تنظيم الملفات الموجودة في المكتبة

هام: تمت ترجمة هذه المقالة ترجمة آلية، راجع إقرار إخلاء المسؤولية. يرجى الاطلاع على النسخة الإنجليزية من هذه المقالة. هنا للرجوع إليها.

كيفيه تنظيم الملفات في مكتبه SharePoint تعتمد علي احتياجات المجموعه الخاصه بك و# علي الطريقه التي تفضل ل# تخزين و# البحث عن المعلومات الخاصه بك. بعض التخطيط يمكن ان تساعدك علي اعداد البنيه الافضل ل# مؤسستك.

طرق ل# تنظيم الملفات

مكتبات تحتوي عده ميزات تساعدك العمل علي ملفات متعدده في نفس المكتبه. و# مع ذلك، قد يتناسب مع مكتبات متعدده مؤسستك افضل.

يمكنك ان تلائم العديد من الاحتياجات مكتبه كبيره واحده. علي سبيل المثال، قد تحتاج مشاريع متعدده داخل نفس المجموعه او المجموعات المتعدده يعملون علي المشروع نفسها.

استخدام مكتبه واحده عندما:

  • يحتاج مجموعتك ل# رؤيه معلومات تلخيصيه حول الملفات او طرق عرض مختلفه ل# نفس مجموعه من الملفات. علي سبيل المثال، قد ترغب مجال اداره في عرض كل الملفات التي تم تجميعها حسب القسم او تاريخ الاستحقاق التاريخ.

  • يريد الأشخاص البحث عن الملفات في المكان نفسه على الموقع.

  • تريد تطبيق الإعدادات نفسها على الملفات، مثل تعقب إصدارات الملفات أو طلب الحصول على موافقة.

  • تشترك المجموعات التي تعمل بالمكتبة في سمات متماثلة، كأن يكون لها مستويات الأذونات نفسها.

    ملاحظة: اذونات فريده يمكن ملفات المطبق ل# معينه، و# لكن اذا كانت مستويات الاذن تختلف الي حد كبير، ضع في اعتبارك استخدام مكتبات متعدده.

  • تريد تحليل المعلومات الخاصه ب# الملفات في جدول بيانات او تلقي التحديثات المجمعه الخاصه ب# الملفات.

    ملاحظة: يمكنك تلقي تنبيهات عندما تتغير الملفات او يمكنك عرض اي تغييرات الي مكتبه ب# استخدام تقنيه RSS. تمكين موجز ويب ل RSS اعضاء مجموعه العمل الخاصه بك ل# الاطلاع علي قائمه مدمجه ب# الملفات التي تم تغييرها. راجع انشاء او الاشتراك في موجز ويب ل RSS او انشاء تنبيه ل# تلقي اشعارات عند اجراء تغييرات الملفات او المجلدات في SharePoint ل# الحصول علي مزيد من المعلومات.

فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك عرض و# اداره الملفات في مكتبه نفسها:

  • اضافه اعمده    ل# المساعده في مجموعتك ل# تحديد البيانات الهامه و# عرض البيانات ب# طرق مختلفه، يمكنك اضافه اعمده الي المكتبه. تظهر الاعمده في اعلي صفحه المكتبه ك# العناوين، مثل اسم القسم او تاريخ الاستحقاق التاريخ. يمكنك استخدام عناوين الاعمده ل# اجراء الفرز و# التصفيه الملفات في مكتبه. راجع اضافه او ازاله، او تعديل اعمده مكتبه مستندات او اعمده الموقع ل# الحصول علي مزيد من المعلومات.

  • انشاء طرق عرض    يمكنك استخدام طرق العرض اذا الاشخاص في مجموعتك يريدون رؤيه البيانات ب# طريقه معينه. في طرق العرض، يتم استخدام الاعمده ل# فرز و# تجميع، و# تصفيتها و# عرض البيانات. راجع انشاء او تعديل، او حذف طريقه عرض ل# الحصول علي مزيد من المعلومات.

  • انشاء مجلدات    تعتبر المجلدات احد الخيارات ل# الملفات التي يتم تجميعها ب# طريقه معينه. يمكن المجلدات ل# مساعده الاخرين ل# اجراء مسح ضوئي ل# الملفات و# ادارتها ب# طريقه مالوفه. يوفر SharePoint طريقه عرض شجره يمكن ان يستخدمه الاشخاص التنقل بين المواقع و# المجلدات، ب# نفس الطريقه التي تعمل ب# استخدام مجلدات علي قرص الثابت. ل# مزيد من المعلومات، راجع انشاء مجلد في مكتبه مستندات .

  • اعداد قوالب متعدده    اذا تم اعداد انواع محتويات متعدده في مكتبه، يمكنك انشاء انواع مختلفه من القوالب الافتراضيه — مثل عقود البيع و# التسويق العروض التقديميه، و# اوراق عمل — داخل نفس المكتبه. اضافه انواع المحتويات مرونه و# التناسق المكتبات المتعدده. ل# الحصول علي مزيد من المعلومات، راجع تعيين قالب ملف ل# مكتبه مستندات او مكتبه نماذج .

قد تحتاج مكتبات متعدده عند وجود اختلافات واضحه بين مجموعات الملفات التي تريدها ل# تخزين و# ادارتها، او بين مجموعات الاشخاص الذين تعمل مع الملفات.

استخدام المكتبات المتعدده عندما:

  • تكون أنواع الملفات التي تريد تخزينها وإدارتها مميزة، ولا تتوقع أن يقوم الأشخاص بشكل متكرر بعرض بعض ملخصات الملفات أو البحث في كافة الملفات معاً.

  • تكون مجموعات الأشخاص التي تستخدم الملفات مميزة وتتوفر لديها مستويات أذونات مختلفة إلى حدٍ كبير.

  • انك تحتاج الي تطبيق اعدادات مختلفه، مثل تعيين الاصدار او الموافقه، علي مجموعات متعدده من الملفات.

  • لا تحتاج الي تحليل الملفات معا او تلقي التحديثات المجمعه الخاصه ب# الملفات.

  • تحتاج الي توفير مجموعات مختلفه من الخيارات ل# انشاء ملفات جديده او تغيير ترتيب الخيارات في القائمه جديد المكتبه.

فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك استخدام المكتبات المتعدده ب# كفاءه:

  • اعداد قوالب الموقع و# الاعمده     اذا كانت مؤسستك ل# انشاء بعض الاعدادات المتوافقه ل# المكتبات، ف# يمكنك اعداد قوالب الموقع و# اعمده الموقع. يمكنك مشاركه الاعدادات المكتبات المتعدده حيث لن تحتاج الي اعاده انشاء الاعدادات في كل مره.

  • ارسال الملفات الي موقع اخر    اذا كنت تريد ملف ل# يتم توفيرها في مكتبات متعدده، يمكنك تخزينها في مكتبه واحده، ثم ارسل نسخه الي المكتبات الاخري. عندما تقوم ب# تحديث المستند الاصلي، يمكنك اختيار ل# تذكيرك ب# تحديث المستند في مواقع اخري.

  • انشاء قوالب مكتبات    اذا كنت تريد انشاء بعض الاعدادات الثابته ل# المكتبات او اعاده استخدام الخصائص في المكتبات، يمكنك حفظ مكتبه ك# قالب. تتوفر قوالب المكتبات ك# خيار في الموقع الخاص بك عندما تنقر فوق انشاء القائمه اجراءات الموقع.

ملاحظة: اذا كنت تضيف ملفات جديده الي مكتبه التي تحتوي علي ملفات من مشروع سابق، ف# قد يكون من الصعب تحديد اذا كنت تريد انشاء مكتبه جديده او اضافه الي اخر موجود. كل الموقف مختلفه، و# لكن اذا كنت تعتقد ستحتاج الي تحليل معا او ادارتها كافه الملفات عند نقطه معينه، ضع في اعتبارك اضافه الملفات الي مكتبه موجوده. يمكنك استخدام الاعمده و# عوامل التصفيه و# طرق العرض حيث تظهر احدث الملفات فقط في طريقه العرض الافتراضيه.

ب# شكل افتراضي، تتعقب المكتبات اسم الملف، ب# الاضافه الي معلومات حول الحاله من الملف، مثل ما اذا كان يتم فيها ايداعه. يمكنك تحديد اعمده اضافيه تساعد المجموعه علي تصنيف الملفات، مثل القسم الاسم او رقم المشروع و# تعقبها. اضافه اعمده يساعدك علي الاستفاده من طرق العرض المتعدده ل# المكتبه.

لديك خيارات متعدده ل# نوع العمود التي تقوم ب# انشائها، ب# ما في ذلك سطر واحد من النص، و# قائمه منسدله من الخيارات او رقم المحسوب من اعمده اخري او اسم صوره شخص علي موقعك.

ملاحظة: يبدا الاجراء التالي من صفحه المكتبه ل# المكتبه التي تريد اضافه العمود الي. اذا لم تكن المكتبه مفتوحه مسبقا، انقر فوق اسمها علي شريط "التشغيل السريع". اذا لم يظهر اسم المكتبه، انقر فوق اعدادات شكل الزر "اعدادات" الترس ، و# ثم انقر فوق محتويات الموقع او عرض كافه محتويات الموقع، و# انقر فوق اسم المكتبه.

  1. من الشريط، انقر فوق علامة التبويب قائمة أو مكتبة.

  2. في المجموعة إدارة طرق العرض، انقر فوق إنشاء عمود.

    انشاء مكتبه SharePoint Online ارتباط العمود
  3. في المقطع الاسم والنوع، اكتب الاسم الذي تريده للعمود في المربع اسم العمود.

  4. ضمن نوع المعلومات الموجودة في هذا العمود هو، حدد نوع المعلومات التي تريد ظهورها في العمود.

    مربع الحوار "إنشاء عمود"

  5. في المقطع إعدادات العمود الإضافية، اكتب وصفاً في المربع وصف لمساعدة الأشخاص على فهم الغرض من العمود والبيانات التي ينبغي أن يحتوي عليها. يُعتبر هذا الوصف أمراً اختيارياً.

  6. انقر فوق موافق.

يمكنك استخدام طرق العرض ل# رؤيه الملفات التي يتم الاكثر اهميه ب# النسبه لك او التي الاحتواء الافضل غرضا. علي سبيل المثال، يمكنك انشاء طرق عرض ل# الملفات التي تم انشاؤها معظم مؤخرا، و# الملفات من قسم معين او الملفات التي تم انشاؤها ب# واسطه شخص معين. بعد انشاء طريقه عرض، يتوفر دائما عندما تفتح مكتبه.

قائمه طرق العرض الحالي من الشريط

عندما تفتح ملفات في مكتبه، يمكنك فرز او تصفيه الملفات ب# الاشاره الي اسم العمود، ثم النقر فوق السهم المتجه ل# اسفل الي جانب الاسم مؤقتا. يعتبر هذا الامر مفيدا اذا كنت ب# حاجه الي رؤيه الملفات ب# طريقه معينه، و# لكنك تحتاج الي تكرار الخطوات الوارده في المره التاليه التي تعرض المكتبه.

القائمه المنسدله ضمن رؤوس الاعمده.

اذا كنت تتوقع ل# طريقه عرض الملفات معينه، يمكنك انشاء طريقه عرض. يمكنك استخدام طريقه العرض هذه في اي وقت العمل مع المكتبه. عند انشاء طريقه عرض، اضافته الي القائمه " عرض " في المكتبه.

اختيار طرق العرض في اعلي مكتبه المستندات

يمكن ان تتضمن المكتبات طرق العرض الشخصيه و# طرق عرض عامه. يستطيع اي شخص انشاء طريقه عرض شخصيه ل# رؤيه الملفات ب# طريقه معينه او ل# التصفيه ل# الملفات التي تريد رؤيتها فقط. اذا كان لديك اذن ل# تصميم موقع ما، يمكنك انشاء طريقه عرض عامه ل# اي شخص استخدامها عند عرض المكتبه. يمكنك ايضا ان اي طريقه عرض العام طريقه العرض الافتراضيه، حيث يتمكن الاشخاص من مشاهده طريقه العرض هذه المكتبه تلقائيا.

ب# الاضافه الي ذلك، عندما تقوم ب# تصميم موقع، يمكنك ربط ب# طرق عرض مختلفه او تصميم الصفحات ب# استخدام "اجزاء ويب" التي تستخدم طرق العرض المختلفه.

اذا كان سيتم عرض اعضاء المجموعه المكتبات علي جهاز محمول، يمكنك انشاء طرق عرض الاجهزه المحموله التي توفر الحدود، مثل عدد العناصر المعروضه في طريقه عرض، التي افضل طريقه ل# النطاق الترددي و# حدود الجهاز. توجد ارتباطات تؤدي الي مزيد من المعلومات حول انشاء طرق العرض في القسم انظر ايضا.

الاجراء التالي ل# انشاء نوع طريقه العرض قياسيه. تختلف الخيارات يمكنك ان تختار ل# بعض انواع اخري من طرق العرض، و# لكن الخطوات الاساسيه ل# انشاء طريقه عرض تشبه.

  1. في القائمة أو المكتبة التي تريد إنشاء طريقة عرض لها، انقر فوق علامة التبويب قائمة أو مكتبة، ثم انقر فوق إنشاء طريقة عرض.

    ملاحظة: اذا كان الخيار انشاء طريقه عرض معطلا، ليس لديك الاذونات اللازمه ل# انشاء طريقه عرض. راجع الامر مع مسؤول الموقع.

    الزر "إنشاء طريقة عرض" في علامة التبويب "مكتبة" في Sharepoint

  2. انقر فوق التنسيق الذي تريد إنشاء طريقة العرض استناداً إليه، مثل طريقة عرض قياسية، أو طريقة عرض موجودة.

  3. في المربع اسم طريقة العرض، اكتب اسم طريقة العرض. حدد الخيار جعل طريقة العرض هذه طريقة العرض الافتراضية إذا أردت أن تجعل طريقة العرض هذه طريقة العرض الافتراضية للقائمة أو المكتبة. طريقة العرض العامة هي طريقة العرض الوحيدة التي يمكن جعلها طريقة العرض الافتراضية لقائمة أو مكتبة.

  4. في المقطع الجماعة المستهدفة، ضمن الحضور المعنيون بطريقة العرض، حدد إنشاء طريقة عرض شخصية أو إنشاء طريقة عرض عامة.

    ملاحظة: إذا كان الخيار إنشاء طريقة عرض عامة معطلاً، فهذا يعني أنه ليست لديك الأذونات اللازمة لإنشاء طريقة عرض عامة لهذه القائمة أو المكتبة.

    في المقطع اعمده، حدد الاعمده التي تريدها في طريقه العرض و# قم ب# الغاء تحديد الاعمده التي لا تريدها ان تظهر. الي جانب ارقام الاعمده، حدد الترتيب الذي تريده ل# الاعمده ان يظهر في طريقه العرض. ل# مزيد من الاعمده علي، راجع انشاء عمود في قائمه او مكتبه.

  5. في المقطع فرز، حدد الخيارات و# ما اذا كنت تريد فرز الملفات. يمكنك استخدام عمودين ل# الفرز. علي سبيل المثال، يمكنك فرز اولا حسب الكاتب ثم حسب اسم الملف ل# كل كاتب.

  6. في المقطع تصفيه، حدد الخيارات و# ما اذا كنت تريد تصفيه الملفات. تظهر طريقه عرض مصفاه تحديدا اصغر ل# الملفات، مثل الملفات المنشاه ب# قسم معين او الملفات فقط ب# حاله تمت الموافقه عليها.

  7. في القسم تجميع حسب، يمكنك تجميع العناصر ذات القيمه نفسها في مقطع، مثل مقطع ل# المستندات الخاصه ب# كل كاتب التي يمكنك توسيعها او طيها.

  8. في القسم إجماليات، يمكنك حساب عدد العناصر في الأعمدة، مثل العدد الإجمالي للمشاكل. وفي بعض الحالات، يمكنك تلخيص معلومات إضافية أو التركيز عليها، مثل المعدلات.

  9. في القسم النمط، حدد النمط الذي تريده لطريقة العرض، مثل قائمة مظللة يتم فيها تظليل كل الصفوف الأخرى.

  10. اذا كانت المكتبه علي مجلدات، يمكنك انشاء طريقه عرض لا تتضمن المجلدات. يسمي هذا الخيار في بعض الاحيان طريقه عرض مسطحه. ل# عرض كافه الملفات في المستوي نفسه، انقر فوق اظهار كافه العناصر ب# دون مجلدات في المقطع مجلدات.

  11. يمكنك تحديد عدد الملفات التي يمكنك عرضها في المكتبه او عدد الملفات التي يمكنك عرضها علي الصفحه نفسها. هذه الاعدادات مهمه ب# شكل خاص اذا كنت تقوم ب# انشاء طريقه عرض ل# جهاز محمول. في المقطع حد العناصر، حدد الخيارات التي تريدها.

  12. اذا كنت تخطط ل# عرض المكتبه علي جهاز محمول، حدد الخيارات التي تريدها في المقطع متنقله.

  13. انقر فوق موافق.

اذا كان لديك عده انواع من المستندات او المحتوي المتنوع داخل مكتبه، يمكنك انشاء مجلدات ل# تنظيم المحتوي.

  1. إذا لم تكن المكتبة مفتوحة بالفعل، فانقر فوق اسمها على شريط "التشغيل السريع".

    اذا لم يظهر اسم المكتبه، انقر فوق اعدادات القائمه شكل الزر "اعدادات" الترس و# انقر فوق محتويات الموقع او عرض كافه محتويات الموقع، و# انقر فوق اسم المكتبه.

  2. انقر فوق علامه التبويب ملفات، انقر فوق مجلد جديد.

    علامه التبويب ملفات علي الشريط مع تمييز زر "مجلد جديد"

    ملاحظة: الشخص الذي انشا المكتبه قد حددت انه لا يمكن انشاء المجلدات في المكتبه. اذا كانت هذه هي الحاله، لا يتوفر الامر مجلد جديد.

  3. اكتب اسم المجلد، و# من ثم انقر فوق حفظ او موافق.

تلميح: اذا كان لديك مكتبات متعدده ب# استخدام المجلدات و# يرغب الاشخاص في مجموعتك استعراض مكتبه كما تفعل الاستعراض القرص الثابت، قد تريد تمكين الموقع ل# استخدام طريقه عرض الشجره مجموعتك. يمكنك استخدام طريقه عرض الشجره ل# توسيع و# طي، و# التنقل ب# سهوله المجلدات.

تمكين طريقه عرض الشجره

  1. انقر فوق اعدادات القائمه شكل الزر "اعدادات" الترس ، و# من ثم انقر فوق اعدادات الموقع.

  2. انقر فوق طريقه عرض الشجره ضمن المقطع الشكل و# اسلوب العرض.

  3. في الصفحه طريقه عرض الشجره، يمكنك تعيين ما اذا تم تمكين شريط التشغيل السريع او طريقه عرض الشجره. ب# ما ان طريقه عرض الشجره ستظهر في شريط "التشغيل السريع"، ف# قد تحتاج الي تمكين الاثنين معا.

  4. انقر فوق موافق.

    شريط التشغيل السريع مع طريقه عرض الشجره

ملاحظة: إقرار إخلاء المسؤولية للترجمة الآلية: تمت ترجمة هذه المقالة بواسطة نظام كمبيوتر دون تدخل العامل البشري. توفر Microsoft هذه الترجمات الآلية لمساعدة المستخدمين الذين لا يتحدثون الإنجليزية على استخدام منتجات Microsoft، وخدماتها، وتقنياتها والاستمتاع بها. قد تحتوي هذه المقالة على أخطاء في المفردات، أو بناء الجملة، أو القواعد نظرًا لترجمتها آليًا.

انظر أيضاً

مقدمه حول المكتبات

انشاء او تغييرها، او حذف طريقه عرض ل# قائمه او مكتبه

توسيع المهارات
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×