تمكين معرّفات المستندات الفريدة وتكوينها

هام: تمت ترجمة هذه المقالة ترجمة آلية، راجع إقرار إخلاء المسؤولية. يرجى الاطلاع على النسخة الإنجليزية من هذه المقالة. هنا للرجوع إليها.

ستتعرّف في هذه المقالة على فوائد استخدام معرّفات المستندات في إدارة المستندات أو السجلات. وستتعرّف أيضًا على كيفية تمكين خدمة معرّف المستند لمجموعة مواقع مشتركة، وكيفية تكوين خيارات معرّف المستند لاصطلاحات تسمية الملفات المخصصة.

في هذه المقالة

نظره عامه

الامور الهامه التي ينبغي تذكر

تنشيط و# تمكين و# تكوين "معرفات المستندات"

تنشيط ميزه "معرف المستند" ل# مجموعه الموقع

تمكين و# تكوين استخدام "معرفات المستندات" في مجموعه مواقع مشتركه

نظرة عامة

تساعدك معرّفات المستندات في إدارة المستندات من خلال توفير طريقة سهلة لتعقب العناصر بغض النظر عن موقعها. على سبيل المثال، إذا تم نقل عقد قانوني من مكتبة مستندات موجودة على موقع ما إلى مكتبة مستندات موجودة على موقع آخر، فسيصبح من السهل تحديد مكان العقد استنادًا إلى معرّف المستند. يتم تلقائيًا تعيين معرّفات المستندات إلى المستندات التي يتم تحميلها وسيتبع هذا المعرّف العنصر خلال دورة حياته الكاملة. يمكن أيضًا تعيين معرّفات المستندات إلى مجموعات المستندات.

تعقب العناصر باستخدام معرّفات المستندات

عند تمكين خدمة معرّف المستند لأول مرة، يتم تلقائيًا تعيين معرّفات جديدة إلى المستندات الجديدة الموجودة في مجموعة المواقع المشتركة. وتتم جدولة مهمة مؤقت لتعيين معرّفات إلى المستندات الموجودة بالفعل في مجموعة المواقع المشتركة.

وعند تمكين الخدمة، تتم كذلك إضافة عمود جديد تلقائيًا إلى أنوع محتويات "المستندات" و"مجموعات المستندات". يعرض العمود "معرّف المستند" المعرّف المعين إلى أي عنصر.

قبل استخدام ميزة معرّف المستند في نظام إدارة المحتوى، يجب أولاً تمكينها لمجموعة (مجموعات) المواقع المشتركة حيث تتم استضافة المستندات.

أمور مهمة يجب تذكرها

في ظروف معينة، لا يتم دومًا الاحتفاظ بمعرّف المستند. يُلخّص الجدول التالي هذه الاستثناءات.

الإجراء

النتيجة

تنزيل مستند ثم تحميله إلى موقع آخر.

يتم اعتبار المستند نسخة ويتم تعيين معرّف مستند جديد إليه.

استخدم الامر نقل مع ارسال الي.

يتم اعتبار المستند نسخة ويتم تعيين معرّف مستند جديد إليه.

استخدام الامر " نسخ ".

يتم تعيين معرّف مستند جديد.

الطريقه الوحيده ل# الاحتفاظ ب# "معرف مستند" داخل المواقع استخدام صفحه محتوي الموقع و# بنيته الاداريه في "اعدادات الموقع" اثناء نقل المستندات. لاحظ ان نسخ ب# هذه الطريقه لا يحتفظ "معرف المستند".

ل# الحصول علي مزيد من المعلومات حول محتوي الموقع و# بنيته، راجع العمل مع محتوي الموقع و# بنيته.

اعلي الصفحه

تنشيط معرّفات المستندات وتمكينها وتكوينها

لاستخدام معرّفات المستندات لأول مرة لتعقب المستندات أو السجلات، يجب اتباع عملية مكونة من خطوتين:

تنشيط ميزة معرّف المستند لمجموعة مواقع مشتركة

ملاحظة: ل# تمكين ميزه "معرف المستند" يجب ان تكون مسؤول مجموعه مواقع مشتركه.

  1. انتقل إلى مجموعة المواقع المشتركة ذات المستوى الأعلى.

  2. انقر فوق إجراءات الموقع ثم فوق إعدادات الموقع.

  3. ضمن "إدارة مجموعة المواقع المشتركة"، انقر فوق ميزات مجموعة المواقع المشتركة.

  4. بجانب "خدمة معرّف المستند"، انقر فوق تنشيط. تظهر أيقونة نشطة بجانب العنصر ويتم تنشيط الميزة لمجموعة المواقع المشتركة الحالية.

تمكين استخدام معرّفات المستندات وتكوينها في مجموعة مواقع مشتركة

عند تمكين ميزة معرّف المستند لأي مجموعة مواقع مشتركة، سيتم تلقائيًا تعيين معرّف مستند إلى كافة المستندات الموجودة في مجموعة المواقع المشتركة. تجدر الإشارة إلى أن هذه العملية قد تستغرق بعض الوقت استنادًا إلى عدد المستندات الموجودة في مجموعة المواقع المشتركة.

ملاحظة: تمكين و# تكوين ميزه "معرف المستند" يجب ان تكون مسؤول مجموعه مواقع مشتركه.

  1. انتقل إلى مجموعة المواقع المشتركة ذات المستوى الأعلى.

  2. انقر فوق إجراءات الموقع ثم فوق إعدادات الموقع.

  3. ضمن "إدارة مجموعة المواقع المشتركة"، انقر فوق إعدادات معرِّف المستند.

  4. في الصفحة "إعدادات معرِّف المستند"، ضمن المقطع "تعيين معرفات المستندات"، تأكد من وجود علامة اختيار في خانة الاختيار تعيين معرفات المستندات.

ملاحظة: عند تمكين تعيين "معرفات المستندات" ل# الاول داخل مجموعه مواقع مشتركه، تظهر رساله: جدوله تكوين ميزه "معرف المستند" ل# اكمال عمليه تلقائيه. هذا يعني ان مهمه مؤقت مسؤول ل# اكمال الي تعيين "معرفات المستندات" ل# كافه المستندات في مجموعه المواقع المشتركه. يعتمد الوقت المستغرق ل# هذه العمليه علي عدد المستندات في مجموعه المواقع المشتركه.

  1. لتعيين سلسلة مخصصة من الأحرف أو الأرقام التي يتم تلقائيًا إلحاقها ببداية كل معرّف مستند، أدخل السلسلة أسفل بدء المعرفات بـ...

  2. حدد خانة الاختيار إعادة تعيين كافة معرفّات المستندات... إذا كنت تريد إضافة البادئة إلى كل معرّفات المستندات الموجودة في مجموعة المواقع المشتركة تلقائيًا.

  3. في مقاطع "نطاق البحث عن معرف المستندات"، حدد الموقع أو المواقع المراد استخدامها كنطاق البحث في عملية البحث عن معرّف.

  4. انقر فوق موافق.

    ملاحظة: المذكور اعلاه، عند تمكين خدمه "معرف المستند" ل# اي مجموعه موقع معين، تتم اضافه عمود الي انواع محتويات المستند و# مجموعه المستندات ك# مستوي مجموعه المواقع المشتركه. يتم استخدام العمود "معرف المستند" ل# عرض معرف المعينه الي عنصر ما.

 اعلي الصفحه

ملاحظة: إقرار إخلاء المسؤولية للترجمة الآلية: تمت ترجمة هذه المقالة بواسطة نظام كمبيوتر دون تدخل العامل البشري. توفر Microsoft هذه الترجمات الآلية لمساعدة المستخدمين الذين لا يتحدثون الإنجليزية على استخدام منتجات Microsoft، وخدماتها، وتقنياتها والاستمتاع بها. قد تحتوي هذه المقالة على أخطاء في المفردات، أو بناء الجملة، أو القواعد نظرًا لترجمتها آليًا.

توسيع المهارات
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×