تنفيذ إدارة السجلات

هام: تمت ترجمة هذه المقالة ترجمة آلية، راجع إقرار إخلاء المسؤولية. يرجى الاطلاع على النسخة الإنجليزية من هذه المقالة. هنا للرجوع إليها.

يمكنك إدارة السجلات "في مكانها"، مما يعني أنك تستطيع ترك مستند في موضعه الحالي على موقع أو تخزين السجلات في أرشيف معين، مثل موقع "مركز السجلات".

قبل تطبيق اداره السجلات، ف# من المستحسن اولا ب# انشاء خطه ل# اداره سجلات ل# مؤسستك. ل# مساعدتك في اختيار ل# السجلات المناسبه نظام اداره ل# مؤسستك، راجع اختيار كيفيه تخزين السجلات و# ادارتها.

إنشاء موقع مركز السجلات وتكوينه

يوفر هذا المقطع نظرة عامة حول الخطوات الرئيسية التي تحتاج إلى تنفيذها لإنشاء موقع "مركز السجلات" وتكوينه. انقر فوق الارتباطات لعرض الإرشادات المعينة حول كل خطوة.

  1. انشاء موقع "مركز السجلات" استخدام قالب موقع مركز السجلات.

  2. انشاء قوائم او مكتبات السجل ل# اداره و# تخزينها كل نوع سجل يتم تحديده في خطه الملفات (فائق: تصف ملف تخطيط انواع المستندات او العناصر التي تتعرف عليها شركه ك# سجلات عمل رسميه. تشير الي انه حيث يتم تخزين هذه السجلات، و# توفر المعلومات التي تميز نوع سجل واحد من اخر).

  3. اضافه نوع محتوي مقترنا ل# المكتبات و# القوائم.

  4. انشاء و# اضافه اعمده موقع الي انواع المحتوي المناسبه ب# حيث تحتوي و# عرض بيانات التعريف ل# كل نوع سجل يتم تحديده في خطه الملفات.

  5. اكتب اضافه نهج اداره معلومات ل# محتوي علي موقع "مركز السجلات".

  6. قم بتكوين "منظم المحتوى" لتوجيه كل نوع من أنواع السجلات إلى الموقع المناسب.

اعلي الصفحه

إنشاء موقع مركز السجلات

نحن نوصي ب# ان تقوم ب# انشاء مركز سجلات ك# مجموعه موقع المستوي اعلي، و# ليس ك# موقع فرعي. ل# انشاء مجموعه مواقع مشتركه، يجب ان تكون عضوا مجموعه مسؤولي المزرعه في SharePoint علي الكمبيوتر الذي يقوم ب# تشغيل علي موقع ويب "في Sharepoint".

في SharePoint Online، يمكنك انشاء موقع مركز السجلات من المستوي الاعلي علي موقع SharePoint. انقر فوق + انشاء موقع، ثم ابدا في الخطوه 4 ادناه.

  1. بدء تشغيل SharePoint 2013 او 2016 الاداره المركزيه.

    • ل Windows Server 2008 R2:

      • انقر فوق ابدا، و# انقر فوق منتجات Microsoft SharePoint 2013 او منتجات Microsoft SharePoint 2013، و# ثم انقر فوق الاداره المركزيه ل SharePoint 2013 او الاداره المركزيه 2016 SharePoint.

    • ل Windows Server 2012:

      • علي الشاشه ابدا، انقر فوق الاداره المركزيه ل SharePoint 2013 او الاداره المركزيه 2016 SharePoint.

        اذا لم الاداره المركزيه ل SharePoint 2013 او الاداره المركزيه 2016 SharePoint علي شاشه البدء:

      • انقر نقرا مزدوجا فوق الكمبيوتر، انقر فوق كافه التطبيقات،، ثم فوق الاداره المركزيه ل SharePoint 2013 او الاداره المركزيه 2016 SharePoint.

  2. علي موقع ويب "الاداره المركزيه"، في المقطع اداره التطبيقات، انقر فوق انشاء مجموعات مواقع مشتركه.

  3. في الصفحه انشاء مجموعه المواقع المشتركه، في المقطع تطبيق ويب، اذا لم يتم تحديد تطبيق ويب حيث تريد انشاء مجموعه المواقع المشتركه، انقر فوق السهم المتجه ل# اسفل. في القائمه تطبيق ويب، انقر فوق تغيير تطبيق ويب، و# من ثم انقر فوق تطبيق ويب حيث تريد انشاء مجموعه المواقع المشتركه.

  4. في المقطع العنوان و# الوصف، اكتب عنوانا و# وصفا ل# مجموعه المواقع المشتركه.

  5. في المقطع عنوان موقع ويب، حدد المسار ل# استخدامه ل# عنوان URL (علي سبيل المثال، مسار يتضمن احرف بدل مثل / المواقع / او الدليل الجذر (/).

    اذا قمت ب# تحديد مسار يتضمن احرف بدل، يجب ايضا كتابه اسم الموقع ل# استخدام عنوان url ل# موقعك.

  6. في المقطع تحديد القالب، في القائمه الاصدار التجريبي Select، حدد الاصدار التجريبي SharePoint القوالب التي تريد استخدامها.

    حدد الاصدار التجريبي اذا كنت تريد مجموعه المواقع المشتركه ل# البحث و# تشغيل مثل مجموعه مواقع مشتركه في SharePoint Server. يتم تشغيل مجموعه مواقع مشتركه التي تستخدم اصدار تجربه سابق في اصدار احدث من SharePoint، و# لكن سيتم تعكس تجربه المستخدم و# واجهه المستخدم مجموعه المواقع المشتركه في الاصدار السابق. مجموعه مواقع مشتركه يمكن ترقيته في اي وقت ل# تجربه استخدام احدث اصدار.

  7. في المقطع تحديد القالب، حدد علامه التبويب مؤسسه، و# من ثم انقر فوق مركز السجلات.

  8. في المقطع مسؤول مجموعه المواقع المشتركه الاساسي، اكتب اسم المستخدم (في المجال \ اسم النموذج) ل# المستخدم الذي سيكون مسؤول مجموعه المواقع المشتركه.

  9. في المقطع مسؤول مجموعه المواقع المشتركه الثانوي، اكتب اسم المستخدم ل# مسؤول مجموعه المواقع المشتركه الثانوي. تعيين مسؤول مجموعه مواقع ثانوي افضل طريقه ل# التاكد من ان شخص ما اداره مجموعه المواقع المشتركه عندما يكون مسؤول مجموعه مواقع اساسي غير موجود.

  10. اذا كنت تستخدم الحصص النسبيه المخصصه ل# اداره مساحه التخزين ل# مجموعات المواقع المشتركه، في المقطع قالب الحصه النسبيه، انقر فوق قالب في القائمه حدد قالب الحصه نسبيه.

  11. انقر فوق موافق.

إنشاء مكتبات أو قوائم لإدارة السجلات

تعد المكتبات والقوائم عناصر هامة في إدارة السجلات. وتعمل كخزانات ملفات لكل نوع من أنواع السجلات التي تريد تخزينها أو إدارتها. يساعد إقران أنواع محتويات (موضحة لاحقاً) بمكتبات وقوائم على زيادة تصنيف السجلات. لذلك، يوصى بإنشاء مكتبة أو قائمة مستندات واحدة لكل نوع محتوى في خطة ملفات السجلات.

إضافة نوع محتوى موجود إلى قائمة أو مكتبة

عندما تضيف نوع محتوى إلى قائمة أو مكتبة، فأنت تتيح إمكانية احتواء هذه القائمة أو المكتبة على عناصر من هذا النوع. وعند إرسال السجلات إلى "مركز السجلات"، يتم توجيهها إلى القائمة أو المكتبة ذات الصلة استناداً إلى نوع محتوى المستند.

اعلي الصفحه

إنشاء أعمدة الموقع وإضافتها إلى القوائم أو المكتبات أو أنواع المحتويات

تساعدك الأعمدة على تجميع السجلات أو العناصر الأخرى وتصنيفها وتعقبها. يعرِّف عمود الموقع عنصراً من بيانات التعريف التي يمكن إقرانها بنوع محتوى أو قائمة أو مكتبة. على سبيل المثال، قد ترغب في إضافة أعمدة للموقع بهدف تعريف "الكاتب" أو "تاريخ الإكمال". أضف عمود موقع إلى نوع محتوى سجلات إما لتخزين عنصر بيانات تعريف يتم إرساله مع السجل أو لإضافة بيانات تعريف بغرض المساعدة على إدارة السجل.

إنشاء عمود موقع

  1. علي موقع "مركز السجلات"، انقر فوق اعدادات الزر "إعدادات Office 365" ، و# من ثم انقر فوق اعدادات الموقع.

    في SharePoint متصله ب# مجموعه موقع، انقر فوق اعدادات، انقر فوق محتويات الموقع، و# من ثم انقر فوق اعدادات الموقع.

  2. في الصفحه "اعدادات الموقع"، ضمن معارض مصمم ويب، انقر فوق اعمده الموقع.

  3. انقر فوق إنشاء في الصفحة أعمدة الموقع.

  4. على الصفحة "عمود موقع جديد"، ضمن المقطع الاسم والنوع، في المربع اسم العمود، اكتب الاسم الذي تريده.

  5. حدد نوع المعلومات التي تريد تخزينها في العمود  — على سبيل المثال، العملة أو التاريخ والوقت أو النص.

  6. في المقطع مجموعة، حدد المجموعة الموجودة التي تريد تخزين عمود الموقع الجديد فيها أو حدد مجموعة جديدة لإنشاء مجموعة جديدة بهدف تخزين العمود فيها. توفر المجموعات طريقة لتنظيم الأعمدة وإضفاء المزيد من السهولة على عملية البحث عنها.

حدد إعدادات العمود الإضافية التي تريدها في المقطع إعدادات العمود الإضافية. تختلف الخيارات المتوفرة في هذا المقطع استناداً إلى نوع العمود الذي تحدده في المقطع الاسم والنوع. على سبيل المثال، إذا كان نوع المعلومات المطلوب تخزينها في عمود عبارة عن "اختيار"، فبإمكانك تعريف الاختيارات التي تريد تعدادها في المقطع إعدادات العمود الإضافية.

  1. انقر فوق موافق.

إضافة عمود موقع إلى نوع محتوى سجلات

  1. من الصفحه الرئيسيه ل# موقع "مركز السجلات"، انقر فوق اعدادات، و# من ثم انقر فوق اعدادات الموقع.

    في SharePoint متصله ب# مجموعه موقع، انقر فوق اعدادات، انقر فوق محتويات الموقع، و# من ثم انقر فوق اعدادات الموقع.

  2. في المقطع معارض مصمم ويب، انقر فوق انواع محتويات الموقع.

  3. انقر فوق نوع محتوى الموقع الذي تريد تكوينه في الصفحة "أنواع محتويات الموقع".

  4. بعد تحديد نوع محتوى موقع من الموقع الأصل، أو بعد إنشاء نوع محتوى موقع جديد، على صفحة نوع محتوى الموقع المحدد، في المقطع أعمدة، انقر فوق إضافة من أعمدة موقع موجودة.

  5. على الصفحة "إضافة أعمدة إلى نوع المحتوى"، في المقطع تحديد أعمدة، حدد المجموعة التي تريد التصفية وفقاً لها من القائمة تحديد أعمدة من.

  6. حدد العمود الذي تريد اضافته من القائمه الاعمده المتوفره ، و# من ثم انقر فوق اضافه.

  7. حدد ما إذا كان سيتم تحديث أنواع محتويات الموقع التابع التي تتم وراثتها من نوع محتوى الموقع هذا بتغييراتك في المقطع تحديث أنواع محتويات المواقع والقوائم.

  8. بعد الانتهاء من إضافة الأعمدة التي تريدها، انقر فوق موافق.

ملاحظة:  إذا لم يظهر نوع المحتوى الذي تريد تحديده كارتباط (باللون الرمادي) في هذه الصفحة، فهذا يعني أن نوع المحتوى هذا ينتمي إلى موقع أصل لموقع "مركز السجلات"، ولذلك يجب تحديده وتكوينه من الموقع الأصل. يمكنك القيام بذلك عن طريق النقر فوق الارتباط أسفل عمود المصدر بجوار نوع محتوى الموقع الذي يظهر باللون الرمادي أسفل العمود نوع محتوى الموقع

اعلي الصفحه

إنشاء نُهج إدارة معلومات للسجلات

إن نهج إدارة المعلومات هو مجموعة من القواعد الخاصة بنوع محتوى معين. تمكّن نُهج إدارة المعلومات المؤسسات من التحكم في بعض الأمور وتعقبها مثل فترة الاحتفاظ بالمحتوى أو الإجراءات التي يمكن أن ينفّذها المستخدمون على هذا المحتوى.

ملاحظة: يجب أن تكون عضواً في المجموعة "المالكون" على موقع "مركز السجلات" لإكمال هذه المهمة.

إضافة نهج إدارة معلومات إلى نوع محتوى

ملاحظة: لا يمكنك تحديد نهج اداره معلومات ل# نوع محتوي اساسي. يتم تثبيت انواع محتويات core عند انشاء مجموعه مواقع مشتركه. يجب انشاء نوع محتوي مشتقه من نوع محتوي اساسي و# تطبيق نهج اداره معلومات الي نوع المحتوي المشتقه.

  1. في الموقع، انقر فوق اعدادات الزر "إعدادات Office 365" ، و# من ثم انقر فوق اعدادات الموقع.

    في SharePoint متصله ب# مجموعه موقع، انقر فوق اعدادات، انقر فوق محتويات الموقع، و# من ثم انقر فوق اعدادات الموقع.

  2. في الصفحه "اعدادات الموقع"، في المقطع معارض مصمم ويب، انقر فوق انواع محتويات الموقع.

  3. انقر فوق نوع المحتوى الذي تريد إضافة نهج إدارة معلومات إليه في الصفحة "أنواع محتويات الموقع".

  4. انقر فوق إعدادات نهج إدارة المعلومات في الصفحة "نوع المحتوى".

  5. في الصفحة "تحرير النهج"، اكتب وصفاً للنهج ثم اكتب بياناً مختصراً للنهج يوضح للمستخدمين الغرض منه. يمكن أن يتكون بيان النهج من 512 حرف كحد أقصى.

  6. بعد ذلك، تحتاج الي اضافه ميزه نهج واحده او اكثر الي نهج اداره المعلومات. كما يمكنك تمكين ميزات، سيتم عرض اعدادات اضافيه.

إضافة ميزات نهج إلى نهج إدارة المعلومات

تتمثل ميزات النهج التي يمكنك إضافتها إلى نهج معلومات في التسميات والتدقيق وانتهاء الصلاحية والرموز الشريطية.

اضافه ميزه نهج استبقاء ل# اداره المعلومات نهج

  1. حدد خانة الاختيار تمكين الاستبقاء في الصفحة "تحرير النهج".

  2. انقر فوق إضافة مرحلة استبقاء ثم حدد أحد خيارات فترة الاستبقاء التالية لتعيين توقيت انتهاء صلاحية المستندات: لتعيين تاريخ انتهاء الصلاحية استناداً إلى خاصية تاريخ، حدد "تستند هذه المرحلة إلى خاصية التاريخ في العنصر"، ثم حدد الإجراء (تاريخ الإنشاء أو تاريخ التعديل) والفترة الزمنية (أيام أو أشهر أو سنوات).

  3. اكتب قيمة في المربع الموجود بين القوائم لتعيين الفترة الزمنية.

  4. حدد الإجراء الذي يجب أن يحدث عند انتهاء صلاحية المستند.

  5. إذا أردت تكرار الإجراء المحدد، فحدد خانة الاختيار الموجودة في المقطع التكرار ثم حدد فترة التكرار.

  6. انقر فوق موافق.

اعلي الصفحه

اضافه ميزه نهج تدقيق الي نهج اداره المعلومات

  1. على الصفحة "تحرير النهج"، في مقطع التدقيق، حدد تمكين التدقيق ثم حدد خانات الاختيار الموجودة بجانب الأحداث التي ترغب في الاحتفاظ بسجل مراجعة خاص بها.

  2. انقر فوق موافق.

    ملاحظة: لعرض سجلات التدقيق، في الصفحة "إعدادات مجموعة المواقع المشتركة"، انقر فوق تقارير سجل التدقيق ثم حدد التقرير المطلوب عرضه.

اضافه ميزه نهج رمز شريطي الي نهج اداره المعلومات

  1. على الصفحة "تحرير النهج"، في المقطع الرموز الشريطية، حدد تمكين الرموز الشريطية.

  2. حدد خانة الاختيار مطالبة المستخدمين بإدراج رمز شريطي إذا كنت تريد أن تطالب تطبيقات عميل Office المستخدمين بإدراج رمز شريطي في المستندات الموجودة لديهم.

إضافة ميزة نهج تسمية إلى نهج إدارة معلومات

  1. على الصفحة "تحرير النهج"، في المقطع تسميات، حدد خانة الاختيار تمكين التسميات.

  2. لمطالبة المستخدمين بإدراج تسمية قبل حفظ المستند أو طباعته، حدد مطالبة المستخدمين بإدراج تسمية قبل الحفظ أو الطباعة.

  3. لمنع تغيير التسميات بعد إضافتها، حدد منع إجراء تغييرات على التسميات بعد إضافتها.

  4. اكتب النص الذي تريد إظهاره على التسمية في المربع تنسيق التسمية. يمكنك استخدام أية تركيبة من خصائص النص أو المستند الثابتة، باستثناء الخصائص المحسوبة أو المضمّنة مثل المعرّف الفريد العمومي (GUID) أو "إنشاء بواسطة". ولبدء سطر جديد، استخدم تسلسل الأحرف ‎\n.

  5. حدد خطاً وحجم خط ونمط خط وضبطاً لنص التسمية.

  6. اكتب ارتفاع التسمية بالبوصة في المربع الارتفاع وعرض التسمية بالبوصة في المربع العرض.

  7. انقر فوق تحديث لعرض التغييرات.

  8. انقر فوق موافق.

تكوين إدارة السجلات في مكانها

عند استخدام "مركز السجلات"، فهذا يعني أنك تعمل في مستودع مؤمن وتستطيع استخدام العملية "إرسال إلى" لنقل السجلات إلى هذا المستودع. ومع ذلك، يمكن تمكين أي موقع لإدارة السجلات في مكانها وتكوينه كنظام لإدارة السجلات. في نوع النظام هذا، وعلى خلاف "مركز السجلات"، بإمكانك تخزين السجلات مع المستندات النشطة في مساحة تعاونية. تتضمن بعض المزايا الإضافية لاستخدام نظام إدارة السجلات في مكانها ما يلي:

  • يمكن أن تتواجد السجلات وتتم إدارتها على مواقع متعددة.

  • مع تمكين ميزة تعيين الإصدار، يتم الاحتفاظ بإصدارات من السجلات تلقائياً.

  • يمكن تنفيذ عملية بحث eDiscovery على السجلات والمستندات النشطة كليهما في الوقت نفسه.

  • تتوفر إمكانية تحكم أكبر في نوع السجل بالمؤسسة ومَن يستطيع إنشاء سجل.

هناك ثلاث خطوات رئيسية لتكوين إدارة السجلات في مكانها هي:

  1. تنشيط اداره السجلات في مكانها علي مستوي مجموعه المواقع.

  2. تكوين اعدادات اقرار السجل علي مستوي مجموعه المواقع.

  3. تكوين اعدادات اقرار السجل علي مستوي القائمه او المكتبه.

    ملاحظة: يجب أن تكون مساهماً في القائمة أو مسؤولاً عليها لإعلان العناصر كسجلات يدوياً.

اعلي الصفحه

تنشيط إدارة السجلات في مكانها على مستوى مجموعة المواقع المشتركة

تعد الخطوة الأولى لتكوين نظام إدارة السجلات في مكانها هي تنشيط الميزة على مستوى مجموعة المواقع المشتركة. يؤدي تنشيط الميزة إلى تمكين الأمر "الإعلان كسجل/إلغاء الإعلان كسجل" على الشريط.

ملاحظة: يجب أن تكون مسؤولاً على "مجموعة المواقع المشتركة" لتنفيذ هذه المهمة.

  1. مستوي اعلي معظم الموقع، انقر فوق اعدادات الزر "إعدادات Office 365" ، و# من ثم انقر فوق اعدادات الموقع.

    في SharePoint متصله ب# مجموعه موقع، انقر فوق اعدادات، انقر فوق محتويات الموقع، و# من ثم انقر فوق اعدادات الموقع.

  2. انقر فوق ميزات مجموعة المواقع المشتركة ضمن إدارة مجموعة المواقع المشتركة.

  3. انقر فوق تنشيط بجانب إدارة السجلات في مكانها.

تكوين إعدادات إقرار السجل على مستوى مجموعة المواقع المشتركة

  1. مستوي اعلي معظم الموقع، انقر فوق اعدادات الزر "إعدادات Office 365" ، و# من ثم انقر فوق اعدادات الموقع.

    في SharePoint متصله ب# مجموعه موقع، انقر فوق اعدادات، انقر فوق محتويات الموقع، و# من ثم انقر فوق اعدادات الموقع.

  2. انقر فوق إعدادات إقرار السجل ضمن إدارة مجموعة المواقع المشتركة.

  3. في الصفحة "إعدادات إقرار السجل"، إذا كنت تريد وضع تقييد على ما يمكن تنفيذه على العناصر التي تم الإعلان عنها كسجلات، فحدد أحد الخيارات في المقطع تقييدات السجل.

  4. في القسم توفر الاعلان ك# سجل، اختر ام لا يجب ان يكون الاعلان اليدوي ل# السجلات المتوفره في القوائم و# المكتبات ب# شكل افتراضي. اذا اخترت غير متوفره في كل المواقع ب# شكل افتراضيالخيار، سجلات فقط يمكن تعريف من خلال نهج او سير العمل.

  5. في المقطع أدوار الإعلان، حدد الأدوار التي يمكنها إعلان السجلات وإلغاء إعلانها يدوياً.

  6. حدد موافق.

تكوين إعدادات إقرار السجل على مستوى القائمة أو المكتبة

يمكنك الحصول على إمكانية تحكم أكبر في المكان الذي يمكن الإعلان عن العناصر فيه كسجلات من خلال تكوين إعلانات سجلات لقائمة أو مكتبة. وعند تكوين قائمة أو مكتبة لإعلان السجلات، تستطيع تعيين الإعلان عن العناصر كسجلات تلقائياً عند إضافتها إلى القائمة أو المكتبة.

  1. من القائمه او المكتبه حيث تريد تكوين اعدادات اقرار السجل، انقر فوق علامه التبويب مكتبه او قائمه علي الشريط، و# من ثم انقر فوق اعدادات المكتبه او اعدادات القائمه.

    في SharePoint Online، انقر فوق اعدادات الزر "إعدادات Office 365" ، ثم فوق اعدادات القائمه او اعدادات المكتبه.

  2. في الصفحة "إعدادات مكتبة/قائمة المستندات"، ضمن الأذونات والإدارة، انقر فوق إعدادات إقرار السجل.

  3. في المقطع توفر الإعلان اليدوي كسجل، حدد:

  4. ما إذا كنت تريد أن تستخدم القائمة أو المكتبة إعدادات إقرار السجل الافتراضية المُستخدمة بواسطة مجموعة المواقع المشتركة أم لا، أو

  5. ما إذا كان يجب السماح دوماً للمستخدمين بالإعلان عن العناصر كسجلات يدوياً للقائمة أو المكتبة أم لا، أو

  6. ما إذا كان بإمكان المستخدمين إعلان السجلات يدوياً داخل القائمة أو المكتبة أم لا يستطيعون ذلك مطلقاً.

  7. في المقطع الإعلان التلقائي، حدد خانة الاختيار إذا كنت تريد الإعلان عن جميع العناصر التي تتم إضافتها إلى القائمة أو المكتبة كسجلات تلقائياً.

  8. انقر فوق موافق.

اعلي الصفحه

ملاحظة: إقرار إخلاء المسؤولية للترجمة الآلية: تمت ترجمة هذه المقالة بواسطة نظام كمبيوتر دون تدخل العامل البشري. توفر Microsoft هذه الترجمات الآلية لمساعدة المستخدمين الذين لا يتحدثون الإنجليزية على استخدام منتجات Microsoft، وخدماتها، وتقنياتها والاستمتاع بها. قد تحتوي هذه المقالة على أخطاء في المفردات، أو بناء الجملة، أو القواعد نظرًا لترجمتها آليًا.

توسيع المهارات
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×