فرز البيانات وتصفيتها لدمج البريد

فرز البيانات وتصفيتها لدمج البريد

يمكنك استخدام دمج المراسلات لإنشاء البريد المجمع وإرساله وإنشاء المغلفات والملصقات. إن القائمة البريدية هي مصدر البيانات لدمج المراسلات. يقوم Word بسحب المعلومات من القائمة البريدية وإدراجها في مستند دمج المراسلات الخاص بك.

تحرير القائمة البريدية

باستخدام دمج المراسلات، يمكنك فرز البيانات وتصفيتها في القائمة البريدية لتحديد السجلات التي تريدها فقط.

  1. إذا لزم الأمر، افتح مستند دمج المراسلات الخاص بك.

  2. في علامة التبويب مراسلات، في المجموعة بدء دمج المراسلات، انقر فوق تحرير قائمة المستلمين.

    كجزء من عملية دمج البريد في Word، ضمن علامة تبويب "المراسلات" في "مجموعة بدء الدمج"، اختر "تحرير قائمة المستلمين".

    تلميح: إذا كان تحرير قائمة المستلمين غير متوفر، فاختر تحديد المستلمين ثم قم بتوصيل المستند بالقائمة البريدية التي تريد استخدامها.

  3. في مربع الحوار مستلمو دمج المراسلات، حدد خانة الاختيار الموجودة بجانب كل مستلم الذي سيتم تضمين سجله في الدمج.

    لكل صف، حدد خانة الاختيار لتضمين المستلم.

    تلميح: لتجميع الصفوف أو لتقييد العرض الخاص بك لصفوف معينة، قم بفرز أو تصفية قائمة المراسلات.

مزيد من الخيارات

في مربع الحوار مستلمو دمج المراسلات، توجد خيارات لتنقيح قائمة المستلمين. إن الخياران الأكثر استخداماً هما فرز القائمة وتصفيتها لتسهيل العثور على الأسماء والعناوين. للحصول على التفاصيل، انتقل إلى "فرز قائمة المستلمين" أو "تصفية قائمة المستلمين" التالي.

في مستند دمج البريد في Word، اختر "تحرير المستلمين"، وفي مربع الحوار "مستلمي دمج البريد" ضمن قائمة "تنقيح" المستلمين، اختر أحد الخيارات.

فرز قائمة المستلمين

هناك العديد من الطرق لفرز قائمة المستلمين. تقدم لك الخطوات التالية مثالاً واحداً فقط لما يمكن القيام به لفرز السجلات.

  1. ضمن تنقيح قائمة المستلمين، اختر فرز، وسيتم فتح مربع الحوار تصفية وفرز.

  2. في علامة التبويب فرز السجلات، اختر السهم للأسفل للمربع فرز السجلات، واختر اسم العمود في القائمة البريدية لـ Excel الذي تريد الفرز على أساسه، ثم اختر تصاعدي أو تنازلي كترتيب الفرز.

    كجزء من عملية دمج البريد في Word، اختر "تحرير قائمة المستلمين"، وضمن "تنقيح" قائمة المستلمين، اختر "فرز".

  3. (اختياري) اختر السهم لأسفل ثم بواسطة، واختر اسم العمود الثاني الذي تريد الفرز على أساسه، ثم اختر تصاعدي أو تنازلي كترتيب الفرز.

  4. (اختياري) كرر الخطوة 3 إذا كنت بحاجة إلى إضافة اسم عمود آخر لإجراء الفرز.

  5. اختر موافق واطلع على نتائج الفرز.

    كجزء من عملية دمج البريد في Word، يتم تطبيق نتائج عملية الفرز على قائمة المستلمين.

    ملاحظة: إن قائمة المستلمين ستظهر الآن بترتيب أبجدي تصاعدي.

تصفية قائمة المستلمين

يمكنك تصفية قائمتك البريدية للاطلاع فقط على المستلمين الذين تريد تضمينهم في دمج المراسلات. قد يقوم عامل التصفية الخاص بك، على سبيل المثال، بإرجاع السجلات للأشخاص في مدينة معينة أو لعناصر المخزون بسعر محدد.

في الخطوات التالية، ستقوم بتعريف الشروط لاستخدامها في تصفية قائمة المراسلات الخاصة بك. تستخدم التصفية معايير بسيطة (تعبيرات) استناداً إلى الاختيارات التي تقوم بها لتقييم وجود البيانات التي حددتها.

  1. ضمن تنقيح قائمة المستلمين، اختر تصفية، وسيتم فتح مربع الحوار تصفية وفرز.

  2. في علامة التبويب تصفية السجلات، اختر السهم للأسفل للمربع الحقل، ثم اختر اسم العمود في القائمة البريدية لـ Excel الذي تريد استخدامه كعامل تصفية من المستوى الأول.

    ملاحظة: يتم تنسيق علامة تبويب تصفية السجلات على هيئة نموذج بأربعة أعمدة. من اليمين إلى اليسار، إن الأعمدة عبارة عن الشرط، الحقل، عامل المقارنة، ومعايير المطابقة المعرّفة من قبل المستخدم.

  3. اختر السهم للأسفل للمربع مقارنة، ثم اختر يساوي أو خيار مقارنة آخر.

  4. في المربع مقارنة مع، اكتب البيانات التي تريد تحديدها في المربع الحقل للمطابقة.

  5. (اختياري) لإضافة عامل تصفية من المستوى الثاني، في العمود الموجود في أقصى اليمين، قم بأحد الإجراءات التالية:

    • اختر And للتأكد من استيفاء شروط التصفية، ثم كرر الخطوات من 2 إلى 4.

      أو

    • اختر Or للتأكد من استيفاء أحد شروط التصفية، ثم كرر الخطوات من 2 إلى 4.

    كجزء من عملية دمج البريد في Word، اختر "تحرير قائمة المستلمين"، وضمن "تنقيح" قائمة المستلمين، اختر "تصفية".

  6. كرر الخطوة 5 إذا اقتضت الحاجة.

  7. اختر موافق عند الانتهاء، ثم قم بعرض نتائج السجلات التي تمت تصفيتها.

    كجزء من عملية دمج البريد في Word، يتم تطبيق نتائج عملية التصفية على قائمة المستلمين.

البحث عن مستلم

يمكنك البحث في القائمة البريدية والعثور على مستلم معين أو مجموعة من المستلمين الذين يتشاركون في سمة مشتركة، مثل اسم العائلة أو الرمز البريدي أو رقم عضوية.

  1. في مربع الحوار مستلمو دمج المراسلات، ضمن تنقيح قائمة المستلمين، اختر البحث عن مستلم.

  2. في مربع الحوار البحث عن إدخال، في المربع البحث، اكتب اسم السمة الذي تريد البحث عنه في القائمة البريدية الخاصة بك.

    اكتب اسماً في مربع الحوار "البحث عن إدخال" للبحث عن أحد المستلمين.

  3. لـ البحث في، قم بأحد الإجراءات التالية:

    • اقبل الخيار الافتراضي كافة الحقول.

      أو

    • اختر هذا الحقل، وفي القائمة المنسدلة اختر اسم العمود الذي تريد البحث فيه.

  4. اختر البحث عن التالي.

    ملاحظة: إذا تم العثور على تطابق لإدخال البحث، فسيتم تمييز الإدخال في قائمتك البريدية. اختر بحث عن التالي مرة أخرى، وإذا كانت هناك مطابقة أخرى، فسيتم تمييزها أيضاً.

انظر أيضاً

شاهد نقل دمج المراسلات إلى المستوى التالي - تدريب بالفيديو مجاني يشرح فرز حقول دمج المراسلات وتصفيتها، وتخصيص دمج المراسلات مع الرسائل الشخصية وإدراج حقول دمج مخصصة.

تعزيز مهارات Office
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×