تنظيم المستندات والمواقع في Office 365

تنظيم المستندات والمواقع في Office 365

هام: تمت ترجمة هذه المقالة ترجمة آلية، راجع إقرار إخلاء المسؤولية. يرجى الاطلاع على النسخة الإنجليزية من هذه المقالة. هنا للرجوع إليها.

إن واحداً من أكثر التحديات شيوعاً في أيام العمل هو تنظيم مستندات ومواقع OneDrive for Business وSharePoint Online. فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك من خلالها تنظيم المستندات والمواقع في OneDrive for Business.

تخزين المستندات في OneDrive for Business أو في مكتبة موقع الفريق

لمزيد من المعلومات حول استخدام OneDrive for Business ومواقع الفريق معاً، الذي يعد مثالياً للشركات الصغيرة، راجع إعداد Office 365 لتخزين الملفات ومشاركتها.

OneDrive for Business هو مكتبة المستندات الشخصية في Office 365. الملفات التي تخزنها في OneDrive for Business هي ملفات خاصة بشكل افتراضي، ولكن يمكنك مشاركتها حسب الحاجة. موقع الفريق هو عبارة عن موقع مشترك بين أشخاص محددين في مؤسستك.

ملاحظة: OneDrive for Business يختلف عن OneDrive، وهو مخصص للتخزين الشخصي بشكل منفصل عن مكان عملك.

يمكنك تخزين تصل الي تيرابايت واحد من البيانات في OneDrive for Business. ل# الحصول علي مزيد من المعلومات حول حدود التخزين، راجع قيود SharePoint Online.

للانتقال إلى OneDrive for Business أو مكتبة "موقع الفريق"، سجل دخولك إلى Office 365، ثم قم بأحد الإجراءات التالية:

  • حدد OneDrive في رأس الصفحة، ثم انقر فوق ملفات في شريط "التشغيل السريع" على جانب الشاشة.

  • حدد مواقع في رأس الصفحة، حدد لوحة موقع الفريق ثم حدد مكتبة المستندات في شريط التشغيل السريع على جانب الشاشة.

ملاحظة: إذا تم تخصيص موقع SharePoint الخاص بك، قد لا يظهر شريط "التشغيل السريع" على الجانب.

لبدء الأنشطة في OneDrive for Business أو مكتبة مستندات «موقع الفريق»، فاستخدم الخيارات الموجودة في شريط "الأوامر السريعة" فوق المكتبة، أو استخدم علامة الحذف (...) على الملفات الفردية:

استخدم "شريط الأوامر السريعة" في Office 365 لبدء نشاطات في OneDrive for Business أو مكتبة مستندات موقع فريق SharePoint Online.

يمكنك تنفيذ ما يلي:

إذا نقرت بزر الماوس الأيمن فوق مستند، فستحصل على قائمة منبثقة لخيارات أخرى مثل المشاركة أو التنزيل أو الحذف أو النقل أو النسخ، والحصول على ارتباط للملف. للمزيد من التلميحات راجع تنظيم الملفات في مكتبة.

البحث عن المستندات

تنشئ معظم الشركات عدداً هائلاً من المستندات، وقد يكون من الصعب العثور على الملفات التي تحتاج إليها، حتى المستندات التي قمت بإنشائها بنفسك. يتيح Office 365 مجموعة متنوعة من الطرق للبحث عن المستندات التي تحتاج إليها بسرعة.

تعتمد طريقة البحث عن المستندات عادةً على المعلومات التي تعرفها عن المستند. على سبيل المثال، يمكنك في بعض الأحيان البحث في أماكن محددة في حال عمدت إلى متابعة مستند، أو إذا عمد أحد الأشخاص إلى مشاركة مستند معك، أو إذا كنت تعرف أن المستند تم تخزينه في OneDrive for Business أو في مكتبة موقع فريق.

وفي أحيان أخرى، قد ترغب في البحث عن مستند حسب الاسم أو بحسب مصطلح تظن أنه يظهر في المستند. وفي هذه الحالة، يمكنك استخدام "مربع الاستعلام" في OneDrive for Business للبحث عن:

  • المستندات في OneDrive for Business الخاص بك.

  • المستندات التي شاركها شخص ما معك.

  • المستندات المخزنة على موقع تتابعه.

يقع مربع البحث في الزاوية العلوية اليمنى أو اليسرى من OneDrive for Business الخاص بك، أو موقع SharePoint.

لقطة شاشة لمربع استعلام One Drive في Office 365.

في SharePoint، يمكنك أيضاً استخدام البحث عن ملف أعلى المستندات، أو المربع البحث في هذا الموقع.

للاطلاع على ملخص لطرق البحث عن المستندات في Office 365، راجع البحث عن ملف في Office 365‏.

متابعة المستندات لتسهيل العثور عليها لاحقاً

عند متابعة مستند، فإنه يظهر في قائمة المستندات المتبعة الخاصة بك في OneDrive for Business.

لقطة شاشة لمستندات OneDrive for Business التي تتابعها في Office 365.

علاوةً على ذلك، إذا أدخلت معلومات عنك في ملف تعريفك، مثل كلمات أساسية في الحقلين الاهتمامات واسألني عن، فستظهر اقتراحات حول المستندات التي قد تهمك في قائمة المستندات المتّبعة. حدد متابعة أسفل أي مستند تم اقتراحه لإضافته إلى قائمة "المستندات المتّبعة".

حدد "متابعة" أسفل أي مستند تم اقتراحه لإضافته إلى قائمة "المستندات المتّبعة" في Office 365.

ل# متابعه مستند في OneDrive for Business او مكتبه موقع:

  1. انقر بزر الماوس الأيمن فوق المستند الذي تريد البدء بمتابعته.

    حدد الأيقونة "المزيد من علامات الحذف" إلى جانب اسم المستند في OneDrive for Business لفتح بطاقة مرور المستند
  2. في وسيلة شرح المستند، حدد متابعة. إذا لم تتمكن من رؤية متابعة، فانقر بزر الماوس الأيمن فوق الملف، انقر فوق خيارات متقدمة، ثم انقر فوق متابعة.

    حدد الأمر «متابعة» في قائمة بطاقة معلومات الاتصال التي تظهر عند التمرير فوقها في OneDrive for Business

الاطلاع على المستندات التي شاركها الأشخاص معك

يتم سرد المستندات مشاركه الاشخاص معك، ب# شكل خاص، في عرض مشترك معي في OneDrive for Business. و# مع ذلك، لا يتم سرد المستندات الاشخاص "مشاركه مع الجميع" او تمت مشاركتها ب# استخدام مجموعات الامان في طريقه العرض هذه.

يتم إدراج المستندات التي شاركها الأشخاص معك في طريقة العرض «تمت المشاركة معي» في OneDrive for Business.
  1. في Office 365، حدد OneDrive for Business في رأس الصفحة.

  2. انقر فوق مشترك معي في شريط التشغيل السريع على اليمين.

الاطلاع على قائمة بالمستندات التي فتحتها مؤخراً

يسرد OneDrive for Business المستندات التي تم فتحها مؤخراً في Office 365، سواء كانت مخزنة في مكتبة OneDrive for Business أو في مكتبة موقع الفريق. انقر فوق حديث في شريط التشغيل السريع إلى اليمين لعرض الملفات.

ملاحظة: يجب أن تقوم بتشغيل Office 2013 على الأقل لكي تتمكن من رؤية المستندات الحديثة.

تعيين التنبيهات على المستندات لتعقب التغييرات

يمكنك تعيين تنبيه على مستند ليتم إعلامك بأي تغييرات يتم إجراؤها على المستند، بما في ذلك لإعلامك في حال تم حذفه. ويمكنك تحديد ما إذا كنت تريد تلقي التنبيهات بالبريد الإلكتروني أو برسالة نصية وعدد المرات.

ل# تعيين تنبيه في SharePoint:

  1. حدد المستند في المكتبة.

  2. حدد ملفات>إرسال تنبيه>تعيين التنبيه أو الصفحة >>إرسال تنبيه>تعيين التنبيه في هذا المستند.

  3. حدد الخيارات التي تريدها في مربع الحوار تنبيه جديد، ثم حدد موافق.

ل# الحصول علي مزيد من التفاصيل حول تعيين التنبيهات، راجع انشاء تنبيه ل# تلقي اشعارات عند اجراء تغييرات الملفات او المجلدات في SharePoint.

متابعة المواقع لتسهيل العثور عليها لاحقاً

إذا كنت عضواً في مواقع فريق عدة في مؤسستك، فقد ترغب في البدء بمتابعتها للوصول إليها بسرعة. عند متابعة موقع فريق، يتم سرده على صفحة "المواقع". عند متابعة المواقع، يمكنك الانتقال بسرعة إلى المكتبات في هذه المواقع من OneDrive for Business، كما هو موضح في المقطع التالي.

ل# بدء متابعه موقع:

  1. انتقل إلى الموقع الذي تريد البدء بمتابعته.

  2. حدد متابعة على الجانب الأيسر من رأس الصفحة.

    تابع موقع SharePoint Online وأضف الارتباط إلى صفحة المواقع في Office 365.

لمزيد من المعلومات، راجع فيديو: متابعة موقع SharePoint.

الانتقال إلى مكتبات المستندات في مواقع الفريق التي تتابعها

في OneDrive for Business، يمكنك عرض قائمة بمواقع الفريق التي تتابعها في Office 365، ثم انتقل إلى مكتبات المستندات في تلك المواقع.

  1. في شريط الإجراءات السريعة، حدد مجلدات الموقع. تظهر قائمة بالمواقع التي تتابعها:

    حدد "مجلدات المواقع" في شريط الإجراءات السريعة في Office 365 لرؤية قائمة بمواقع SharePoint Online التي تتبعها.
  2. حدد موقعاً في القائمة لعرض مكتبات المستندات في الموقع.

    حدد موقعاً في القائمة "مجلدات الموقع" في Office 365 لعرض مكتبات المستندات في الموقع.

ملاحظة: إقرار إخلاء المسؤولية للترجمة الآلية: تمت ترجمة هذه المقالة بواسطة نظام كمبيوتر دون تدخل العامل البشري. توفر Microsoft هذه الترجمات الآلية لمساعدة المستخدمين الذين لا يتحدثون الإنجليزية على استخدام منتجات Microsoft، وخدماتها، وتقنياتها والاستمتاع بها. قد تحتوي هذه المقالة على أخطاء في المفردات، أو بناء الجملة، أو القواعد نظرًا لترجمتها آليًا.

انظر أيضاً

عرض ملف التعريف الخاص بك في Office ‏Delve وتحريره‏

الفيديو: نسخ ملفات المكتبة أو نقلها بفتح بواسطة المستعرض

إنشاء مجلدات ومكتبات ومواقع فرعية

البحث عن ملفات مفقودة أو ناقصة في OneDrive‏

توسيع المهارات
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×