توزيع تقرير

ليبيراتي تقارير الوصول الخاصة بك ووزعها بحد بعيد. علي سبيل المثال ، إرسال بريد الكتروني إلى مستخدم واحد أو أكثر ، وتصديرها إلى مكتبات مستندات SharePoint ، وأرشفتها علي مجلدات الشبكة. عند توزيع تقرير Access ، يمكنك إنشاء تقرير ثابت للبيانات في لحظه زمنيه ، مثل يوميا أو أسبوعيا أو شهريا. من خلال القيام بذلك ، لديك نقطه واحده من الثقة التي يستطيع عاملو المعلومات استخدامها لإنشاء قرارات عمل جيده ، والرد علي الاسئله والبحث عن البدائل وتحديد أفضل الخطط وتقييم المخاطر وتحسين الجودة.

توزيع التقارير

تلميح    عند إنشاء التقرير ، أضف تاريخ النشر. يساعد هذا المستخدم علي تاكيد الوقت الصحيح الذي تم فيه إنشاء التقرير. لمزيد من المعلومات ، راجع ادراج التاريخ والوقت في تقرير أو نموذج.

ماذا تريد أن تفعل؟

إرسال تقرير باستخدام الأمر "بريد الكتروني"

أحدي الطرق الأسرع لتوزيع تقرير باستخدام الأمر "بريد الكتروني". ببضع نقرات بالماوس فقط ، يقوم Access بتصدير التقرير ، ثم ينشئ رسالة بريد الكتروني جديده تحتوي علي الملف المرفق به.

  1. في جزء التنقل ، حدد التقرير الذي تريد إرساله.

  2. حدد البيانات الخارجية > البريد الكتروني.

  3. في مربع الحوار إرسال كائن باسم ، حدد تنسيق الإخراج الذي تريد استخدامه ، مثل PDF، ثم انقر فوق موافق.

    ملاحظة    علي الرغم من وجود مجموعه متنوعة من التنسيقات التي يمكنك تحديدها ، يمكنك استخدام تنسيق المستند المتنقل (PDF) الذي أصبح ديفاكتوا قياسيا ، والاحتفاظ بتخطيط تقرير Access الأصلي وتنسيقه ، ويتضمن طرقا مضمنه لتخصيص الصفحات لعرضها طباعه. لمزيد من المعلومات ، راجع تثبيت Adobe Readerوطباعه PDF.

    يفتح Access رسالة بريد الكتروني جديده في Outlook مع إرفاق الملف.

  4. اكتب عناوين البريد الكتروني الخاصة بالمستلمين في المربعات إلىونسخه ، وهو وصف في مربع الموضوع ، ورسالة في ناحية الرسالة.

    تلميح    بشكل افتراضي ، لا يتم حفظ الملف الذي تقوم بإرساله باستخدام هذا الأسلوب علي الكمبيوتر. إذا كنت تريد حفظ نسخه من الملف علي الكمبيوتر ، فانقر بزر الماوس الأيمن فوق المرفق في المربع مرفق ، ثم حدد حفظ باسم.

  5. حدد إرسال.

ملاحظة    لاتمته العملية ، يمكنك استخدام اجراء الماكرو امايلداتاباسيوبجيكت. علي سبيل المثال ، يمكنك إنشاء ماكرو باستخدام سلسله من هذه الإجراءات لإرسال تقارير مختلفه إلى المستخدمين الآخرين.

أعلى الصفحة

تصدير تقرير إلى مجلد أو مكتبه مستندات SharePoint

  1. في جزء التنقل ، حدد التقرير الذي تريد تصديره.

  2. حدد البيانات الخارجية > PDF أو xps لفتح مربع الحوار نشر بتنسيق PDF أو xps .

  3. نفّذ أحد الإجراءات التالية:

    • حدد موقع المجلد باستخدام جزء التنقل.

    • حدد موقع SharePoint ، بالنقر فوق SharePoint في جزء التنقل أو بإدخال URL الموقع في المربع العنوان في الأعلى. على سبيل المثال:

      https://contoso.sharepoint.com/ReportCenterSite/Shared%20Documents

      لمزيد من المعلومات ، راجع اكتشاف المحتوي باستخدام صفحه البدء في SharePoint.

  4. في المربع حفظ بنوع ، تاكد من تحديد نوع ملف PDF .

  5. لتغيير الاسم الافتراضي للتقرير ، اكتب اسم ملف جديد في المربع اسم الملف .

  6. لفتح التقرير مباشره بعد تصديره ، حدد خانه الاختيار فتح الملف بعد نشره .

  7. ضمن تحسين ل، قم بواحد مما يلي:

    • لتحسين التقرير لملف ذي دقه أكبر واعلي (مستحسن للطباعة) ، حدد قياسي.

    • لتحسين التقرير لملف صغير ومنخفض الدقة (يوصي بالنشر عبر الإنترنت) ، حدد الحد الأدنى للحجم.

  8. حدد نشر. يقوم Access بإنشاء الملف. إذا اخترت ان يقوم Access بفتح الملف بعد نشره ، سيعرض Adobe Reader الملف.

  9. لحفظ خطوات العملية بحيث تتمكن من تشغيل العملية نفسها وجدولتها ، انقر فوق خانه الاختيار حفظ خطوات التصدير :

    • ادخل اسما ووصفا للخطوات.

    • لإنشاء مهمة Outlook تقوم بجدوله عمليه التصدير في تاريخ مستقبلي ، حدد خانه الاختيار إنشاء مهمة Outlook .

    لمزيد من المعلومات، راجع حفظ تفاصيل عملية الاستيراد أو التصدير كمواصفات.

    ملاحظة    هناك طريقه أخرى لتنفيذ العملية تلقائيا باستخدام اجراء الماكرو اكسبورتويثفورماتينج. علي سبيل المثال ، يمكنك إنشاء اسم ملف ذي معني استنادا إلى عنوان التقرير وتاريخ التصدير. يساعد ذلك المستخدمين علي تحديد موقع التقرير الصحيح في مكتبه SharePoint أو مجلد من العديد من التقارير. للقيام بذلك ، حدد التعبير التالي في وسيطه ملف الإخراج:

    =[Reports]![RptQC5]![Auto_Header0].[Caption] & "-" & Format(Date(),"yyyy-mm-dd") & ".PDF"

    حيث RptQC5 هو اسم كائن التقرير ، Auto_Header0 هو مقطع راس التقرير ، وخاصيه التسمية التوضيحية هي عنوان التقرير.

أعلى الصفحة

تعرف علي كيفيه إنشاء مركز تقارير في SharePoint

ضع في اعتبارك إنشاء مركز تقارير مخصص في مكتبه مستندات SharePoint حتى يتمكن المستخدمون من العثور علي التقارير التي يحتاجون اليها وعرضها بسهوله أكبر. باضافه الاعمده ، والارتباط بالمكتبة من Access ، وتخصيص مكتبه المستندات باستخدام طرق العرض ، يمكنك توفير تجربه الصف الأول للمستخدمين. فيما يلي الخطوات الاساسيه التي يمكنك تنفيذها.

إنشاء مكتبه مستندات    ان مكتبه المستندات هي موقع الملفات الامنه التي تبسط التعاون. يمكنك أضافه أعمده إلى مكتبه ، مثل الفئات والأشخاص أو المجموعات والاعمده المحسوبة ، يمكنك حينئذ استخدامها لإنشاء طرق العرض وعوامل التصفية.

طريقه عرض مصغره لمكتبه مستندات مع عدم تحديد اي شيء.

لمزيد من المعلومات ، راجع ما هي مكتبه المستندات ؟

تحديث أعمده المكتبة من Access    من خلال ربط المكتبة ب Access ، يمكنك تحديث الاعمده في مكتبه المستندات من Access لمساعده المستخدمين علي العثور علي التقارير التي يريدونها وتوفير معلومات اضافيه.

للحصول علي مزيد من المعلومات ، راجع استيراد البيانات أو ربطها أو نقلها إلى SharePoint.

إنشاء طرق عرض تم فرزها وتصفيهها    بدلا من إرسال التقرير من Access عبر البريد الكتروني ، يمكنك إرسال ارتباط إلى طريقه العرض ذات الصلة لمكتبه المستندات. على سبيل المثال:

  • قم بفرز طريقه العرض بترتيب تصاعدي حسب العمود المعدل بحيث يتم عرض التقرير الأحدث أولا. لمزيد من المعلومات ، راجع استخدام الفرز لتعديل طريقه عرض SharePoint.

  • إذا كان لديك عمود اختيار في المكتبة يسمي جوبفونكشن مع ثلاث قيم: لينيووركير و فريمان و المشرف ، فقم بإنشاء طرق عرض منفصلة بالاستناد إلى تعبير عامل تصفيه لكل دور مهمة:

    JobFunction is equal to Lineworker
    JobFunction is equal to Foreman
    JobFunction is equal to Supervisor
    

    عند إرسال ارتباط إلى طريقه عرض المشرف والنقر فوقه ، ستعرض طريقه العرض تقارير معينه للمشرفين. للحصول علي ارتباط لطريقه عرض المكتبة ، اعرض طريقه العرض ثم انسخ عنوان URL من شريط العناوين.

  • إذا كان لديك عمود شخص في المكتبة يسمي أووريمبلوييس ، فقم بإنشاء طريقه عرض استنادا إلى تعبير عامل تصفيه يستخدم الدالة Me لإظهار تقارير المستخدم الحالي فقط:

    OurEmployees is equal to [Me]

    عند إرسال ارتباط إلى طريقه العرض وقام المستخدم بالنقر فوقه ، ستعرض طريقه العرض التقارير المحددة لهذا المستخدم.

لمزيد من المعلومات ، راجع استخدام التصفية لتعديل طريقه عرض SharePointوتحرير طريقه عرض القائمة في SharePoint.

توصيل أجزاء ويب علي صفحه حديثه   يمكنك أيضا إنشاء صفحه حديثه لإظهار ملف استنادا إلى ما يحدده المستخدم في مكتبه المستندات عبر توصيل جزء ويب الخاص بعارض الملفات بجزء ويب الخاص بمكتبه المستندات. بإمكان المستخدمين استعراض التقارير للعثور علي ما يريدون.

مثال لقائمه متصلة بجزء ويب الخاص بخصائص القائمة

لمزيد من المعلومات ، راجع استخدام أجزاء ويب علي صفحات SharePointوتوصيل أجزاء ويب في sharepoint Online.

زيادة التدفق في Microsoft    يمكنك أتمته استخدام المكتبة وأدارتها باستخدام Microsoft التدفق. علي سبيل المثال ، يمكنك دفع الاعلامات وإرسال التذكيرات اليومية وإنشاء مهمة planner وأرشفه الملفات منتهية الصلاحية إلى مجلد.

بالنسبة إلى عنصر محدد في SharePoint ، قم بإنشاء مهمة Planner مع ارتباط إلى عنصر SharePoint.

قالب Microsoft انسيابي ل SharePoint و Planner

لمزيد من المعلومات ، راجع إنشاء تدفق لقائمه أو مكتبه في SharePoint Online أو OneDrive For business.

أعلى الصفحة

ملاحظة:  وقد تمت ترجمة هذه الصفحة آلياً وقد تحتوي على أخطاء نحوية أو أخطاء تتعلق بالدقة. إن هدفنا هو أن يكون هذا المحتوى مفيداً لك. هل يمكنك إعلامنا إذا ما كانت المعلومات مفيدة؟ فيما يلي المقالة باللغة الإنجليزية لتكون مرجعاً لك.

انظر أيضاً

مقدمه حول التقارير في Access

دليل لتصميم التقارير

تعزيز مهارات Office
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×