مقدمة حول Access

بدء استخدام قواعد البيانات

ملاحظة: نرغب في تزويدك بأحدث محتوى تعليمات لدينا بأسرع ما يمكن وبلغتك الخاصة. وقد تمت ترجمة هذه الصفحة آلياً وقد تحتوي على أخطاء نحوية أو أخطاء تتعلق بالدقة. كما نهدف إلى أن يكون هذا المحتوى مفيداً لك. هل يمكنك إخبارنا إذا كانت المعلومات مفيدة لك في أسفل هذه الصفحة؟ إليك المقالة بالغة الإنجليزية لسهولة الرجوع إليها.

لا يدعم المستعرض الفيديو. ثبّت Microsoft Silverlight أو Adobe Flash Player أو Internet Explorer 9.

يمكن ان تؤدي قواعد بيانات و# تطبيقات ويب فوائد العمل الكبيره. من الضروري تصميم قاعده البيانات من تحقيق اهدافك، ما اذا كنت تريد اداره معلومات عن الموظفين، و# توفر التقارير الاسبوعيه مقابل البيانات او تعقب طلبات العملاء. استثمار الوقت ل# فهم تصميم قاعده البيانات سيساعدك احتواء تاسيس قواعد البيانات التي يمكن استخدامها مباشره في المره الاولي و# التي احتياجات تغيير.

هام: تطبيقات access علي ويب تختلف عن قواعد بيانات سطح المكتب. لا تناقش هذه المقاله تصميم تطبيق ويب.

المفاهيم و# المصطلحات

فل# نبدا ب# التعليمي بعض المصطلحات الاساسيه و# المفاهيم. ل# تصميم قاعده بيانات مفيده، يمكنك انشاء جداول تركز علي موضوع واحد. في الجداول الخاصه بك، يمكنك التقاط كل البيانات المطلوبه ل# هذا الموضوع في حقول، اضغط ب# استمرار اصغر وحده ممكنه من البيانات.

قواعد البيانات العلائقيه

قاعده بيانات ب# حيث يتم تقسيم البيانات الي جداول، و# من نوع ك# جداول البيانات. يتضمن كل جدول الموضوع نقره واحده فقط، مثل العملاء (جدول واحد) او المنتجات (جدول اخر).

السجلات و# الحقول

مساحه التخزين ل# البيانات منفصله في جدول. تخزين صفوف (او السجلات) كل نقطه بيانات فريد، مثل اسم العميل. المعلومات التي يتم التقاطها حول كل نقطه بيانات في وحده المحتمله اصغر عزل الاعمده (او حقول) — الاسم الاول قد يكون عمود واحد و# قد يكون اسم العائله اخر.

المفتاح الاساسي

قيمه تضمن تحديث كل سجل يكون فريدا. علي سبيل المثال، قد يكون هناك اثنين العملاء ب# الاسم نفسه، صور اندرسون اليزابيث. و# لكن احد السجلات صور اندرسون اليزابيث يحتوي علي رقم 12 ك# مفتاح اساسي و# الاخر يحتوي علي مفتاح اساسي من 58.

العلاقات اصل-تابع

الشائعه العلاقات بين الجداول. علي سبيل المثال، قد عميل واحد اوامر متعدده. تحتوي الجداول الاصل المفاتيح الاساسيه. يتضمن الجداول التابعه المفاتيح الخارجيه، الذي عباره عن قيم من المفتاح الاساسي ب# اظهار كيفيه ارتباط السجلات الجدول التابع ل# الجدول الاصل. هذه المفاتيح المرتبطه ب# علاقه.

ما المقصود بالتصميم الجيد لقاعدة البيانات؟

المبادئ اثنين اساسيه ل# تصميم قاعده البيانات جيده:

  • تجنب معلومات مكرره (تسمي ايضا البيانات المكرره). نفاد مساحه الذاكره و# يزيد احتماليه الاخطاء.

  • التاكد من ان البيانات الصحيحه و# اكمال. معلومات كامله او خاطئه ينساب من خلال في استعلامات و# تقارير و# قد يؤدي في النهايه الي اتخاذ قرارات ميسينفورميد.

ل# المساعده في هذه المشاكل:

  • تقسيم معلومات قاعده البيانات الي جداول تستند الي الموضوع مع تركيز ضيق. تجنب تكرار المعلومات في جداول متعدده. (علي سبيل المثال، اسماء العملاء يجب ان تنتقل في جدول واحد فقط.)

  • توصيل الجداول معا ب# استخدام مفاتيح بدلا من تكرار البيانات.

  • تضمين العمليات التي تعتمد و# التاكد من دقه و# تكامل المعلومات قاعده البيانات.

  • تصميم قاعده البيانات ب# استخدام معالجه البيانات الخاص بك و# اعداد التقارير ب# شانها احتياجات في الاعتبار.

ل# تحسين فائده طويله الامد قواعد البيانات، اتبع هذه الخطوات تصميم خمسه:

الخطوه 1: تحديد غرض قاعده البيانات

قبل البدء، يتوفر هدف ل# قاعده البيانات.

ل# الاحتفاظ ب# التصميم الذي يركز، تلخيص الغرض من قاعده البيانات و# الرجوع الي الملخص غالبا ما. اذا كنت تريد قاعده بيانات صغيره في شركه المستنده الي الصفحه الرئيسيه، علي سبيل المثال، قد تكتب شيء بسيط، مثل، "قاعده بيانات العملاء يحتفظ قائمه معلومات العميل من اجل انتاج مراسلات و# التقارير." ل# قاعده بيانات مؤسسه، ف# قد تحتاج فقرات متعدده ل# وصف عند و# كيفيه الاشخاص في ادوار مختلفه سيستخدم قاعده البيانات و# البيانات الخاصه به. انشاء بيان مهمه معينه و# مفصله ل# الاشاره الي خلال عمليه تصميم.

الخطوه 2: البحث عن و# تنظيم المعلومات المطلوبه

جمع كافه انواع المعلومات التي تريد تسجيل، مثل اسماء المنتجات و# ارقام الاوامر.

ابدا ب# واسطه المعلومات الموجوده و# اساليب التعقب. علي سبيل المثال، يمكنك تسجيل اوامر الشراء حاليا في دفتر استاذ ربما او يمكنك الاحتفاظ ب# معلومات العميل علي الورق. استخدم مصادر هذه ل# سرد المعلومات التي تسجلها حاليا (علي سبيل المثال، كافه المربعات الموجوده علي النماذج). حيث لا حاليا التقاط المعلومات الهامه، حول ما هي المعلومات التي منفصله اليه. يصبح كل نوع بيانات فرديه ب# حقل في قاعده البيانات.

عدم القلق ب# شان ارتكاب قائمتك الاولي المثاليه — يمكنك ضبط مع مرور الوقت. و# لكن ضع في اعتبارك كافه الاشخاص الذين يستخدمون هذه المعلومات، و# اطلب الحصول علي افكار الخاصه بهم.

بعد ذلك، فكر ما تريده الخروج من قاعده البيانات و# انواع التقارير او مراسلات الذي تريده ل# انتاج. بعد ذلك، تاكد من انك تسجل المعلومات المطلوبه ل# تلبيه هذه الاهداف. علي سبيل المثال، اذا كنت تريد تقرير يوضح المبيعات حسب المنطقه، تحتاج الي تسجيل بيانات المبيعات علي مستوي الاقليميه. حاول تخطيط التقرير ب# المعلومات الفعليه كما تريد عرضه. بعد ذلك، تسرد البيانات التي تحتاج اليها ل# انشاء التقرير. قم ب# نفس الاجراء ل# مراسلات او النتائج الاخري التي تريدها من قاعده البيانات.

مثال

افترض انك منح العملاء الفرصه ل# الاشتراك في الي (او من خارج) تحديثات دوريه ب# البريد الالكتروني، و# كنت تريد طباعه قائمه ب# الاشخاص الذين اشتركت في. هل تحتاج الي عمود "ارسال بريد الكتروني" في جدول "العملاء"، مع القيم المسموح به من "نعم" و "لا".

ل# الاشخاص الذين ترغب في تلقي رسائل البريد الالكتروني، تحتاج الي عنوان بريد الكتروني، الذي يتطلب حقل ايضا. اذا كنت تريد تضمين تحيه عاديه (علي سبيل المثال، السيد السيده او الانسه)، قم ب# تضمين حقل تحيه. اذا كنت تريد العملاء عنوان حسب الاسم الاول الخاصه بهم في رسائل البريد الالكتروني، اضف حقل اسم الاول.

تلميح: تذكر ضروره تقسيم كل جزء من المعلومات الي جزء الخاص بها الاصغر مفيده، مثل الاسم الاول و# اسم العائله ل# جدول العملاء. ب# شكل عام، اذا اردت ل# اجراء الفرز، و# البحث، حساب، او تقرير استنادا الي عنصر معلومات (مثل اسم عائله العميل)، يجب وضع هذا العنصر في الحقل الخاص به.

الخطوه 3: تقسيم المعلومات في جداول

تقسيم عناصر المعلومات الخاصه بك الي الوحدات الرئيسيه او الموضوعات، مثل المنتجات و# العملاء و# اوامر الشراء. يصبح كل موضوع جدول.

بعد لديك قائمه المعلومات المطلوبه، حدد الوحدات الرئيسيه (او مواضيع) عليك تنظيم بياناتك. تجنب تكرار البيانات عبر الوحدات. علي سبيل المثال، قد يبدو القائمه اولي ل# قاعده بيانات مبيعات منتج مماثله ل# ما يلي:

لقطه شاشه ل# عناصر المعلومات مجمعه في مواضيع

يتم الوحدات الرئيسيه: العملاء و# الموردين، و# المنتجات و# اوامر. بدء ذا مع هذه الجداول الاربعه: واحد ل# حقائق حول العملاء، عمود ل# حقائق حول الموردين، و# ما الي ذلك. قد لا يكون تصميمك النهائيه، و# لكن من نقطه بدايه جيده.

ملاحظة: قواعد بيانات افضل تحتوي علي جداول متعدده. تجنب اعاده وضع كافه المعلومات في جدول واحد. يؤدي ذلك في معلومات مكرره و# اكبر من حجم قاعده البيانات و# زياده الاخطاء. تصميم ل# تسجيل كل حقيقه مره واحده فقط. اذا وجدت انك تكرار المعلومات، مثل عنوان مورد، اعاده هيكله قاعده البيانات ل# وضع هذه المعلومات في جدول منفصل.

ل# فهم لم هناك المزيد من الجداول افضل من اقل، ضع في اعتبارك الجدول الموضح هنا:

قصاصه الشاشه بيانات المنتجات و# الموردين

يحتوي كل صف علي معلومات حول كل من "المنتج" و "المورد الخاصه به. ل# انه قد يكون لديك العديد من منتجات من المورد نفسه، يحتوي علي معلومات المورد الاسم و# العنوان ل# تكرارها عده مرات. هذا نفاد مساحه القرص الذاكره. بدلا من ذلك، سجل معلومات المورد مره واحده فقط في جدول موردين منفصل و# ثم ارتباط ذلك الجدول الي جدول المنتجات.

مشكله اخري مع تصميم هذا دليل عندما تحتاج الي تعديل معلومات حول المورد. افترض انك ب# حاجه الي تغيير عنوان الموردين. ل# ان يظهر في عده اماكن، قد عن طريق الخطا ب# تغيير العنوان في مكان واحد و# لكن تنس تغييرها في الاخري. تسجيل عنوان هذا المورد في مكان واحد فقط الي حل هذه المشكله.

و# اخيرا، ل# نفترض هناك توفير ب# واسطه "شركه النشر الوطنيه" منتج واحد فقط، و# كنت تريد حذف المنتج مع الاحتفاظ ب# المعلومات المورد الاسم و# العنوان. ب# استخدام هذا التصميم، كيف يمكنك حذف سجل المنتج دون فقدان معلومات المورد ايضا؟ لا يمكنك. ل# كل سجل يحتوي علي حقائق حول منتج ب# الاضافه الي حقائق حول مورد، لا يمكن حذف احد دون حذف الاخر. ل# الاحتفاظ ب# هذه الحقائق منفصله، تقسيم هذا الجدول الي اثنين: الاولي ل# معلومات المنتج و# الثاني ل# الحصول علي معلومات المورد. بعد ذلك، عندما تقوم ب# حذف سجل منتج، يمكنك حذف الحقائق حول المنتج فقط — لا الحقائق حول المورد.

الخطوه 4: تحويل عناصر المعلومات الي اعمده

تحديد ما هي المعلومات التي تحتاج الي تخزين في كل جدول. تصبح هذه اجزاء منفصله من بيانات الحقول في الجدول. علي سبيل المثال، قد تتضمن جدول موظفين الحقول مثل اسم العائله، الاسم الاول و# تاريخ توظيف.

بعد تحديد موضوع جدول قاعده بيانات، يجب ان الاعمده الموجوده في هذا الجدول تخزين حقائق حول هذا الموضوع واحده فقط. علي سبيل المثال، يجب تخزين جدول منتج حقائق فقط حول المنتجات — غير حول الموردين.

ان يقرر ما هي المعلومات التي تريد تعقبها في الجدول، استخدم القائمه التي انشاتها سابقا. علي سبيل المثال، قد تتضمن جدول العملاء: الاسم الاول و# اسم العائله، و# عنوان، و# ارسال البريد الالكتروني، و# التحيه و# عنوان البريد الالكتروني. يحتوي كل سجل (العميل) في الجدول علي نفس المجموعه من اعمده، حيث يمكنك تخزين نفس المعلومات ل# كل عميل.

انشاء قائمه الاول، و# قم ب# مراجعه و# تحسينها فوقه. تذكر ل# تقسيم المعلومات في الحقول المحتمله اصغر. علي سبيل المثال، اذا كان يحتوي علي القائمه الاوليه عنوان ك# حقل، تجزئه التي الي عنوان الشارع، و# المدينه و# الولايه و# الرمز البريدي — او، اذا تم العملاء عام او في الحقول علي مزيد من المعلومات. ب# هذه الطريقه، علي سبيل المثال، يمكنك القيام ب# مراسلات في تنسيق عاديه او تقرير عن اوامر حسب الحاله.

بعد لديك مصقول اعمده البيانات في كل جدول، ستكون جاهزا ل# اختيار مفتاح اساسي ل# كل جدول.

الخطوه 5: تحديد المفاتيح الاساسيه

اختر مفتاح اساسي ل# كل جدول. يعرف المفتاح الاساسي، مثل معرف المنتج او معرف الطلب، كل سجل ب# شكل فريد. اذا لم يكن لديك معرف واضحه و# فريدا، استخدم Access ل# انشاء واحده ب# النيابه عنك.

كنت ب# حاجه الي طريقه ل# التعرف علي كل صف في كل جدول. تذكر المثال السابق حيث العملاء اثنين ان تحمل الاسم نفسه؟ ل# ان تشترك ب# اسم، تحتاج الي طريقه ل# تحديد كل منها ب# شكل منفصل.

حيث يجب ان تتضمن كل جدول في عمود (او مجموعه من الاعمده) التي يعرف كل صف ب# شكل فريد. هذا يسمي المفتاح الاساسي و# رقم فريد، مثل رقم معرف موظف او رقم تسلسلي ف# غالبا ما يكون. Access ب# استخدام المفاتيح الاساسيه ل# اقران بيانات من جداول متعدده ب# سرعه و# تجميع البيانات معا ب# النيابه عنك.

في بعض الاحيان المفتاح الاساسي يتكون من حقلين او اكثر. علي سبيل المثال، قد تستخدم جدول "تفاصيل الطلبات" التي تخزن البنود ل# اوامر عمودين في مفتاح اساسي: معرف الطلب و# معرف المنتج. عندما تستخدم مفتاحا اساسيا اكثر من عمود واحد، يسمي ايضا مفتاح مركب.

شاشه جزء من جدول المنتجات

اذا كان لديك ب# الفعل معرف فريد ل# الحصول علي المعلومات في جدول، مثل ارقام المنتجات التي تعرف ب# كل منتج في الكتالوج، استخدم التي، لكن فقط اذا كانت القيم تفي ب# القواعد التاليه ل# المفاتيح الاساسيه:

  • ستكون المعرف دائما مختلفه ل# كل سجل. غير مسموح ب# القيم المكرره في مفتاح اساسي.

  • توجد دوما قيمه ل# العنصر. يجب ان يحتوي كل سجل في الجدول مفتاح اساسي. اذا كنت تستخدم اعمده متعدده ل# انشاء المفتاح (علي سبيل المثال، جزء العائله و# رقم الجزء)، يجب ان يكون كل من قيم موجوده.

  • المفتاح الاساسي عباره عن قيمه يتغير. ل# ان المفاتيح يشار اليها ب# واسطه الجداول الاخري، اي تغيير علي مفتاح اساسي في جدول واحد يعني ب# تغيير به في كل مكان الاشاره اليها. تغييرات متكرره الي زياده خطر الاخطاء.

اذا لم يكن لديك معرف واضحه، استخدم رقم عشوائي و# فريدا ك# مفتاح اساسي. علي سبيل المثال، قد تعين كل طلب رقم امر فريده ل# غرض التعرف علي الترتيب.

تلميح: ل# انشاء رقم فريد ك# مفتاح اساسي، اضف عمود ب# استخدام نوع البيانات "ترقيم تلقائي". نوع البيانات "ترقيم تلقائي" تلقائيا ب# تعيين قيمه فريده, الرقميه ل# كل سجل. هذا النوع من المعرف لا يحتوي علي فاكتوال معلومات تصف الصف هو اذن يمثل. تعتبر مثاليه ل# استخدامه ك# مفتاح اساسي نظرا ل# عدم تغيير الارقام — ب# خلاف مفتاح اساسي يحتوي علي حقائق حول صف، مثل رقم هاتف او اسم عميل.

هل تريد المزيد؟

ارشادات ل# تسميه الحقول و# عناصر التحكم و# الكائنات

مقدمه حول الجداول

التدريب على Excel‏

التدريب على Outlook‏

بدء تشغيل قواعد البيانات افضل ب# تصميم بنائيه جيده. في هذا الفيديو، ستتعرف قاعده بيانات موجوده علي وجه التحديد، قاعده بيانات ارتباطيه، الذي يمكنك انشاؤه ب# واسطه Access. سوف تتعلم كيفيه تنظيم قاعده بياناتك ب# استخدام الجداول و# كيفيه انشاء علاقه بين الجداول ب# استخدام مفاتيح.

، ما هو قاعده بيانات، علي ايه حال؟ في اكبر عدد الشروط، قاعده بيانات اي مجموعه تنظيم البيانات. الخاص بك كوكبوكس كافه قواعد البيانات، و# ذلك هي بسيطه قائمه الاسماء و# ارقام الهاتف في Excel.

السؤال التالي: "ما الذي يجعل قاعده بيانات Access اخري؟ ل# ماذا يجب ان استخدمه؟ " الاجابه بنيه الجدول العلائقيه، و# اليك ما الذي يعني.

تنظيم البيانات الي جداول. هذه الجداول مرتبطه ب# بعضها البعض ب# وسائل مفاتيح "الحقول المشتركه".

مفاتيح تنفيذ امرين. اولا، يمكنهم تعيين قيمه نوع ل# كل صف في جدول. يمكنك رؤيه ان باكسليي ليستير يحتوي علي قيمه "1" المعينه الي اسمه و# الابيض نادين يحتوي علي قيمه "2" المعينه الي اسمها.

مفاتيح ايضا ربط الجداول معا ب# مشاركه القيم بين الحقول. علي سبيل المثال، يمكنك رؤيه انه تتم مشاركه القيمه الاساسيه ل# ليستير مع رقمين الهاتف، و# ان تجعل تلك الهاتف الارقام به. يمكنك ايضا رؤيه مفتاح بارتون ناومي التي تمت مشاركتها قيم ثلاث مرات، و# هذه الارقام تنتمي الي بياناتها.

الان، تحتوي قاعده البيانات علي نوعان من مفاتيح. يتم انشاء القيم الرئيسيه في هذا الحقل و# التي تقوم ب# مشاركه في هذا الحقل، الحقل الوجهه. اسم الحقل الاصلي هو "مفتاح اساسي" و# اسم الحقل الوجهه هو "مفتاح خارجي". و# لكن لا الارتباط التو تواجه الحقول هناك بينهما. يمكنك القيام ب# ذلك عن طريق انشاء علاقه بين الجداول.

ف# قد يبدو لك، "اضغط ب# استمرار علي ثانيه، هذا يبدو ك# كثير من العمل. ل# ماذا يجب القيام ب# ذلك؟ " سؤال رائعه. اولا، يتم تخزين اكثر فعاليه. هل يمكنك رؤيه ما مدي تكرار اسماء مكرره هنا؟

في بنيه علائقيه، ادخل معظم البيانات مره واحده فقط. يمكنك حفظ التي مساحه كبيره. تحسين البنيات العلائقيه فعاليه دقه، ل# ان عند ادخال بيانات اكثر من مره واحده، يمكنك تشغيل تعرض الاخطاء.

علي سبيل المثال، انظر ما الذي يحدث اذا اخطات في كتابه اسم ناومي بارتون. يصبح اكثر صعوبه ل# العثور علي رقم الهاتف هذا و# قد تجد ابدا الخطا. نظرا ل# ان ادخلت معظم البيانات مره واحده فقط في بنيه علائقيه، ف# يمكنك تقليل فرص الخطا. و# اذا ارتكبت خطا ما، عليك فقط اصلاح هذه المشكله في مكان واحد.

البني الارتباطيه ايضا طريقه رائعه ل# تسجيل حركات. استنادا الي طبيعه قاعده بياناتك، يمكنك الاشاره الي حركه اي الطلاب الموجوده في الصفوف التي حدثت ما هي المبيعات او الذين اقراض دفتر ل.

و# الان انت تعرف الخطوات الاساسيه الثلاثه الاولي في تصميم قاعده البيانات. الخطوه الاولي هي ل# التقاط كل البيانات التي تحتاج اليها ل# تخزين. في هذا المثال، يمكننا المطلوبه اسماء العملاء و# ارقام الهواتف و# طريقه ل# تصنيف هذه الارقام.

الخطوه الثانيه هي ل# تحديد كافه البيانات في اغلب الاحيان ل# تكرار. مثل اسماء العملاء في هذا المثال.

و# اخيرا، الخطوه الثالثه ل# تنظيم تلك البيانات في الجدول الخاص به.

و# لكن يتم اخطار البيانات المكرره في حقل النوع؟ التقاط جيده. يمكنك فعلا ان قطع تلك البيانات الي جدول. و# لكن نظرا ل# ما يلي بعض القيم فقط، ان خيار افضل ل# انشاء قائمه بحث، و# فقط قصير-قائمه اختيار من القيم.

استخدام الجداول و# المفاتيح ل# انشاء بنيه علائقيه خطوه اساسيه في تصميم قاعده البيانات جيده. ب# استخدام قاعده البيانات العلائقيه في Access، يمكنك توفير الوقت، و# توفير مساحه، و# تقليل الخطا و# تسجيل حركات حول بت المهمه الخاصه بك من البيانات ل# تتمكن من العمل ب# فعاليه اكثر.

تعزيز مهارات Office
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×