جدولة اجتماعات مع مئات الحضور

ملاحظة: تنطبق هذه التغييرات فقط على الاجتماعات التي تم إنشاؤها في Office 365والذي يتضمن مئات الحضور. لا تؤثر التغييرات على الاجتماعات الصغيرة.

في الماضي، عند استخدامك لـ Office 365 في إرسال دعوة اجتماع لمئات الحضور، ربما لم تتمكن من تحديث الدعوة أو إلغائها. حدث هذا بسبب قيام Outlook بإدراج كل شخص قام بقبولها أو رفضها أو قبولها مبدئياً في السطر "إلى" الخاص بالدعوة، وهناك حد لعدد الأشخاص الذين يمكن إدراجهم في دعوة اجتماع أو رسالة بريد إلكتروني. وإذا استجاب المئات من الأشخاص للدعوة، فسيتم حظرك من اجتماعك.

لمنع حدوث ذلك، قمنا بتغيير كيفية تعامل Office 365 مع الاستجابات لدعوات الاجتماعات التي تحتوي على مئات الحضور. تضمن هذه التغييرات أنك ستتمكن دائماً من تحديث الاجتماع أو إلغائه مع استمرار إمكانية الاطلاع على قائمة الحضور. لعرض قائمة الحضور للاجتماعات الكبيرة، فستحتاج إلى استخدام إصدار محدَّث من Outlook. إذا كنت تستخدم أحد إصدارات Outlook التي لم يتم تحديثها، فلن ترى القائمة الكاملة للحضور.

ما الذي تغير في كيفية تعقب الاستجابات؟

كيفية تعقب الاستجابات فيما مضى

في Office 365، الحد الأقصى لعدد المستلمين لأي عنصر مرسَل، سواء أكان عبارة عن رسالة بريد إلكتروني عادية أو دعوة اجتماع، هو 500. عندما تقوم بإرسال رسالة بريد إلكتروني أو دعوة اجتماع إلى قائمة توزيع، يتم حساب قائمة التوزيع كمستلم 1 فقط.

وقد كانت هذه مشكلة بالنسبة للاجتماعات نظراً لأن قائمة مستلمي الاجتماع وقائمة الاستجابات تم تعقبها عن طريق نفس الخاصية في عنصر الاجتماع. وعليه فإن منظم الاجتماع يرسل الدعوة إلى قائمة توزيع (مستلم واحد)، ولدى استجابة أعضاء قائمة التوزيع إلى الاجتماع، تتم إضافة كل شخصٍ على حدة في قائمة المستلمين لتعقب استجابته (مما يؤدي في النهاية إلى تجاوز قائمة المستلمين 500 مستلم بعد استجابة عدد كافٍ من الأشخاص).

استخدم عملاء Outlook الخاصية نفسها عند عرض قائمة المستلمين في السطر "إلى" وعند عرض قائمة الاستجابات ضمن علامة التبويب "تعقب".

كيفية تعقب الاستجابات حالياً

ما زال تعقب قائمة المستلمين بواسطة الخاصية القديمة قائماً، ولكن يتم الآن تعقب قائمة الاستجابات بواسطة خاصية جديدة منفصلة في عنصر الاجتماع.

للتأكد من استمرار العملاء القدامى في إظهار الاستجابات الفردية لمعظم الاجتماعات، سيتابع Office 365 تعقب الاستجابات في خاصية المستلمين الحاليين حتى يكون هناك 400 مستلم أو أكثر. وهذا يعني أنه لا يوجد أي تغيير في تجربة الاجتماعات التي تحوي أقل من 400 مستلم. وعندما يحتوي اجتماع على 400 مستلم أو أكثر، سيعرض العملاء الذين تم تحديثهم فقط الاستجابات الدقيقة للاجتماع.

في Office 365، يكون الحد الأقصى لعدد المستلمين 500 مستلم، ولكن تم تحديد 400 فقط كحد قاطع لإيقاف تعقب الاستجابات لتوفير مخزن مؤقت للسيناريوهين التاليين:

  • إذا تمت إعادة توجيه اجتماع بواسطة أحد الحضور، فستتم دائماً إضافة المستلمين المعاد توجيههم إلى قائمة المستلمين ما لم تتضمن القائمة الآن أكثر من 500 شخصاً.

  • إذا قام المنظم بإضافة حضور جدد، فستتم دائماً إضافة الحضور المضافين إلى قائمة المستلمين ما لم تتضمن القائمة الآن أكثر من 500 شخصاً.

ملخص التغييرات

حجم الاجتماع

العملاء القدامى

العملاء الذين تم تحديثهم

400 مستلم أو أقل

جميع المستلمين الفرديين واستجاباتهم

جميع المستلمين الفرديين واستجاباتهم

من 400 إلى 2000 مستلم

أول 400 مستلم واستجاباتهم

جميع المستلمين الفرديين واستجاباتهم

2000 مستلم أو أكثر

أول 400 مستلم واستجاباتهم

أول 2000 مستلم واستجاباتهم

ملاحظات:

  • إذا قام المنظم بإضافة أحد الحضور الجدد إلى اجتماع يضم بالفعل أكثر من 400 مستلم، فسيتم إضافة الحضور الجدد أيضاً.

  • سنقوم بتحديث Outlook في المستقبل لإظهار العدد الإجمالي حسب نوع الاستجابة: "مقبول" و"مقبول مبدئياً" و"مرفوض" و"لم تتم الاستجابة". هذا من شأنه مساعدتك لا سيما في الاجتماعات التي تحتوي على أكثر من 2000 مستلم.

  • تنطبق هذه المقالة فقط على الاجتماعات التي يتم تنظيمها بواسطة الأشخاص الذين يستخدمون Office 365 لأن حد 500 مستلم خاص بـ Office 365. يمكن للمسؤولين في بيئات Exchange المحلية اختيار ما إذا كانوا يريدون الحصول على الحد الأقصى من المستلمين. وفي حالة التحديد، عليهم اختيار الحد الأقصى المطلوب. بالنسبة للاجتماعات التي ينظمها شخص ما في بيئة Exchange محلية، يستمر العملاء في استخدام خاصية المستلمين القديمة لكلٍ من قائمة المستلمين وقائمة الاستجابات.

هل تم تحديث إصدار Outlook الخاص بك؟

يسرد الجدول أدناه إصدارات Outlook التي تم تحديثها بالأسلوب الجديد لتعقب الاستجابات لدعوة اجتماع.

العميل

حالة التحديث

Outlook 2016 for Windows

لم يتم تحديثه حتى الآن

Outlook 2016 for Mac

لم يتم تحديثه حتى الآن

Outlook على ويب وOutlook.com

لم يتم تحديثه حتى الآن

Outlook لنظام التشغيل iOS

لم يتم تحديثه حتى الآن

Outlook لنظام التشغيل Android

لم يتم تحديثه حتى الآن

تقويم Windows 10

لم يتم تحديثه حتى الآن

ماذا لو لم يتم تحديث إصدار Outlook الخاص بك؟

إذا لم يتم تحديث إصدار Outlook حتى الآن، فستتمكن من رؤية ما يصل إلى 400 مستلم فقط واستجاباتهم. إذا كنت لا تحتاج إلى معرفة الأشخاص الذين استجابوا للدعوة، فاطلع على لا أريد رؤية الاستجابات لدعوة الاجتماع الخاصة بي.

لا أريد رؤية الاستجابات لدعوة الاجتماع

إذا كنت لا تحتاج إلى معرفة الأشخاص الذين استجابوا لدعوة الاجتماع الخاصة بك، يمكنك إيقاف الاستجابات. يتوفر هذا الخيار في Outlook لـ Windows وOutlook for Mac وOutlook على ويب وOutlook.com.

عند إيقاف تشغيل الاستجابات، لن تتلقى رسالة بريد إلكتروني عند قيام شخص ما بقبول الدعوة أو قبولها مبدئياً أو رفضها، ولن يتم تسجيل الاستجابات في دعوة الاجتماع. يعد هذا الأمر مفيداً إذا كنت ترغب في إعلام الأشخاص بحدثٍ ما ولكنك لا تحتاج إلى معرفة عدد الأشخاص الذين سيحضرون بالضبط، أو إذا كنت لا ترغب في تلقي بريد إلكتروني في كل مرة يقوم فيها أحد الأشخاص بقبول الدعوة.

Outlook 2016 لأجهزة الكمبيوتر الشخصي

لقطة شاشة للزر "طلب الاستجابات" في Outlook 2016 for Windows

Outlook 2016 for Mac

لقطة شاشة للزر "طلب الاستجابات" في Outlook 2016 for Mac

Outlook على ويب وOutlook.com

لقطة شاشة للزر "طلب الاستجابات" في Outlook على الويب

مواضيع ذات صلة

إنشاء طلب اجتماع أو موعد أو تعديله أو حذفه في Outlook.com أو Outlook على الويب

تعزيز مهارات Office
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×