فرز البيانات وتصفيتها لدمج البريد

فرز البيانات وتصفيتها لدمج البريد

يمكنك استخدام دمج المراسلات لإنشاء البريد المجمع وإرساله وإنشاء المغلفات والملصقات. إن القائمة البريدية هي مصدر البيانات لدمج المراسلات. يقوم Word بسحب المعلومات من القائمة البريدية وإدراجها في مستند دمج المراسلات الخاص بك.

تحرير القائمة البريدية

باستخدام دمج المراسلات، يمكنك فرز البيانات وتصفيتها في القائمة البريدية لتحديد السجلات التي تريدها فقط.

  1. إذا لزم الأمر، افتح مستند دمج المراسلات الخاص بك.

  2. في علامة التبويب مراسلات، في المجموعة بدء دمج المراسلات، انقر فوق تحرير قائمة المستلمين.

    كجزء من عملية دمج البريد في Word، ضمن علامة تبويب "المراسلات" في "مجموعة بدء الدمج"، اختر "تحرير قائمة المستلمين".

    تلميح: إذا كان تحرير قائمة المستلمين غير متوفر، فاختر تحديد المستلمين ثم قم بتوصيل المستند بالقائمة البريدية التي تريد استخدامها.

  3. في مربع الحوار مستلمو دمج المراسلات، حدد خانة الاختيار الموجودة بجانب كل مستلم الذي سيتم تضمين سجله في الدمج.

    لكل صف، حدد خانة الاختيار لتضمين المستلم.

    تلميح: لتجميع الصفوف أو لتقييد العرض الخاص بك لصفوف معينة، قم بفرز أو تصفية قائمة المراسلات.

مزيد من الخيارات

في مربع الحوار مستلمو دمج المراسلات، توجد خيارات لتنقيح قائمة المستلمين. إن الخياران الأكثر استخداماً هما فرز القائمة وتصفيتها لتسهيل العثور على الأسماء والعناوين. للحصول على التفاصيل، انتقل إلى "فرز قائمة المستلمين" أو "تصفية قائمة المستلمين" التالي.

في مستند دمج البريد في Word، اختر "تحرير المستلمين"، وفي مربع الحوار "مستلمي دمج البريد" ضمن قائمة "تنقيح" المستلمين، اختر أحد الخيارات.

فرز قائمة المستلمين

هناك العديد من الطرق لفرز قائمة المستلمين. تقدم لك الخطوات التالية مثالاً واحداً فقط لما يمكن القيام به لفرز السجلات.

  1. ضمن تنقيح قائمة المستلمين، اختر فرز، وسيتم فتح مربع الحوار تصفية وفرز.

  2. في علامة التبويب فرز السجلات، اختر السهم للأسفل للمربع فرز السجلات، واختر اسم العمود في القائمة البريدية لـ Excel الذي تريد الفرز على أساسه، ثم اختر تصاعدي أو تنازلي كترتيب الفرز.

    كجزء من عملية دمج البريد في Word، اختر "تحرير قائمة المستلمين"، وضمن "تنقيح" قائمة المستلمين، اختر "فرز".

  3. (اختياري) اختر السهم لأسفل ثم بواسطة، واختر اسم العمود الثاني الذي تريد الفرز على أساسه، ثم اختر تصاعدي أو تنازلي كترتيب الفرز.

  4. (اختياري) كرر الخطوة 3 إذا كنت بحاجة إلى إضافة اسم عمود آخر لإجراء الفرز.

  5. اختر موافق واطلع على نتائج الفرز.

    كجزء من عملية دمج البريد في Word، يتم تطبيق نتائج عملية الفرز على قائمة المستلمين.

    ملاحظة: إن قائمة المستلمين ستظهر الآن بترتيب أبجدي تصاعدي.

تصفية قائمة المستلمين

يمكنك تصفية قائمتك البريدية للاطلاع فقط على المستلمين الذين تريد تضمينهم في دمج المراسلات. قد يقوم عامل التصفية الخاص بك، على سبيل المثال، بإرجاع السجلات للأشخاص في مدينة معينة أو لعناصر المخزون بسعر محدد.

في الخطوات التالية، ستقوم بتعريف الشروط لاستخدامها في تصفية قائمة المراسلات الخاصة بك. تستخدم التصفية معايير بسيطة (تعبيرات) استناداً إلى الاختيارات التي تقوم بها لتقييم وجود البيانات التي حددتها.

  1. ضمن تنقيح قائمة المستلمين، اختر تصفية، وسيتم فتح مربع الحوار تصفية وفرز.

  2. في علامة التبويب تصفية السجلات، اختر السهم للأسفل للمربع الحقل، ثم اختر اسم العمود في القائمة البريدية لـ Excel الذي تريد استخدامه كعامل تصفية من المستوى الأول.

    ملاحظة: يتم تنسيق علامة تبويب تصفية السجلات على هيئة نموذج بأربعة أعمدة. من اليمين إلى اليسار، إن الأعمدة عبارة عن الشرط، الحقل، عامل المقارنة، ومعايير المطابقة المعرّفة من قبل المستخدم.

  3. اختر السهم للأسفل للمربع مقارنة، ثم اختر يساوي أو خيار مقارنة آخر.

  4. في المربع مقارنة مع، اكتب البيانات التي تريد تحديدها في المربع الحقل للمطابقة.

  5. (اختياري) لإضافة عامل تصفية من المستوى الثاني، في العمود الموجود في أقصى اليمين، قم بأحد الإجراءات التالية:

    • اختر And للتأكد من استيفاء شروط التصفية، ثم كرر الخطوات من 2 إلى 4.

      أو

    • اختر Or للتأكد من استيفاء أحد شروط التصفية، ثم كرر الخطوات من 2 إلى 4.

    كجزء من عملية دمج البريد في Word، اختر "تحرير قائمة المستلمين"، وضمن "تنقيح" قائمة المستلمين، اختر "تصفية".

  6. كرر الخطوة 5 إذا اقتضت الحاجة.

  7. اختر موافق عند الانتهاء، ثم قم بعرض نتائج السجلات التي تمت تصفيتها.

    كجزء من عملية دمج البريد في Word، يتم تطبيق نتائج عملية التصفية على قائمة المستلمين.

البحث عن مستلم

يمكنك البحث في القائمة البريدية والعثور على مستلم معين أو مجموعة من المستلمين الذين يتشاركون في سمة مشتركة، مثل اسم العائلة أو الرمز البريدي أو رقم عضوية.

  1. في مربع الحوار مستلمو دمج المراسلات، ضمن تنقيح قائمة المستلمين، اختر البحث عن مستلم.

  2. في مربع الحوار البحث عن إدخال، في المربع البحث، اكتب اسم السمة الذي تريد البحث عنه في القائمة البريدية الخاصة بك.

    اكتب اسماً في مربع الحوار "البحث عن إدخال" للبحث عن أحد المستلمين.

  3. لـ البحث في، قم بأحد الإجراءات التالية:

    • اقبل الخيار الافتراضي كافة الحقول.

      أو

    • اختر هذا الحقل، وفي القائمة المنسدلة اختر اسم العمود الذي تريد البحث فيه.

  4. اختر البحث عن التالي.

    ملاحظة: إذا تم العثور على تطابق لإدخال البحث، فسيتم تمييز الإدخال في قائمتك البريدية. اختر بحث عن التالي مرة أخرى، وإذا كانت هناك مطابقة أخرى، فسيتم تمييزها أيضاً.

انظر أيضاً

شاهدنقل دمج البريد إلى المستوى التالي - تدريب فيديو مجاني يشرح فرز حقول دمج البريد وتصفيتها، وتخصيص دمج البريد مع الرسائل الشخصية وإدراج حقول دمج مخصصة.

في بعض الحالات، قد لا ترغب في استخدام كافة المعلومات الموجودة في قائمة مستلمي دمج البريد. لديك خيار تحديد بعض الأشخاص الموجودين في القائمة فقط، وكذلك فرز البيانات وتصفيتها، حيث تقوم بتضمين ما تريد فقط في دمج البريد.

فرز البيانات وتصفيتها لدمج البريد

  1. افتح مستند دمج البريد إذا لم يكن مفتوحاً بالفعل.

  2. انقر فوق مراسلات > تحرير المستلمين.

    انقر لتحرير قائمة المستلمين

    إذا كان الأمر تحرير المستلمين يظهر باللون الرمادي، فانقر فوق تحرير المستلمين ثم قم بتوصيل المستند بالقائمة البريدية التي تريد استخدامها.

  3. في تحرير إدخالات القائمة، لإضافة أشخاص في القائمة أو إزالتهم، انقر فوق عامل الإضافة من أجل إضافة شخص أو علامة الطرح (-) لإزالة شخص من القائمة.

    انقر فوق عامل إضافة أو علامة الطرح لإضافة الأشخاص أو إزالتهم من القائمة.

  4. عند الانتهاء من تحديد الأشخاص الذين تريدهم في قائمتك، انقر فوق موافق.

فرز القائمة للعثور على مجموعات

يمكنك فرز قائمة المستلمين لتجميع المعلومات بطرق معينة. على سبيل المثال، إذا أردت إرسال البريد الإلكتروني إلى الأشخاص الذين يعيشون في مدن معينة فقط، فقم بالفرز حسب المدينة حتى يتم تجميع كافة الأشخاص الموجودين في كل مدينة معاً. يمكّنك هذا من تحديدهم بسهولة أكبر عندما تبدأ عملية الدمج.

  1. انقر فوق مراسلات >تصفية المستلمين.

  2. انقر فوق فرز السجلات > فرز حسب، وحدد اسم الحقل الذي تريد الفرز حسبه.

    انقر فوق فرز السجلات لفرز العناصر في دمج البريد

    للفرز حسب حقول متعددة — على سبيل المثال، حسب الدولة ثم حسب المدينة، انقر فوق ثم حسب، ثم حدد الحقول التي تريد الفرز حسبها.

    انقر لفرز حسب الحقول المتعددة

  3. عندما يتم فرز كل الحقول بالطريقة التي تريدها، انقر فوق موافق.

تصفية القائمة لعرض الصفوف التي تريد تضمينها فقط

يمكنك تصفية القائمة حتى يظهر الأشخاص المطلوب تضمينهم أو العناصر المطلوب تضمينها فقط في الدمج—على سبيل المثال، الأشخاص الموجودين في مدينة معينة فقط أو أصناف المخزون بسعر محدد.

  1. انقر فوق مراسلات >تصفية المستلمين.

    انقر لتصفية قائمة دمج البريد

  2. في تصفية السجلات ، انقر فوق السهم الموجود بجوار مربع الحقل، ثم انقر فوق العمود الذي تريد التصفية حسبه، على سبيل المثال العنوان أو الاسم_الأخير.

    النقر فوق الحقل الذي تريد التصفية حسبه

  3. انقر فوق مقارنة، ثم انقر فوق نوع المقارنة التي تريد إجراءها.

    انقر فوق خيارات المقارنة التي تريد تعيينها

  4. اكتب القيمة الخاصة بعامل التصفية في المربع المقارنة حسب. على سبيل المثال، إذا قمت بتحديد "المدينة" في القائمة حقل، فاكتب اسم المدينة.

  5. انقر فوق And أو Or، ثم أضف شرطاً آخر إلى عامل التصفية. على سبيل المثال، إذا كنت بحاجة إلى النتائج لمدينتين، فانقر فوق Or ثم فوق "المدينة" في القائمة حقل ثم فوق يساوي، واكتب بعد ذلك اسم الثانية المدينة.

  6. انقر فوق موافق.

لقد أصبحت الآن جاهزاً لإدراج حقول دمج البريد في المستند الذي تستخدمه لدمج البريد الإلكتروني أو التسميات. لمزيد من المعلومات، راجع إدراج حقول دمج البريد.

تعزيز مهارات Office
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×