توضيح إعدادات "الأرشفة التلقائية"

تساعد "الأرشفة التلقائية" على إدارة المساحة الموجودة في علبة البريد أو على خادم البريد الإلكتروني الذي تستخدمه عن طريق نقل العناصر تلقائياً إلى أي موقع أرشيف. استناداً إلى الخيارات، تكمل "الأرشفة التلقائية" أحد الإجراءين التاليين أو كليهما:

  • نقل العناصر من موقعها الأصلي، أحد المجلدات النشطة لديك بشكل عام، إلى مجلد أرشيف.

    أين تنتقل العناصر الخاصة بي؟

    ملف الأرشيف هو نوع من ملفات بيانات Outlook (.pst). في المرة الأولى التي يتم فيها تشغيل "الأرشفة التلقائية"، يتم تلقائياً إنشاء ملف الأرشيف في: C:\Users\YourUserName\Documents\Outlook Files\archive.pst

    يتعذر عليّ العثور على المجلدات المدرجة في هذه المقالة

    بعض المجلدات قد تكون مجلدات مخفية. للحصول على مزيد من المعلومات حول عرض المجلدات المخفية في Windows، اطلع على إظهار الملفات المخفية.

  • حذف العناصر التي انتهت فيها فترات التقادم بشكل دائم.

ملاحظة:  إذا قمت باختيار أن يتم حذف العناصر، فلا تتم أرشفتها. إذا قمت باختيار أرشفة العناصر، فلا يمكن حذفها عن طريق الأرشفة التلقائية. بمجرد أرشفة العناصر، يمكنك فقط حذفها يدوياً.

للحصول على مزيد من المعلومات حول ميزة "الأرشفة التلقائية"، اطلع على استخدام الأرشفة التلقائية لنسخ نسخة احتياطية للعناصر أو حذفها.

فترات التقادم لعناصر Outlook

يتم تضمين أي عنصر في Outlook تجاوز فترة التقادم الخاصة به في "الأرشفة التلقائية" التالية، إلا إذا تم وضع علامة على العنصر بشكل خاص لاستبعاده. تكون فترة التقادم الافتراضية لكل مجلد في Outlook كما يلي:

مجلد

فترة التقادم

علبة الوارد والمسودات

6 أشهر

العناصر المرسلة والعناصر المحذوفة

شهران

علبة الصادر

3 أشهر

التقويم

6 أشهر

المهام

6 أشهر

الملاحظات

6 أشهر

دفتر اليومية

6 أشهر

ملاحظة:  المجلدات التي تقوم بإنشائها التي تحتوي على نوع العناصر نفسه مثل علبة الوارد أو التقويم أو المهام أو الملاحظات أو دفتر اليومية لديها فترة التقادم الافتراضية نفسها المكونة من ستة أشهر. على سبيل المثال، مجلد بريد تقوم بإنشائه لتقارير حالة تلقيتها من زميل أو مجلد جهات اتصال تقوم بإنشائه لجهات الاتصال الشخصية.

تحديد عمر عنصر ما

نوع العنصر

متى تبدأ فترة التقادم

رسالة بريد إلكتروني

في تاريخ/وقت الاستلام أو في آخر تاريخ قمت فيه بتغيير الرسالة وحفظها، أيهما يأتي لاحقاً. يعتبر وضع علامة على أي رسالة كمقروءة أو غير مقروءة مثالاً لتغيير الرسالة.

موعد أو حدث أو اجتماع بالتقويم

في التاريخ الذي قمت فيه بآخر تغيير وحفظ للعنصر، أيهما يأتي لاحقاً. العناصر المتكررة لا تتم أرشفتها تلقائياً.

مهمة

في تاريخ الاكتمال أو في آخر تاريخ قمت فيه بتغيير المهمة وحفظها. المهام التي لم يتم وضع علامة مكتمل عليها لا تتم أرشفتها تلقائياً. تتم أرشفة المهام المعينة إلى أشخاص آخرين إذا تم وضع علامة مكتمل عليها فقط.

ملاحظة

عند آخر تاريخ قمت فيه بتغيير الملاحظة وحفظها.

إدخال دفتر يومية

في التاريخ الذي تم فيه إنشاء إدخال دفتر اليومية أو في آخر تاريخ قمت فيه بتغيير الإدخال وحفظه.

جهة اتصال

لا تتم أرشفة جهات الاتصال بشكل افتراضي. ومع ذلك، يمكنك أرشفتها يدوياً.

أعلى الصفحة

خيارات وإعدادات "الأرشفة التلقائية"

اطلع على الأوصاف التالية للإعدادات والخيارات التي يمكنك تطبيقها عند تخصيص "الأرشفة التلقائية".

مربع الحوار "إعدادات الأرشفة التلقائية"

تشغيل الأرشفة التلقائية في أيام n‏    اختر عدد مرات تشغيل "الأرشفة التلقائية". قد تؤدي أرشفة العديد من العناصر في نفس الوقت إلى بطء أداء الكمبيوتر. وبالتالي، من الأفضل استخدام "الأرشفة التلقائية" بشكل متكرر لتقليل عدد العناصر التي تتم معالجتها.

لإيقاف تشغيل ميزة "الأرشفة التلقائية"، قم بإلغاء تحديد خانة الاختيار تشغيل الأرشفة التلقائية في أيام n‏.

المطالبة قبل عمليات تشغيل الأرشفة التلقائية    اختر ما إذا كنت تريد رسالة تذكير لتظهر قبل معالجة "الأرشفة التلقائية" لعناصر Outlook. عندما تظهر المطالبات، يمكنك النقر فوق لا في رسالة التذكير لإلغاء جلسة عمل "الأرشفة التلقائية" هذه.

حذف العناصر منتهية الصلاحية (مجلدات البريد الإلكتروني فقط) يتم إيقاف تشغيل هذا الخيار بشكل افتراضي. حدد خانة الاختيار هذه لحذف الرسائل بعد انتهاء فترة التقادم الخاصة بها.

أرشفة العناصر القديمة أو حذفها اختر هذا الخيار إذا كنت تريد تعيين الإعدادات التي تليه أو تغييرها. إذا تم إلغاء تحديد خانة الاختيار هذه، يتم تشغيل "الأرشفة التلقائية" باستخدام الإعدادات الافتراضية.

إظهار مجلد الأرشيف في قائمة المجلدات حدد خانة الاختيار هذه لإدراج مجلد الأرشيف مع مجلدات العمل الأخرى في "جزء التنقل". إذا لم تستخدم هذا الخيار، فلا يزال بإمكانك فتح مجلد الأرشيف — انقر فوق علامة التبويب ملف، ثم فوق علامة التبويب فتح، وانقر بعد ذلك فوق فتح ملف بيانات Outlook‏.

التخلص من عناصر أقدم من حدد عمر العناصر التي تريد أرشفتها فيه، بالأيام أو الأسابيع أو الأشهر. يمكنك تكوين فترة مكوّنة من يوم واحد حتى 60 شهراً بحد أقصى.

نقل العناصر القديمة إلى حدد خانة الاختيار هذه لأرشفة العناصر القديمة بدلاً من حذفها تلقائياً. يظهر المجلد الافتراضي في المربع. لاستخدام مجلد آخر، أدخل موقع المجلد في المربع أو انقر فوق استعراض. يؤدي تحديد هذا الخيار إلى إلغاء تحديد الخيار حذف العناصر نهائياً.

حذف العناصر نهائياً يحذف هذا الخيار أي عناصر منتهية الصلاحية. لا يتم نقلها ولا يتم الاحتفاظ بأي نسخة أرشيف. يؤدي تحديد هذا الخيار إلى إلغاء تحديد الخيار نقل العناصر القديمة إلى.

تطبيق هذه الإعدادات على جميع المجلدات الآن يطبق هذا الخيار إعدادات "الأرشفة التلقائية"، بما في ذلك التغييرات التي قمت بإجرائها، على جميع المجلدات. لتحديد إعدادات فريدة لمجلد واحد أو أكثر، لا تقم باختيار هذا الخيار. بدلاً من ذلك، انقر بزر الماوس الأيمن فوق المجلد، وانقر فوق خصائص ثم انتقل إلى علامة التبويب الأرشفة التلقائية لتغيير إعدادات كل مجلد تريد تغييرها.

أعلى الصفحة

تعزيز مهارات Office
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×