دمج المراسلات: تحديد المستلمين

لتحديد المستلمين لدمج المراسلات، يجب إنشاء اتصال للمستند بمصدر بيانات أو ملف بيانات. إذا لم يكن لديك مصدر بيانات بالفعل، فبإمكانك إنشاء مصدر بيانات أثناء عملية دمج المراسلات.

هام: إذا كنت تستخدم قائمة موجودة، فتأكد من أنها تحتوي على المعلومات التي تريد استخدامها، بما في ذلك كافة الأعمدة والصفوف. يمكنك إجراء بعض التغييرات أثناء الدمج، ولكنك لا تستطيع فتح مصدر البيانات بشكلٍ منفصل أثناء الدمج. تصبح عملية الدمج أسهل إذا كان مصدر البيانات جاهزًا قبل الاتصال به.

إذا كنت تخطط لاستخدام حقول جهات اتصال مخصصة مع قائمة "جهات الاتصال" في Microsoft Outlook أو إذا كنت تخطط لاستخدام المجلد "جهات الاتصال" في "المجلدات العمومية"، فعليك بدء عملية دمج المراسلات في Outlook.

في هذه المقالة

اختيار مصدر بيانات موجود

تلميحات لاستخدام قائمة جهات الاتصال في Microsoft Office Outlook

يتعذر العثور على المجلد "جهات اتصال Outlook"

تشغيل الخاصية "إظهار هذا المجلد كدفتر عناوين بريد إلكتروني"

تغيير ملف تعريف المستخدم لـ Outlook

تلقي رسائل خطأ حول عملاء البريد والجداول

تعذر الاتصال بالمجلد "جهات اتصال Outlook" في المجلدات العامة

تلميحات لتنسيق البيانات في Excel

إنشاء مصدر بيانات بواسطة كتابة قائمة جديدة

اختيار مصدر بيانات موجود

  1. ضمن علامة التبويب مراسلات، وفي المجموعة بدء دمج المراسلات، انقر فوق تحديد المستلمين.

    شريط Office 2010

  2. قم بتنفيذ أحد الإجراءات التالية:

    • استخدام جهات اتصال Outlook    إذا أردت استخدام القائمة "جهات الاتصال" في Microsoft Outlook، فانقر فوق تحديد من جهات اتصال Outlook.

      هام: لمزيد من المعلومات حول استخدام قائمة «جهات الاتصال»، انظر تلميحات حول استخدام قائمة "جهات اتصال Microsoft Outlook‏".

    • استخدام ملف مصدر بيانات موجود    إذا كانت لديك ورقة عمل Microsoft Excel أو قاعدة بيانات Microsoft Access أو أي نوع آخر من ملفات البيانات، فانقر فوق استخدام القائمة الموجودة، ثم حدد موقع الملف في مربع الحوار تحديد مصدر البيانات.

      في Excel، يمكنك تحديد بيانات من أية ورقة عمل أو أي نطاق مسمى داخل مصنف. وفي Access، تستطيع تحديد بيانات من أي جدول أو استعلام يتم تعريفه في قاعدة البيانات.

      هام: للحصول على تلميحات حول تنسيق البيانات في ورقة عمل Excel لدمج المراسلات، انظر تلميحات حول تنسيق البيانات في Excel.

      بالنسبة لأي نوع آخر من ملفات البيانات، حدد الملف في مربع الحوار تحديد مصدر البيانات. إذا لم يكن الملف موجودًا، فحدد نوع الملف المناسب أو حدد كافة الملفات في المربع أنواع الملفات. في عملية دمج المراسلات، يمكنك استخدام أنواع ملفات البيانات التالية:

      • الملفات من برامج قواعد البيانات الأحادية المستندة إلى ملف، التي قمت بتثبيت موفر OLE DBأو برنامج تشغيل ODBC من أجلها (عدد منها مضمّن مع Microsoft Office 2010).

      • ملف HTML يحتوي على جدول مفرد. يجب أن يحتوي الصف الأول من الجدول على أسماء الأعمدة وأن تحتوي الصفوف الأخرى على البيانات.

      • مستند Microsoft Word. يجب أن يحتوي المستند على جدول مفرد. ويجب أن يحتوي الصف الأول من الجدول على العناوين، وأن تحتوي الصفوف الأخرى على السجلات التي تريد دمجها.

      • أي ملف نص يحتوي على حقول بيانات مفصولة (أو محددة) بأحرف جدولة، أو فواصل وسجلات بيانات مفصولة بعلامات فقرة.

    • إنشاء ملف بيانات جديد في Word    إذا لم يكن لديك ملف بيانات حتى الآن، فانقر فوق كتابة قائمة جديدة، ثم استخدم النموذج الذي يتم فتحه لإنشاء القائمة. يتم حفظ القائمة كملف قاعدة بيانات (mdb.) التي يمكنك إعادة استخدامه. لمزيد من المعلومات، راجع إنشاء مصدر بيانات عن طريق كتابة قائمة جديدة.

ملاحظة: إذا قمت بتثبيت Microsoft Office 2010 (بدلاً من تثبيت Word 2010 بمفرده)، فبإمكانك أيضاً استخدام Microsoft Query لإنشاء استعلام واسترداد البيانات التي تريدها من مصدر بيانات خارجي.

إذا كنت بحاجة إلى المزيد من المعلومات حول العمل على "جهات اتصال Outlook" أو على البيانات في مصنفات Excel، فقم بمتابعة القراءة.

تلميحات للعمل على قائمة جهات الاتصال في Microsoft Office Outlook

يعتبر الاتصال بالمجلد "جهات اتصال Outlook" عادةً عملية مباشرة، ولكن قد تواجه مشكلة في بعض الأحيان. إليك حلول للمشاكل الشائعة التي قد تواجهها:

يتعذر العثور على المجلد "جهات اتصال Outlook"

قد يتعين عليك تشغيل الخاصية «إظهار هذا المجلد كدفتر عناوين بريد إلكتروني» في Outlook، أو تغيير ملف تعريف بيانات المستخدم لـ Outlook.

ملاحظة: ملف تعريف المستخدم لـ Outlook عبارة عن مجموعة من حسابات البريد الإلكتروني ودفاتر العناوين. عادةً ما تحتاج إلى ملف تعريف واحد — لكنك إذا قمت بمشاركة جهاز الكمبيوتر الخاص بك مع أشخاص آخرين أو استخدمت دفاتر عناوين مختلفة لأغراض أخرى، يمكنك إعداد أكثر من ملف تعريف. إذا كنت تستخدم عند بدء عملية دمج المراسلات ملف تعريف لا يتضمن المجلد "جهات الاتصال" الذي تريد استخدامه، فلن يتوفر ذلك المجلد.

تشغيل الخاصية "إظهار هذا المجلد كدفتر عناوين بريد إلكتروني"

  1. في Microsoft Outlook، انقر فوق جهات الاتصال.

  2. انقر بزر الماوس الأيمن فوق المجلد جهات الاتصال الذي يحتوي على المعلومات التي تريد استخدامها لدمج المراسلات، ثم انقر فوق خصائص من القائمة المختصرة.

  3. ضمن علامة التبويب دفتر عناوين Outlook، تأكد من تحديد خانة الاختيار إظهار هذا المجلد كدفتر عناوين بريد إلكتروني، ثم انقر فوق موافق.

تغيير ملف تعريف المستخدم لـ Outlook

  1. أعد تشغيل Outlook.

  2. عندما تتم مطالبتك بملف تعريف، اختر ملف التعريف الذي يتضمن المجلد "جهات الاتصال" الذي تريد استخدامه في دمج المراسلات.

    في حالة عدم مطالبتك بملف تعريف وتعلم أن لديك أكثر من ملف واحد، فإليك كيفية إعداد Outlook بحيث يطالبك بذلك:

    1. قم بإنهاء Outlook.

    2. في لوحة التحكم، انقر فوق حسابات المستخدم، ثم انقر فوق بريد.

    3. انقر فوق إظهار ملفات التعريف.

    4. لكي تتم مطالبتك بتحديد ملف تعريف كلما قمت بتشغيل Outlook، انقر فوق المطالبة بتعيين ملف تعريف لاستخدامه، ثم انقر فوق موافق.

الرجوع إلى تلميحات Outlook

تلقي رسائل خطأ حول عملاء البريد والجداول

إذا لم يتم إعداد Outlook كبرنامج البريد الإلكتروني الافتراضي، فقد تظهر لك رسالة مماثلة لما يلي في Word: "إمّا أنه لا يوجد عميل بريد افتراضي أو أن عميل البريد الحالي لا يمكنه تحقيق مطلب المراسلة. يُرجى تشغيل Microsoft Office Outlook، وتعيينه كعميل البريد الإلكتروني الافتراضي."

فيما يلي كيفية حل هذه المشكلة:

  1. ضمن علامة التبويب ملف، انقر فوق خيارات.

  2. ضمن خيارات البدء، حدد خانة الاختيار جعل Outlook البرنامج الافتراضي للبريد الإلكتروني وجهات الاتصال والتقويم، ثم انقر فوق موافق.

  3. ابدأ تشغيل Word مرةً أخرى، وافتح مستند دمج المراسلات، واتصل بالمجلد "جهات اتصال Outlook".

الرجوع إلى تلميحات Outlook

تعذر الاتصال بالمجلد "جهات اتصال Outlook" في المجلدات العامة

لاستخدام جهات اتصال من مجلد عام لدمج البريد، ابدأ دمج البريد في Outlook.

  1. في Outlook، انتقل إلى المجلد العام، وحدد جهات الاتصال التي تريد استخدامها في دمج البريد.

  2. في علامة التبويب الصفحة الرئيسية في Outlook، انتقل إلى إجراءات وانقر فوق دمج البريد.

    للحصول على التفاصيل حول بدء تشغيل دمج البريد في Outlook، راجع استخدام جهات اتصال Outlook كمصدر بيانات لدمج البريد

الرجوع إلى تلميحات Outlook

تلميحات لتنسيق البيانات في Excel

إذا كان ملف البيانات ورقة عمل Excel تتضمن نسباً مئوية أو قيم عملة أو رموزا بريدية، يمكنك المحافظة على التنسيق الرقمي للبيانات باستخدام "تبادل البيانات الديناميكي" للاتصال بورقة عمل Excel من Word. على سبيل المثال، يمكنك التأكد من أنه لا يتم عرض الرمز البريدي 07865 الذي يتكون من خمسة أرقام من ملف البيانات على أنه 7865 (بدون صفر البداية).

قبل الاتصال بورقة العمل، قم بما يلي في Word.

  1. ضمن علامة التبويب ملف، انقر فوق خيارات.

    في Word 2007 انقر فوق زر Microsoft Office‏ صورة زر Office ، ثم فوق خيارات Word‏.

  2. انقر فوق خيارات متقدمة.

  3. قم بالتمرير حتى المقطع عام، وحدد خانة الاختيار تأكيد تحويل تنسيق الملف عند الفتح.

  4. انقر فوق موافق.

  5. أثناء فتح المستند الأساسي لعملية دمج المراسلات، في المجموعة بدء دمج المراسلات، ضمن علامة التبويب مراسلات، انقر فوق تحديد المستلمين، ثم انقر فوق استخدام القائمة الموجودة.

  6. حدد موقع ورقة عمل Excel في مربع الحور تحديد مصدر البيانات، وانقر فوقه نقراً مزدوجاً.

  7. في مربع الحوار تأكيد مصدر البيانات، انقر فوق MS Excel Worksheets via DDE ‏(xls.*‏)، ثم انقر فوق موافق. إذا لم تعثر على MS Excel Worksheets via DDE ‏(*xls.‏)، فحدد خانة الاختيار إظهار الكل.

  8. في مربع الحوار Microsoft Excel، في نطاق الخلايا أو النطاق المسمَّى، حدد نطاق الخلايا أو ورقة العمل التي تحتوي على المعلومات التي تريد دمجها، ثم انقر فوق موافق.

    ملاحظة: لتفادي مطالبتك كلما قمت بفتح ملف بيانات، يمكنك إلغاء تحديد خانة الاختيار تأكيد التحويل عند الفتح بعد الاتصال بورقة العمل.

إنشاء مصدر بيانات بواسطة كتابة قائمة جديدة

  1. في مربع الحوار قائمة عناوين جديدة، اكتب المعلومات للعنوان أو السجل الأول الذي تريد تضمينه في دمج المراسلات.

    إذا أردت إضافة أعمدة أو إزالتها، فانقر فوق تخصيص أعمدة، ثم قم بإجراء التغييرات المطلوبة.

  2. بعد كتابة كافة المعلومات الخاصة بالسجل الأول، انقر فوق إدخال جديد، ثم اكتب المعلومات الخاصة بالسجل التالي. تابع كتابة المعلومات حتى تنتهي منها لكافة السجلات التي تريد تضمينها.

  3. عند اكتمال القائمة الجديدة، انقر فوق موافق.

  4. في مربع الحوار حفظ قائمة العناوين، اكتب اسمًا للقائمة الجديدة، ثم انقر فوق حفظ.

أعلى الصفحة

تعزيز مهارات Office
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×