تمكين تعيين إصدار لمكتبة SharePoint وتكوينه

أحد القرارات العديدة التي يجب عليك اتخاذها عند إعداد مكتبة SharePoint يتعلق بتعيين الإصدار. هل تريد أن تحتفظ بإصدارات كل عنصر أو ملف كلما تم تحريره؟ إذا كان الأمر كذلك، فما عدد الإصدارات؟ هل تريد فقط تعقب الإصدارات الرئيسية، أم الإصدارات الرئيسية والثانوية كليهما؟ هل تريد أن يتمكن كافة مستخدمي الموقع من رؤية الإصدارات التمهيدية، أم تريدها أن تظهر فقط للمنشئ والأشخاص الذين لديهم أذونات "تصميم" و"تحكم كامل"؟ يعتمد القرار الذي تتخذه في كل حالة من هذه الحالات على نوع العناصر والملفات الموجودة في المكتبة وأهميتها، وغرض كل عنصر أو ملف، واحتياجات مجموعة المستخدمين، بالإضافة إلى مستوى الأمان الذي تجب عليك المحافظة عليه.

في هذه المقالة

لماذا الحاجة إلى تمكين تعيين الإصدار؟

إعدادات تعيين الإصدار – كيفية عملها

تمكين تعيين الإصدار في مكتبة SharePoint

إزالة تعيين الإصدار من مكتبة SharePoint

لماذا الحاجة إلى تمكين تعيين الإصدار؟

عند تمكين تعيين الإصدار في مكتبات SharePoint، يمكنك تعقب المعلومات وإدارتها كلما تطورت. ويمكنك النظر إلى الإصدارات السابقة واسترجاعها، إذا لزم الأمر. وهذا أمر مفيد جدًا، إذا تعرض الملف للتلف أو عندما يرى الأشخاص أن الإصدارات السابقة من الملف قد تكون أكثر دقةً من الإصدارات الحديثة على سبيل المثال. وتحتفظ بعض المؤسسات بعدة إصدارات لملفاتها لأسباب قانونية أو لأغراض التدقيق. بشكل افتراضي، يكون تعيين الإصدار متوقفًا عن التشغيل. لتشغيله وتنفيذ قرارات تعيين الإصدار، يجب أن يكون لديك الإذن "تحكم كامل" أو "تصميم".

وقد ترغب أيضًا في تعقب الإصدارين الرئيسي والثانوي للملف. ويفيد ذلك إذا أردت رؤية كيفية تطور أحد الخيارات القانونية أو ما الغرض من برنامج جديد تحت التطوير حاليًا مثلاً. يمكن أن يشير الإصدار الرئيسي إلى مستند جاهز للمراجعة من قبل جمهور كبير، بينما الإصدار الثانوي (المسودة) هو عمل قيد التقدم وغير جاهز بعد للتداول على نطاق واسع.

الإصدار الرئيسي هو الإصدار الذي تغير بشكل كبير منذ آخر إصدار رئيسي ويتم تعريفه بعدد صحيح 2.0؛ وتظهر الإصدارات الرئيسية عادةً لكافة الأشخاص الذين لديهم وصول للمكتبة. أما الإصدار الثانوي فهو الإصدار الذي تم إدخال تغييرات طفيفة عليه منذ آخر إصدار رئيسي. ويتم تعريفه برقم عشري مثل 2.1. وبصفة عامة، لا تظهر الإصدارات الثانوية إلا للأشخاص الذين يقومون بإدخال التغييرات والأشخاص الذين لديهم الإذن "تحكم كامل" والإذن "تصميم". ومع ذلك، يمكنك إعداد المكتبة بحيث تسمح لكافة مستخدمي الموقع برؤية جميع المسودات المتوفرة.

ملاحظة:  تتوفر الإصدارات الرئيسية والثانوية بالنسبة للمكتبات فقط دون القوائم.

أعلى الصفحة

إعدادات تعيين الإصدار – كيفية عملها

يحتوي مربع الحوار إعدادات تعيين الإصدار على أربعة مقاطع رئيسية، بعضها غير مرتبط إطلاقًا بتعيين الإصدار. ويتطلب كل مقطع اتخاذ قرارات عندما تقوم بإعداد مكتبة. وبالطبع، إذا كانت لديك الأذونات اللازمة، فيمكنك تغيير الإعدادات في تاريخ لاحق.

الاختيار

التأثير

بلا تعيين للإصدار

يتوفر الإصدار الحالي فقط من العنصر أو الملف لمستخدمي الموقع. وهذا هو الإعداد الافتراضي.

إنشاء إصدارات رئيسية

يتم إنشاء الإصدارات والاحتفاظ بها لكل إصدار رئيسي. ولا يتم إنشاء الإصدارات الثانوية أو الاحتفاظ بها.

إنشاء إصدارات رئيسية وثانوية (المسودات)

يتم إنشاء الإصدارات الرئيسية والثانوية وتعقبها عند إيداع الملف. ويجب على الشخص الذي يتعامل مع الملف، عند الإيداع، تحديد ما إذا كان الملف إصدارًا رئيسيًا أم ثانويًا.

الاحتفاظ بالعدد التالي من الإصدارات الرئيسية

في حالة تحديد خانة الاختيار الخاصة بهذا الإعداد الاختياري، يشير الرقم الموجود تحته إلى عدد الإصدارات الرئيسية التي يتم الاحتفاظ بها في المكتبة. فعلى سبيل المثال، إذا كان ذلك الرقم هو 25، فإن الإصدار الأقدم قد تم حذفه عند إنشاءالإصدار 26. وبذلك، تتوفر الإصدارات من 2-26 فقط. يمكنك إدارة المكتبة بسهولة أكبر إذا تمكنت من منع عدد الإصدارات من الزيادة بسرعة. ومع ذلك، إذا كان من المهم الاحتفاظ بكل إصدار أو عدد كبير من الإصدارات، فإما أن تطبق حدًا عاليًا جدًا أو لا تطبق حدًا على الإطلاق.

الاحتفاظ بالمسودات للعدد التالي من الإصدارات الرئيسية

في حالة تحديد هذا الإعداد الاختياري، فإن الرقم الموجود في المربع يحدد عدد الإصدارات التمهيدية التي يتم الاحتفاظ بها. على سبيل المثال، ربما ترى أنك تريد الاحتفاظ بعدد 25 إصدارًا رئيسيًا، ولكنك تطلب مسودات فقط لأحدث خمسة إصدارات. ربما لا تحتاج للاحتفاظ بكافة المسودات لجميع الإصدارات الرئيسية، ما لم يكن لديك متطلب قانوني أو متطلب خاص آخر.

  • مقطع "أمان عنصر المسودة"   . استخدم هذا المقطع لتحديد من ينبغي عليه رؤية عناصر المسودة في المكتبة. يمكنك السماح لأي مستخدم لديه أذونات "القراءة" في المكتبة بمشاهدتها، أو يمكنك تقييد مشاهدتها للمستخدمين الذين يمكنهم تحرير العناصر، أو كتاب العنصر والأشخاص الذين يمكنهم الموافقة على العناصر فقط. إذا اخترت تقييد المشاهدة، فيمكن للمشاهدين المعينين فقط رؤية الإصدارات الثانوية (المسودات). ويمكن للمستخدمين الآخرين رؤية الإصدارات الرئيسية فقط.

  • مقطع "طلب السحب"   . استخدم هذا المقطع لتحديد المستخدمين الذين يجب عليهم سحب الملفات قبل أن يتمكنوا من إجراء التغييرات عليها. لمزيد من المعلومات، راجع طلب سحب الملفات في مكتبة SharePoint.

أعلى الصفحة

تمكين تعيين الإصدار في مكتبة SharePoint

  1. انتقل إلى المكتبة التي تخطط للعمل فيها. إذا لم يظهر اسم المكتبة في شريط التشغيل السريع، فانقر فوق عرض محتوى الموقع بأكمله، ثم انقر فوق اسم المكتبة.

  2. على الشريط، في المجموعة أدوات المكتبة، انقر فوق علامة التبويب المكتبة.

  3. انقر فوق إعدادات المكتبة الزر "إعدادات المكتبة" على شريط مكتبة SharePoint Foundation .

  4. في الصفحة إعدادات المكتبة، ضمن إعدادات عامة، انقر فوق إعدادات تعيين الإصدار. يفتح مربع الحوار إعدادات تعيين الإصدار.

  5. في المقطع محفوظات إصدار المستند، حدد أحد الخيارات التالية:

    • إنشاء إصدارات رئيسية – إذا حددت ذلك، فيمكنك تعيين حد لعدد الإصدارات الرئيسية.

    • إنشاء الإصدارات الرئيسية والثانوية (مسودة) – إذا حددت ذلك، فيمكنك تعيين حد لعدد كل من الإصدارات الرئيسية والإصدارات التي ترغب في الاحتفاظ بمسودات لها.

  6. اختياري: حدد عدد الإصدارات التي ترغب في الاحتفاظ بها.

    • حدد خانة الاختيار احتفظ بالعدد التالي من الإصدارات الرئيسية إذا أردت تحديد عدد الإصدارات التي يتم الاحتفاظ بها في المكتبة. وإلا، فلا تحددها. في المربع الموجود أسفل خانة الاختيار مباشرة، أدخل عدد الإصدارات التي تريد الاحتفاظ بها.

    • حدد خانة الاختيار احتفظ بالمسودات الخاصة بالعدد التالي من الإصدارات الرئيسية إذا أردت تحديد عدد المسودات التي تريد الاحتفاظ بها. يكون هذا الخيار متوفرًا عند تحديد الخيار إنشاء الإصدارات الرئيسية والثانوية (مسودة). في المربع الموجود أسفل خانة الاختيار مباشرة، أدخل عدد الإصدارات التي تريد الاحتفاظ بمسودات لها.

  7. اختياري: حدد المستخدمين الذين ينبغي السماح لهم برؤية عناصر المسودات في مكتبة المستندات. في المقطع أمان عنصر المسودة، حدد واحدًا مما يلي.

    • أي مستخدم يمكنه قراءة العناصر. حدد هذا الخيار للسماح بوصول أي شخص لديه أذونات "القراءة" للموقع. يكون هذا الخيار متوفرًا عند تحديد إنشاء الإصدارات الرئيسية والثانوية (مسودة) في المقطع محفوظات إصدار المستند.

    • فقط المستخدمين الذين يمكنهم تحرير العناصر. حدد هذا الخيار لتقييد عرض المسودات على الأشخاص الذين لديهم الأذونات المتعلقة بالتحرير. يكون هذا الخيار متوفرًا عند تحديد إنشاء الإصدارات الرئيسية والثانوية (مسودة) في المقطع محفوظات إصدار المستند.

    • فقط المستخدمين الذين يمكنهم الموافقة على العناصر (وكاتب العنصر). حدد هذا الخيار لتقييد المشاهدة إلى المؤلف الأصلي للعنصر والأشخاص الذين لديهم الأذونات المتعلقة بالموافقة على العناصر في المكتبة. يكون هذا الخيار متوفرًا عند تعيين القسم الموافقة على المحتوى إلى نعم.

  8. اختياري: حدد ما إذا كنت تريد طلب السحب في هذه المكتبة أم لا. الإعداد الافتراضي هو عدم طلب ذلك. إذا أردت تغيير الإعداد الافتراضي، فحدد نعم في المقطع طلب السحب. لمزيد من المعلومات حول طلب السحب، راجع طلب سحب الملفات في مكتبة SharePoint.

  9. انقر فوق موافق لإغلاق مربع الحوار والرجوع إلى الصفحة إعدادات مكتبة المستندات.

أعلى الصفحة

إزالة تعيين الإصدار من مكتبة SharePoint

قد ترى بعد فترة عدم ضرورة تعيين الإصدار لمكتبة SharePoint. وإذا كانت لديك الأذونات "تحكم كامل" و"تصميم"، فيمكنك إزالة تعيين الإصدار من المكتبة.

  1. انتقل إلى المكتبة التي تخطط للعمل فيها. إذا لم يظهر اسم المكتبة في جزء شريط التشغيل السريع، فانقر فوق عرض محتوى الموقع بأكمله، ثم انقر فوق اسم المكتبة.

  2. على الشريط، في المجموعة أدوات المكتبة، انقر فوق علامة التبويب المكتبة.

  3. انقر فوق إعدادات المكتبة الزر "إعدادات المكتبة" على شريط مكتبة SharePoint Foundation .

  4. في الصفحة إعدادات المكتبة، ضمن إعدادات عامة، انقر فوق إعدادات تعيين الإصدار.

  5. في المقطع محفوظات إصدار المستند من مربع الحوار إعدادات تعيين الإصدار، حدد بلا تعيين للإصدار. يؤدي هذا إلى إزالة أي إدخالات قمت بإنشائها مسبقًا في هذا المقطع.

  6. انقر فوق موافق لإغلاق مربع الحوار والعودة إلى الصفحة إعدادات مكتبة المستندات.

أعلى الصفحة

توسيع المهارات
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×