مخطط المشروع: خطتك إلى إدارة المشروع

يمكن لمخطط المشروع مساعدتك على الاستفادة بأقصى حد من Microsoft Office Project 2007 وتحقيق أهداف مشروعك باستخدام المعايير المعتمدة وممارسات أسلوب إدارة المشروع.

ملاحظة: حتى لو كنت تستخدم أساليب إدارة المشاريع المرنة، يمكنك مع ذلك استخدام الأهداف المضمنة في مخطط المشروع لمساعدتك في إدارة المشروع للحصول على نتيجة ناجحة.

يوضح مخطط المشروع ثلاث مراحل من دورة حياة المشروع: إنشاء خطة، وتعقب مشروع وإدارته، وإغلاق مشروع. تعرف على خريطة الطريق هذه لإدارة المشروع باستكشاف الأهداف ضمن كل واحدة من تلك المراحل.

تلميح:  انقر فوق الارتباطات الموجودة أدناه للاطلاع على أنشطة إدارة المشروع الواسعة، ثم انقر فوق العناصر الهدف للحصول على إرشادات مفصلة حول إنجاز كل هدف في Office Project 2007.

قصاصة فنية لخريطة طريق المشروع

إنشاء خطة

تعريف مشروع

قبل إنشاء مشروع، تحتاج إلى تعريف المشروع بشكل دقيق وتحديد نطاقه، فضلاً عن تحديد الأهداف التي ترغب في تحقيقها.

ما الذي تريد استكشافه؟    

الهدف

الوصف

بدء مشروع

أثناء مرحلة تخطيط المشروع التي تمتد لفترة زمنية طويلة أو تتضمن العديد من الأشخاص، من المهم تحديد أهداف المشروع وافتراضاته وقيوده.

بدء خطة المشروع

بعد التخطيط الأولي، يمكنك إنشاء ملف المشروع، أدخل بيانات المشروع الأولية، وأرفق مستندات التخطيط بالملف.

تحديد تسليمات المشروع

بعد تأكيد أهداف مشروعك، يمكنك تحديد المنتج الفعلي أو الخدمة التي تحقق هذه الأهداف.

التخطيط لأنشطة المشروع

بعد تعريف ما هو المشروع، للتأكد من نجاح مشروعك، استكشف الأنشطة الرئيسية المضمنة فيها. تفشل العديد من المشاريع لأن مدير المشروع لم يفكر مبكراً في النطاق الكامل للعمل المطلوب في عملية إنشاء المشروع.

ما الذي تريد استكشافه؟    

الهدف

الوصف

تعريف المراحل والمهام

بعد تحديد العمل المطلوب في المشروع، يمكنك تنظيمه في مراحل رئيسية ومراحل ومهام وإدخالها في خطة مشروع.

إظهار تنظيم المشروع

بعد إنشاء مخطط تفصيلي للمهام، بإمكانك أيضاً عرض هيكل مشروعك باستخدام مستويات المخطط التفصيلي أو الرموز المخصصة أو المضمنة في هيكل تنظيم العمل (WBS).

تقدير فترات المهام

يمكن أن يحسب Project 2007 جدولاً زمنياً واقعياً نيابة عنك، وغالباً ما يعتمد على فترات المهام وتبعيات المهام التي تقوم بإدخالها.

جدولة مهام المشروع

بعد إدخال فترات المهام، يحين وقت معالجة كيفية ارتباط تلك المهام ببعضها وربطها بتواريخ محددة.

إنشاء علاقات بين المشاريع

من خلال إنشاء تبعيات المهام بين المهام في مشاريع مختلفة، يمكنك تقييم تأثير التغييرات والأنشطة في مشروع واحد على مشاريع أخرى.

التخطيط للموارد وشراؤها

في هذه المرحلة في عملية تخطيط المشروع، تكون قمت بتعريف نطاق المشروع، وإعداد قائمة المهام، وتقدير فترات المهام.

ما الذي تريد استكشافه؟    

الهدف

الوصف

تقدير احتياجات المورد

حتى الآن لقد قمت بتعريف نطاق المشروع، بما في ذلك إعداد قائمة المهام وتقدير فترات المهام. يمكنك استخدام هذه المعلومات لإجراء تقديرات أولية وتحديد المتطلبات وبدء عمليات التوظيف والمشتريات للحصول على الموارد التي تحتاجها.

تكوين فريق المشروع

تم التعرف على كل مواردك والموافقة عليها وشراؤها. يمكنك الآن تكوين الفريق عن طريق إدخال معلومات الموارد في خطة المشروع.

مشاركة الموارد بين المشاريع

يُسهل Project 2007 عليك مشاركة الموارد في مشروعات متعددة حيث سيتم استخدام نفس الأشخاص أو المواد أو المعدات فيها.

تعيين الموارد للمهام

الآن وقد تم إدخال معلومات الموارد في المشروع، يمكنك تعيين الموارد لمهام معينة تقوم بإعدادها كعمل للمشروع.

تخطيط تكاليف المشروع

بدون فهم تكاليف المشروع جيداً، يمكن أن يفشل المشروع بسرعة ولا يدر ربحاً. تتألف التكاليف من كل الموارد المطلوبة لتنفيذ مشروع، بما في ذلك الأشخاص والمعدات للقيام بالعمل والمواد المستخدمة لإكمال العمل.

ما الذي تريد استكشافه؟    

الهدف

الوصف

تقدير التكاليف

تقدير التكلفة هي عملية تطوير التكاليف التقريبية للموارد والمهام المطلوبة لإكمال أنشطة المشروع.

تحديد موازنة التكلفة والمعلومات الأساسية

بعد إدخال أسعار التكلفة، يمكنك حفظها كموازنتك قبل بدء تعقب التغييرات وإدارة الخطة. علاوة على ذلك، قد تحتاج إلى إرفاق الملاحظات المهمة حول قرارات الموازنة أو مشاركة معلومات الموازنة مع الآخرين أو نقل المعلومات إلى تنسيقات ملفات أخرى.

التحضير لإدارة التكاليف

بعد تأكيد التكاليف، يمكنك القيام بالتحضيرات الضرورية لتعقب التكاليف وإدارتها للتأكد من أن يظل المشروع ضمن الموازنة. يمكنك تعيين تاريخ البدء للسنة المالية والتحكم في خيارات الاحتساب وتحديد وقت استحقاق التكاليف.

التخطيط للجودة والمخاطر

الجودة هي عامل أساسي مهم وتؤثر على العملاء أو المستخدمين مباشرةً. بدون خطة إدارة مخاطر، يمكن أن يتأثر المشروع بطرق غير متوقعة.

ما الذي تريد استكشافه؟    

الهدف

الوصف

التخطيط للجودة

قبل بدء مشروع، حدد معايير الجودة الضرورية لتحقيق أهداف المشروع.

تحديد المخاطر والتخطيط لها

يمكن أن يساعدك تحديد المخاطر والتخطيط لها وتقليلها في كثير من الأحيان على إبقاء المشروع تبعاً للجدول الزمني وضمن الموازنة.

التخطيط للاتصال والأمان

تعد الاتصالات وأمانها من أهم جوانب تكوين فريق يتعاون جيداً.

ما الذي تريد استكشافه؟    

الهدف

الوصف

إعداد أساليب لنقل معلومات المشروع

قم بإعداد أسلوب للتواصل مع فريق المشروع وحافظ على تحديث المشروع.

المساعدة على حماية معلومات المشروع

يقدم Microsoft Office Project Server 2007 وProject 2007 ميزات الأمان الأساسية التي يمكن أن تساعدك على حماية معلومات مشروعك من الوصول غير المصرح به.

تحسين خطة مشروع

بعد بدء المشروع، قد تحتاج إلى مراجعة مجريات الأمور وضبط المهام أو الموارد أو التكاليف.

ما الذي تريد استكشافه؟    

الهدف

الوصف

تحسين خطة المشروع للالتزام بتاريخ الانتهاء

بعد إنشاء خطة المشروع، يمكنك مراجعتها وضبطها للتأكد من أنك ملتزم بتاريخ الانتهاء المجدول.

تحسين خطة المشروع للموارد

بعد إنشاء خطة المشروع، راجع تخصيص مواردك لتحسين أحمال العمل لهم.

تحسين خطة المشروع لتناسب الموازنة

راجع التكاليف المخططة في خطة المشروع المكتملة للتأكد من أن تظل ضمن الموازنة.

طباعة معلومات المشروع وتوزيعها

قدم للمساهمين وأعضاء فريق العمل وصولاً لطرق عرض وتقارير مطبوعة أو عبر الإنترنت ليظلوا على اطلاع بمستجدات تقدم المشروع.

ما الذي تريد استكشافه؟    

الهدف

الوصف

طباعة معلومات المشروع

بعد جدولة المشروع، قد تحتاج إلى توزيع نسخ مطبوعة لأحدث معلومات المشروع على المساهمين أو أعضاء الفريق.

توزيع معلومات المشروع عبر الإنترنت

يمكنك توزيع أحدث معلومات المشروع عبر الإنترنت عن طريق إنشاء التقارير لأعضاء الفريق والمساهمين.

تعقب المشروع وإدارته

تعقب التقدم

حدد العناصر التي تريد تعقبها واختر أسلوب التعقب ثم ابدأ مراقبة تقدم المشروع.

ما الذي تريد استكشافه؟    

الهدف

الوصف

إعداد المشروع للتعقب

على الرغم من أن Project 2007 يُسهل التعقب، يجب اتخاذ عدة خطوات قبل أن تتمكن من بدء تعقب تقدم المشروع.

تسجيل التقدم والاستجابة للتحديثات

بعد تحديد العناصر التي تريد تعقبها وأسلوب التعقب، يمكنك بدء تعقب هذه العناصر.

إدارة جدول زمني

قم بإدارة مشروعك عن طريق تحديد المشاكل وضبط الجدول الزمني وإعداد التقارير عن تقدمه إلى أعضاء الفريق والمساهمين.

ما الذي تريد استكشافه؟    

الهدف

الوصف

تحديد المشاكل في الجدول الزمني

أثناء قيامك بتعقب التقدم الفعلي للمهام، يمكنك مراجعة الجدول لتحديد المشاكل أو المشاكل المحتملة في الجداول الزمنية للمهام.

وضع المهام أو المراحل أو المشروع على الجدول الزمني مرة أخرى

إذا تعرفت على المشاكل في جدولك الزمني، يمكنك استخدام مجموعة متنوعة من الاستراتيجيات لإدارة الجدول الزمني للمشروع.

إدارة الموارد

قم بإدارة مواردك عبر تعقب تقدمها وتحديد مشاكل التخصيص وحلها وإدارة الموارد المشتركة وإعداد تقارير تقدم المشروع لأعضاء الفريق والمساهمين.

ما الذي تريد استكشافه؟    

الهدف

الوصف

تعقب تقدم الموارد

تتمثل الطريقة الأكثر فعالية لقياس تقدم عمل الموارد في مشروع في موازنة أحمال العمل وتعقب تقدم المهام.

تحديد مشاكل تخصيص الموارد

من خلال مراجعة معلومات الموارد، مثل الواجبات والتحميلات الزائدة أو التحميلات المنخفضة وتكاليف الموارد والتباينات بين العمل المخطط والفعلي، يمكنك التحقق من تعيين الموارد للمهام على أفضل وجه للحصول على النتائج التي تريدها.

حل مشاكل تخصيص الموارد

للحصول على أفضل أداء ونتائج من الموارد، أنت بحاجة إلى إدارة أحمال عمل الموارد لإصلاح التحميلات الزائدة والتحميلات المنخفضة.

إدارة معلومات الموارد المشتركة

بعد إضافة موارد المؤسسة، راجع معلومات الموارد المشتركة أو غيرها للتأكد من أن المشروع مرن وفعال التكاليف قدر الإمكان.

إدارة التكاليف

قم بإدارة التكاليف من خلال إبقاء التكاليف ضمن الموازنة. التكاليف هي كل الموارد المطلوبة لتنفيذ مشروع، بما في ذلك الأشخاص والمعدات للقيام بالعمل والمواد المستخدمة لإكمال العمل.

ما الذي تريد استكشافه؟    

الهدف

الوصف

مراقبه التكاليف

من خلال مراجعة معلومات التكلفة الأساسية للمشروع بشكل متكرر، بالإضافة إلى إجراء تحليل مفصل لمعلومات التكلفة، يمكنك المساعدة للتأكد من نجاح المشروع مالياً.

تعديل التكاليف لإبقاء المشروع ضمن الموازنة

بمجرد تحديد مشكلة الموازنة، يمكنك اتخاذ الإجراء التصحيحي باستخدام Project 2007 لإصلاح المشكلة ولإعادة تحسين الجدول الزمني للتكاليف.

إدارة المخاطر

حدد مواقع المشاكل المحتملة بتوقع المخاطر والاستجابة لأحداث المخاطر وإعداد تقارير تقدم المشروع لأعضاء الفريق والمساهمين.

ما الذي تريد استكشافه؟    

الهدف

الوصف

التعرف على المخاطر جديد

سيساعدك تحديد المخاطر وتخفيفها والتحكم فيها في تحقيق أهداف مشروعك.

التحكم في مخاطر المشروع

بعد حدث مخاطرة، قد تحتاج إلي الاستجابة للمخاطر للتحكم في تأثيرها على المشروع.

إغلاق مشروع

مراجعة معلومات المشروع النهائية

تعد نهاية المشروع وقتاً مناسباً لاجتماع المساهمين وأعضاء الفريق وتحليل ما حدث بشكل صحيح أو الأخطاء وإعداد التقارير النهائية عبر الإنترنت أو طرق العرض المطبوعة.

ما الذي تريد استكشافه؟    

الهدف

الوصف

مراجعة معلومات المشروع النهائية

يتضمن إغلاق مشروع تلخيص معلومات المشروع وإيصالها، وتحليل فعالية المشروع، وأرشفة بيانات المشروع.

توسيع المهارات
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×