تنفيذ إدارة السجلات

يمكنك أداره السجلات "في المكان" ، مما يعني انه يمكنك ترك مستند في موقعه الحالي علي الموقع ، أو تخزين السجلات في أرشيف معين ، مثل موقع "مركز السجلات".

قبل تطبيق أداره السجلات ، من المستحسن إنشاء خطه أداره سجلات لمؤسسك أولا. لمساعدتك علي اختيار نظام أداره السجلات المناسب لمؤسسك ، راجع اختيار كيفيه تخزين السجلات وأدارتها.

ملاحظة: في SharePoint Online ، لقد قدمنا باستخدام تسميات الاستبقاء لتعريف المحتوي كسجلات، مما يؤدي إلى استبدال الحاجة بشكل فعال لاستخدام مركز السجلات. إذا كنت تستخدم "مركز السجلات" ، فيمكنك الاستمرار في استخدامه بجانب تسميات الاستبقاء. ولكن الانتقال إلى الامام لأغراض أداره السجلات ، نوصي باستخدام تسميات الاستبقاء بدلا من "مركز السجلات".

إنشاء موقع "مركز السجلات" وتكوينه

يوفر هذا القسم نظره عامه علي الخطوات الرئيسية التي يجب اتخاذها لإنشاء موقع "مركز السجلات" وتكوينه. انقر فوق الارتباطات للاطلاع علي إرشادات معينه في كل خطوه.

  1. قم بإنشاء موقع "مركز السجلات " باستخدام قالب موقع "مركز السجلات".

  2. إنشاء مكتبات السجلات أو القوائم لأداره كل نوع من أنواع السجلات المحددة في خطه الملفات وتخزينها (def: تصف خطه الملف أنواع المستندات أو العناصر التي يقرها المؤسسة كسجلات عمل رسميه. يشير ذلك إلى المكان الذي يتم فيه تخزين هذه السجلات ، وتوفر المعلومات التي تميز نوعا واحدا من السجلات من آخر).

  3. أضافه نوع محتوي مقترن إلى المكتبات والقوائم.

  4. يمكنك إنشاء أعمده موقع وأضافها إلى أنواع المحتويات ذات الصلة لتحتوي علي بيانات التعريف الخاصة بكل نوع من أنواع السجلات المحددة في خطه الملفات وعرضها.

  5. أضافه نهج أداره معلومات إلى نوع محتوي في موقع "مركز السجلات".

  6. قم بتكوين "منظم المحتوي" لتوجيه كل نوع من أنواع السجلات إلى الموقع المناسب.

أعلى الصفحة

إنشاء موقع "مركز السجلات"

نوصي بان تقوم بإنشاء "مركز السجلات" كمجموعه مواقع مشتركه علي المستوي الأعلى ، وليس كموقع فرعي. لإنشاء مجموعه مواقع مشتركه ، يجب ان تكون عضوا في مجموعه مسؤولي المزرعة في SharePoint علي الكمبيوتر الذي يعمل بنظام الاداره المركزية الخاص ب SharePoint علي ويب.

في SharePoint Online ، يمكنك إنشاء موقع "مركز السجلات" من موقع SharePoint المستوي الأعلى. انقر فوق + إنشاء موقع، ثم أبدا من الخطوة 4 أدناه.

  1. بدء أداره SharePoint 2013 أو 2016 المركزية.

    • بالنسبة ل Windows Server 2008 R2:

      • انقر فوق أبدا، وفوق منتجات microsoft Sharepoint 2013 أو منتجات microsoft sharepoint 2013، ثم انقر فوق الاداره المركزية ل sharepoint 2013 أو sharepoint 2016 المركزية.

    • بالنسبة إلى Windows Server 2012:

      • علي شاشه البدء ، انقر فوق أداره Sharepoint 2013 المركزية أو أداره sharepoint 2016 المركزية.

        إذا لم تكن أداره sharepoint 2013 المركزية أو أداره Sharepoint 2016 المركزية موجودة علي شاشه البدء :

      • انقر بزر الماوس الأيمن فوق الكمبيوتر، وانقر فوق كافة التطبيقات، ثم انقر فوق أداره sharepoint 2013 المركزية أو أداره sharepoint 2016 المركزية.

  2. علي موقع ويب للاداره المركزية ، في المقطع أداره التطبيقات ، انقر فوق إنشاء مجموعات مواقع مشتركه.

  3. في الصفحة إنشاء مجموعه مواقع مشتركه ، في المقطع تطبيق ويب ، إذا لم يتم تحديد تطبيق ويب الذي تريد إنشاء مجموعه المواقع المشتركة فيه ، فانقر فوق السهم لأسفل. في قائمه تطبيق ويب ، انقر فوق تغيير تطبيق ويب، ثم انقر فوق تطبيق ويب الذي تريد إنشاء مجموعه المواقع المشتركة فيه.

  4. في المقطع العنوان والوصف ، اكتب عنوانا ووصفا لمجموعه المواقع المشتركة.

  5. في المقطع عنوان موقع ويب ، حدد المسار الذي تريد استخدامه لعنوان URL (علي سبيل المثال ، مسار تضمين أحرف البدل مثل علي ، أو الدليل الجذر (/).

    إذا حددت مسار تضمين حرف بدل ، فيجب أيضا كتابه اسم الموقع لاستخدامه في عنوان URL لموقعك.

  6. في المقطع تحديد القالب ، في القائمة تحديد الإصدار تجربه ، حدد إصدار تجربه SharePoint للقوالب التي تريد استخدامها.

    حدد إصدار التجربة إذا كنت تريد ان تبدو مجموعه المواقع المشتركة كمجموعه مواقع مشتركه في SharePoint Server. تعمل مجموعه المواقع المشتركة التي تستخدم إصدار تجربه سابق في إصدار أحدث من SharePoint ، ولكن ستعكس واجهه المستخدم وتجربه المستخدم الخاصة بمجموعه المواقع المشتركة الإصدار السابق. مجموعه مواقع مشتركه يمكن ترقيتها في اي وقت إلى أحدث إصدار لتجربه.

  7. في المقطع تحديد القالب ، حدد علامة التبويب المؤسسة ، ثم انقر فوق مركز السجلات.

  8. في المقطع مسؤول مجموعه المواقع المشتركة الأساسي ، اكتب اسم المستخدم (في النموذج DOMAIN\username) للمستخدم الذي سيكون مسؤول مجموعه المواقع المشتركة.

  9. في المقطع مسؤول مجموعه المواقع المشتركة الثانوي ، اكتب اسم المستخدم للمسؤول الثانوي لمجموعه المواقع المشتركة. يعتبر تعيين مسؤول مجموعه مواقع مشتركه ثانويه أفضل ممارسه للتاكد من انه بإمكان أحد الأشخاص أداره مجموعه المواقع المشتركة عندما لا يكون مسؤول مجموعه المواقع المشتركة متوفرا.

  10. إذا كنت تستخدم الحصص النسبية لأداره مساحة التخزين لمجموعات المواقع المشتركة ، في المقطع قالب الحصة النسبية ، انقر فوق قالب في القائمة تحديد قالب الحصة النسبية .

  11. انقر فوق موافق.

إنشاء مكتبات أو قوائم لأداره السجلات

تعد المكتبات والقوائم عناصر هامه في أداره السجلات. وهي تخدم كخزانات الملفات لكل نوع من السجلات التي تريد تخزينها أو ادارتها. يساعدك اقتران أنواع المحتويات (الموضحة لاحقا) في المكتبات والقوائم في تصنيف سجلاتك. نوصي بإنشاء قائمه أو مكتبه مستندات واحده لكل نوع محتوي في خطه ملف السجلات الخاصة بك.

إضافة نوع محتوى موجود إلى قائمة أو مكتبة

عند أضافه نوع محتوي إلى قائمه أو مكتبه ، فانك تجعل من الممكن ان تحتوي هذه القائمة أو المكتبة علي عناصر من هذا النوع. عند إرسال السجلات إلى "مركز السجلات" ، يتم توجيهها إلى القائمة أو المكتبة ذات الصلة استنادا إلى نوع محتوي المستند.

أعلى الصفحة

إنشاء أعمده موقع وأضافها إلى القوائم أو المكتبات أو أنواع المحتويات

تساعدك الاعمده في تجميع السجلات أو العناصر الأخرى وتصنيفها وتعقبها. يحدد عمود الموقع عنصر بيانات التعريف الذي يمكن اقرانه بنوع محتوي أو قائمه أو مكتبه. علي سبيل المثال ، قد تحتاج إلى أضافه أعمده الموقع لتعريف "الكاتب" أو "تاريخ الانتهاء". أضافه عمود موقع إلى نوع محتوي لتخزين السجلات التي يتم إرسالها مع سجل ، أو لأضافه بيانات التعريف لمساعدتك علي أداره السجل.

إنشاء عمود موقع

  1. علي موقع "مركز السجلات" ، انقر فوق إعدادات الزر "إعدادات Office 365" ، ثم فوق إعدادات الموقع.

    في الموقع المتصل بمجموعه SharePoint ، انقر فوق إعدادات، وانقر فوق محتويات الموقع، ثم انقر فوق إعدادات الموقع.

  2. في الصفحة "إعدادات الموقع" ، ضمن معارض مصمم ويب، انقر فوق أعمده الموقع.

  3. في صفحه أعمده الموقع ، انقر فوق إنشاء.

  4. في الصفحة العمود الموقع الجديد ، في المقطع الاسم والنوع ، في المربع اسم العمود ، اكتب الاسم الذي تريده.

  5. حدد نوع المعلومات التي تريد تخزينها في العمود ، علي سبيل المثال ، العملة أو التاريخ أو الوقت أو النص.

  6. في المقطع المجموعة ، حدد المجموعة الموجودة التي تريد تخزين عمود الموقع الجديد فيها أو حدد مجموعه جديده لإنشاء مجموعه جديده لتخزين العمود. توفر المجموعات طريقه لتنظيم الاعمده وتسهيل العثور عليها.

في المقطع إعدادات العمود الاضافيه ، حدد إعدادات العمود الاضافيه التي تريدها. تختلف الخيارات المتوفرة في هذا المقطع استنادا إلى نوع العمود الذي تحدده في المقطع الاسم والنوع . علي سبيل المثال ، إذا كان نوع المعلومات التي تريد تخزينها في العمود هو اختيار ، فيمكنك تحديد الخيارات المطلوب تعدادها في المقطع إعدادات العمود الإضافي .

  1. انقر فوق موافق.

أضافه عمود موقع إلى نوع محتوي للسجلات

  1. من الصفحة الرئيسية لموقع "مركز السجلات" ، انقر فوق إعدادات ، ثم انقر فوق إعدادات الموقع.

    في الموقع المتصل بمجموعه SharePoint ، انقر فوق إعدادات، وانقر فوق محتويات الموقع، ثم انقر فوق إعدادات الموقع.

  2. في المقطع معارض مصمم ويب ، انقر فوق أنواع محتويات الموقع.

  3. في الصفحة "أنواع محتويات الموقع" ، انقر فوق نوع محتوي الموقع الذي تريد تكوينه.

  4. بعد تحديد نوع محتوي موقع من الموقع الأصل ، أو إنشاء نوع محتوي موقع جديد ، علي الصفحة "نوع محتوي الموقع المحدد" ، في المقطع أعمده ، انقر فوق أضافه من أعمده موقع موجودة.

  5. في الصفحة أضافه أعمده إلى نوع المحتوي ، في المقطع تحديد أعمده ، حدد المجموعة التي تريد تصفيتها من القائمة تحديد أعمده .

  6. حدد العمود الذي تريد اضافته من القائمة الاعمده المتوفرة ، ثم انقر فوق أضافه.

  7. في المقطع تحديث القوائم وأنواع محتويات الموقع ، حدد ما إذا كان سيتم تحديث أنواع محتويات الموقع التابع التي ترث من نوع محتوي الموقع هذا باستخدام التغييرات.

  8. بعد الانتهاء من أضافه الاعمده التي تريدها ، انقر فوق موافق.

ملاحظة: إذا لم يظهر نوع المحتوي الذي تريد تحديده كارتباط (رمادي) علي هذه الصفحة ، سيكون نوع المحتوي ينتمي إلى موقع أصل لموقع "مركز السجلات" ، التالي يجب ان يتم تحديده وتكوينه من الموقع الأصل. يمكنك القيام بذلك عن طريق النقر فوق الارتباط الموجود أسفل العمود المصدر إلى جانب رمادي نوع محتوي الموقع الخارجي ضمن عمود نوع محتوي الموقع .

أعلى الصفحة

إنشاء نهج أداره المعلومات للسجلات

نهج أداره المعلومات هو مجموعه من القواعد الخاصة بنوع المحتوي. تمكن نهج أداره المعلومات المؤسسات من التحكم في العناصر وتعقبها مثل الوقت الذي يتم فيه الاحتفاظ بالمحتوي أو الإجراءات التي يمكن للمستخدمين القيام بها بهذا المحتوي

ملاحظة: يجب ان تكون عضوا في المجموعة "المالكون" لموقع "مركز السجلات" لإكمال هذه المهمة.

أضافه نهج أداره معلومات إلى نوع محتوي

ملاحظة: لا يمكنك تحديد نهج أداره معلومات لنوع محتوي أساسي. يتم تثبيت أنواع المحتويات الاساسيه عند إنشاء مجموعه مواقع مشتركه. يجب إنشاء نوع محتوي مشتق من نوع محتوي أساسي وتطبيق نهج أداره معلومات علي نوع المحتوي المشتق.

  1. في الموقع ، انقر فوق إعدادات الزر "إعدادات Office 365" ، ثم انقر فوق إعدادات الموقع.

    في الموقع المتصل بمجموعه SharePoint ، انقر فوق إعدادات، وانقر فوق محتويات الموقع، ثم انقر فوق إعدادات الموقع.

  2. في الصفحة إعدادات الموقع ، في المقطع معارض مصمم ويب ، انقر فوق أنواع محتويات الموقع.

  3. في الصفحة "أنواع محتويات الموقع" ، انقر فوق نوع المحتوي الذي تريد أضافه نهج أداره معلومات اليه.

  4. في صفحه نوع المحتوي ، انقر فوق إعدادات نهج أداره المعلومات.

  5. في صفحه "تحرير النهج" ، اكتب وصفا للنهج ، ثم اكتب بيان نهج مختصر يشرح للمستخدمين الغرض من النهج. يمكن ان تصل عبارة النهج إلى 512 حرفا.

  6. بعد ذلك ، تحتاج إلى أضافه ميزه نهج واحده أو أكثر إلى نهج أداره المعلومات. اثناء تمكين الميزات ، سيتم تقديم إعدادات اضافيه.

أضافه ميزات النهج إلى نهج أداره المعلومات

ميزات النهج التي يمكنك اضافتها إلى نهج المعلومات هي التسميات والتدقيق وانتهاء الصلاحية والرموز الشريطية.

أضافه ميزه نهج استبقاء إلى نهج أداره المعلومات

  1. في صفحه تحرير النهج ، حدد خانه الاختيار تمكين الاستبقاء .

  2. انقر فوق أضافه مرحله استبقاء وحدد أحد خيارات فتره الاستبقاء التالية لتحديد وقت انتهاء صلاحيه المستندات: لتعيين تاريخ انتهاء الصلاحية استنادا إلى خاصيه "التاريخ" ، حدد هذه المرحلة استنادا إلى خاصيه التاريخ علي العنصر ، ثم حدد الاجراء ( تم إنشاؤه أو تعديله) والفترة الزمنيه (الأيام أو الأشهر أو السنوات).

  3. اكتب قيمه في المربع بين القوائم لتحديد الفترة الزمنيه.

  4. حدد الاجراء الذي يجب ان يحدث عند انتهاء صلاحيه المستند.

  5. إذا كنت تريد تكرار الاجراء المحدد ، فحدد خانه الاختيار في المقطع تكرار ، ثم حدد فتره التكرار.

  6. انقر فوق موافق.

أعلى الصفحة

أضافه ميزه نهج تدقيق إلى نهج أداره المعلومات

  1. في صفحه "تحرير النهج" ، في المقطع تدقيق ، حدد تمكين التدقيق، ثم حدد خانات الاختيار الموجودة بجانب الاحداث التي تريد الاحتفاظ بسجل مراجعه لها.

  2. انقر فوق موافق.

    ملاحظة: لعرض سجلات التدقيق ، في الصفحة إعدادات مجموعه المواقع المشتركة ، انقر فوق تقارير سجل التدقيق، ثم حدد التقرير الذي تريد عرضه.

أضافه ميزه نهج باركود إلى نهج أداره المعلومات

  1. في صفحه "تحرير النهج" ، في المقطع الرموز الشريطية ، حدد تمكين الرموز الشريطية.

  2. حدد مطالبه المستخدمين بادراج رمز شريطي... خانه اختيار إذا كنت تريد ان تطلب تطبيقات عميل Office من المستخدمين ادراج رمز شريطي في مستنداتهم.

أضافه ميزه نهج التسمية إلى نهج أداره المعلومات

  1. في صفحه "تحرير النهج" ، في المقطع تسميات ، حدد خانه الاختيار تمكين التسميات .

  2. لمطالبه المستخدمين بادراج تسميه قبل حفظ مستند أو طباعته ، حدد مطالبه المستخدمين بادراج تسميه قبل الحفظ أو الطباعة.

  3. لمنع تغيير التسميات بعد اضافتها ، حدد منع اجراء تغييرات علي التسميات بعد اضافتها.

  4. في المربع تنسيق التسمية ، اكتب النص الذي تريد إظهاره علي التسمية. يمكنك استخدام اي مجموعه من النص أو خصائص المستند الثابتة ، باستثناء الخصائص المحسوبة أو المضمنة مثل المعرف الفريد العام (GUID) أو تاريخ الإنشاء بواسطة. لبدء سطر جديد ، استخدم تسلسل الأحرف \n .

  5. تحديد خط وحجم الخط ونمط الخط والضبط لنص التسمية.

  6. اكتب ارتفاع التسمية بالبوصة في المربع الارتفاع وعرض التسمية بالبوصة في المربع العرض .

  7. انقر فوق تحديث لعرض التغييرات.

  8. انقر فوق موافق.

تكوين أداره السجلات في مكانها

عند استخدام "مركز السجلات" ، فأنت تعمل في مستودع مؤمن ويمكنك استخدام العملية إرسال إلى للحصول علي السجلات في هذا المستودع. ومع ذلك ، يمكن تمكين اي موقع لأداره السجلات في مكانها كنظام لأداره السجلات. في هذا النوع من النظام ، بخلاف مع "مركز السجلات" ، يمكنك تخزين السجلات مع المستندات النشطة في مساحة تعاونيه. بعض الفوائد الاضافيه لاستخدام نظام أداره السجلات في مكانها هي:

  • يمكن ان تتواجد السجلات وتتم ادارتها عبر مواقع متعددة.

  • مع تمكين تعيين الإصدار ، يتم الاحتفاظ بإصدارات السجلات تلقائيا.

  • يمكن تنفيذ البحث في eDiscovery مقابل كل السجلات والمستندات النشطة في الوقت نفسه.

  • تحكم أكبر في السجل الموجود في مؤسستك والأشخاص الذين يمكنهم إنشاء سجل.

هناك ثلاث خطوات رئيسيه لتكوين أداره السجلات في مكانها:

  1. تنشيط أداره السجلات في مكانها علي مستوي مجموعه المواقع المشتركة.

  2. تكوين إعدادات إقرار السجل علي مستوي مجموعه المواقع المشتركة.

  3. تكوين إعدادات إقرار السجل علي مستوي القائمة أو المكتبة.

    ملاحظة: يجب ان تكون مساهما في القائمة أو مسؤولا لإعلان العناصر كسجلات يدويا.

أعلى الصفحة

تنشيط أداره السجلات في مكانها علي مستوي مجموعه المواقع المشتركة

تتمثل الخطوة الاولي في تكوين نظام أداره السجلات في مكانها في تنشيط الميزة علي مستوي مجموعه المواقع المشتركة. يؤدي تنشيط الميزة إلى تمكين الأمر Declare/غير معلن علي الشريط.

ملاحظة: يجب ان تكون مسؤول مجموعه مواقع مشتركه لتنفيذ هذه المهمة.

  1. في اعلي مستوي الموقع ، انقر فوق إعدادات الزر "إعدادات Office 365" ، ثم فوق إعدادات الموقع.

    في الموقع المتصل بمجموعه SharePoint ، انقر فوق إعدادات، وانقر فوق محتويات الموقع، ثم انقر فوق إعدادات الموقع.

  2. ضمن أداره مجموعه المواقع المشتركة، انقر فوق ميزات مجموعه المواقع المشتركة.

  3. إلى جانب أداره السجلات، انقر فوق تنشيط.

تكوين إعدادات إقرار السجل علي مستوي مجموعه المواقع المشتركة

  1. في اعلي مستوي الموقع ، انقر فوق إعدادات الزر "إعدادات Office 365" ، ثم فوق إعدادات الموقع.

    في الموقع المتصل بمجموعه SharePoint ، انقر فوق إعدادات، وانقر فوق محتويات الموقع، ثم انقر فوق إعدادات الموقع.

  2. ضمن إدارة مجموعة المواقع، انقر فوق إعدادات إقرار السجل.

  3. في الصفحة إعدادات إقرار السجل ، إذا كنت تريد وضع قيد علي العناصر التي يتم الإعلان عنها كسجلات ، فحدد أحد الخيارات الموجودة في المقطع قيود السجل .

  4. في المقطع توفر إعلانات السجلات ، اختر ما إذا كان الإعلان اليدوي للسجلات متوفرا في القوائم والمكتبات بشكل افتراضي. إذا اخترت الخيار غير متوفر في كل المواقع بشكل افتراضي، فلا يمكن الإعلان عن السجلات الا من خلال نهج أو سير عمل.

  5. في المقطع ادوار الإعلانات ، حدد الأدوار التي يمكنها الإعلان عن السجلات وإلغاء إعلانها يدويا.

  6. حدد موافق.

تكوين إعدادات إقرار السجل علي مستوي القائمة أو المكتبة

يمكنك الحصول علي المزيد من التحكم في مكان إعلان العناصر كسجلات عن طريق تكوين إقرارات السجلات لقائمه أو مكتبه. عند تكوين قائمه أو مكتبه لتعريف السجل ، يمكنك الإعلان عن العناصر تلقائيا كسجلات عند اضافتها إلى القائمة أو المكتبة.

  1. من القائمة أو المكتبة التي تريد تكوين إعدادات إقرار السجل فيها ، انقر فوق علامة التبويب مكتبه أو قائمه علي الشريط ، ثم انقر فوق إعدادات المكتبة أو إعدادات القائمة.

    في SharePoint Online ، انقر فوق إعدادات الزر "إعدادات Office 365" ثم فوق إعدادات القائمة أو إعدادات المكتبة.

  2. ضمن صفحه المستندات/إعدادات القائمة ، ضمن الأذونات والاداره، انقر فوق إعدادات إقرار السجل.

  3. في المقطع توفر الإعلانات اليدوية ، حدد:

  4. ما إذا كنت تريد ان تستخدم القائمة أو المكتبة إعدادات إقرار السجل الافتراضية التي تستخدمها مجموعه المواقع المشتركة ،

  5. ما إذا كان يجب السماح للمستخدمين دوما بإعلان العناصر كسجلات للقائمة أو المكتبة ، أو

  6. ما إذا كان بإمكان المستخدمين الإعلان عن السجلات في القائمة أو المكتبة يدويا.

  7. في المقطع الإعلان التلقائي ، حدد خانه الاختيار إذا كنت تريد الإعلان عن كل العناصر التي تتم اضافتها إلى القائمة أو المكتبة كسجلات تلقائيا.

  8. انقر فوق موافق.

أعلى الصفحة

ملاحظة:  وقد تمت ترجمة هذه الصفحة آلياً وقد تحتوي على أخطاء نحوية أو أخطاء تتعلق بالدقة. إن هدفنا هو أن يكون هذا المحتوى مفيداً لك. هل يمكنك إعلامنا إذا ما كانت المعلومات مفيدة؟ فيما يلي المقالة باللغة الإنجليزية لتكون مرجعاً لك.

تعزيز مهارات Office
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×