مقدمة إلى إدارة المستندات

هام: تمت ترجمة هذه المقالة ترجمة آلية، راجع إقرار إخلاء المسؤولية. يرجى الاطلاع على النسخة الإنجليزية من هذه المقالة. هنا للرجوع إليها.

اداره المستند يركز علي سعه التخزين و# تنظيم المستندات ل# دعم active العمل الجاري، ب# ما في ذلك انشاء المحتوي و# مشاركتها ضمن مؤسسه. عندما لم يكن لديك اي نوع من نظام اداره المستندات رسمي المؤسسات في مكانها، المحتوي غالبا ما تم انشاؤها و# حفظها ب# طريقه غير المداره و# اللامركزيه علي مشاركات الملفات متفرقه و# محركات الاقراص الثابته فرديه. يؤدي ذلك الي القرص الثابت ل# الموظفين ل# البحث عن و# مشاركتها و# التعاون علي المحتوي ب# طريقه فعاله. هذا ايضا يجعل من الصعب ل# المؤسسات ل# استخدام المعلومات التجاريه القيمه و# البيانات في المحتوي.

يعتمد Microsoft Office SharePoint Server 2007 احتياجات اداره المستندات في مؤسستك ب# توفير مجموعه واسعه من المستند امكانيات اداره التي يمكنك القيام ب# ما يلي:

  • تخزين و# تنظيمها و# حدد موقع المستندات.

  • ضمان تناسق المستندات.

  • اداره بيانات التعريف ل# المستندات.

  • المساعده علي حمايه المستندات من الوصول غير المصرح به او استخدامها.

  • ضمان التناسق الاعمال (مهام سير العمل) ل# كيفيه معالجه المستندات.

ملاحظة: تشير هذه المقاله الي موقع SharePoint مثال التي تم انشاؤها عن طريق Adventure Works، وهمي شركه المصنعه الدراجات و# مكونات الدراجات و# الملحقات بيسيكلينج.

علي سبيل المثال، الفريق "الوثائق التقنيه" في Adventure Works، الذي ينتج منشورات العملاء ك# دلائل المستخدم و# صفحات المواصفات المنتج، يستخدم العديد من ميزات اداره المستندات في Office SharePoint Server 2007. تخزن الفريق ب# كامله ب# المحتوي الذي الذي يقوم ب# انشائه في موقع تم انشاؤه من قالب موقع مركز المستندات. في موقع مركز المستندات الخاصه بهم، استخدم اعضاء الفريق تعيين الاصدارات الرئيسيه و# الثانويه ل# تعقب تطوير المستندات من خلال الاصدارات. يمكنهم ايضا استخدام المطالبه ب# السحب ل# التاكد من ان اعضاء الفريق لا دون قصد يكتب فوق العمل بعضها البعض.

تخزين المستندات و# تنظيمها في موقع مركز المستندات

يمكن استخدام قالب موقع مركز المستندات المضمنه مع Office SharePoint Server 2007 ل# انشاء مواقع محسنه ل# انشاء و# استخدام تخزين اعداد كبيره من المستندات. تحتوي علي المواقع التي يتم انشاؤها من قالب موقع مركز المستندات التخصصيه ميزات اداره المستند مثل المطالبه ب# السحب و# ميزه تعيين اصدار المستند الرئيسيه و# الثانويه، التي هي قيد التشغيل ب# شكل افتراضي. المطالبه ب# السحب يساعد علي منع حدوث ارتباك و# التعارضات عبر التغييرات، نظرا ل# مستخدم واحد فقط يمكن تغيير ملف في وقت معين. تعيين الاصدار يسمح لك ب# تعقب تغييرات المستندات، و# المساعده علي اداره المحتوي كما راجعت. تعيين الاصدار يفيد خاصه عندما عده اشخاص التعاون في العمل علي المشاريع، او عندما ينتقل المعلومات عبر عده مراحل التطوير و# المراجعه.

استخدام انواع المحتويات ل# اداره المستندات ب# طريقه متناسقه

نوع محتوي هو مجموعه من اعدادات القابل ل# اعاده الاستخدام التي تصف السلوكيات المشتركه ل# نوع معين من المحتوي. تمكين انواع محتويات المؤسسات من تنظيم و# ادارتها، و# معالجه المحتوي ب# طريقه متناسقه عبر مجموعه مواقع مشتركه. يمكنك تحديد نوع محتوي ل# كل نوع من المستند او معلومات المنتج الذي ينشئ مؤسستك ل# التاكد من ان هذه الانواع المختلفه من المستندات معالجه ب# شكل متناسق.

علي سبيل المثال، اسم القسم "الوثائق التقنيه" في Adventure Works انشاء نوعي المحتوي دليل المستخدم و# مواصفات المنتج. عندما ينتقل اعضاء الفريق الي "مركز المستندات" ل# انشاء مستند جديد، يظهر كل انواع المحتوي ك# خيار علي الزر " جديد " في مكتبه المستندات. تحديد كل نوع محتوي القالب الخاص به، حتي لا كافه كتيبات المستخدم و# مواصفات المنتج ب# مشاركه عن تنسيق شائع. تحديد كل نوع محتوي اعمده مخصصه خاصه به، حيث ان، علي سبيل المثال، كافه دلائل المستخدم تحتوي علي بيانات تعريف حول اي نماذج المنتجات الكتيبات التي تنطبق علي. كل نوع محتوي حتي يحتوي علي مهام سير العمل الخاصه به، حيث يمكن ان تكون الفريق واثقا من ان كل دليل المستخدم تتبع عمليات الموافقه و# الملاحظات نفسه. و# نظرا ل# مواصفات المنتج المضمنه في نوع محتوي اخر، يمكنك اتباع عمليات مختلفه هذه المستندات و# الحصول علي الاعمده التي تتطلب بيانات التعريف مختلفه.

اداره خصائص المستند

احدي الطرق الاساسيه التي الاشخاص العثور علي المعلومات التي تم حفظها علي موقع ويب او في نظام اداره مستند عباره عن طريق استعراض او البحث عن بيانات التعريف (خصائص المستند) التي تم حفظها مع ملفات. و# مع ذلك، لا يتم الموظفين في المؤسسات غالبا الوقت الي اضافتها او تحديثها خصائص المستند ل# الملفات عند حفظ عليها.

البرامج و# خوادم المتوفره في نظام ‎2007 Microsoft Office مساعده الاخرين في انشاء و# تحديث بيانات التعريف ل# المستندات. عند فتح او تحرير مستند تم حفظه الي موقع Office SharePoint Server 2007 في احد برامج سطح مكتب إصدار Office 2007، مثل Word او Excel او PowerPoint، يمكنك تحرير خصائص خادم المستند في "لوحه معلومات المستند" الذي يظهر في اعلي الملف. اذا كانت تتم اضافه اعمده مخصصه ل# نوع المحتوي هذا المستند او الي المكتبه حيث تم حفظ هذا المستند، يتم عرض هذه القيم العمود ك# حقول الخصائص في "لوحه معلومات المستند". ب# واسطه دمج تجربه تحرير خاصيه المستند الي محتوي التحرير تجربه، البرامج في إصدار Office 2007 تسهيل ل# المؤسسات ل# تحسين جوده بيانات التعريف ل# المحتوي الخاص بها.

لوحة معلومات المستند

ب# الاضافه الي ذلك، يمكنك استخدام المؤسسات Microsoft Office InfoPath 2007 ل# انشاء "لوحات معلومات المستند" المخصصه التي يمكنهم ثم اضافتها الي انواع المحتويات معينه.

المساعده في حمايه المستندات

Office SharePoint Server 2007 يوفر ايضا عده طرق ل# المؤسسات ل# المساعده في حمايه المستندات التي تم حفظها الي موقع SharePoint من الوصول غير المصرح به او استخدامها. مؤسسات تطبيق اداره حقوق المعلومات (IRM) الي مكتبه مستندات ب# الكامل ل# حمايه مجموعه كامله من المستندات. يمكنك اداره حقوق استخدام المعلومات ل# الحد من الاجراءات التي يمكن ان ينفذها المستخدمون علي الملفات التي تم تنزيلها من SharePoint القوائم او المكتبات. اداره حقوق استخدام المعلومات تشفير الملفات التي تم تنزيلها و# تحديد المجموعه من المستخدمين و# البرامج المسموح بها ل# تشفير هذه الملفات. يمكنك ايضا تحديد اداره حقوق استخدام المعلومات حقوق المستخدمين المسموح لهم ب# قراءه الملفات، ل# انه لا يمكنهم اتخاذ اجراءات مثل طباعه نسخ الملفات او نسخ نص من عليها. اداره حقوق استخدام المعلومات وب# التالي يساعد في مؤسستك ب# فرض نهج الشركه التي تحكم عنصر التحكم و# نشره معلومات خاصه او سريه.

Office SharePoint Server 2007 يمكنك ايضا ل# حمايه الملفات ب# طرق اخري. اذا كنت تريد منع الاشخاص من قراءه مسودات المستندات قيد التقدم، يمكنك اعداد مكتبه مستندات مع الاصدارات الرئيسيه و# الثانويه و# قم ب# تحديد مجموعات الاشخاص المسموح لهم ب# قراءه الاصدارات الثانويه (مسودات). يتم المسودات الاصدارات الثانويه ل# الملفات او عناصر القائمه التي لم يتم اعتمادها ك# الرئيسيه. اذا قمت ب# اعداد تلك المكتبه ل# المطالبه ب# الموافقه علي المحتوي، ثم المسودات لا يتم نشر ك# اصدارات رئيسيه حتي شخص يملك الاذونات المناسبه الموافقه علي المستند ل# المنشور ك# مسوده رئيسيه.

يمكنك حمايه المستندات طريقه اخري عن طريق تكوين اذونات ل# المجلدات الفرديه، و# عناصر القوائم او المستندات. اذا كان هناك ملفات واحدا او متغيرين فقط في مكتبه مستندات التي تريد تقييد الوصول، يمكنك تحرير الاذونات ل# هذه العناصر الفرديه ل# تغيير من لديه الاذن ل# عرضها او تحريرها.

اداره عمليات المستندات ذات الصله ب# استخدام مهام سير العمل

تعتمد العمليات التجاريه ذات الصله ب# المستندات المشتركه، Office SharePoint Server 2007 يوفر مهام سير العمل المضمنه التي تستخدمها ل# اداره المهام مثل مجموعه المراجعه و# الموافقه علي توقيع المستند. يتم تعريف سير العمل ك# حركه تلقائيه ل# المستندات او العناصر عبر سلسله من الاجراءات او المهام المتعلقه ب# عمليه تجاريه. مهام سير العمل مساعده المؤسسات اداره عمليات الاعمال المستندات ذات الصله ب# فعاليه اكثر، ل# انها تلقائيا تعقب و# اداره المهام البشريه المضمنه في هذه العمليات.

علي سبيل المثال، الفريق "الوثائق التقنيه" في Adventure Works يستغل واسعه من سير عمل "تجميع الملاحظات". بدلا من ارسال البريد الالكتروني الي المراجعين، يمكنك بدء كاتب سير عمل علي يمين المستند الحالي من Office Word 2007. تتولي عمليه سير العمل ل# اداره العمليه، ب# ما في ذلك ارسال رسائل الاعلام الي المراجعون و# انشاء مهام لهم و# تعقب الحاله ل# تلك المهام. المراجعون اكمال المهام الخاصه بها في Word 2007 او في Microsoft Office Outlook 2007.

ب# الاضافه الي ذلك، ب# استخدام Microsoft Office SharePoint Designer 2007 او Microsoft Visual Studio 2005 ملحقات ل Windows Workflow Foundation، المؤسسات يمكنك تطوير و# نشر مهام سير العمل المخصصه اداره الاعمال الفريده ل# المؤسسات.

ملاحظة: إقرار إخلاء المسؤولية للترجمة الآلية: تمت ترجمة هذه المقالة بواسطة نظام كمبيوتر دون تدخل العامل البشري. توفر Microsoft هذه الترجمات الآلية لمساعدة المستخدمين الذين لا يتحدثون الإنجليزية على استخدام منتجات Microsoft، وخدماتها، وتقنياتها والاستمتاع بها. قد تحتوي هذه المقالة على أخطاء في المفردات، أو بناء الجملة، أو القواعد نظرًا لترجمتها آليًا.

توسيع المهارات
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×