حل البيانات المكررة والمساعدة على منعها

هام: تمت ترجمة هذه المقالة ترجمة آلية، راجع إقرار إخلاء المسؤولية. يرجى الاطلاع على النسخة الإنجليزية من هذه المقالة. هنا للرجوع إليها.

قد تؤدي البيانات المكررة إلى إحداث إرباك قد يكلّفك المال أو الثقة أو السمعة الحسنة. على سبيل المثال، قد ينتج عن سجل مكرر عملية تسليم خاطئة إلى عنوان غير صحيح. بإمكان Access مساعدتك على تجنب حدوث بيانات مكررة من خلال توفير طرق لإعادة استخدام البيانات، والمساعدة على منع إدخال البيانات المكررة عن طريق المطالبة بأن تكون القيم الجديدة فريدة.

ملاحظة:  لا تنطبق الأساليب الواردة في هذه المقالة على قواعد بيانات ويب. ومع ذلك، يمكنك استخدامها في قاعدة بيانات سطح المكتب، ثم استخدام قاعدة البيانات هذه كمصدر لإنشاء قاعدة بيانات ويب جديدة. لمزيد من المعلومات عن قواعد بيانات ويب، راجع المقالة إنشاء قاعدة بيانات Access لمشاركتها على ويب.

ملاحظة: لا تنطبق هذه المقاله علي تطبيقات Access – نوع جديده ل# قاعده البيانات تصميم مع Access و# نشرها عبر الانترنت. ل# مزيد من المعلومات، راجع انشاء تطبيق Access .

في هذه المقالة

نظرة عامة

قبل البدء

تجهيز عينة بيانات للمتابعة مع بعض الأمثلة

حذف البيانات المكررة أو تحريرها في جدول واحد

حل البيانات المكررة في جداول متعددة

المساعدة على منع المستخدمين من إدخال بيانات مكررة في جدول

نظرة عامة

أحد الأسباب الرئيسية لاستخدام قاعدة بيانات ارتباطية مثل قاعدة بيانات Access هو تجنب حدوث البيانات المكررة، التي قد تسبّب الإرباك والمشاكل. في بعض الأحيان، إذا قمت بإنشاء قاعدة بيانات بجمع البيانات من الأنظمة الموجودة، لنقل مجموعة من مصنفات Excel، فقد تحصل في نهاية المطاف على بيانات مكررة تحتاج إلى حلها قبل بدء استخدام قاعدة البيانات. علاوةً على ذلك، إذا لم يتم اتخاذ بعض التدابير الوقائية المتعلقة بالتصميم (أو إذا لم تكن عملية لسبب ما)، فقد تحصل قاعدة البيانات في بعض الأحيان على قيم مكررة، خاصة عندما يقوم عدة مستخدمين بإدخال البيانات في الوقت نفسه.

البيانات المكررة هي

لا تعني العبارة بيانات مكررة وجود نسختين دقيقتين من البيانات نفسها. بدلاً من ذلك، فإن البيانات المكررة عبارة عن بيانات تختلف قليلاً، ولكنها تشير إلى الشيء نفسه الذي تشير إليه بعض البيانات الأخرى. قد لا تكون غير صحيحة - على سبيل المثال، اسم كامل بدون الحرف الأول من الاسم الأوسط.

يمكن أن تحدث البيانات المكررة في مستويات مختلفة:

  • إمكانية احتواء سجلين أو أكثر على حقول مكررة.    يمكن اعتبار سجلين كسجلين مكررين، على الرغم من عدم احتواء كل حقول السجلات على قيم متطابقة. على سبيل المثال، في هذا الرسم التوضيحي، تشاهد سجلين لـ أحمد أبو دية.

    سجلات متكررة لعميل في الجدول "العملاء"

    على الرغم من احتواء كل سجل على معّرف عميل فريد (القيمة الموجودة في العمود إلى أقصى اليمين)، فإن القيم في حقول "الاسم" و"العنوان" و"المدينة" متطابقة. من المحتمل أن يكون قد تم إنشاء سجل مرتين لعميل واحد أو ربما هناك سبب شرعي يكمن خلف وجود عميلين مع الشركة نفسها. سيتعيّن عليك استخدام معرفتك بأعمالك لمراجعة مثل هذه السجلات لمعرفة ما إذا كانت مكررة أم لا.

  • إمكانية احتواء جدولين أو أكثر على بيانات متشابهة.    على سبيل المثال، قد يحتوي كل من جدول "العملاء" وجدول "الزبائن" على سجلات للعملاء أنفسهم.

    جداول العملاء والزبائن مع بيانات متراكبة

    على الرغم من إمكانية وجود بعض الاختلاف بين الجدولين من حيث البنية، إلا أنهما يحتويان على نوع المعلومات نفسه -بيانات حول العملاء - وبالتالي يجب إنشاء جدول جديد عن طريقة دمجهما.

  • إمكانية احتواء قاعدتي بيانات أو أكثر على بيانات متشابهة.    إذا تبيّن لك أن هناك قاعدتي بيانات أو أكثر تحتويان على بيانات متشابهة أو إذا ورثت قاعدة بيانات تتراكب مع قاعدة البيانات الحالية، يجب مقارنة بيانات قواعد البيانات وبنيتها ثم اتخاذ الخطوات الضرورية لدمجها.

    لا تعد مقارنة قواعد البيانات يدوياً حتى الصغيرة منها مهمة سهلة. إذا أردت الحصول على المساعدة في هذه المقارنة، فيمكنك الاستعانة بأدوات لمقارنة مكونات قواعد بيانات Access وبنيتها، وتتوفر هذه الأدوات لدى العديد من المورّدين الخارجيين.

    هام: إذا اتخذت الخطوات اللازمة لإزالة البيانات المكررة من الجداول ومازلت تشاهد بيانات مكررة في نموذج أو تقرير، فقد يرجع السبب في ذلك إلى تصميم غير صحيح للنموذج أو التقرير. تأكد من أن الجداول والاستعلامات الأساسية متصلة بشكل صحيح، وأن مقاطع النموذج أو التقرير لا تتضمن أكثر من عنصر تحكم واحد منضم إلى عنصر التحكم نفسه الموجود في المصدر. لمزيد من المعلومات حول تصميم التقرير، راجع المقالة مقدمة حول التقارير.

البيانات المكررة ليست

  • في بعض الأحيان، يشارك سجلان أو أكثر مجموعة القيم نفسها، ولكن دون الإشارة إلى الشيء نفسه. على سبيل المثال، قد يحمل العديد من العملاء الاسم الكامل أسامة شبانة، ولكن هذه القيم غير مكررة لأنها تشير إلى أشخاص مختلفين. عند حدوث مثل هذا الأمر، ينتفي خطر تكرار البيانات طالما احتوت حقول أخرى في قاعدة البيانات (مثل حقول المعرّفات أو أسماء المستخدمين أو العناوين أو الرموز البريدية) على معلومات فريدة كافية لمنع اعتبار السجلات سجلات مكررة.

  • قد تظهر البيانات التي تم إرجاعها بواسطة استعلام على أنها تحتوي على سجلات مكررة إذا لم يتضمّن الاستعلام حقولاً تعرّف كل سجل بشكل فريد. على سبيل المثال، يعرض هذا الرسم التوضيحي بيانات تم إرجاعها بواسطة استعلام:

    طريقة عرض لا تتضمن حقلاً يعرّف السجلات بشكل فريد

    تبدو عدة صفوف في نتائج الاستعلام وكأنها صفوف مكررة. ومع ذلك، فإن الاستعلام نفسه الذي يتضمّن حقل المفتاح الأساسي يُظهر أن كل سجل هو في الواقع عبارة عن سجل فريد:

    يتضمن الخيار "العرض الآن " الحقل OrderID للتخلص من السجلات المتكررة

    لتجنب هذا الإرباك، عندما تنشئ استعلاماً يجب تضمين الحقول التي تعرّف كل سجل بشكل فريد. يمكن لحقل مفتاح أساسي أن يصلح لهذه الوظيفة، ولكن يمكنك أيضاً استخدام مجموعة من الحقول الأخرى بدلاً من ذلك. على سبيل المثال، لديك عدة مثيلات لأسماء جهات اتصال شائعة وعدة مثيلات لاسم مدينة، ولكن إذا قمت بتضمين رقم هاتف أو عنوان، فإن تركيبة البيانات قد تكون كافية لتحويل كل سجل إلى سجل فريد.

حل البيانات المكررة ومنعها

لحل البيانات المكررة، يمكنك تحريرها أو حذفها.

  • حرر سجلاً مكرراً إذا كان يمثل في الواقع وحدة مميزة – على سبيل المثال، عميل بدون سجل آخر – وأصبح تكراراً لسجل آخر عن طريق الخطأ، ربما بسبب إدخال خاطئ.

  • احذف سجلاً مكرراً إذا لم يكن يمثل وحدة أخرى؛ أي هناك سجل آخر للوحدة نفسها التي تفضل استخدامها.

  • في بعض الحالات، يمكنك حذف سجل مكرر وتحرير الآخر، لأن أياً من السجلين غير دقيق تماماً. إذا أردت الحذف من جدول مرتبط بجداول أخرى، فقد تحتاج إلى تمكين تتالي الحذف لبعض العلاقات.

للمساعدة في منع البيانات المكررة، يجب مراعاة ما يلي:

  • تأكد من توفر مفتاح أساسي لكل جدول من جداولك

  • عند وجود حقول لا تشكّل جزءاً من مفتاح أساسي ولكن يجب أن تحتوي على قيم فريدة، أنشئ فهارس فريدة لهذه الحقول

  • يمكنك إنشاء نماذج لإدخال البيانات، و استخدام مربعات القوائم على هذه النماذج لتسهيل عملية العثور على القيم الموجودة

أعلى الصفحة

قبل البدء

قبل بدء عملية حذف البيانات المكررة، قم بتنفيذ الخطوات التالية:

  • تأكد من أن ملف قاعدة البيانات ليس للقراءة فقط.

  • إذا كان أشخاص آخرون يستخدمون قاعدة بياناتك، وكنت تريد تقليل انقطاع الخدمة، فاطلب منهم إغلاق الكائنات التي تريد استخدامها. وإلا، فقد تحدث تعارضات في البيانات.

  • إذا كان مقبولاً بالنسبة إلى قاعدة البيانات أن تكون غير متوفرة أثناء استخدامك لها، فافتح قاعدة البيانات في وضع الاستخدام الخاص. للقيام بذلك، انقر فوق علامة التبويب ملف، ثم فوق فتح. في مربع الحوار، استعرض إلى قاعدة البيانات وحددها، وانقر فوق السهم الموجود إلى جانب الزر فتح، ثم انقر فوق فتح خاص.

    فتح الملف في وضع الاستخدام الخاص

  • أنشئ نسخة احتياطية من قاعدة البيانات قبل حذف السجلات. لا يمكنك عكس عملية الحذف أو التراجع عنها. الحل الوحيد لاستعادة السجلات المحذوفة هو استعادتها من النسخة الاحتياطية. تؤدي أيضاً عملية الحذف إلى حذف السجلات الموجودة في الجداول المرتبطة، ولذلك من الأفضل إنشاء نسخة احتياطية من قاعدة البيانات قبل بدء العملية.

إنشاء نسخة احتياطية من قاعدة البيانات

  1. انقر فوق علامة التبويب ملف ثم فوق حفظ باسم، وضمن حفظ قاعدة البيانات باسم، انقر فوق النسخ الاحتياطي لقاعدة البيانات.
    يظهر مربع الحوار حفظ باسم، ويلحق Access التاريخ الحالي باسم الملف. على سبيل المثال، إذا كان اسم قاعدة بياناتك هو "الأصول"، ينشئ Access النوع التالي لاسم الملف: الأصول_2011-10-29.

  2. اقبل الاسم والموقع الافتراضيين أو حدد اسماً أو موقعاً آخر، ثم انقر فوق حفظ.
    يغلق Access الملف الأصلي، وينشئ نسخة احتياطية، ثم يعيد فتح الملف الأصلي.

ملاحظة: للاستعادة من نسخة احتياطية، أغلق الملف الأصلي وأعد تسميته بحيث تتمكّن النسخة الاحتياطية من استخدام اسم النسخة الأصلية. قم بتعيين اسم النسخة الأصلية للنسخة الاحتياطية، ثم افتحها في Access.

اعلي الصفحه

تجهيز عينة بيانات للمتابعة مع بعض الأمثلة

تستخدم الخطوات الإرشادية في هذه المقالة الجداول التالية. للمتابعة، انسخ عينات النماذج إلى قاعدة بيانات جديدة فارغة باستخدامالخطوات الموجودة في نهاية هذا القسم.

جدول العملاء:

اسم الشركة

اسم جهة الاتصال

العنوان

المدينة

الرمز البريدي

الهاتف

متحف بلدوين للعلوم

محمد شامي

1 الشارع الرئيسي

الرياض

12345

‎(+966) 555-2122

الشركة الوطنية للإنتاج

وليد حلو

52 شارع النور

الرياض

23456

‎(+966) 555-2123

شركة النشر الوطنية

أسامة شبانة

5 شارع الأزهار المعابدة

مكة

34567

‎(+966) 555-2124

شركة القمر المنير

عظيم غانم

166 شارع المنار

الدوحة

NS1 EW2

‎(+974) 555-2125

مطعم الربيع المزهر

مهدي الياسر

2 شارع الورود

الكويت

56789

‎(+966) 555-2126

شركة النشر الوطنية

أحمد أبو دية

30 شارع الأزهار

مكة

34567

‎(+966) 555-2125

الأمل للتأمين

نادر عيسى

67 الشارع الكبير

المدينة

01234

‎(+966) 555-2128

الفنارة للبحث العلمي

فادي فاخوري

2 شارع الحمرا

الدمام

43210

‎(+966) 555-2129

مطعم الربيع المزهر

جاكلين حداد

2 شارع الورود

الكويت

56789

‎(+965) 555-2233

جدول الموظفون:

اخر اسم

الاسم الأول

العنوان

المدينة

تاريخ الميلاد

تاريخ التوظيف

بدخشي

عطاء

1 الشارع الرئيسي

الرياض

6 ذو القعدة 1387

1 محرم 1415

حلو

وليد

52 شارع النور

الرياض

22 شوال 1376

11 رجب 1417

كرزاي

باسل

5 شارع الأزهار المعابدة

مكة

21 جمادى الأولى 1380

5 ذو الحجة 1420

عظيم

عبد العزيز

166 شارع المنار

الدوحة

8 ذو القعدة 1383

26 صفر 1419

رفاعي

ضمير

2 شارع الورود

الكويت

22 ربيع الثاني 1392

20 شوال 1422

حمصي

فاضل

30 شارع الأزهار

مكة

15 ذو القعدة 1398

7 محرم 1420

بيطار

سالم

67 الشارع الكبير

المدينة

1 ذو الحجة 1383

29 شعبان 1425

حلو

سالم

2 شارع الحمرا

الدمام

26 ربيع الثاني 1379

20 ذو القعدة 1417

عظيم

عبد العزيز

166 شارع المنار

الدوحة

8 ذو القعدة 1383

24 صفر 1419

جدول مبلغ الدين:

اسم الشركة

اسم جهة الاتصال

العنوان

المدينة

الرمز البريدي

الهاتف

المبلغ المستحق

متحف بلدوين للعلوم

محمد شامي

1 الشارع الرئيسي

الرياض

12345

‎(+966) 555-2122

556.78 ر.س.

الشركة الوطنية للإنتاج

وليد حلو

52 شارع النور

الرياض

23456

‎(+966) 555-2123

1893.24 ر.س.

شركة النشر الوطنية

أسامة شبانة

5 شارع الأزهار المعابدة

مكة

34567

‎(+966) 555-2124

321.79 ر.س.

شركة القمر المنير

عظيم غانم

166 شارع المنار

الدوحة

NS1 EW2

‎(+974) 555-2125

457.68 ر.س.

مطعم الربيع المزهر

مهدي الياسر

2 شارع الورود

الكويت

56789

‎(+966) 555-2126

98.75 ر.س.

شركة النشر الوطنية

أحمد أبو دية

30 شارع الأزهار

مكة

34567

‎(+966) 555-2125

321.79 ر.س.

الأمل للتأمين

نادر عيسى

67 الشارع الكبير

المدينة

01234

‎(+966) 555-2128

297.45 ر.س.

الفنارة للبحث العلمي

فادي فاخوري

2 شارع الحمرا

الدمام

43210

‎(+966) 555-2129

509.09 ر.س

مطعم الربيع المزهر

جاكلين حداد

2 شارع الورود

الكويت

56789

‎(+965) 555-2233

98.75 ر.س.

جدول الزبائن:

الاسم

العنوان

المدينة

الهاتف

الفاكس

متحف بلدوين للعلوم

1 الشارع الرئيسي

الرياض

‎(+966) 555-2122

‎(+966) 555-2122

الشركة الوطنية للإنتاج

52 شارع النور

الرياض

‎(+966) 555-2123

‎(+966) 555-2123

شركة النشر الوطنية

5 شارع الأزهار المعابدة

مكة

‎(+966) 555-2124

‎(+966) 555-2124

شركة القمر المنير

166 شارع المنار

الدوحة

‎(+974) 555-2125

‎(+974) 555-2125

مطعم الربيع المزهر

2 شارع الورود

الكويت

‎(+966) 555-2126

‎(+966) 555-2126

شركة عارف للاتصالات

30 شارع الأزهار

مكة

‎(+966) 555-2125

‎(+966) 555-2129

معهد التصميم التصويري

67 الشارع الكبير

المدينة

‎(+966) 555-2128

‎(+966) 555-2128

مؤسسة شرف

3 شارع النحاس

الدمام

‎(+966) 555-2129

‎(+966) 555-2110

ألعاب تيلسبين

4 شارع النحاس

الدمام

‎(+966) 555-2233

‎(+966) 555-2239

لصق عينة البيانات في ورقة عمل Excel

  1. ابدأ تشغيل Excel. يفتح مصنف فارغ.

  2. اضغط على SHIFT+F11 لإدراج ورقة العمل (ستحتاج إلى أربع).

  3. انسخ البيانات من كل عينة جدول في ورقة عمل فارغة. ضمّن عناوين الأعمدة (الصف الأول).

إنشاء جداول قاعدة البيانات من أوراق العمل

  1. حدد البيانات من ورقة العمل الأولى، بما في ذلك عناوين الأعمدة.

  2. انقر بزر الماوس الأيمن فوق جزء التنقل، ثم انقر فوق لصق.

  3. انقر فوق نعم لتأكيد احتواء الصف الأول على عناوين الأعمدة.

  4. كرر الخطوات من 1 إلى 3 لكل أوراق العمل الأخرى.

اعلي الصفحه

حذف البيانات المكررة أو تحريرها في جدول واحد

البحث عن السجلات حيث تتطابق بعض الحقول كلياً أو جزئياً

استخدام استعلام لحذف السجلات المكررة من جدول واحد والسجلات المرتبطة به في الجداول الأخرى

إنشاء استعلام حذف وتشغيله

البحث عن السجلات حيث تتطابق بعض الحقول كلياً أو جزئياً

  • أنشئ استعلاماً باستخدام معالج البحث عن التكرار افتراضياً، يُرجع الاستعلام السجلات المتطابقة فقط عند مطابقة القيم في كل حقل بشكل حرفي. إذا أردت البحث عن المطابقات الجزئية، يمكنك استخدام تعبير في الاستعلام أو تغيير التعليمات البرمجية للغة الاستعلامات المركبة (SQL).

  • بشكل اختياري، قم بتحرير قيم الحقول أو حذف السجلات عند عرض نتائج الاستعلام في طريقة عرض ورقة البيانات.

  • بشكل اختياري، استخدم تعبيراً في الاستعلام لتضمين القيم المطابقة جزئياً.

تستخدم الخطوات التالية جدول "العملاء" العينة المتوفر في القسم تجهيز عينة بيانات للمتابعة مع بعض الأمثلة.

إنشاء استعلام البحث عن التكرار

  1. على علامة التبويب إنشاء، في المجموعة استعلامات، انقر فوق معالج الاستعلام.

  2. في مربع الحوار استعلام جديد، انقر فوق معالج استعلام البحث عن التكرار، ثم انقر فوق موافق.

  3. في قائمة الجداول، حدد جدول "العملاء"، ثم انقر فوق التالي.

  4. في قائمة الحقول المتوفرة، حدد حقول "اسم الشركة" و "العنوان" و "المدينة" - الحقول التي تريد استخدامها للمطابقة. انقر فوق التالي.

  5. في القائمة التالية من الحقول المتوفرة، حدد الحقل أو الحقول التي تتضمن بيانات تحتاج لفحصها أو تحديثها، أو الحقول التي تتضمن بيانات قد تساعدك في التمييز بين السجلات المكررة وغير المكررة. إذا كنت تستخدم جدول "العملاء"، أضف حقلي "اسم جهة الاتصال" و"الهاتف"، حيث يحتوي هذان الحقلان على سجلات تساعدك في البحث عن القيم المكررة كما يمكن أن تقوم بتعريف سبب إدخال هذه القيم. انقر فوق التالي.

  6. اقبل الاسم المقترح (بحث عن تكرار للعملاء) أو أدخل اسماً خاصاً بك، ثم انقر فوق إنهاء لتشغيل الاستعلام:

اسم الشركة

العنوان

المدينة

اسم جهة الاتصال

الهاتف

مطعم الربيع المزهر

2 شارع الورود

الكويت

مهدي الياسر

‎(+966) 555-2126

مطعم الربيع المزهر

2 شارع الورود

الكويت

جاكلين حداد

‎(+965) 555-2233

  1. عندما أنشأت جدول "العملاء"، ربما لاحظت وجود أكثر من سجلين مكررين (يحتوي الجدول على أربعة). إنك لم تشاهد التكرارات الأخرى لأن القيم الموجودة في حقل "العنوان" لا تتطابق بشكل حرفي. يمكنك تعديل الاستعلام لإرجاع القيم المطابقة جزئياً -تشرح مجموعة الخطوات التالية كيف يمكنك تنفيذ ذلك:

تخصيص استعلام البحث عن التكرار بحيث يتضمّن مطابقات جزئية

  1. قم بالتبديل من الاستعلام إلى طريقة عرض SQL. للقيام بذلك، يمكنك تنفيذ التالي:

    • انقر بزر الماوس الأيمن فوق علامة تبويب المستند للاستعلام، ثم انقر فوق طريقة عرض SQL.

    • في جزء التنقل، انقر بزر الماوس الأيمن فوق الاستعلام، ثم انقر فوق طريقة عرض SQL.

  2. قم بتعديل تعليمات SQL البرمجية للبحث عن القيم الجزئية ومقارنتها.

    إذا كنت تستخدم جدول "العملاء" في الخطوات السابقة، فسترى جملة SQL التالية:

    SELECT Customers.[Company Name], Customers.[Address], Customers.[City], Customers.[Contact Name], Customers.[Phone]
    FROM Customers
    WHERE (((Customers.[CompanyName]) In (SELECT [CompanyName] FROM [Customers] As Tmp GROUP BY [CompanyName],[Address],[City] HAVING Count(*)>1 And [Address] = [Customers].[Address] And [City] = [Customers].[City])))
    ORDER BY Customers.[CompanyName], Customers.[Address], Customers.[City];

    لاحظ أن البند WHERE يستخدم جملة SELECT لتعريف مجموعات التكرار. تنتج جملة SELECT قائمة بأسماء الشركات التي تحدث في أكثر من سجل واحد بنفس "المدينة" و"العنوان"، ويستخدم البند WHERE قائمة الأسماء هذه لتحديد نتائج استعلام البحث عن التكرار.

    ل# نفترض انه تبين لك ان ل# تعديل حقل العنوان ارجاع مطابقات جزئيه – قل يجب ان يتطابق مع الاحرف السبعه الاولي عنوان – حيث ان يتم البحث عن التكرارات المحتمله الناتج من الاختلافات الطباعي بسيطه. تعديل بند اين كما يلي:
    WHERE (((Customers.[CompanyName]) In (SELECT [CompanyName] FROM [Customers] As Tmp GROUP BY [CompanyName],Left([Address],7),[City] HAVING Count(*)>1 And Left([Address],7) = Left([Customers].[Address],7) And [City] = [Customers].[City])))اذا كنت تريد ادخال المعايير اقل او اكثر تقييدا، يمكنك تغيير رقم المستخدمه ب# واسطه الداله Left. علي سبيل المثال، يمكنك استخدام Left([Address],5) ب# حيث تتطابق مع استخدام الاحرف الخمسه الاولي فقط.

  3. بعد الانتهاء من تعديل الجملة، انقر فوق تشغيل شكل الزر لتشغيل الاستعلام وعرض النتائج في طريقة عرض ورقة البيانات.

    يقوم الاستعلام الآن بإرجاع السجلات الأربعة المكررة كلها:

الشركه اسم

العنوان

المدينة

اسم جهة الاتصال

الهاتف

شركة النشر الوطنية

5 شارع الأزهار المعابدة

مكة

أسامة شبانة

‎(+966) 555-2124

شركة النشر الوطنية

30 المعابدة

مكة

أحمد أبو دية

‎(+966) 555-2125

مطعم الربيع المزهر

2 شارع الورود

الكويت

مهدي الياسر

‎(+966) 555-2126

مطعم الربيع المزهر

2 شارع الورود

الكويت

جاكلين حداد

‎(+965) 555-2233

تحرير السجلات أو حذفها

قم بواحد مما يلي:

  • لتحرير القيمة في حقل، حدد الحقل ثم أدخل القيمة الجديدة. في مثال البيانات، إذا كانت جاكلين حداد تعمل في مطعم الربيع المزهر في موقع آخر في الكويت، يمكنك تغيير قيمة حقل العنوان لهذا السجل.

  • لحذف سجل بأكمله (صف)، انقر فوق محدد الصف (المربع الفارغ الموجود بجانب الصف) واضغط DELETE. في مثال البيانات، إذا كان هناك موقع واحد فقط لشركة النشر الوطنية وجهة الاتصال تحمل الاسم أسامة شبانة، فيمكنك حذف سجل شركة النشر الوطنية الآخر.

استخدام استعلام لحذف السجلات المكررة من جدول واحد والسجلات المرتبطة به في الجداول الأخرى

عند وجود عدد كبير جداً من التكرارات التي تريد حلها كلها يدوياً، يمكنك استخدام استعلام حذف. قبل استخدام استعلام حذف، راجع علاقات الجداول. إذا كان الجدول الذي يحتوي على بيانات مكررة مرتبطاً بجدول آخر، فيجب تحديد ما إذا كانت البيانات المكررة موجودة في الجدول في الجانب "واحد" من علاقة واحد لأكثر. يمكنك استخدام أداة العلاقات للتحقق من ذلك.

  1. على علامة التبويب أدوات قاعدة البيانات، في المجموعة علاقات، انقر فوق علاقات.

  2. ابحث عن الجداول في النافذة "العلاقات" وابحث عن الرموز إلى جانب كل جدول. إذا احتوى أحد الجداول على "1" والآخر على رمز اللانهاية، فهذا يعني أن العلاقة هي علاقة واحد لأكثر.

  3. إذا كانت البيانات في الجانب "واحد" (يوجد "1" إلى جانب الجدول)، فيجب تمكين تتالي الحذف للعلاقة. يؤدي تتالي الحذف إلى حذف السجلات المرتبطة بالسجل الذي تعمل على حذفه. على سبيل المثال، هناك عميل لديه عدد كبير من الطلبات ولا تريد الاحتفاظ بأي من سجلات الطلبات عند حذف سجلات العميل الذي تنتمي إليه هذه الطلبات.

  4. إذا كانت البيانات موجودة في جانب "الأطراف" (يوجد رمز اللانهاية إلى جانب الجدول)، ولا أهمية لتمكين تتالي الحذف.

إنشاء استعلام حذف وتشغيله

هام: لا يمكنك التراجع عن نتائج استعلام الحذف. يجب إنشاء نسخة احتياطية من قاعدة البيانات قبل تشغيل استعلام الحذف.

  1. على علامة التبويب إنشاء، في المجموعة استعلامات، انقر فوق تصميم الاستعلام.

  2. في مربع الحوار اظهار جدول، انقر نقرا مزدوجا فوق الجدول الذي تريد حذف السجلات.
    ظهور الجدول في مصمم الاستعلام. يظهر هذا الشكل جدول نموذجي في مصمم الاستعلام.

    جدول في مصمم الاستعلام
    1. جدول موضح في مصمم الاستعلام
    2. شبكة تصميم الاستعلام

  3. انقر نقراً مزدوجاً فوق العلامة النجمية (*) لإضافة كافة الحقول الموجودة في الجدول إلى شبكة التصميم. تؤدي إضافة كافة حقول الجدول إلى تمكين استعلام الحذف لحذف السجلات (الصفوف) بأكملها من الجدول.

  4. أضف حقلاً واحداً أو أكثر لاستخدامه من أجل تعريف السجلات المراد حذفها. على سبيل المثال، افترض أن أحد العملاء قد خسر أعماله وتريد حذف كافة الطلبات المعلقة لهذا العميل. للبحث عن هذه السجلات فقط، يمكنك إضافة الحقلين "معرّف العميل" و"تاريخ الطلب" إلى شبكة التصميم.

  5. ضمن الحقول التي أضفتها الآن، أدخل المعايير في صف المعايير في شبكة التصميم. على سبيل المثال، يمكنك إدخال معرّف العميل الخاص بالعميل الذي خرج من قاعدة البيانات والتاريخ الذي تُعد بعده طلبات العميل غير صالحة.

    لمزيد من المعلومات حول استخدام المعايير، انظر المقالة أمثلة حول معايير الاستعلام.

  6. قم بإلغاء تحديد خانة الاختيار إظهار لكل حقل معايير.

  7. ضمن علامة التبويب تصميم، في المجموعة النتائج، انقر فوق تشغيل. تأكد من قيام الاستعلام بإرجاع السجلات التي تريد حذفها.

  8. على علامة التبويب تصميم، في مجموعة النتائج، انقر فوق طريقة عرض التصميم.

  9. ضمن علامة التبويب تصميم، في المجموعة نوع الاستعلام، انقر فوق حذف.

    يقوم Access بتغيير استعلام التحديد إلى استعلام حذف، وإخفاء الصف إظهار في المقطع السفلي من شبكة التصميم، وإضافة الصف حذف.

  10. تأكد من أن الصف حذف في العمود * (كافة الحقول) يعرض من. يجب أن تظهر الكلمة Where في أي أعمدة معايير.

  11. ضمن علامة التبويب تصميم، في المجموعة النتائج، انقر فوق تشغيل.

  12. انقر فوق نعم لتأكيد رغبتك في حذف البيانات.

إخفاء رسالة التأكيد

اتبع هذه الخطوات إذا لم ترغب في مشاهدة رسالة التأكيد في كل مرة يتم تشغيل استعلام الحذف أو استعلام إجرائي آخر.

  1. على علامة التبويب ملف، انقر فوق خيارات.

  2. في مربع الحوار خيارات Access، انقر فوق إعدادات العميل، في القسم تحرير، تحت تأكيد، قم بإلغاء تحديد خانة اختيار الاستعلامات الإجرائية.

اعلي الصفحه

حل البيانات المكررة في جداول متعددة

البيانات المكررة عبر الجداول هي حالة تكون فيها السجلات متراكبة: هناك سجل موجود للوحدة نفسها في أكثر من جدول واحد. قد يكون ذلك معقداً إذا لم تتضمّن الجداول بشكل دقيق الحقول نفسها. على سبيل المثال، قد يستخدم أحد الجداول الأسماء الكاملة ولكن الجدول الآخر يتضمّن حقولاً منفصلة للأسماء الأولى والأخيرة. تحدث حالة من هذا النوع في بعض الأحيان:

  • عند إنشاء قاعدة بيانات جديدة من مجموعة متنوعة من مصادر بيانات موجودة

  • عند دمج مصدر بيانات جديد بقاعدة بيانات موجودة

  • عند دمج قاعدتي بيانات مماثلتين

لحل هذه المشكلة، يجب دمج كافة البيانات من الجداول المتراكبة في جدول جديد، وتحديد السجلات المراد حذفها، ثم حذف السجلات التي لا تحتاج إليها من هذا الجدول الجديد. بعد ذلك، استخدم جدولاً جديداً لاستبدال الجدولين القديمين.

إنشاء استعلام يعرض جميع السجلات من الجداول المتراكبة معاً

إنشاء جدول جديد من السجلات الموجودة في الجداول المتراكبة

تحديد السجلات المراد حذفها من الجدول الجديد والإشارة إليها

إنشاء استعلام لحذف التكرارات غير المرغوب فيها

إنشاء استعلام يعرض جميع السجلات من الجداول المتراكبة معاً

لجمع السجلات المتراكبة من عدة جداول معاً، يمكنك إنشاء استعلام موحد. يقوم الاستعلام الموحد عادةً بتصفية التكرارات، ولكن يمكنك استخدام الكلمة الأساسية ALL لإعلام Access بأنك تريد مشاهدة السجلات المكررة. يجب أيضاً فرز السجلات حسب حقل يحتوي على قيم تريد مقارنتها، كالأسماء مثلاً. يستخدم الإجراء التالي الجدولان النموذجيان "الزبائن" و"العملاء" المتوفران في القسم تجهيز عينة بيانات للمتابعة مع بعض الأمثلة.

ملاحظة: يمكنك استخدام أكثر من جدولين في استعلام موحد؛ أضف فقط عبارة UNION ALL بين كل زوج من جمل SELECT.

  1. على علامة التبويب إنشاء، في المجموعة استعلامات، انقر فوق تصميم الاستعلام.

  2. أغلق مربع الحوار إظهار جدول بدون إضافة أي جداول أو استعلامات إلى شبكة التصميم.

  3. على علامة التبويب تصميم، في المجموعة نتائج، انقر فوق عرض، ثم انقر فوق طريقة عرض SQL.

  4. الصق جملة SQL التالية في النافذة.

    SELECT CompanyName, ContactName, Address, City, PostalCode, Phone, "" AS Remove FROM Customers 
    UNION ALL
    SELECT Name, "" AS ContactName, Address, City, "" AS PostalCode, Phone, "" AS Remove FROM Clients
    ORDER BY [Company Name];

    تُرجع جملة SELECT الأولى سجلات من جدول "العملاء"، وتُرجع جملة SELECT الثانية سجلات من جدول "الزبائن"، كما تنشئ قيماً فارغة للحقول الموجودة في جدول "العملاء" ولكن ليس في جدول "الزبائن". تحتوي جملتا SELECT أيضاً على حقل جديد يمكنك استخدامه لاحقاً لتحديد السجلات المراد حذفها. يُرجع البند UNION ALL كافة السجلات من الجدولين معاً. يفرز البند ORDER BY السجلات حيث يتم وضع السجلات المكررة معاً لتسهيل مراجعتها.

    ملاحظة: يجب أن تُرجع كل جملة SELECT في استعلام موحد عدد الحقول نفسه وبالترتيب نفسه. يجب أن تحتوي الحقول المناظرة على أنواع بيانات متوافقة، ولكن مع استثناء واحد: يمكنك استخدام حقل "رقم" أو "نص" كحقول مناظرة. تذكر أيضاً أن أسماء الحقول قد تختلف: ستستخدم نتائج الاستعلام أسماء الحقول من جملة SELECT الأولى.

  5. على علامة التبويب تصميم، في مجموعة النتائج، انقر فوق تشغيل لمراجعة النتائج.

  6. احفظ الاستعلام. سيتم استخدام هذا الاستعلام كمصدر بيانات لجدول جديد.

إنشاء جدول جديد من السجلات الموجودة في الجداول المتراكبة

يمكنك استخدام الاستعلام الموحد كمصدر بيانات لاستعلام جديد ينشئ جدولاً جديداً. سيحتوي الجدول الجديد على كل السجلات من الجداول المتراكبة. بعد ذلك، يمكنك تحرير السجلات وحذف تلك التي لا تحتاج إليها

  1. على علامة التبويب إنشاء، في المجموعة استعلامات، انقر فوق تصميم الاستعلام.

  2. في مربع الحوار إظهار جدول، انقر فوق علامة التبويب استعلامات، ثم انقر نقراً مزدوجاً فوق الاستعلام الموحد الذي أنشأته في القسم السابق.

  3. في مصمم الاستعلام، انقر نقراً مزدوجاً فوق العلامة النجمية الموجودة في الاستعلام الموحد لإضافة كافة حقوله إلى نتائج الاستعلام.

  4. على علامة التبويب تصميم، في المجموعة نوع الاستعلام، انقر فوق تكوين جدول.

  5. في مربع حوار تكوين جدول، أدخل اسماً للجدول الجديد.

  6. ضمن علامة التبويب تصميم، في المجموعة النتائج، انقر فوق تشغيل.

تحديد السجلات المراد حذفها من الجدول الجديد والإشارة إليها

بعد دمج البيانات في جدول جديد، قم بمراجعته وضع علامة على السجلات التي تريد حذفها

  1. افتح الجدول الجديد.

  2. راجع كل مجموعات التكرار، وأدخل العلامة "x" في الحقل "إزالة" للسجلات المكررة التي تريد حذفها. يجب الاحتفاظ بسجل واحد فقط من كل مجموعة تكرارات.

إنشاء استعلام لحذف التكرارات غير المرغوب فيها

لحذف التكرارات غير المرغوب فيها، اتبع الخطوات الموجودة في القسم إنشاء استعلام حذف وتشغيله، وقد تم تعديله على الشكل التالي:

  1. في الخطوة 4 (إضافة حقول لاستخدامها كمعيار حذف)، أضف الحقل "إزالة".

  2. في الخطوة 5 (إدخال المعايير)، أدخل "x" في صف المعايير في الحقل "إزالة".

اعلي الصفحه

المساعدة على منع المستخدمين من إدخال بيانات مكررة في جدول

في ما يلي بعض التلميحات لمساعدتك على منع المستخدمين من إدخال بيانات مكررة في جدول.

  • تعيين حقل ليتضمن قيماً فريدة فقط.    قم بواحد مما يلي:

    • تعيين الحقل كمفتاح أساسي. يمكنك القيام بذلك فقط إذا لم يتضمّن الجدول مفتاحاً أساسياً. لتعيين الحقل كمفتاح أساسي، افتح الجدول في طريقة عرض التصميم، وانقر بزر الماوس الأيمن فوق اسم الحقل، ثم انقر فوق مفتاح أساسي صورة الزر . يقبل حقل المفتاح الأساسي القيم الفريدة فقط وسيطالب المستخدمين بتصويب ذلك إذا تم إدخال تكرار.

    • إذا كان الجدول يحتوي على مفتاح أساسي، وحقل مختلف من المفترض أن يحتوي على قيم فريدة ويشكّل مصدراً محتملاً للبيانات المكررة، عيّن الخاصية مفهرس لهذا الحقل إلى نعم (التكرار غير مقبول) كما يلي:

      1. انقر بزر الماوس الأيمن فوق الجدول في جزء التنقل، ثم انقر فوق طريقة عرض التصميم.

      2. في جزء خصائص الحقل، انقر فوق مفهرس، ثم حدد نعم (التكرار غير مقبول) من القائمة المنسدلة.

  • تعيين ضرورة أن تكون تركيبة القيم في حقلين أو أكثر فريدة لكل سجل.    على سبيل المثال، يمكنك تعيين تركيبة من الحقول، مثل حقل "اسم جهة الاتصال" و"العنوان" و"المدينة"، كمفتاح أساسي للجدول. تجدر الإشارة إلى أنك إذا احتجت إلى إدخال سجل يكرر هذه القيم، فعليك إزالة القيد، الأمر الذي قد يستوجب عملاً مهماً على صعيد المتابعة.

    لإنشاء مفتاح أساسي من حقول متعددة، اتبع الخطوات التالية:

    1. افتح الجدول في طريقة عرض التصميم.

    2. انقر فوق محدد الصف إلى يمين الحقل الأول لتحديد الصف بأكمله.

    3. اضغط باستمرار على المفتاح CTRL أثناء النقر فوق محدد الصف لأي حقول أخرى تريد تضمينها في المفتاح الأساسي.

    4. انقر بزر الماوس الأيمن فوق الحقول المحددة، ثم انقر فوق مفتاح أساسي صورة الزر .

      تعيّن هذه الخطوة الخاصية مفهرس لكل حقل في المفتاح الأساسي إلى نعم (التكرار مقبول) بحيث يمكنك، على سبيل المثال، إدخال الاسم نفسه أو العنوان نفسه أو المدينة نفسها في عدة سجلات، ولكن لا يمكنك إدخال تركيبة مماثلة مؤلفة من الاسم والعنوان والمدينة في أكثر من سجل واحد. على سبيل المثال، يمكنك الاحتفاظ بجهتي اتصال تحملان الاسم عبد العزيز حسونة تقيمان في 2345 الشارع الرئيسي، طالما لم يكن كلاهما مقيماً في الدوحة.

اعلي الصفحه

ملاحظة: إقرار إخلاء المسؤولية للترجمة الآلية: تمت ترجمة هذه المقالة بواسطة نظام كمبيوتر دون تدخل العامل البشري. توفر Microsoft هذه الترجمات الآلية لمساعدة المستخدمين الذين لا يتحدثون الإنجليزية على استخدام منتجات Microsoft، وخدماتها، وتقنياتها والاستمتاع بها. قد تحتوي هذه المقالة على أخطاء في المفردات، أو بناء الجملة، أو القواعد نظرًا لترجمتها آليًا.

مشاركة Facebook Facebook Twitter Twitter البريد الإلكتروني البريد الإلكتروني

هل كانت المعلومات مفيدة؟

رائع! هل لديك أي ملاحظات أخرى؟

كيف يمكننا تحسين ذلك؟

نشكرك على ملاحظاتك!

×