تنظيم ملاحظاتك باستخدام Outlook

إذا كنت تشعر بالارتباك نتيجة لحجم المهام المكدسة في قائمة المهام، فجرب هذه الأساليب للتحكم في قائمة المهام.

لماذا نشعر بالارتباك

عندما تزيد قائمة المهام أضعافاً مضعفة، فنحن نبذل مجهوداً كبيراً دون إنجاز أي شيء بالفعل. أغلب الأشخاص الذين يشعرون بالارتباك بسهولة متفوقون في قدرة أو أكثر. حتى لو كان سبب ارتباكنا هو اضطراب نقص الانتباه وفرط الحركة أو صعوبة التعلم أو مجموعة من التحديات، فتحول قائمة مهام اليوم إلى قائمة مهام الغد (وهكذا) أمر محبط.

المشكلة مع الأدوات التقليدية

لنواجه الأمر أغلب «التذكيرات» غير مفيدة. فقد تكون من هؤلاء الأشخاص الذين لديهم ملاحظات ملصقة في أماكن مختلفة. أنت تعرف الحقيقة: فقد اعتدت على التحديق فيها حتى أصبحت لا تجذب انتباهك بعد الآن. ومن العيوب الأخرى للتذكيرات هو كتابتها على منديل أو ظهر يدك. قد تفيد هذه الأساليب، بشرط ألا تتخلص من المنديل أو تغسل يديك. ينتهي الأمر بالملاحظات الموجودة في جيبك غالباً في الغسالة أو في موقع مخفٍ. يمكنك تسجيل رسالة صوتية لنفسك، لكن يجب عليك تذكر الاستماع إلى التسجيلات والقيام بالمهمة بالفعل. يمكن أن تكون التنبيهات مفيدة لكن عادةً ما يتم نسيانها أو تجاهلها.

ولكن الأمر الجيد هو توفر كل الأدوات التي تحتاجها لإدارة الوقت بين يديك، بين Microsoft Office Outlook وعقلك. ولا يجب عليك حتى حضور دورة في إدارة الوقت للتعرف على كيفية استخدامها.

السيطرة على قائمة المهام

الخطوة الأولى في السيطرة على قائمة المهام هي التوصل إلى طريقة لتسجيل كل مهامك وتنظيمها.

الاسترخاء وهدوء العقل

قد يساعد كتابة قائمة مهامك كل ليلة قبل النوم لتحظى بنوم هادئ. وإحدى الطرق التي يمكن القيام بذلك من خلالها هي تسجيل المهام لليوم التالي في Outlook. يساعد هذا في الاحتفاظ بكل المهام التي تشغلك (أو مبعثرة على ورق أو مناديل) في مكان واحد فقط.

جدولة مهامك في Outlook

والآن بعد توثيق كل المهام التي تسببت في ارتباكك، يجب عليك جدولة وقت لإتمام تلك المهام. يوفر Outlook أداتين من الأدوات سهلة الاستخدام لتنفيذ ذلك: المهام والتقويم.

كل أداة مفيدة ولها مزاياها. توفر المهام المزيد من خيارات التعقب، ويمكنك تعيين تواريخ بداية ونهاية. يمكنك تعيين تذكيرات ووضع علامة بلون معين على المهام عندما تصبح متأخرة. ويوفر التقويم، من ناحية أخرى، طريقة سهلة لتخطيط يومك.

في تقويم Outlook، يمكنك توفير الوقت الذي تريد تمضيته في تنفيذ مهمتك الأكثر أهمية، ثم سجل المهمة في هذا الوقت. يمكنك الاستمرار في جدولة كل مهامك بهذه الطريقة وتأكد من توفير الوقت الكافي لكل مهمة.

الظروف تطرأ دائماً. إذا كانت المهمة تستغرق 15 دقيقة لإنجازها، فجدول لها نصف ساعة. وإذا كانت تستغرق نصف ساعة، يمكنك جدولة ساعة لها. فعندما تتيح لنفسك المزيد من الوقت، يقل إحساسك بالتوتر وإذا انتهيت من المهمة مبكراً يمكنك الحصول على قسط من الراحة قبل بدء المهمة الأخرى في جدولك.

التعامل مع عوامل تشتت الانتباه

كيف تتعامل مع المهام التي تحتاج إلى تركيز حقيقي؟ إذا كنت من المسوفين، فقد يسهل تشتتك بأي مقاطعة شيقة لمساعدتك على تأجيل المهمة. فترد على الهاتف عندما يرن وتتبادل أطراف الحديث مع البقال وتغوص في الويب. ويتم تجاهل المهام.

إذا كانت لديك مهمة مجدولة تحتاج إلى اهتمامك الكامل بالفعل، فمن الأفضل إيقاف تشغيل هاتفك وإيقاف تشغيل برنامج المراسلة وإيقاف تشغيل إعلامات علبة الوارد الخاصة بك. فمن المدهش كمية المهام التي يمكنك إنجازها عند التخلص من أكثر العوامل الشائعة التي تشتت انتباهك. قد يتشتت انتباهك بالأفكار العشوائية أو النظر من النافذة أو الأفكار المبتكرة التي تحتاج إلى انتباهك. إذا لم تستطع التخلص من ذلك، فقد يكون من المفيد أن تمضي بعض الوقت في تدوين هذه الأفكار أو العمل في غرفة لا يوجد بها نوافذ. أي ما كان ما يشتت انتباهك، حاول التخلص منه.

إذا كنت تعمل من المنزل، فأخبر الآخرين في المنزل أنك تعمل وستنضم إليهم في وقت معين. فعلى سبيل المثال، إذا تمت جدولة المهمة بين 4 و5 مساء، فأخبر عائلتك أنك لن تكون متاحاً خلال هذه الساعات ولا ترغب في أن يزعجك أحد. فغالباً منحهم إطاراً زمنياً يسهل عليهم التحلي بالصبر.

تأكد من تخصيص وقت لنفسك

تعد جدولة فترة راحتك أمراً هاماً. فالجميع بحاجة إلى ذلك. حتى لو لم تكمل تنفيذ المهمة السابقة، فتوقف عن العمل عليها وانتقل إلى الخارج. سنوضح لك ما يجب فعله مع تلك المهام غير المكتملة بعض لحظات.

في بعض الأحيان يجب الانتظار حتى الحصول على وقت التخلص من الضغط، وبذلك ستحتاج إلى فرصة أخرى لنفسك. على الرغم من ذلك، فغالباً ما نستغني عن وقت راحتنا لتنفيذ كل المهام التي قمنا بجدولتها. لا تفعل ذلك. إذا كان هذا الأمر يحدث غالباً، فقد تتعرض للإرهاق الشديد، الذي يصعب التخلص منه.

المهام المنجزة

من أكثر ما يميز هذا الأسلوب المتعلق بتنظيم الوقت هي إمكانية تعقب تقدمك بسهولة. يمكنك أيضاً معرفة مقدار الوقت الذي أمضيته في تنفيذ كل مهمة، والمهام التي لا تزال بحاجة إلى الإنجاز.

على سبيل المثال، عند تنفيذ مهمة، يمكنك كتابة (تم) في نهاية اسم المهمة في التقويم أو، إذا كنت تستخدم Tasks، يمكنك النقر فوق خانة الاختيار مكتمل. يساعدك الشعور بالإنجاز على زيادة اندماجك في المهام الأخرى الموجودة في قائمة مهامك.

المهام غير المنجزة

في نهاية اليوم، راجع قائمة المهام أو التقويم لهذا اليوم. يجب أن يتم ترحيل كل المهام غير المكتملة إلى اليوم التالي. وتأخذ هذه المهام الآن أولوية. إذا قمت بجدولة وقتك بطريقة صحيحة، فسيكون هناك عدد قليل جداً من المهام التي يجب ترحيلها. إذا وجدت أنك ترحل أكثر من مهمتين كل يوم، فهذا يعني أنك تجدول الكثير في المهام في اليوم.

تقوم «المهام» بعرض العناصر بألوان للإشارة إلى تجاوز الموعد النهائي. والفائدة من استخدام «المهام» أنه لا يجب عليك ترحيل المهمة إلى اليوم التالي؛ فستظل على قائمة المهام حتى تكتمل.

المهام الجديدة

والآن، وقد أوشكت على تحقيق التنظيم الدقيق لكل مهامك، قد تشعر أن جدولك الزمني أكثر انفتاحاً بالاعتماد على التقويم، يمكنك بسهولة تحديد تاريخ التزام بمهمتك الجديدة، وتجنب جدولة الكثير من المهام. إذا كان جدولك الزمني مكدساً بالمهام، فلا يمكنك في الحقيقة تولي المزيد من العمل. فأنت لا تتمتع بقدرات خارقة فأنت إنسان عادي ولديك حدودك الخاصة والمهارة الوحيدة التي تحتاج إلى تعلمها الآن هي أن تقول "لا".

الملخص

والآن بعد أن حصلت على كل التفاصيل لتصبح أكثر فعالية في محاولاتك، فأنت الآن تنمي مهارة مفيدة تمكنك من تخفيف التوتر في حياتك. حافظ على تركيزك وركز اهتمامك حيث يجب أن يكون، حتى لو كان الاهتمام باسترخائك. تذكر، أن مياه النهر أقوى من الصخور التي تتدفق فوقها ليس بالقوة ولكن بالمثابرة. استخدم أدواتك وستتمكن من السيطرة على قائمة المهام.

أعلى الصفحة

مشاركة Facebook Facebook Twitter Twitter البريد الإلكتروني البريد الإلكتروني

هل كانت المعلومات مفيدة؟

رائع! هل لديك أي ملاحظات أخرى؟

كيف يمكننا تحسين ذلك؟

نشكرك على ملاحظاتك!

×