حذف سجل واحد أو أكثر من قاعدة بيانات

إن حذف البيانات القديمة أو غير الدقيقة قد يجعل قاعدة بيانات Access أسرع وأسهل أثناء الاستخدام. على سبيل المثال، إذا قمت بنقل البيانات من التقويم السابق أو من الربع سنة المالية إلى مجموعة من جداول الأرشيف في قاعدة بيانات أخرى، فستتمكن من تقليل حجم قاعدة بيانات العمل وتسهيل تشغيلها بشكل أسرع. في حال قمت بإزالة البيانات المكررة أو غير الدقيقة، ستتمكن من تقليل تكلفة الأعمال.

تشرح هذه المقالة كيفية حذف البيانات من قاعدة بيانات Access. كما توضح أيضاً كيفية حذف البيانات من الحقول الفردية، وهي عملية بسيطة إلى حد ما، وكيفية حذف سجلات كاملة، وهي عملية قد تكون أكثر تعقيداً.

ملاحظة: لفهم المعلومات الموجودة في هذه المقالة ومعرفة كيفية استخدامها، يجب عليك أولاً فهم المبادئ الخاصة بالمفاتيح الخارجية والأساسية. للحصول على معلومات تمهيدية حول المفاتيح الخارجية والأساسية، راجع المقالة أساسيات تصميم قاعدة البيانات.

في هذه المقالة

مقدمة حول حذف البيانات

حذف البيانات الموجودة في حقل

حذف البيانات الموجودة في قائمة

حذف السجلات غير المرتبطة من قاعدة بيانات

حذف السجلات المرتبطة من قاعدة بيانات باستخدام استعلام حذف

مقدمة حول حذف البيانات

يوفر Access عدة أنواع أو عدة مستويات من حذف البيانات. يمكنك حذف البيانات من نقاط بيانات فردية من سجل ويمكنك حذف سجلات كاملة من أحد الجداول، ويمكنك أيضاً حذف جداول بأكملها.

في حال أردت جعل جميع نقاط البيانات الموجودة في أحد السجلات أو بعضها فارغة لكن مع الحفاظ على السجل نفسه (الصف) في مكانه في الجدول، فيجب عليك حذف القيم الفردية. إن عملية حذف إحدى قيم البيانات سهلة إلى حد ما، فما عليك سوى تحديد جميع البيانات الموجودة في الحقل أو جزء منها والضغط على مفتاح الحذف DELETE.

عند حذف سجل بأكمله، تتم إزالة جميع البيانات الموجودة في كل حقل بما في ذلك قيمة المفتاح التي تجعل السجل فريداً. ونتيجة لهذه العملية تتم إزالة الصف بالكامل من الجدول. يمكنك إزالة السجلات الفردية يدوياً، أو يمكنك إنشاء استعلامات حذف والتي تتسبب في إزالة أعداد كبيرة من السجلات في وقت واحد.

إذا كانت السجلات التي ترغب في حذفها غير مرتبطة بأي بيانات أخرى في قاعدة البيانات، فستكون عملية الحذف غاية في البساطة. يمكنك تحديد صف بالكامل والضغط على مفتاح الحذف DELETE أو يمكنك إنشاء استعلام حذف وتشغيله. مع ذلك إذا كانت السجلات المطلوب حذفها مرتبطة ببيانات أخرى وكانت تمثل الجانب "واحد" في علاقة واحد لأكثر، يجب عليك إجراء بعض الخطوات الإضافية نظراً لأن Access بشكل افتراضي، لا يسمح بحذف البيانات المرتبطة. تذكر أيضاً أنه فور حذفك لسجل بالكامل، لن تتمكن من التراجع عن هذا الحذف. ولهذا السبب، يجب عليك دائماً نسخ قاعدة البيانات نسخاً احتياطية قبل حذف البيانات.

إن عملية حذف جداول كاملة ليست معقدة مثل تلك المتعلقة بحذف بيانات من حقول أو حذف سجلات بأكملها، لكن تذكر أنه عند حذف جدول بالكامل يمكنك إيقاف وظيفة بعض وربما كل قاعدة البيانات في حالة حذف الجدول بشكل غير صحيح. بالإضافة إلى ذلك، ستفقد البيانات الموجودة في الجدول المحذوف نهائياً. ولتلك الأسباب، يجب عليك دائماً إنشاء نسخة احتياطية من قاعدة البيانات قبل حذف أحد الجداول.

وأخيراً، يمكنك حذف البيانات في وقت أقل وبدقة أكبر إذا تمكنت من إدراك تصميم قاعدة البيانات الارتباطية. إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي تستخدم فيها Access أو قواعد البيانات الارتباطية بشكل عام، فراجع أساسيات تصميم قواعد البيانات.

توضح الإجراءات الموجودة في المقاطع التالية كيفية حذف البيانات من حقول فردية وكيفية حذف سجلات وجداول كاملة. يتضمن كل مقطع المعلومات الخلفية التي تحتاجها لإكمال مهمة محددة.

حذف البيانات الموجودة في حقل

يمكنك حذف البيانات الموجودة في حقول فردية عند وجود جداول أو استعلامات مفتوحة في طريقة عرض ورقة البيانات صورة الزر ، وعند وجود نماذج إدخال بيانات مفتوحة في طريقتي عرض التخطيط صورة الزر والنموذج صورة الزر .

حذف البيانات من ورقة بيانات

  1. في "جزء التنقل"، انقر نقراً مزدوجاً فوق الجدول أو الاستعلام الذي ترغب في استخدامه. سيؤدي ذلك إلى فتح الجدول أو الاستعلام في طريقة عرض ورقة البيانات.

  2. حدد البيانات التي ترغب في حذفها.

    يمكنك تمييز جميع البيانات أو جزء منها أو فقط وضع المؤشر في الحقل.

  3. إذا قمت بتحديد جميع البيانات الموجودة في الحقل، فاضغط على مفتاح الحذف DELETE.

    -أو-

    في علامة التبويب الشريط الرئيسي، في المجموعة سجلات، انقر فوق حذف.

    -أو-

    إذا وضعت المؤشر في الحقل، فاضغط على مفتاح الحذف DELETE أو مفتاح مسافة للخلف BACKSPACE إذا اقتضت الحاجة.

حذف البيانات من نموذج

  1. في "جزء التنقل"، انقر نقراً مزدوجاً فوق النموذج الذي ترغب في استخدامه. سيؤدي ذلك إلى فتح النموذج في طريقة عرض النموذج.

    -أو-

    في "جزء التنقل"، حدد النموذج الذي ترغب في استخدامه، وفي علامة التبويب الشريط الرئيسي، في المجموعة طرق العرض، انقر فوق عرض ثم انقر فوق طريقة عرض التخطيط.

  2. حدد البيانات التي ترغب في حذفها.

    يمكنك تمييز جميع البيانات أو جزء منها أو فقط وضع المؤشر في الحقل.

  3. إذا قمت بتحديد جميع البيانات الموجودة في الحقل، فاضغط على مفتاح الحذف DELETE.

    -أو-

    في علامة التبويب الشريط الرئيسي، في المجموعة سجلات، انقر فوق حذف.

    -أو-

    إذا وضعت المؤشر في الحقل، فاضغط على مفتاح الحذف DELETE أو مفتاح مسافة للخلف BACKSPACE إذا اقتضت الحاجة.

    ملاحظات: من الممكن أن يعرض Access رسالة خطأ ويمنعك من حذف البيانات. هناك عدة عوامل قد تتسبب في إيقاف الحذف:

    • حسب التصميم لا يمكنك حذف البيانات من بعض أنواع الاستعلامات    على سبيل المثال، لا يمكنك تحرير البيانات التي تم إرجاعها بواسطة استعلام جدولي، ولا يمكنك تحرير حقول محسوبة أو إزالتها أو قيم تقوم صيغة ما بحسابها أثناء استخدامك لقاعدة البيانات لكنها غير موجودة في جدول. إذا كان النموذج يعتمد على استعلام يتعذر عليه حذف البيانات، فلن تتمكن من حذف البيانات من النموذج.

    • في حال عدم امتلاكك للأذونات اللازمة لحذف البيانات    يمكنك الاتصال بمسؤول النظام أو مصمم قاعدة البيانات.

    • عدم قبول الحقل للقيم الفارغة أو الخالية    إذا كنت تمتلك الأذونات اللازمة، فافتح الجدول في طريقة عرض التصميم ثم قم بتغيير خاصية الجدول المطلوب من نعم إلى لا.

    • محاولة حذف معلومات من قائمة    ففي ورقة بيانات نموذج، يمكنك دائماً تحديد قائمة حيث إن Access يضع سهماً لأسفل في أحد الأطراف كما يلي: قائمة بحث فارغة . للحصول على معلومات حول حذف القيم الموجودة في إحدى القوائم، راجع المقطع التالي من هذه المقالة.

أعلى الصفحة

حذف البيانات الموجودة في قائمة

يمكنك حذف البيانات من نوعين من القوائم: قوائم القيم وقوائم البحث. تعرض قوائم القيم مجموعة من القيم التي تم تعريفها مسبقاً، القيم التي يتم إدخالها بواسطتك أو بواسطة مصمم قاعدة البيانات يدوياً. وعلى النقيض، تستخدم قوائم البحث استعلاماً لاستعادة القيم من جدول أو استعلام آخر وتتم بعد ذلك تعبئة هذه القيم التي تمت استعادتها في القائمة.

تقع العناصر الموجودة في قائمة القيم في الجدول ذاته الذي تتواجد فيه القيم الأخرى الموجودة في أحد السجلات. وعلى النقيض، تقع البيانات الموجودة في قائمة البحث في جدول واحد أو أكثر. لإزالة البيانات من قائمة القيم، يجب فتح الجدول وتحرير العناصر.

تتطلب إزالة البيانات من قائمة البحث خطوات إضافية، وتختلف هذه الخطوات وفقاً لما إذا كان استعلام قوائم البحث يحصل على البيانات من جدول أم من استعلام آخر. إذا كان استعلام قائمة البحث يعتمد على جدول، يجب تحديد هذا الجدول والحقل الذي يحتوي على البيانات التي تظهر في القائمة. بعد ذلك، يجب عليك فتح الجدول المصدر وتحرير البيانات في ذلك الحقل.

إذا كان استعلام قائمة البحث يعتمد على استعلام آخر، يجب عليك فتح الاستعلام الآخر والبحث عن الجدول المصدر والحقل الذي يحصل الاستعلام الآخر من خلاله على البيانات وتغيير القيم الموجودة في ذلك الجدول.

يوضح الإجراء التالي كيفية حذف البيانات الموجودة في كل من قائمة قيم وقائمة بحث.

إزالة البيانات من قائمة قيم

  1. في "جزء التنقل"، انقر بزر الماوس الأيمن فوق الجدول الذي تريد تغييره ثم انقر فوق طريقة عرض التصميم من القائمة المختصرة.

  2. في المقطع العلوي من شبكة التصميم، حدد حقل الجدول الذي يحتوي على قائمة القيم.

  3. في المقطع السفلي من الشبكة، انقر فوق علامة التبويب بحث، ثم حدد موقع الخاصية مصدر الصف.

    بشكل افتراضي، تتم إحاطة العناصر الموجودة في قائمة القيم بعلامات اقتباس مزدوجة ويتم فصل كل عنصر عن الآخر باستخدام الفواصل المنقوطة: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. وفقاً لما تقتضيه الحاجة، قم بإزالة العناصر من القائمة. تذكر حذف علامات الاقتباس التي تحيط بكل عنصر محذوف. وكذلك، يجب عدم ترك فاصلة منقوطة بادئة، وعدم ترك أزواج من الفواصل المنقوطة معاً (;;)، وإذا قمت بإزالة العنصر الأخير الموجود في القائمة يجب عليك حذف الفاصلة المنقوطة الأخيرة.

    ملاحظة: إذا حذفت عنصراً من قائمة القيم وكانت السجلات الموجودة في الجدول تستخدم هذا العنصر المحذوف بالفعل، فسيظل العنصر المحذوف جزءاً من السجل حتى يتم تغيير ذلك. على سبيل المثال، فلتفترض أن شركتك تمتلك مستودعاً ما في المدينة "أ" لكنها بعد ذلك تقوم ببيعه. إذا قمت بإزالة "المدينة أ" من قائمة المستودعات، فستظهر "المدينة أ" في جدولك حتى يتم تغيير هذه القيم.

إزالة البيانات من قائمة بحث

  1. في "جزء التنقل"، انقر بزر الماوس الأيمن فوق الجدول الذي تريد تغييره ثم انقر فوق طريقة عرض التصميم من القائمة المختصرة.

  2. في المقطع العلوي من شبكة التصميم، حدد حقل البحث.

  3. في المقطع السفلي من شبكة التصميم، انقر فوق علامة التبويب بحث وحدد موقع خاصتي نوع مصدر الصف ومصدر الصف.

    ستعرض الخاصية نوع مصدر الصف الجدول/الاستعلام ويجب أن تتضمن الخاصية مصدر الصف استعلاماً يشير إلى جدول أو استعلام آخر.

    ملاحظة: يجب أن تبدأ استعلامات حقول البحث دائماً بكلمة SELECT.

    وعادة (لكن ليس دائماً) يستخدم استعلام التحديد بناء الجملة الأساسي التالي: SELECT [table_or_query_name].[field_name] FROM [table_or_query_name].

    في هذه الحالة يتضمن الاستعلام (الفقرة FROM وSELECT). تشير الفقرة الأولى إلى جدول وإلى حقل موجود في ذلك الجدول بينما تشير الفقرة الثانية إلى الجدول فقط. يجب تذكر التالي: تشير فقرة FROM دائماً إلى اسم مصدر الجدول أو الاستعلام. قد لا تتضمن فقرات SELECT اسم جدول أو استعلام بشكل دائم، إلا أنها يجب أن تحتوي على اسم حقل واحد على الأقل. مع ذلك، يجب أن تشير كل فقرات FROM إلى جدول أو استعلام ما.

  4. قم بأحد الإجراءات التالية:

    • إذا كان الاستعلام الموجود في حقل البحث يشير إلى استعلام آخر، فانقر فوق الزر إنشاء (في علامة التبويب بيانات الخاصة بورقة الخاصية، انقر فوق الزر "منشئ" التالي) لفتح الاستعلام في طريقة عرض التصميم. دوّن اسم الجدول الذي سيظهر في المقطع العلوي من مصمم الاستعلام ثم تابع لإجراء الخطوة 5.

    • إذا كان الاستعلام في حقل البحث يشير إلى جدول، فدوّن اسم الجدول ثم تابع لإجراء الخطوة 5.

  5. في "جزء التنقل"، انقر نقراً مزدوجاً فوق الجدول المصدر لفتحه في طريقة عرض ورقة البيانات.

  6. حدد موقع الحقل الذي يحتوي على البيانات المستخدمة في قائمة البحث ثم قم بتحرير تلك البيانات كما تقتضي الحاجة.

أعلى الصفحة

حذف السجلات غير المرتبطة من قاعدة بيانات

عند حذف سجلات كاملة من قاعدة بيانات، يجب حذف البيانات من كل حقل ويجب أيضاً حذف قيمة المفتاح، القيمة التي تجعل السجل فريداً. إذا كان السجل غير مرتبط بأي سجلات أخرى (أي إذا كانت قيمة المفتاح غير موجودة في أي سجلات أو جداول أخرى في قاعدة البيانات)، يمكنك حذف السجل عن طريق تحديده والضغط على مفتاح الحذف DELETE. إذا كنت ترغب في حذف عدد كبير من السجلات غير المرتبطة، أكثر من تلك التي تريد حذفها يدوياً، يمكنك استخدام استعلام حذف لحذفها. توضح الإجراءات في المقاطع التالية كيفية تنفيذ المهمتين.

حذف سجل غير مرتبط يدوياً

  1. في طريقة عرض ورقة البيانات، افتح الجدول أو الاستعلام الذي يحتوي على البيانات التي ترغب في حذفها.

  2. حدد موقع السجل (الصف) الذي ترغب في حذفه، ثم انقر فوق الزر تحديد الكل، المربع الموجود في الطرف الأيمن أو الأيسر من السجل. يمكنك تحديد صفوف فردية أو النقر والسحب لتحديد مجموعة متصلة من الصفوف، أو الضغط على CTRL والنقر فوق زر الماوس لتحديد عدة صفوف غير متصلة.

    سيؤدي هذا الإجراء إلى وضع حد حول السجل بالكامل (الصف بأكمله) أو حظر السجلات المحددة في Access.

  3. اضغط على DELETE.

    -أو-

    في علامة التبويب الشريط الرئيسي، في المجموعة سجلات، انقر فوق حذف.

    -أو-

    انقر بزر الماوس الأيمن فوق الزر تحديد الكل وانقر فوق حذف السجل.

    إذا لم تتمكن من النقر فوق الزر تحديد الكل، فقم بوضع المؤشر في أحد الحقول الموجودة في السجل. بعد ذلك، في علامة التبويب الشريط الرئيسي، في المجموعة سجلات، انقر فوق السهم لأسفل بجانب حذف ثم انقر فوق حذف السجل.

    ملاحظة: في هذه المرحلة، قد يعرض Access رسالة خطأ تفيد بعدم استطاعتك حذف الملف لأنه متصل ببيانات أخرى. وفي حال ظهور هذه الرسالة، انقر فوق موافق وانتقل إلى حذف السجلات المرتبطة من قاعدة بيانات باستخدام استعلام حذف، المذكورة لاحقاً في هذه المقالة.

  4. عند مطالبة Access بتأكيد الحذف، انقر فوق نعم.

حذف السجلات غير المرتبطة باستخدام استعلام حذف

عند استخدام استعلام حذف لإزالة البيانات، يجب عليك اتباع الإجراءات نفسها بالنسبة لكل من السجلات المرتبطة وغير المرتبطة، فيجب عليك أولاً إنشاء استعلام تحديد ثم التأكد من استرداد فقط السجلات المطلوب حذفها، وأخيراً تحويل استعلام التحديد إلى استعلام حذف. توضح معلومات الخلفية والخطوات الموجودة في المقطع التالي كيفية حذف السجلات غير المرتبطة.

حذف السجلات المرتبطة من قاعدة بيانات باستخدام استعلام حذف

تتبع العملية المتعلقة بحذف السجلات المرتبطة الخطوات العامة التالية.

  • تخطيط الحذف. تأكد من امتلاكك الأذونات اللازمة لحذف البيانات واحرص على قيام جميع المستخدمين الآخرين بإغلاق أي عناصر تستخدم الجداول المتأثرة بهذا الإجراء ثم انسخ قاعدة البيانات نسخاً احتياطياً بعد ذلك.

  • قم بتغيير العلاقة بين الجداول التي سيتم حذفها. وبشكل خاص، يجب عليك تمكين الخيارين التكامل المرجعي وتتالي حذف السجلات المرتبطة. سيؤدي هذا الإجراء إلى السماح للحذف بالتتالي عبر جميع الجداول المتأثرة وبإزالة كل البيانات المرتبطة.

  • أنشئ استعلام تحديد ثم أضف المعايير حسبما تقتضي الحاجة حتى يتم استرداد مجموعة السجلات الصحيحة من خلال الاستعلام.

  • قم بتحويل استعلام التحديد إلى استعلام حذف ثم استخدمه لحذف البيانات.

راجع إنشاء استعلام حذف وتشغيله للحصول على توضيح كامل لهذه العملية.

أعلى الصفحة

توسيع المهارات
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×