دمج البريد باستخدام جدول بيانات Excel

دمج البريد باستخدام جدول بيانات Excel

يتم استخدام دمج البريد لإنشاء مستندات متعددة في وقت واحد. يتطابق التخطيط والتنسيق والنصوص والرسومات في هذه المستندات. وتختلف مقاطع معينة فقط من كل مستند ويتم تخصيصها. تتضمن المستندات التي يمكن أن يقوم Word بإنشائها باستخدام دمج البريد تسميات وخطابات ومغلفات ورسائل بريد إلكتروني مجمعة. هناك ثلاثة مستندات مُضمنة في عملية دمج البريد:

  • المستند الرئيسي

  • مصدر البيانات

  • المستند المدمج

يمكنك معرفة المزيد حول كيفية استخدام بيانات Excel لدمج البريد في الفيديو التالي الذي يمثل جزءاً من دورة تدريبية- الارتقاء بميزة دمج البريد إلى المستوى التالي

الخطوة 1: تحضير البيانات في Excel لدمج البريد

تُعد الخطوة الأكثر أهمية في عملية دمج البريد هي إعداد البيانات وتحضيرها. ستستخدم جدول بيانات Excel كمصدر البيانات لقائمة المستلمين.

فيما يلي بعض التلميحات لتحضير البيانات لدمج البريد. تأكد أن:

  • أسماء الأعمدة الموجودة في جدول البيانات تتطابق مع أسماء الحقول التي تريد إدراجها في دمج البريد. على سبيل المثال، لعنونة القراء باستخدام أسمائهم الأولى في المستند، ستحتاج إلى أعمدة منفصلة للأسماء الأولى وأسماء العائلة.

  • توجد كل البيانات المراد دمجها في الورقة الأولى من جدول البيانات.

  • يتم تنسيق إدخالات البيانات بالنسب المئوية والعملات والرموز البريدية بشكل صحيح في جدول البيانات بحيث يتمكن Word من قراءة قيمها بشكل صحيح.

  • يتم تخزين جدول بيانات Excel الذي سيتم استخدامه في دمج البريد على الجهاز المحلي.

  • يتم إكمال أي تغييرات أو إضافات إلى جدول البيانات قبل توصيله بمستند دمج البريد في Word.

ملاحظات: 

  • يمكنك استيراد معلومات من جدول بيانات Excel عن طريق استيراد المعلومات من ملف مقسوم بفاصلة (csv.) أو ملف نصي (txt.) واستخدام "معالج استيراد النص" لإنشاء جدول بيانات جديد.

  • لمزيد من المعلومات، راجع إعداد مصدر بيانات Excel لدمج البريد في Word‏.

الخطوة 2: بدء دمج البريد

  1. في Word، اختر ملف >‏ جديد >‏ مستند فارغ.

  2. على علامة التبويب المراسلات، في المجموعة بدء دمج البريد، اختر بدء دمج البريد، ثم اختر نوع الدمج الذي تريد تشغيله.

    لقطة شاشة لعلامة التبويب «البريد» في Word، تُظهر الأمر «بدء دمج البريد» وقائمة الخيارات المتوفرة لنوع الدمج الذي تريد تشغيله.

  3. اختر تحديد المستلمين >‏ استخدام قائمة موجودة.

    لقطة شاشة لعلامة التبويب "البريد" في Word، تُظهر الأمر "تحديد مستلمين" مع تحديد الخيار "استخدام قائمة موجودة".

  4. استعرض للوصول إلى جدول بيانات Excel، ثم اختر فتح.

  5. إذا طالبك Word، فاختر ورقة1$ > موافق.

    ملاحظة: لقد أصبح الآن جدول بيانات Excel متصلاً بمستند دمج البريد الذي تقوم بإنشائه في Word.


تحرير القائمة البريدية

يمكنك تحديد عدد الأشخاص الذين يتلقون البريد الإلكتروني.

  1. اختر تحرير قائمة المستلمين.

    لقطة شاشة لعلامة التبويب «البريد» في Word، تُظهر الأمر «تحرير قائمة المستلمين» كما هو موضح.

  2. في مربع الحوار مستلمو دمج البريد، قم بإلغاء تحديد خانة الاختيار الموجودة بجانب اسم أي شخص لا تريده أن يتلقى بريدك.

    تحديد الصفوف من خلال تحديد خانة الاختيار

    ملاحظة: يمكنك أيضاً فرز القائمة أو تصفيتها لإضفاء المزيد من السهولة على البحث عن الأسماء والعناوين. لمزيد من المعلومات حول فرز العناصر وتصفيتها، راجع فرز البيانات وتصفيتها لدمج البريد.

الخطوة 3: إدراج حقل دمج

يمكنك إدراج واحد أو أكثر من حقول دمج البريد التي تسحب المعلومات من جدول البيانات إلى المستند.

لإدراج كتلة عنوان لمغلف أو تسمية أو رسالة بريد إلكتروني أو خطاب

  1. على علامة التبويب المراسلات، في المجموعة كتابة الحقول وإدراجها، اختر كتلة العنوان.

    حقل الدمج "إدراج كتلة عنوان"

  2. في مربع الحوار إدراج كتلة عنوان، اختر تنسيقاً لاسم المستلم كما سيظهر في المغلف.

    خيارات كتلة العنوان

  3. اختر موافق.

  4. اختر ملف ‏> حفظ.

لإدراج سطر ترحيب إلى رسالة بريد إلكتروني أو خطاب

  1. على علامة التبويب المراسلات، في المجموعة كتابة الحقول وإدراجها، اختر سطر الترحيب.

    لقطة شاشة من علامة التبويب «البريد» في Word، تُظهر الأمر «سطر الترحيب» كما هو موضح.

  2. في مربع الحوار إدراج سطر ترحيب، نفّذ ما يلي:

    • ضمن تنسيق سطر الترحيب، قم بتغيير التحية إذا لزم الأمر باختيار الترحيب (الإعداد الافتراضي هو عزيزي) وتنسيق اسم المستلم وعلامة الترقيم الختامية (الفاصلة هي الإعداد الافتراضي).

      و

    • ضمن سطر الترحيب لأسماء المستلمين غير الصالحة، حدد خياراً من قائمة التحية.

  3. اختر موافق.

  4. اختر ملف ‏> حفظ.

لإدراج البيانات من جدول البيانات إلى رسالة بريد إلكتروني أو خطاب

  1. على علامة التبويب المراسلات، في المجموعة كتابة الحقول وإدراجها، اختر إدراج حقل دمج.

  2. في مربع الحوار إدراج حقل دمج، ضمن حقول، اختر اسم حقل (اسم العمود في جدول البيانات)، ثم اختر إدراج.

  3. كرر الخطوة 2 كما تقتضي الحاجة، ثم اختر إغلاق عند الانتهاء.

  4. اختر ملف ‏> حفظ.

لمزيد من المعلومات حول إضافة حقول من جدول البيانات إلى مستند الدمج، راجع إدراج حقول دمج البريد. إذا كنت ترغب في معرفة المزيد حول خيارات إعداد رسالة بريد إلكتروني، راجع دمج البريد الإلكتروني في Word.

الخطوة 4: معاينة دمج البريد وإنهاؤه

بعد إدراج حقول الدمج التي تريدها، قم بمعاينة النتائج للتأكد من عدم وجود أي مشكلة في المحتوى وبعد ذلك تكون جاهزاً لإكمال عملية الدمج.

  1. في علامة التبويب المراسلات، اختر معاينة النتائج.

    لقطة شاشة لعلامة التبويب «البريد» في Word، تُظهر مجموعة «معاينة النتائج».

  2. اختر زر السجل التالي زر التسجيل التالي لمعاينة نتائج دمج البريد أو السابق زر التسجيل السابق لمعاينة نتائج دمج البريد للتنقل بين السجلات في مصدر البيانات وعرض طريقة ظهور السجلات في المستند.

  3. في المجموعة إنهاء، اختر إنهاء ودمج، ثم اختر طباعة المستندات أو إرسال رسائل بريد إلكتروني.

    لقطة شاشة لعلامة التبويب «البريد» في Word، تُظهر الأمر «إنهاء ودمج» والخيارات الخاصة به.

الخطوة 5: حفظ دمج البريد

عند حفظ مستند دمج البريد، فإنه يظل متصلاً بمصدر البيانات. يمكنك إعادة استخدام مستند دمج البريد للمراسلات المجمعة التالية.

  • افتح مستند دمج البريد واختر نعم عندما يطالبك Word بالإبقاء على الاتصال.

انظر أيضاً

توسيع المهارات
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×