تنظيم الملفات الموجودة في المكتبة

ملاحظة:  نرغب في تزويدك بأحدث محتوى تعليمات لدينا بأسرع ما يمكن وبلغتك الخاصة. وقد تمت ترجمة هذه الصفحة آلياً وقد تحتوي على أخطاء نحوية أو أخطاء تتعلق بالدقة. كما نهدف إلى أن يكون هذا المحتوى مفيداً لك. هل يمكنك إخبارنا إذا كانت المعلومات مفيدة لك في أسفل هذه الصفحة؟ إليك المقالة بالغة الإنجليزية لسهولة الرجوع إليها.

تعتمد طريقة تنظيمك للملفات في مكتبة على احتياجات المجموعة الخاصة بك والطريقة التي تفضل بها تخزين المعلومات والبحث عنها. يمكنك من خلال بعض التخطيطات إعداد البنية التي تتناسب بشكل أفضل مع المؤسسة.

يتضمن Microsoft Office SharePoint Server 2007 عدداً من المكتبات وقوالب المكتبات الجاهزة للاستخدام. توفر هذه المكتبات والقوالب نقطة بداية جيدة لترتيب الملفات.

في هذه المقالة

Office SharePoint Server 2007 libraries and library templates

Ways to organize files

Add a column to a library

Create a view

Create a folder in a library

المكتبات وقوالب المكتبات الموجودة في Office SharePoint Server 2007

يتم إنشاء عدد من المكتبات عند تثبيت Office SharePoint Server 2007 للمساعدة في الاحتفاظ بمجموعة الموقع حسنة التنظيم. يستند نوع المكتبات التي يتم إنشاؤها إلى طريقة تكوين مجموعة الموقع. على سبيل المثال، تحتوي مجموعات الموقع التي تم تكوين ميزات "نشر" بها على المكتبات التالية:

  • المستندات     يتم إنشاء هذه المكتبة لكل موقع لتخزين المستندات المستخدمة في صفحات هذا الموقع.

  • الصور     يتم إنشاء هذه المكتبة لكل موقع لتخزين الصور المستخدمة في صفحات هذا الموقع.

  • الصفحات     يتم إنشاء هذه المكتبة لكل موقع لتخزين صفحات هذا الموقع.

  • مستندات مجموعة الموقع     يتم إنشاء هذه المكتبة لتخزين المستندات المستخدمة خلال مجموعة الموقع.

  • صور مجموعة الموقع     يتم إنشاء هذه المكتبة لتخزين الصور المستخدمة خلال مجموعة الموقع.

  • مكتبة الأنماط     يتم إنشاء هذه المكتبة لتخزين أنماط XSL المخصصة وأوراق الأنماط المتتالية.

Library templates are another way that Office SharePoint Server 2007 helps you organize your files. By using library templates, you can easily create libraries that are designed to support particular kinds of files, and to enable particular library functions. For more information about Office SharePoint Server 2007 library templates, see the article Library templates available in Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Top of Page

طرق تنظيم الملفات

تتضمن المكتبات العديد من الميزات التي تساعدك في العمل على ملفات متعددة في نفس المكتبة. إلا أن المكتبات المتعددة قد تناسب احتياجات المؤسسة الخاصة بك بشكل أفضل.

تخزين ملفات متعددة في مكتبة واحدة

ربما تريد أن تلبي مكتبة كبيرة واحدة العديد من الاحتياجات. على سبيل المثال، ربما يكون لديك مشاريع متعددة داخل نفس المجموعة أو مجموعات متعددة تعمل في نفس المشروع.

ضع في الاعتبار استخدام المكتبة المفردة في الحالات التالية:

  • إذا أرادت المجموعة رؤية معلومات تلخيصية أو طرق عرض مختلفة حول نفس مجموعة الملفات. على سبيل المثال، قد يرغب المدير في رؤية كافة الملفات التي تم تجميعها حسب القسم أو تاريخ الاستحقاق.

  • إذا أراد الأشخاص البحث عن الملفات في نفس المكان على موقع.

  • تريد تطبيق الإعدادات نفسها على الملفات، مثل تعقب إصدارات الملفات أو طلب الحصول على موافقة.

  • إذا كانت المجموعة التي تعمل مع المكتبة لها نفس الخصائص، مثل نفس مستويات الأذونات.

    ملاحظة: يمكن تطبيق مستويات أذونات فريدة على ملفات معيّنة، ولكن إذا اختلفت مستويات الإذن بشكل كبير، فيفضل استخدام مكتبات متعددة.

  • إذا كنت تريد تحليل المعلومات الخاصة بالملفات في جدول بيانات أو تلقي تحديثات مدمجة بشأن الملفات.

    ملاحظة: إذا كنت تستخدم تقنية ملخص موقع RSS لإعلامك بأي تغييرات في مكتبة، على سبيل المثال، عندما تتغير ملفات تم تخزينها في المكتبة. يُمكن موجز ويب لـ RSS أعضاء مجموعة العمل من رؤية قائمة مدمجة بالملفات التي تغيرت.

فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك من خلالها عرض الملفات وإدارتها في نفس المكتبة:

  • Add columns    To help your group to pinpoint the data that is most important and to view the data in different ways, you can add columns to your library. Columns appear at the top of the library page as headings, such as "Department Name" or "Due Date". You can use the column headings to sort and filter the files in a library.

  • Create views    You can use views if the people in your group frequently need to see the data in a certain way. In views, columns are used to sort, group, filter, and display the data.

  • إنشاء المجلدات    إذا كانت المكتبة تحتوي على العديد من الملفات التي يمكن تجميعها منطقياً، فبإمكانك استخدام المجلدات في إنشاء هذه المجموعات في المكتبة. يمكن أن تساعد المجلدات الأفراد في مسح الملفات وإدارتها بطريقة مألوفة. يوفر Office SharePoint Server 2007 طريقة عرض الشجرة التي يمكن للأفراد استخدامها للتنقل بين المواقع والمجلدات بنفس الطريقة التي يعملون بها على المجلدات في القرص الثابت.

  • إعداد قوالب متعددة    إذا تم إعداد أنواع محتويات متعددة في مكتبة، يمكنك إنشاء أنواع مختلفة من القوالب الافتراضية — مثل عقود البيع والعروض التسويقية وأوراق عمل الميزانية — داخل نفس المكتبة. تعمل أنواع المحتويات على تزويد المكتبات المتعددة بالمرونة والتوافق.

إنشاء مكتبات متعددة

قد ترغب في إنشاء مكتبات متعددة عندما يكون هناك اختلافات واضحة بين مجموعات الملفات التي تريد تخزينها وإدارتها، أو بين مجموعات الأشخاص الذين يعملون على الملفات.

يمكنك استخدام المكتبات المتعددة في الحالات التالية:

  • إذا كانت أنواع الملفات التي تريد تخزينها وإدارتها مختلفة، ولا تتوقع أن يعرض الأشخاص ملخصات الملفات بشكل متكرر أو يبحثون في كافة الملفات معًا.

  • إذا كانت مجموعات الأشخاص التي تستخدم الملفات مميزة ولها مستويات أذونات مختلفة ومميزة.

  • إذا أردت تطبيق إعدادات مختلفة، مثل تعين الإصدار أو الموافقة، على مجموعات مختلفة من الملفات.

  • إذا لم ترغب في تحليل البيانات معًا أو تلقي التحديثات المدمجة الخاصة بالملفات.

  • إذا أردت توفير مجموعات مختلفة من الخيارات لإنشاء ملفات جديدة، أو تغيير الخيارات الموجودة في القائمة جديد الخاصة بالمكتبة للظهور وفق ترتيب مختلف.

فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك استخدامها للعمل بفاعلية باستخدام المكتبات المتعددة:

  • إعداد قوالب الموقع وأعمدته     إذا أرادت المؤسسة إنشاء بعض الإعدادات المتوافقة للمكتبات، فيمكنها إعداد قوالب وأعمدة للموقع. يمكنك مشاركة الإعدادات بين مكتبات متعددة بحيث لا تحتاج إلى إعادة إنشاء الإعدادات في كل مرة.

  • إرسال الملفات إلى موقع آخر     إذا أردت أن يتوفر ملف في مكتبات متعددة، فبإمكانك تخزين هذا الملف في مكتبة واحدة، ثم إرسال نسخة إلى المكتبات الأخرى. يمكنك اختيار التذكير لتحديث أي نسخ من المستندات عند إجراء تغييرات على الأصل.

  • إنشاء قوالب المكتبات     إذا أردت إنشاء بعض الإعدادات الثابتة للمكتبات أو إعادة استخدام الخصائص في المكتبات، يمكنك حفظ مكتبة كقالب. تتوفر قوالب المكتبات كخيار في الموقع الخاص بك عند النقر فوق إنشاء ضمن القائمة إجراءات الموقع.

ملاحظة: إذا كنت تضيف ملفات جديدة إلى مكتبة تحتوي على ملفات من مشروع أقدم، فربما يكون من الصعب تحديد ما إذا كنت تريد إنشاء مكتبة جديدة أو إضافة الملفات إلى مكتبة موجودة. يختلف كل موقف عن الآخر، ولكنك إذا رأيت فإنك تحتاج إلى تحليل كافة الملفات معًا أو إدارتها في نفس الوقت، فمن الأفضل إضافة الملفات إلى مكتبة موجودة. يمكنك استخدام الأعمدة وعوامل التصفية وطرق العرض بحيث تظهر أحدث الملفات أولا في طريقة العرض الافتراضية.

Top of Page

إضافة عمود إلى مكتبة

افتراضيًا، تتعقب المكتبات اسم ملف، بالإضافة إلى المعلومات الخاصة بحالة الملف، مثل ما إذا كان قد تم إيداع الملف أم لا. يمكنك تحديد أعمدة إضافية تساعد المجموعة على تصنيف الملفات وتعقبها، مثل اسم قسم أو رقم مشروع. تساعدك "إضافة الأعمدة" في الحصول على أقصى استفادة من طرق العرض المتعددة للمكتبة.

تتوفر لديك خيارات متعددة لنوع العمود الذي تقوم بإنشائه، بما في ذلك النص ذو الخط المفرد أو قائمة الخيارات المنسدلة أو الرقم المحسوب من أعمدة أخرى أو اسم شخص أو صورته على الموقع.

ملاحظة: يبدأ الإجراء التالي من صفحة المكتبة التي تريد إضافة العمود إليها. إذا لم تكن المكتبة مفتوحة بالفعل، انقر فوق اسمها على "شريط التشغيل السريع". إذا لم يظهر اسم المكتبة، انقر فوق عرض كافة محتويات الموقع، ثم انقر فوق اسم المكتبة.

  1. On the Settings menu القائمة "إعدادات" , click Create Column.

  2. في المقطع الاسم والنوع، اكتب الاسم الذي تريده في المربع اسم العمود.

  3. ضمن نوع المعلومات الموجودة في هذا العمود هو، حدد نوع المعلومات التي تريد ظهورها في العمود.

  4. في المقطع إعدادات العمود الإضافية، اكتب وصفاً في المربع وصف لمساعدة الأشخاص على فهم الغرض من العمود والبيانات التي ينبغي أن يحتوي عليها. يُعتبر هذا الوصف أمراً اختيارياً.

  5. بناءً على نوع العمود الذي حددته، قد تظهر مزيد من الخيارات في المقطع إعدادات العمود الإضافية. حدد الإعدادات الإضافية التي تريدها.

  6. To add the column to the default view, which people on your site automatically see when they first open a list or library, click Add to default view.

  7. انقر فوق موافق.

Top of Page

إنشاء طريقة عرض

يمكنك استخدام طرق العرض لمشاهدة الملفات التي لها أهمية كبيرة بالنسبة لك أو التي تتناسب مع حاجتك بشكل أفضل. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء طرق عرض للملفات المنشأة مؤخرًا أو الملفات من قسم معين أو الملفات المنشأة بواسطة شخص معيّن. بعد إنشاء طريقة العرض، ستكون متوفرة دومًا عندما تفتح المكتبة.

"طرق العرض" في القائمة "عرض"

عندما تنظر إلى الملفات الموجودة في مكتبة، يمكنك فرز الملفات أو تصفيتها بشكل مؤقت عن طريق الإشارة إلى اسم العمود ثم النقر فوق السهم لأسفل بجانب الاسم. سيساعدك ذلك إذا أردت مشاهدة الملفات بطريقة معيّنة، ولكن يجب عليك إعادة هذه الخطوات في المرة التالية التي تعرض فيها هذه المكتبة.

فرز العناصر في قائمة أو مكتبة

If you expect to view the files in a certain way frequently, you can create a view. You can use this view any time that you work with the library. When you create a view, it is added to the View menu قائمة العرض of the library.

يمكن أن تتضمن المكتبات طرق عرض خاصة وطرق عرض عامة. يستطيع أي شخص إنشاء طريقة عرض خاصة لمشاهدة الملفات بطريقة معيّنة أو لإجراء تصفية للملفات التي يريد مشاهدتها فقط. إذا كان لديك الإذن لتصميم الموقع، يمكنك إنشاء طريقة عرض عامة يمكن لأي شخص استخدامها عند عرض المكتبة. كما يمكنك جعل طريقة العرض العامة هي طريقة العرض الافتراضية، بحيث يتمكن الأشخاص تلقائيًا من مشاهدة المكتبة فيها.

Additionally, when you design a site, you can link to different views or design pages with Web Parts that use the different views.

إذا كان أعضاء المجموعة لديك يقومون بعرض المكتبات على جهاز محمول، يمكنك إنشاء طرق عرض متنقلة تضع حدودًا معيّنة تتناسب بشكل مثالي مع عرض النطاق الترددي وحدود الجهاز مثل عدد العناصر المعروضة في طريقة العرض. ابحث عن ارتباطات للحصول على مزيد من المعلومات حول إنشاء طرق العرض في المقطع انظر أيضًا.

يستخدم الإجراء التالي لإنشاء نوع قياسي من طرق العرض. تختلف الخيارات التي يمكنك الاختيار من بينها للأنواع الأخرى من طرق العرض، ولكن الخطوات الأساسية لإنشاء طريقة عرض تكون متماثلة.

  1. إذا لم تكن المكتبة مفتوحة بالفعل، فانقر فوق اسمها على شريط "التشغيل السريع".

    إذا لم يظهر اسم المكتبة، فانقر فوق عرض كافة محتويات الموقع، ثم انقر فوق اسم مكتبتك.

  2. On the Settings menu القائمة "إعدادات" , click Create View.

  3. ضمن اختيار تنسيق طريقة عرض، انقر فوق طريقة العرض التي تريد إنشاءها. تقوم في كثير من المواقف بالنقر فوق طريقة عرض قياسية، ولكن يمكنك اختيار طرق عرض أخرى لمواقف معيّنة، مثل إنشاء تقرير.

  4. In the View Name box, type a name for your view, such as Sorted by Last Name.

  5. إذا أردت تعيين طريقة العرض هذه لتكون طريقة العرض الافتراضية للمكتبة, حدد خانة الاختيار جعل طريقة العرض هذه طريقة العرض الافتراضية. يمكنك تنفيذ ذلك فقط إذا كانت طريقة العرض هذه طريقة عرض عامة.

  6. In the Audience section, under View Audience, select whether you want to create a personal view that only you can use or a public view that others can use.

  7. في القسم أعمدة، يمكنك عرض الأعمدة أو إخفاؤها من خلال تحديد خانات الاختيار المناسبة. بجوار اسم العمود، أدخل رقم ترتيب العمود في طريقة العرض.

  8. في المقطع فرز، حدد الخيارات التي تريد فرز الملفات وفقًا لها وما إذا كنت تريد فرز الملفات أو لا. يمكنك استخدام عمودين للفرز. على سبيل المثال، يمكنك الفرز حسب الكاتب أولاً، ثم حسب اسم الملف لكل كاتب.

  9. في المقطع تصفية، حدد الخيارات إذا كنت تريد تصفية الملفات أو لا وكيفية تصفيتها. تعرض طريقة العرض التي تم تصفيتها تحديداً أصغر للملفات، مثل الملفات التي تم إنشاؤها بواسطة قسم معين فقط أو الملفات التي تكون حالتها "تمت الموافقة" فقط.

  10. في المقطع تجميع حسب، يمكنك تجميع العناصر التي لها نفس القيمة في مقطع ما، مثل مقطع للمستندات الخاصة بكل كاتب التي يمكنك توسيعها أو طيها.

  11. في القسم إجماليات، يمكنك حساب عدد العناصر في الأعمدة، مثل العدد الإجمالي للمشاكل. وفي بعض الحالات، يمكنك تلخيص معلومات إضافية أو التركيز عليها، مثل المعدلات.

  12. في القسم النمط، حدد النمط الذي تريده لطريقة العرض، مثل قائمة مظللة يتم فيها تظليل كل الصفوف الأخرى.

  13. إذا احتوت المكتبة على مجلدات، يمكنك إنشاء طريقة عرض لا تتضمن المجلدات. يعرف ذلك في بعض الأحيان بطريقة العرض المسطحة. لعرض كافة الملفات على نفس المستوى، انقر فوق إظهار كافة العناصر بدون مجلدات، في المقطع مجلدات.

  14. يمكنك تحديد عدد الملفات التي يمكن عرضها في المكتبة، أو عدد الملفات التي يمكنك عرضها في نفس الصفحة. تعتبر هذه الإعدادات هامة بشكل خاص إذا كنت تنشئ طريقة عرض لجهاز محمول. في المقطع حد العناصر، حدد الخيارات التي تريدها.

  15. إذا أردت عرض المكتبة على جهاز محمول، حدد الخيارات التي تريدها في المقطع متنقلة.

  16. انقر فوق موافق.

Top of Page

إنشاء مجلد في مكتبة

إذا كان لديك أنواع متعددة من المستندات أو محتويات متنوعة ومختلفة داخل المكتبة، يمكنك إنشاء مجلدات لتساعدك على تنظيم المحتوى.

  1. إذا لم تكن المكتبة مفتوحة بالفعل، فانقر فوق اسمها على شريط "التشغيل السريع".

    إذا لم يظهر اسم المكتبة، فانقر فوق عرض كافة محتويات الموقع، ثم انقر فوق اسم مكتبتك.

  2. On the New menu صورة القائمة , click New Folder.

    ملاحظة: ربما قام الشخص الذي أنشأ المكتبة بمنع إنشاء المجلدات في المكتبة. في هذه الحالة، لا يتوفر الأمر مجلد جديد.

  3. اكتب اسمًا للمجلد، ثم انقر فوق موافق.

تلميح: إذا كانت لديك مكتبات متعددة تحتوي على مجلدات وأراد أعضاء المجموعة استعراض المكتبة كما يستعرضون القرص الثابت، فربما تريد المجموعة تمكين الموقع لاستخدام طريقة عرض الشجرة. يمكنك استخدام طريقة عرض الشجرة لتوسيع المجلدات وطيها والتنقل بينها بسهولة. إذا كنت تمتلك الإذن لتصميم المواقع، يمكنك تمكين طريقة عرض الشجرة في خيارات التنقل، في الصفحة إعدادات الموقع.

Top of Page

تعزيز مهارات Office
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×