دليل تصميم التقارير

ملاحظة:  نرغب في تزويدك بأحدث محتوى تعليمات لدينا بأسرع ما يمكن وبلغتك الخاصة. وقد تمت ترجمة هذه الصفحة آلياً وقد تحتوي على أخطاء نحوية أو أخطاء تتعلق بالدقة. كما نهدف إلى أن يكون هذا المحتوى مفيداً لك. هل يمكنك إخبارنا إذا كانت المعلومات مفيدة لك في أسفل هذه الصفحة؟ إليك المقالة بالغة الإنجليزية لسهولة الرجوع إليها.

Access provides you with a number of tools that help you to quickly build attractive, easy-to-read reports that present the data in a way that best suits the needs of its users. You can use the commands on the Create tab to create a simple report with a single click. You can use the Report Wizard to create a more complicated report, or you can create a report by adding all the data and formatting elements yourself. Whichever method that you choose, you will probably make at least a few changes to the design of the report to make it display the data the way that you want. This article discusses the general process of designing a report and then shows you how to add specific design elements to your report.

في هذه المقالة

Decide how to lay out your report

Use control layouts to align your data

Add or remove report or page header and footer sections

Tips for formatting different data types

Decide how to lay out your report

When you design a report, you must first consider how you want the data arranged on the page and how the data is stored in the database. During the design process, you might even discover that the arrangement of data in the tables will not allow you to create the report that you want. This can be an indication that the tables are not normalized — this means that the data is not stored in the most efficient manner.

Make a sketch of your report

This step is not required — you might find that the Access Report Wizard or the Report tool (both of which are available on the Create tab, in the Reports group) provide a sufficient starting design for your report. However, if you decide to design your report without using these tools, you might find it helpful to make a rough sketch of your report on a piece of paper by drawing a box where each field goes and writing the field name in each box. Alternatively, you can use programs such as Word or Visio to create a mockup of the report. Whichever method that you use, be sure to include enough rows to indicate how the data repeats.

التخطيط الأولى المتراكب لنموذج مكتمل

For example, you can use a row for product information, then several repeating rows for that product's sales, and finally a row of sales totals for the product. Then, the sequence repeats for the next product and so on until the end of the report. Or, perhaps your report is a simple listing of the data in the table, in which case your sketch can contain just a series of rows and columns.

ملاحظة: This technique is also very useful if you are designing a report for someone else. In this case, the other person can draw the sketch before you begin work.

After you create your sketch, determine which table or tables contain the data that you want to display on the report. If all the data is contained in a single table, you can base your report directly on that table. More often, the data that you want is stored in several tables that you must pull together in a query, before you can display it on the report. The query can be embedded in the RecordSource property of the report, or you can create a separate, saved query and base the report on that.

Decide which data to put in each report section

Each report has one or more report sections. The one section that is present in every report is the Detail section. This section repeats once for each record in the table or query that the report is based on. Other sections are optional and repeat less often and are usually used to display information that is common to a group of records, a page of the report, or the entire report.

The following table describes where each section is located and how the section is typically used.

المقطع

الموقع

Typical contents

Report header section

Appears only once, at the top of the first page of the report.

  • Report title

  • Logo

  • التاريخ الحالي

Report footer section

Appears after the last line of data, above the Page Footer section on the last page of the report.

Report totals (sums, counts, averages, and so on)

Page header section

Appears at the top of each page of the report.

  • Report title

  • Page number

Page footer section

Appears at the bottom of each page of the report.

  • التاريخ الحالي

  • Page number

Group header section

Appears just preceding of a group of records.

The field that is being grouped on

Group footer section

Appears just after a group of records.

Group totals (sums, counts, averages, and so on)

For information about adding or removing report header and footer sections or page header and footer sections, see the section Add or remove report or page header and footer sections in this article. You can add group header and footer sections by using the Group, Sort, and Total pane in Layout view or Design view.

Decide how to arrange the detail data

Most reports are arranged in either a tabular or a stacked layout, but Access gives you the flexibility to use just about any arrangement of records and fields that you want.

Tabular layout    A tabular layout is similar to a spreadsheet. Labels are across the top, and the data is aligned in columns below the labels. Tabular refers to the table-like appearance of the data. This is the type of report that Access creates when you click Report in the Reports group of the Create tab. The tabular layout is a good one to use if your report has a relatively small number of fields that you want to display in a simple list format. The following illustration shows an employee report that was created by using a tabular layout.

تقرير الموظفين في تخطيط جدولي

Stacked layout    A stacked layout resembles a form that you fill out when you open a bank account or make a purchase from an online retailer. Each piece of data is labeled, and the fields are stacked on top of each other. This layout is good for reports that contain too many fields to display in a tabular format — that is, the width of the columns would exceed the width of the report. The following illustration shows an employee report that was created by using a stacked layout.

تقرير الموظفين في تخطيط مكدس

ملاحظة: In the Report Wizard, this layout is referred to as a columnar layout.

Mixed layout    You can mix elements of tabular and stacked layouts. For example, for each record, you can arrange some of the fields in a horizontal row at the top of the Detail section and arrange other fields from the same record in one or more stacked layouts beneath the top row. The following illustration shows an employee report that was created by using a mixed layout. The ID, Last Name, and First Name fields are arranged in a tabular control layout, and the Job Title and Business Phone fields are arranged in a stacked layout. In this example, gridlines are used to provide a visual separation of fields for each employee.

تقرير الموظفين الذي يستخدم تخطيطاً مختلطاً

Justified layout    If you use the Report Wizard to create your report, you can choose to use a justified layout. This layout uses the full width of the page to display the records as compactly as possible. Of course, you can achieve the same results without using the Report Wizard, but it can be a painstaking process to align the fields exactly. The following illustration shows an employee report that was created by using the Report Wizard's justified layout.

تقرير الموظفين الذي يستخدم تخطيطاً مضبوطاً

The justified layout is a good layout to use if you are displaying a large number of fields on the report. In the preceding example, if you use a tabular layout to display the same data, the fields extend off the edge of the page. If you use a stacked layout, each record takes up much more vertical space, which wastes paper and makes the report more difficult to read.

Top of Page

Use control layouts to align your data

تخطيطات التحكم هي ادله التي يمكنك اضافتها الي تقرير عندما يكون مفتوحا في طريقه عرض التخطيط او طريقه عرض التصميم. يضيف Access تخطيطات عنصر التحكم تلقائيا عند استخدام "معالج التقارير" ل# انشاء تقرير، او عندما تنشئ تقرير عن طريق النقر فوق " تقرير " في المجموعه " تقارير " من علامه التبويب انشاء. تخطيط عنصر تحكم يشبه جدول، يمكن ان تحتويه الخليه كل واحده منها تسميه او مربع نص او اي نوع اخر من عنصر التحكم. يبين الرسم التوضيحي التالي تخطيط تحكم جدولي علي تقرير.

تخطيط التحكم الجدولي الأساسي

The orange lines indicate the rows and columns of the control layout, and they are visible only when the report is open in Layout view or Design view. Control layouts help you achieve a uniform alignment of data in rows and columns, and they make it easier to add, resize, or remove fields. By using the tools in the Table and Position groups on the Arrange tab (available in Layout view or Design view), you can change one type of control layout to another, and you can remove controls from layouts so that you can position the controls wherever you want on the report.

ملاحظة: If you're using Access 2007, you can find these tools on the Control Layout group on the Arrange tab.

Top of Page

Add or remove report or page header and footer sections

كما ذكرنا سابقا في هذه المقاله، الرؤوس و# التذييلات هي مقاطع التقرير التي يمكنك استخدامها ل# عرض معلومات الشائعه ل# التقرير ب# الكامل، او ل# كل صفحه من التقرير. علي سبيل المثال، يمكنك اضافه مقطع "تذييل الصفحه" ل# عرض رقم صفحه في اسفل كل صفحه، او يمكنك اضافه مقطع "راس التقرير" ل# عرض عنوان ل# التقرير ب# كامله.

اضافه تقرير او صفحه مقاطع راس و# تذييل الصفحه

  1. في "جزء التنقل"، زر الماوس الايمن فوق التقرير الذي تريد تغييره، و# من ثم انقر فوق طريقه عرض التصميم القائمه المختصره.

  2. التحقق من اي مقاطع الموجوده ب# الفعل علي التقرير. يتم فصل المقاطع مظلله الاشرطه الافقيه تسمي محددات المقطع. التسميه علي كل محدد المقطع يشير الي ما المقطع اسفله مباشره.

    تقرير في طريقة عرض "التصميم"

    كل تقرير يحتوي علي مقطع تفاصيل و# يمكن ان تحتوي علي مقاطع راس التقرير، راس الصفحه و# تذييل الصفحه و# تذييل التقرير. ب# الاضافه الي ذلك، اذا كان هناك مستويات التجميع في التقرير، قد تشاهد مجموعه الرؤوس او التذييلات (علي سبيل المثال، الملف ك# راس هو مبين في الرسم التوضيحي السابق). ب# شكل افتراضي، عباره عن مجموعه الرؤوس و# التذييلات ب# استخدام اسم الحقل او التعبير الذي هو اساس ل# المجموعه. في هذه الحاله، هو اسم حقل التجميع "الملف ب# اسم".

  3. ل# اضافه راس الصفحه و# تذييل المقاطع او مقاطع راس و# تذييل التقرير الي التقرير، انقر نقرا مزدوجا فوق اي محدد المقطع، ثم فوق راس / تذييل الصفحه او راس / تذييل التقرير القائمه المختصره.

    إنذار: اذا كان المقطع موجود ب# الفعل في التقرير، تحذيرك Access ستقوم ب# حذف مقطع موجود و# عناصر تحكم انه يحتوي علي.

    يمكنك نقل عناصر التحكم الموجوده او اضافه عناصر تحكم جديده الي مقاطع جديده.

يضيف Access دائما القسمين راس و# تذييل الصفحه "و" تقرير في ازواج. يعني ذلك، لا يمكنك اضافه مقطع راس الصفحه او التقرير دون ايضا اضافه مقطع تذييل المناظره. اذا كنت لا تحتاج كلا المقاطع، لا يمكنك حذف مقطع، و# لكن يمكنك تغيير حجم القسم غير المستخدمه في ارتفاع ل# صفرا (0) تجنب اضافه تباعد عموديه زائده الي تقريرك. ضع المؤشر في اسفل القسم غير المستخدمه الي ان يتحول الي سهم مزدوج الراس سهم مزدوج الاتجاه ، و# من ثم اسحب الي الاعلي الي ان يتم اخفاء المقاطع. اذا كان هناك اي عناصر التحكم في القسم، يجب حذفها قبل يمكنك اخفاء المقطع الكامل.

ازاله تقرير او صفحه مقاطع راس و# تذييل الصفحه

  1. في "جزء التنقل"، زر الماوس الايمن فوق التقرير الذي تريد تغييره، و# من ثم انقر فوق طريقه عرض التصميم القائمه المختصره.

  2. زر الماوس الايمن فوق اي محدد المقطع، ثم فوق راس / تذييل الصفحه او راس / تذييل التقرير القائمه المختصره.

اذا كنت تقوم ب# ازاله زوج الراس و# التذييل و# تلك الاقسام تحتوي علي عناصر تحكم، تحذر Access يمكنك حذف المقاطع سيتم ايضا حذف عناصر التحكم و# ان ف# لن يمكنك التراجع عن الاجراء. انقر فوق نعم ل# ازاله المقاطع و# حذف عناصر التحكم، او انقر فوق بلا ل# الغاء العمليه.

Top of Page

Tips for formatting different data types

When you create a report by using the Report tool (available on the Create tab, in the Reports group), or by using the Report Wizard, Access adds the fields to the report for you and creates the most appropriate control to display each field, based on the field's data type. If you are adding fields to a report yourself, the preferred method is to drag each field from the Field List to the report. As with the Report Wizard or the Report tool, Access creates the most appropriate control for each field, depending on the field's data type. For most data types, the most appropriate (default) control to use is the text box.

The following sections provide tips about how to format some of the special case data types.

الحقول متعدده القيم    عنصر التحكم الافتراضي ل# حقل متعدد القيم مربع التحرير و# سرد. هذا يبدو ك# خيار غريب ل# عنصر تحكم في تقرير، ل# انه لا يمكنك النقر فوق السهم الموجود علي مربع تحرير و# سرد في تقرير. و# مع ذلك، في السياق ل# تقرير، مربع تحرير و# سرد سلوك مماثل ل# سلوك مربع نص. السهم مرئيا فقط في طريقه عرض التصميم.

اذا كان الحقل يحتوي علي قيم متعدده، يتم فصل تلك القيم ب# فواصل. اذا لم يكن مربع تحرير و# سرد واسعا ل# عرض كافه القيم الموجوده علي سطر واحد و# قابل _ من مربع التحرير و# السرد الي نعم، التفاف القيم الي السطر التالي. و# الا، يتم اقتطاع القيم. ل# تحديد قابل _ ل# عنصر تحكم، افتح التقرير في طريقه عرض التصميم او طريقه عرض التخطيط، و# انقر فوق عنصر التحكم، و# من ثم اضغط علي F4 ل# عرض صفحه خصائص عنصر التحكم. قابل _ موجود في كل من علامه التبويب " تنسيق " و# علامه التبويب الكل في ورقه الخصائص ل# عنصر التحكم.

حقول النص المنسق    عنصر التحكم الافتراضي ل# حقل نص منسق مربع نص. اذا لم تكن واسعا ل# عرض كافه القيم الموجوده علي سطر واحد و# قابل _ من مربع نص مربع النص الي نعم، التفاف القيم الي السطر التالي. و# الا، يتم اقتطاع القيم. ل# تحديد قابل _ ل# عنصر تحكم، افتح التقرير في طريقه عرض التصميم او طريقه عرض التخطيط، و# انقر فوق عنصر التحكم، و# من ثم اضغط علي F4 ل# عرض صفحه خصائص عنصر التحكم. قابل _ موجود في كل من علامه التبويب " تنسيق " و# علامه التبويب الكل في ورقه الخصائص ل# عنصر التحكم.

يساعدك حقل نص منسق ل# تنسيق نص في مجموعه متنوعه من الطرق. علي سبيل المثال، يمكنك تسطير كلمات متعدده في حقل، و# يمكن ان تكون عده كلمات اخري في الحقل نفسه ب# الخط المائل. يمكنك، و# مع ذلك، لا تزال تعيين نمط تنسيق الكلي ل# مربع النص الذي يحتوي علي نص منسق. تنسيق مربع نص ينطبق فقط علي النص الذي لا يتم تنسيق شكل خاص ب# استخدام تنسيق نص منسق.

تعيين التنسيق انماط ل# مربع نص الذي يعرض حقل نص منسق

  1. زر الماوس الايمن فوق التقرير في "جزء التنقل"، و# انقر فوق طريقه عرض التخطيط القائمه المختصره.

  2. انقر فوق مربع النص الذي يعرض حقل نص منسق، و# بعد ذلك، علي علامه التبويب تنسيق، في المجموعه خط، انقر فوق نمط التنسيق الذي تريد تطبيقه.

    Access ب# تطبيق التنسيق علي كل النص في حقل النص المنسق الذي لا الفعل يوجد به هذا النوع (و# عدم قيمه) من التنسيق تطبيق في طريقه عرض التي تدعم ادخال البيانات، مثل طريقه عرض ورقه البيانات ل# جدول او استعلام او طريقه عرض النموذج ل# نموذج. علي سبيل المثال، اذا تم تنسيق جزء من النص الموجود في الحقل ب# لون خط احمر، و# تطبيق خط ب# لون ازرق علي مربع النص، Access يؤدي الي كل النص الازرق استثناء الذي تم كل علي حده منسقه ب# اللون الاحمر. ك# مثال اخر، اذا كان جزء من النص الموجود في الحقل تم تنسيقه ب# حجم 11 نقطه خط، و# تطبيق حجم خط 14 نقطه الي مربع النص، Access تنطبق حجم الخط 14 نقطه ل# كل النص الذي تم ب# شكل فردي في بوين 11 استثناء التي الخدمات الطرفيه.

    حقول المرفقات    حقول المرفقات استخدام عنصر تحكم خاص غير مستخدم ل# اي نوع بيانات اخر. يمكنك ارفاق ملفات متعدده الي سجل ب# استخدام حقل مرفق واحد، و# لكن الحقل فقط عرض معلومات حول مرفق واحد في كل مره. ب# شكل افتراضي، يعرض عنصر تحكم المرفق رمز او صوره، استنادا الي نوع الملف المرفق الذي يتم عرضه حاليا ب# عنصر التحكم. اذا اردت، يمكنك تعيين الخصائص ل# عنصر تحكم المرفق حيث يتم عرض كل الملفات المرفقه ك# رموز، او ل# يتم عرض الحقل ب# بساطه ايقونه مشبك و# عدد المرفقات. اذا افترضنا ان الفعل استخدام عنصر تحكم مرفق علي التقرير، يمكنك استخدام الاجراء التالي ل# ضبط خصائص عنصر التحكم ل# استخدامات مختلفه ل# عنصر التحكم.

تعيين خصائص العرض ل# حقل "مرفق"

  1. زر الماوس الايمن فوق التقرير في "جزء التنقل"، و# انقر فوق طريقه عرض التخطيط القائمه المختصره.

  2. Click the attachment control. If the property sheet is not already displayed, press F4 to display it. On the property sheet, click the Format tab.

    استخدم الجدول التالي ك# دليل ل# تعيين خصائص عنصر التحكم المرفق.

    الخاصية

    الإعداد

    Display As

    • Image/Icon displays graphics as images and all other files as icons. This is the default setting.

    • ايقونه ل# عرض كل الملفات ك# رموز.

    • يعرض المشبك ايقونه مشبك متبوعا ب# الرقم المرفقات في اقواس.

    الصوره الافتراضيه

    ل# جعل صوره افتراضيه تظهر في عنصر تحكم المرفق عندما يكون هناك ليس الملفات المرفقه، انقر فوق الزر "منشئ" في مربع الخاصيه، استعرض وصولا الي الصوره التي تريدها، ثم انقر فوق فتح.

    ملاحظة: The default picture is not displayed if the Display As property is set to Paperclip.

    محاذاه الصوره

    Select the alignment that you want from the list. The default setting is Center. Adjusting this setting can produce unexpected results, depending on the setting of the Picture Size Mode property.

    Picture Size Mode

    This setting is available only if the Display As property is set to Image/Icon.

    • Clip displays the image in its actual size. The image is clipped if it is too big to fit inside the control.

    • Stretch stretches the image so that it fills the entire control.

      ملاحظة: Unless the attachment control is the same exact size as the image, using this setting will distort the image, making it appear stretched either vertically or horizontally.

    • Zoom displays the image as large as possible without clipping or distorting the image. This is the default setting.

  3. If you are using the control to display graphics, adjust the size of the attachment control so that you can see the amount of detail that you want.

Top of Page

تعزيز مهارات Office
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×