فرز السجلات بترتيب مخصص

هام: تمت ترجمة هذه المقالة ترجمة آلية، راجع إقرار إخلاء المسؤولية. يرجى الاطلاع على النسخة الإنجليزية من هذه المقالة. هنا للرجوع إليها.

في بعض الأوقات ربما تحتاج إلى فرز البيانات، ليس بالترتيب الأبجدي أو الرقمي، ولكن بترتيب معرّف من قبل المستخدم (يعرف أيضًا باسم الترتيب المخصص أو المنطقي). على سبيل المثال، يعتبر فرز أيام الأسبوع بحيث يظهر يوم "السبت" أولاً أفضل من الترتيب الأبجدي حيث يظهر يوم "الاثنين" أولاً. يمكنك فرز البيانات في طريقة عرض "ورقة البيانات" لجدول أو استعلام، أو في طريقة عرض "النموذج" لنموذج.

ماذا تريد أن تفعل ؟

فرز محدد و small عدد قيم الحقول فريده

فرز عدد كبير من قيم الحقول فريده

فرز عدد نهائي صغير من قيم الحقول الفريدة

في هذا الإجراء، تكتب تعبيرًا يستخدم الدالة IIf لترتيب المسميات الوظيفية للموظفين.

أولاً، قم بإنشاء جدول يحتوي على ثلاثة حقول — "المسمى الوظيفي" و"الاسم الأول" و"اسم العائلة". في حقل "المسمى الوظيفي"، أدخل القيم التالية للسجلات الأربعة الجديدة:

  • منسق مبيعات إقليمي

  • مدير مبيعات

  • ممثل مبيعات

  • نائب رئيس، مبيعات

في الحقلين "الاسم الأول" و"اسم العائلة"، أدخل أية أسماء تريدها في السجلات الأربعة.

  1. والآن، افتح الجدول في طريقة عرض "ورقة البيانات".

  2. علي علامه التبويب الصفحه الرئيسيه، في المجموعه فرز و# تصفيه، انقر فوق خيارات متقدمه، ثم فوق تصفيه / فرز متقدم القائمه المختصره.

  3. أضف الحقول التي تريدها إلى الشبكة، مثل "الاسم الأول" و"اسم العائلة" و"المسمى الوظيفي".

  4. انقر بزر الماوس الأيمن فوق الصف الحقل في أول عمود فارغ، انقر فوق تكبير/تصغير، ثم اكتب التعبير التالي:

    استخدام الداله IIf ([العنوان] = "الرئيس، Sales", 1، IIf ([العنوان] = "مدير مبيعات"، 2، IIf ([العنوان] = "مندوب المبيعات"، 3، IIf ([العنوان] = "داخل المبيعات منسق", 4, 5)))

    "المسمى الوظيفي" هو اسم الحقل الذي يحتوي على قيم مرتبة. بالنسبة للقيم المحاطة بعلامات اقتباس فهي القيم الفردية المفروزة في الحقل. أما القيمة الرقمية التالية فهي الترتيب المعيّن إلى هذه القيم الفردية. يعيّن التعبير السابق الترتيب من 1إلى 4 لأربع مسميات وظيفية مختلفة، ويعيّن الترتيب 5 إلى كافة العناوين الأخرى. عندما تقوم بالفرز، يتم تعيين المسميات الوظيفية غير المذكورة في هذا التعبير إلى نفس الترتيب (5).

  5. في الصف الفرز الخاص بالعمود الذي يحتوي على التعبير، انقر فوق تصاعدي.

  6. علي علامه التبويب الصفحه الرئيسيه، في المجموعه فرز و# تصفيه، انقر فوق تبديل عامل التصفيه.

    ترجع الدالة IIf القيمة الرقمية المقابلة للقيمة الرقمية الموجودة في حقل "المسمى الوظيفي". على سبيل المثال، إذا كانت القيمة الرقمية في حقل "المسمى الوظيفي" هي مدير مبيعات، يكون الرقم المعيّن هو 2. إذا كانت هناك قيمة في حقل "المسمى الوظيفي" لم يتم سردها كوسيطة في الدالة — على سبيل المثال، منسق مبيعات إقليمي — يتم تعيينها إلى الرقم 5.

اعلي الصفحه

فرز عدد كبير من قيم الحقول الفريدة

إذا كان لديك عددًا كبيرًا من القيم لترتيبه، فمن الأفضل فرز البيانات عن طريق إنشاء جدول بحث.

افترض أن جدول "الموظفون" يحتوي على أكثر من 50 منصبًا مختلفًا. ستحتاج أولاً إلى إنشاء جدول بحث، وإعداد الجدول الموجود للبحث في الجدول الجديد. ثم تقوم بربط الجدولين وإنشاء استعلام.

إنشاء جدول بحث وتعديل الجدول الموجود

  1. قم بإنشاء جدول بحث جديد يقوم بتخزين المسميات الوظيفية. اطلق على الجدول اسم جدول المسميات الوظيفية، ثم عيّن الحقول إلى أنواع البيانات المشار إليها بين الأقواس، كما هو موضح في الجدول التالي:

تيتليد
(ترقيم تلقائي)

عنوان
(Text)

1

نائب رئيس، مبيعات

2

مدير مبيعات

3

ممثل مبيعات

4

منسق مبيعات إقليمي

  1. اجعل الحقل "معرّف المسمى الوظيفي" هو المفتاح الأساسي.

  2. قم بتعديل الجدول "الموظفون" بحيث يبحث في الجدول "جدول المسميات الوظيفية".

    • في طريقه عرض التصميم، تغيير اسم حقل العنوان الي تيتليد.

    • في العمود نوع البيانات، قم بتغيير نوع البيانات إلى نوع البيانات إلى رقم.

  3. ضمن علامة التبويب عام، أسفل خصائص الحقل، قم بتغيير حجم الحقل إلى عدد صحيح طويل.

  4. احفظ الجدول وتجاهل التحذير الخاص بفقد البيانات.

  5. قم بالتبديل إلى طريقة عرض ورقة البيانات.

  6. قم بتعبئة العمود "المسميات الوظيفية" بقيمة "معرّف المسمى الوظيفي" المقابلة لقيمة المسمى الوظيفي.

    علي سبيل المثال، ل# السجلات حيث تبلغ قيمه العنوان "مدير المبيعات"، اكتب 2. ل# "مندوب مبيعات"، اكتب 3.

  7. احفظ الجدول واغلقه.

ربط الجدولين

  1. ضمن علامة التبويب أدوات قاعدة البيانات، في المجموعة إظهار/إخفاء، انقر فوق علاقات.

  2. علي علامه التبويب تصميم، في المجموعه اظهار / اخفاء، انقر فوق اسماء الجداول.

  3. حدد جدول المسميات الوظيفية والموظفون، ثم انقر فوق إضافة لإضافتهم إلى الإطار "علاقات". اغلق مربع الحوار إظهار جدول.

  4. اسحب الحقل "معرّف المسمى الوظيفي" من الجدول "جدول المسميات الوظيفية" إلى الحقل "معرّف الجدول" في الجدول "الموظفون".

    يفتح مربع الحوار تحرير علاقات.

  5. تأكد من أن أسماء الحقول المعروضة في العمودين هما معرّف الجدول، وتأكد أيضًا من أن المربع نوع العلاقة يعرض علاقة رأس بأطراف. يمكنك تغيير أسماء الحقول، عند الحاجة.

  6. حدد خانة الاختيار فرض التكامل المرجعي.

  7. انقر فوق إنشاء لإنشاء العلاقة.

    يتم إغلاق مربع الحوار تحرير علاقات، ويتم حفظ التغييرات.

  8. اغلق علامة التبويب علاقات.

إنشاء استعلام

  1. من علامة التبويب إدراج، في المجموعة غير ذلك، انقر فوق استعلام.

  2. في مربع الحوار إظهار جدول، انقر فوق علامة التبويب جداول، ثم انقر نقرًا مزدوجًا فوق الموظفون، ثم فوق جدول المسميات الوظيفية.

  3. اغلق مربع الحوار إظهار جدول.

  4. قم بإضافة الحقول "معرّف الموظف" و"اسم العائلة" و"الاسم الأول" من الجدول "الموظفون" والحقل "المسمى الوظيفي" من الجدول "جدول المسميات الوظيفية" إلى الاستعلام في شبكة التصميم.

  5. قم بالتبديل إلى طريقة عرض "ورقة البيانات".

اعلي الصفحه

ملاحظة: إقرار إخلاء المسؤولية للترجمة الآلية: تمت ترجمة هذه المقالة بواسطة نظام كمبيوتر دون تدخل العامل البشري. توفر Microsoft هذه الترجمات الآلية لمساعدة المستخدمين الذين لا يتحدثون الإنجليزية على استخدام منتجات Microsoft، وخدماتها، وتقنياتها والاستمتاع بها. قد تحتوي هذه المقالة على أخطاء في المفردات، أو بناء الجملة، أو القواعد نظرًا لترجمتها آليًا.

توسيع المهارات
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×