترغب في إنشاء مكتبات متعددة عند وجود اختلافات واضحة بين مجموعات الملفات التي تريد تخزينها وإدارتها، أو بين مجموعات الأشخاص الذين يعملون على الملفات. استخدم مكتبات متعددة عندما:

  • تكون أنواع الملفات التي تريد تخزينها وإدارتها مميزة، ولا تتوقع أن يقوم الأشخاص بشكل متكرر بعرض بعض ملخصات الملفات أو البحث في كافة الملفات معاً.

  • تكون مجموعات الأشخاص التي تستخدم الملفات مميزة وتتوفر لديها مستويات أذونات مختلفة إلى حدٍ كبير.

  • تحتاج إلى تطبيق إعدادات مختلفة، مثل تعيين الإصدار أو الموافقة، على مجموعات مختلفة من الملفات.

  • لا تحتاج إلى تحليل الملفات معاً أو تلقي التحديثات المجمّعة الخاصة بالملفات.

  • تريد توفير مجموعات مختلفة من الخيارات لإنشاء ملفات جديدة، أو تريد ظهور الخيارات الموجودة في القائمة "جديد" الخاصة بالمكتبة بترتيب مختلف.

في ما يلي بعض الطرق حول كيفية استخدام المكتبات المتعددة بكفاءة.

اعداد قوالب الموقع و# الاعمده    اذا كانت مؤسستك ل# انشاء بعض الاعدادات المتوافقه ل# المكتبات، ف# يمكنك اعداد قوالب الموقع و# اعمده الموقع. يمكنك مشاركه الاعدادات المكتبات المتعدده حيث لن تحتاج الي اعاده انشاء الاعدادات في كل مره.

ارسال الملفات الي موقع اخر    اذا كنت تريد ملف ل# يتم توفيرها في مكتبات متعدده، يمكنك تخزينها في مكتبه واحده، و# ثم ارسال نسخه الي المكتبات الاخري. يمكنك ان تختار تذكيرك ب# تحديث اي نسخ من المستند عند اجراء تغييرات علي الاصلي.

انشاء قوالب مكتبات    اذا كنت تريد انشاء بعض الاعدادات الثابته ل# المكتبات او اعاده استخدام الخصائص في المكتبات، يمكنك حفظ مكتبه ك# قالب. تتوفر قوالب المكتبات ك# خيار في اضافه صفحه تطبيق علي موقعك.

يمكن تنظيم الملفات في مكتبة بطرق متعددة. يمكنك إضافة الأعمدة، وتعريف طرق العرض، وإنشاء المجلدات. لكل أسلوب ميزاته الخاصة، ويمكنك دمج كل أسلوب مع غيره لتلبية الاحتياجات الفريدة لمكتبتك ولفريقك.

بشكلٍ افتراضي، تتعقب المكتبات اسم الملف، بالإضافة إلى معلومات حول حالة الملف، ما إذا تم إيداعه مثلاً. ولكن يمكنك تحديد أعمدة إضافية تساعد مجموعتك على تصنيف الملفات وتعقبها، مثل اسم الحملة أو رقم المشروع، أو غيرها من المعلومات التي تعتبر مهمة لفريق العمل. تتوفر لديك خيارات متعددة لنوع العمود الذي تقوم بإنشائه، بما في ذلك سطر نص واحد أو قائمة منسدلة من الخيارات أو رقم محسوب من أعمدة أخرى أو حتى اسم شخص وصورته على الموقع.

توفر الأعمدة رؤوس أعمدة تسهّل على الأشخاص فرز المستندات وتصفيتها. وعندما تعرض الملفات الموجودة في المكتبة، يمكنك فرز هذه الملفات أو تصفيتها بشكلٍ مؤقت عن طريق الإشارة إلى اسم العمود، ثم النقر فوق السهم المتجه لأسفل والموجود بجانب الاسم. سيفيدك ذلك إذا كنت بحاجة إلى مشاهدة الملفات بطريقة معينة، ولكن يجب تكرار هذه الخطوات في المرة التالية التي تعرض فيها المكتبة.

ل# الحصول علي مزيد من المعلومات حول اضافه اعمده، راجع انشاء او تغييرها، او حذف عمود في قائمه او مكتبه.

هل سيرغب المستخدمون في الكثير من الأوقات في مشاهدة: كافة المستندات المرتبطة بمشروع معين، أم كافة المستندات التي تنتمي إلى قسم معين، أم تجميع المستندات حسب شهر استحقاقها؟ إذا توقعت عرض الملفات بطريقة معينة بشكلٍ متكرر، فبإمكانك تعريف طريقة عرض. ويمكنك استخدام طريقة العرض هذه في أي وقت تعمل فيه على المكتبة. عندما تنشئ طريقة عرض، فإنها تُضاف إلى القائمة المنسدلة "طرق العرض الحالية" الموجودة في شريط المكتبة.

طريقة عرض المكتبة هي مجموعة من الأعمدة على صفحة تعرض العناصر الموجودة في مكتبة، وغالباً ما تعرّف ترتيباً معيناً للفرز والتصفية والتجميع والتخطيط المخصص. يمكن أن تتضمن المكتبات طرق عرض شخصية وطرق عرض عامة. بإمكان أي شخص تم تعيينه إلى مجموعة "الأعضاء" على الموقع (لديه مستوى الإذن "تعاون") إنشاء طريقة عرض شخصية لمشاهدة الملفات بطريقة معينة أو لتصفية الملفات التي يريد مشاهدتها فقط. إذا كان لديك الإذن اللازم لتصميم مكتبة، فبإمكانك إنشاء طريقة عرض عامة يمكن لأي شخص استخدامها عند عرض المكتبة. يمكنك أيضاً تحويل أي طريقة عرض عامة إلى طريقة العرض الافتراضية، بحيث يتمكّن الأشخاص تلقائياً من مشاهدة طريقة العرض هذه للمكتبة.

إذا كان أعضاء المجموعة يعرضون المكتبات على جهاز محمول، فبإمكانك حتى إنشاء طرق عرض متنقلة تفرض قيوداً معينة، كعدد العناصر المعروضة في طريقة العرض، تتناسب بشكلٍ مثالي مع عرض النطاق الترددي وقيود الأجهزة.

ل# الحصول علي مزيد من المعلومات حول طرق العرض، راجع انشاء او تغييرها، او حذف طريقه عرض ل# قائمه او مكتبه.

المجلدات هي عبارة عن حاويات يستخدمها المستخدم لجمع المحتوى وإدارته في مكتبة أو قائمة. إذا تم تمكين المجلدات للمكتبة، فبإمكانك إضافة مجلدات إلى معظم أنواع المكتبات. وإذا كانت المكتبة تحتوي على عناصر متعددة، فالمجلدات تعمل أيضاً على تحسين فعالية الوصول إلى تلك العناصر. عندما تنشئ مجلداً، فإنك ستنشئ فهرساً داخلياً في الخلفية. يتم أيضاً إنشاء هذا الفهرس الداخلي للمجلد الجذر، أو المستوى الأعلى لمكتبة أو لقائمة. وعندما تصل إلى العناصر الموجودة في مجلد، فإنك تستخدم هذا الفهرس الداخلي بفعالية للوصول إلى البيانات.

إذا كانت المكتبة تحتوي على عناصر متعددة يمكن تجميعها بطريقة معينة، فبإمكانك استخدام المجلدات لتنظيم المحتوى داخل المكتبة. تتضمن الأمثلة الجيدة عن المجموعات المشاريع والفرق والأقسام وفئات المنتجات ونطاقات العمر وإدخالات القوائم الأبجدية والمجموعات الفرعية الأبجدية ("أ-ج"، و"د-و"، وغيرها). بإمكان المجلدات أن تساعد الأشخاص على تفحص العديد من الملفات وإدارتها بطريقة مألوفة.

المجلدات في مكتبة

ب# شكل افتراضي، تعرض مكتبه ب# استخدام مجلدات تمكين المجلدات في طريقه العرض الافتراضيه ل# المكتبه دون اي عوامل تصفيه. هذا مفيد ل# انه يمكن ل# المستخدمين اختيار المجلد المناسب عند ادخال مستندات جديده. عرض كافه المجلدات ايضا يقلل من انه ستتم اضافه عناصر خارج المجلدات في المكتبه ب# شكل غير صحيح. يمكنك ب# سهوله اعاده تنظيم المستندات في مجلدات المكتبه مختلفه ب# استخدام الامر فتح ب# واسطه المستعرض المتوفره علي شريط مكتبه.

ملاحظة:  يمكن تعيين طريقة عرض المكتبة لإجراء الفرز حسب معايير محددة فقط،‏ وفي هذه الحالة لا تظهر المجلدات أولاً قبل أي عناصر في طريقة العرض. قد لا ترغب في استخدام هذا الخيار لفرز طريقة العرض إذا أردت تمكين المستخدمين من تحديد مكان المجلد الصحيح بسهولة.

على الرغم من عدم ظهور مجلدات المكتبات في التنقل داخل الموقع، إلا أنه يمكن لمالك الموقع أو مستخدم لديه إذن تصميم الموقع تمكين طريقة عرض الشجرة، التي تعرض القسم محتوى الموقع في التنقل داخل الموقع، وتتيح لك توسيع مجلدات المكتبات وطيها والتنقل فيها.

طريقة عرض الشجرة على الموقع

ل# الحصول علي مزيد من المعلومات حول المجلدات، راجع انشاء مجلد في مكتبه مستندات او حذف مجلد في مكتبه.

ثمه ثلاث طرق يمكنك العمل مع الاخرين. يمكن استخدام الاعمده نفسها التي تستخدمها ل# تعقب المستندات في طريقه العرض الافتراضيه ل# مكتبه ل# انشاء طريقه عرض ب# استخدام عده معايير التصفيه. يمكن ل# الاشخاص فرز و# تصفيه طريقه عرض ديناميكيا ب# النقر فوق رؤوس الاعمده ل# البحث عن محتوي في سبور من هذه اللحظه. اذا تم تعريف بنيه مجلد في المكتبه، يمكنك "تسويه" طريقه عرض مكتبه عن طريق تعيين الخيار اظهار كافه العناصر ب# دون المجلدات في المقطع مجلدات عند انشاء او تعديل طريقه العرض. يمكنك اكمال كل اسلوب الاخر ل# الحصول علي المحتوي المناسب في الوقت المناسب و# ب# الطريقه المناسبه لك.

يتم إنشاء بعض أنواع المكتبات نيابةً عنك عندما تنشئ موقعاً جديداً، مثل مكتبة المستندات في موقع الفريق. ويمكنك تخصيص هذه المكتبات لتحقيق أغراضك، أو يمكنك إنشاء مكتبات إضافية خاصة بك. لكل نوع مكتبة غرضه الخاص، كما يتضمّن بعض أنواع المكتبات مجموعة مختلفة من السلوكيات والميزات.

هام:  قد يتوفر لديك عدد أكبر أو أقل من المكتبات في موقعك، وهذا يتوقف على إصدار SharePoint الذي يستند إليه موقعك، أو خطة Office 365 التي اشتركت فيها مؤسستك، أو تمكين بعض الميزات في موقعك.

مكتبة الأصول     استخدم مكتبة الأصول لمشاركة أصول الوسائط الرقمية وإدارتها، كملفات الصور والصوت والفيديو. تسهّل مكتبة الأصول على المستخدمين اكتشاف ملفات الوسائط الرقمية التي أنشأها الآخرون، مثل الشعارات والصور الخاصة بالشركة، فضلاً عن إعادة استخدامها. كما توفر مكتبة الأصول أنواع محتويات ذات خصائص وطرق عرض لإدارة أصول الوسائط واستعراضها، مثل الصور المصغّرة والكلمات الأساسية لبيانات التعريف. على سبيل المثال، قد ترغب في إدارة وتخزين صور علامات تجارية وأجزاء محتوى قابلة لإعادة الاستخدام من التطبيقات لكي تصبح متوفرة في كافة أرجاء المؤسسة ويتم استخدامها بصورة متناسقة.

مكتبة لوحات المعلومات    تحتوي على صفحات أجزاء ويب وصفحات أجزاء ويب مع قوائم الحالة ولوحات معلومات تم نشرها بواسطة PerformancePoint.

مكتبة اتصالات البيانات     استخدم مكتبة اتصالات البيانات لتسهيل صيانة اتصالات البيانات وإدارتها. مكتبة اتصالات البيانات عبارة عن مكان مركزي لتخزين ملفات اتصال بيانات Office ‏(ODC). يحتوي كل ملف من هذه الملفات (‎.odc) على معلومات حول كيفية تحديد موقع مصدر البيانات الخارجي أو تسجيل الدخول إليه أو الاستعلام عنه أو الوصول إليه. كما تتيح مركزية ملفات ODC في مكتبة اتصال البيانات إمكانية مشاركة ملفات اتصال البيانات وإدارتها والبحث عنها من داخل موقع SharePoint، وتساعد في ضمان احتفاظ بيانات الأعمال والتقارير، وخاصة جداول البيانات، بمجموعة متناسقة من القيم ونتائج الصيغ على أنها "إصدار واحد متناسق".

ملاحظة: لتسهيل صيانة ملفات اتصال البيانات وإدارتها لـ PerformancePoint، استخدم مكتبة اتصال البيانات لـ PerformancePoint. في هذه المكتبة، يمكنك تخزين ملفات ODC وملفات اتصال بيانات عمومية (UDC‏).

مكتبة المستندات     استخدم مكتبة المستندات للعديد من أنواع الملفات، بما في ذلك المستندات وجداول البيانات. يمكنك تخزين أنواع أخرى من الملفات في مكتبة المستندات، على الرغم من حظر بعض أنواع الملفات لأسباب تتعلق بالأمان. عندما تستخدم برامج غير محظورة، يمكنك إنشاء هذه الملفات من المكتبة. على سبيل المثال، قد يكون لفريق التسويق مكتبة مستندات خاصة به حيث يحتفظ بمواد التخطيط والنشرات الإخبارية والمنشورات.

مكتبة النماذج    استخدم مكتبة النماذج إذا كنت تحتاج إلى إدارة مجموعة من نماذج الأعمال المستندة إلى XML. على سبيل المثال، قد ترغب مؤسستك في استخدام مكتبة نماذج لتقارير المصاريف. يتطلب إعداد مكتبة نماذج وجود محرر XML أو برنامج تصميم نماذج XML، مثل Microsoft InfoPath. النموذج الذي يقوم الأشخاص بتعبئته عبارة عن ملف xml. يحتوي على البيانات (والبيانات فقط) التي تم إدخالها في النموذج، مثل تاريخ المصاريف وقيمتها. ويتم توفير كل ما تبقى من تقرير المصاريف بواسطة قالب النموذج. بعد تعبئة النماذج من قِبل الأشخاص، يمكنك دمج بيانات النماذج أو تصديرها للتحليل.

مكتبة الصور    استخدم مكتبة الصور لمشاركة مجموعة من الصور أو الرسومات الرقمية. وعلى الرغم من إمكانية تخزين الصور في أنواع أخرى من مكتبات SharePoint، فإن مكتبات الصور تتمتع بعدد كبير من المزايا. على سبيل المثال، من مكتبة الصور، يمكنك عرض صور في عرض شرائح، وتنزيل صور إلى الكمبيوتر، وتحرير الصور باستخدام برامج رسومات متوافقة، مثل Microsoft Paint. يمكنك إنشاء مكتبة صور إذا كنت تريد تخزين صور لأحداث الفريق أو لعمليات إطلاق المنتجات. يمكنك أيضاً الارتباط بصور موجودة في المكتبة من أي مكان آخر على الموقع، مثل صفحات wiki والمدوّنات.

مكتبة السجلات     استخدم مكتبة السجلات للاحتفاظ بمستودع مركزي لتخزين سجلات المؤسسة أو مستندات الأعمال المهمة وإدارتها. على سبيل المثال، قد تحتاج مؤسستك إلى الالتزام بلوائح التوافق التي تتطلب عملية منظمة لإدارة المستندات ذات الصلة. يمكن أن يحتوي موقع "مركز السجلات" على عدد من مكتبات السجلات لتخزين أنواع مختلفة من السجلات. بالنسبة إلى كل مكتبة، يمكنك تعيين نُهج تحدد السجلات المطلوب تخزينها، وكيفية توجيه المستندات وإدارتها، والمدة الزمنية التي يجب خلالها الاحتفاظ بتلك السجلات.

مكتبة التقارير     استخدم مكتبة التقارير لتبسيط عملية إنشاء صفحات ويب والمستندات ومؤشرات الأداء الرئيسية (KPI) للأهداف والمقاييس وإدارتها وتوزيعها. مكتبة التقارير هي مكان مركزي يمكنك فيه إنشاء التقارير وحفظها، مثل مصنفات Excel وصفحات لوحات المعلومات. عندما تقوم بنشر مصنف Excel في مكتبة التقارير، يكفيك النقر نقرة واحدة لفتحه في طريقة عرض المستعرض، وهي طريقة سهلة لرؤية المصنف دون إضافته إلى صفحة "أجزاء ويب".

مكتبة الرسومات التخطيطية للعمليات (وحدات قياس مترية ووحدات أميركية)    استخدم مكتبة الرسومات التخطيطية للعمليات لتخزين مستندات الرسومات التخطيطية للعمليات ومشاركتها، كتلك المستندات المُنشأة باستخدام Microsoft Visio. تم تصميم مكتبات "وحدات القياس المترية والوحدات الأميركية" بما يتناسب مع المقاييس المناظرة الخاصة بها.

مكتبة صفحات Wiki    لإنشاء مجموعة من صفحات wiki المتصلة وإدارتها، استخدم مكتبة صفحات wiki. يمكّن موقع wiki العديد من الأشخاص من جمع معلومات بتنسيق سهل الإنشاء والتعديل. كما يمكنك إضافة صفحات wiki التي تحتوي على صور وجداول وارتباطات تشعبية وارتباطات داخلية إلى مكتبتك. على سبيل المثال، إذا قام فريق العمل بإنشاء موقع wiki لمشروع ما، فبإمكان الموقع أن يخزن التلميحات والإرشادات في سلسلة من الصفحات المتصلة ببعضها.

ملاحظة: يتم بشكل تلقائي إنشاء مكتبات نظام إضافية، مثل مكتبة الأنماط ومكتبة أصول الموقع ومكتبة صفحات الموقع، وهذا يتوقف على موقعك وتكوينه. ومع ذلك، لا يمكنك إنشاء هذه المكتبات المحددة من خلال واجهة المستخدم.

ملاحظة: إقرار إخلاء المسؤولية للترجمة الآلية: تمت ترجمة هذه المقالة بواسطة نظام كمبيوتر دون تدخل العامل البشري. توفر Microsoft هذه الترجمات الآلية لمساعدة المستخدمين الذين لا يتحدثون الإنجليزية على استخدام منتجات Microsoft، وخدماتها، وتقنياتها والاستمتاع بها. قد تحتوي هذه المقالة على أخطاء في المفردات، أو بناء الجملة، أو القواعد نظرًا لترجمتها آليًا.

توسيع المهارات
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×