تمكين تعيين إصدار لقائمة أو مكتبة وتكوينه

هام: تمت ترجمة هذه المقالة ترجمة آلية، راجع إقرار إخلاء المسؤولية. يرجى الاطلاع على النسخة الإنجليزية من هذه المقالة. هنا للرجوع إليها.

عندما تتعقب إصدارات الملفات أو عناصر القائمة، يتم ترقيم كل إصدار وحفظه كجزء من محفوظات الإصدارات. يمكن للمستخدمين في مؤسستك أن يقوموا بعرض محفوظات الإصدارات واستعادة إصدارات سابقة عند الحاجة. يمكنك تكوين العديد من الإعدادات التي تؤثر على تعيين إصدار، ومنها النوع وعدد الإصدارات التي يلزم استعادتها. يمكنك أيضاً تكوين الإعدادات التي تتفاعل مع إصدار، مثل طلب قبول المحتوى أو سحب الملفات.

نظرة عامة

يمكنك تعيين الاصدار في القوائم و# المكتبات ل# تعقب المعلومات و# ادارتها كما تم انشاؤها و# ل# عرض و# استرداد اصدارات سابقه اذا لزم الامر. في القوائم، يتم تعقب كل الاصدارات ب# الطريقه نفسها. في المكتبات، يمكنك تحديد ما اذا كنت تريد تعقب كل الاصدارات ب# الطريقه نفسها او تحديد ان تكون بعض اصدارات رئيسيه، مثل اضافه فصل جديد الي كتيب، و# البعض الاخر الثانويه، مثل تصحيح الاخطاء الاملائيه.

للمساعدة على إدارة مساحة التخزين، يمكنك تعيين عدد من الإصدارات التي تريد تخزينها. يساعدك تحديد عدد الإصدارات على إدارة مساحة الخادم، وعلى منع محفوظات الإصدارات من أن تصبح مرهقة في الاستعمال. يمكن للمستخدمين أن يقوموا بكتابة إصدار موجود فوق إصدار ثانوي سابق، إذا لم يرغبوا في ازدحام محفوظات الملف بالعديد من التغييرات الثانوية.

يصبح تعقب الإصدارات الرئيسية والثانوية مفيداً إذا كانت مؤسستك عادة تقوم بإنتاج العديد من مسودات الملفات. يمكن للمستخدمين أن يفرقوا بين مستويات التغيير التي قاموا بها والاتصال أثناء وصول ملف إلى مرحلة يرغبون في عرض مستخدمون آخرون لها، على سبيل المثال عندما يقوم قسمك بالعمل على كتيب، فربما ترغب أنت وأعضاء فريقك في تعيين الإصدارات كإصدارات رئيسية عند إضافة مقطع جديد وتقوم بتعيينها كإصدارات ثانوية أثناء تكوين مسودات المحتوى.

يساعد تعقب كلا النوعين من الإصدارات على جعل محفوظات الإصدارات أكثر نفعاً. على سبيل المثال، تقدم الإصدارات الرئيسية الأحداث الرئيسية في مراحل تطور ملف، مثل ملف تم إرساله للمراجعة أو نشره للآخرين. الإصدارات الثانوية هي زيادة روتينية فعلية، مثل إصدار قمت بحفظه أو إيداعه أثناء كتابتك للمحتوى، أو إصدار تقوم بتصحيح أخطاء ثانوية فيه.

عند تعقب الإصدارات الرئيسية والثانوية، يتم تخزين إصدار بشكل افتراضي كإصدار ثانوي، إلا إذا قمت بتعيينه كإصدار رئيسيي. عندما يقوم شخص ما بحفظ ملف وإغلاقه، يتم تعقب الإصدار كإصدار ثانوي؛ يجب نشر الملف ليصير إصداراً رئيسياً. لو قام كاتب بسحب ملف ثم إيداعه مرة أخرى، يُطلب منه أن يختار بين إيداع الملف كإصدار رئيسي أو ثانوي.

عندما تقوم بتكوين تعيين إصدار أثناء إنشاء قائمة أو مكتبة، يتم تمكين تعيين إصدار بشكل افتراضي، ولا تملك خيار تمكين تعيين الإصدار الرئيسي والثانوي. ولكن يمكنك تعيين إعدادات إضافية لاحقاً باستخدام الإجراءات الموجودة في هذا المقال.

يمكنك تكوين إعدادات أخرى تؤثر على تعيين الإصدار. في القوائم والمكتبات، يمكنك طلب قبول المحتوى  — وأحياناً يشار إلى هذا الإعداد بتوسط المحتوى. في المكتبات، يمكنك طلب سحب الملفات، التي تساعد على تجنب الاختلافات حول التغيرات ومطالبة المستخدمين بإدخال تعليقات على الملفات عند إيداعها.

عندما يكون قبول المحتوى مطلوباً، يظل عنصر القائمة أو ملفها في وضع مسودة أو معلقاً حتى يتم قبوله أو رفضه من قبل أحد المستخدمين الذين لديهم إذن الموافقة. لو تمت الموافقة على العنصر أو الملف، يتم تعيينه في الوضع تمت الموافقة في القائمة أو المكتبة، ويتم عرضه لأي مستخدم لديه إذن عرض القائمة أو المكتبة. لو لم تتم الموافقة على العنصر أو الملف، يبقى معلقاً ولن يتمكن من مشاهدته سوى الأشخاص الذين يملكون إذن عرض المسودات.

عندما تقوم بتمكين تعيين إصدار في مكتبة تتطلب قبول المحتوى، يمكنك إضافة مهام سير العمل، إذا قمت أنت أو أحد أفراد مؤسستك بإنشاء واحدة. يتحكم سير العمل في كيفية تحرك ملفاتك خلال العمليات التجارية، مثل المراجعة أو الموافقة. يمكنك استخدام مهام سير العمل في إدارة عملية الموافقة أثناء إيداع إصدارات رئيسية.

بشكل افتراضي، يكون العنصر أو الملف المعلق مرئياً فقط للمستخدم الذي قام بإنشائه والأفراد الذين لديهم إذناً لإدارة القوائم، ولكن بإمكانك تحديد هل يمكن لمجموعات أخرى من المستخدمين أن يعرضوا العنصر أو الملف. إذا تم إعداد المكتبة لتعقب الإصدارات الرئيسية والثانوية، يجب على الشخص الذي يحرر الملف أن يقوم أولاً بنشر إصدار رئيسي من الملف.

تساعد عملية طلب السحب فريقك على الاستفادة من تعيين الإصدار، لأن المستخدمين بشكل خاص يقومون بالتعيين عند إنشاء الإصدار. يتم إنشاء الإصدار فقط عندما يقوم مستخدم بسحب ملف، وتغييره، ثم إيداعه مرة أخرى. لو لم يكن السحب مطلوباً، يتم إنشاء الإصدار عندما يقوم مستخدم بحفظ ملف أولاً ويتم تحديثه عندما يقوم المستخدم بإغلاقه. يتم إنشاء إصدار آخر عندما يقوم هذا المستخدم أو آخر بفتح الملف وإغلاقه. واستناداً إلى هذا الموقف، ربما لا ترغب في إنشاء العديد من الإصدارات، على سبيل المثال لو اضطررت إلى إغلاق ملف قبل الانتهاء من التغييرات في الملف لحضور اجتماع.

عندما يكون السحب مطلوباً، لا يمكن للمستخدمين أن يضيفوا ملفات، أو تغيير الملفات، أو تغيير خصائص الملف بدون سحبه أولاً. عندما يقوم المستخدمون بإيداع ملفات، يُطلب منهم تعليقات حول التغييرات التي قاموا بها، مما يساعد على إنشاء محفوظات للإصدار ذات فائدة أكبر.

يمكنك تكوين من يمكنه عرض مسودات عناصر القائمة وملفاتها. يتم إنشاء المسودات في حالتين:

  • عند إنشاء إصدار رئيسي لملف أو تحديثه في مكتبة تتعقب الإصدارات الرئيسية والثانوية

  • عند إنشاء عنصر أو ملف قائمة أو تحديثه ولكن لم تتم الموافقة عليه في قائمة أو مكتبة يكون قبول المحتوى مطلوباً

عند تعقب الإصدارات الرئيسية والثانوية، يمكنك تعيين هل لابد أن يكون لدى المستخدمين إذن تحرير الملفات قبل عرض الإصدارات الثانوية وقراءتها. عند تطبيق هذا الإعداد، يصبح لدى المستخدمين الذين يمتلكون إذن تحرير الملف القدرة على العمل على الملف، ولكن الذين ليس لديهم سوى إذن القراءة لا يستطيعون عرض الإصدارات الثانوية. مثلاً ربما لا ترغب في أن يقوم كل من لديهم الحق للوصول إلى المكتبة بمطالعة التعليقات والمراجعات أثناء تحرير ملف. لو كان يتم تعقب الإصدارات الرئيسية والثانوية ولم يقم أحد بنشر الإصدار الرئيسي بعد، لا يستطيع المستخدمون الذين لا يملكون إذن رؤية عناصر المسودة مطالعة الملف.

عندما يكون قبول المحتوى مطلوباً، يمكنك تعيين عرض الملفات قيد القبول بواسطة المستخدمين الذين لديهم إذن القراءة، أو التحرير، أو الكاتب والذين لديهم إذن بالموافقة على العناصر. لو كان يتم تعقب الإصدارات الرئيسية والثانوية، لابد أن يقوم المؤلف بنشر إصدار رئيسي قبل إرسال الملف للموافقة. عندما يكون قبول المحتوى مطلوباً، يستطيع المستخدمون الذين لديهم إذن قراءة المحتوى لا إذن رؤية عناصر المسودة رؤية آخر إصدار رئيسي أو ما تمت الموافقة عليه للملف.

تمتلك القوائم والمكتبات أذونات ذات صلة بتعيين إصدار والسحب التي تتنوع طبقاً لمستوى الإذن الذي يملكه مستخدم أو مجموعة محددة. يمكن للمستخدم الذي لديه القدرة على تحرير مستويات الأذونات تكوين هذه الأذونات بطريقة مختلفة أو يقوم بإنشاء مجموعة جديدة بمستويات إذن مخصصة.

تقوم هذه الأذونات بتوفير مرونة في كيفية إدارة مكتبتك. على سبيل المثال، قد ترغب أن يكون لدى مستخدم ما القدرة على حذف إصدارات من ملف بدون الحصول على إذن بحذف الملف نفسه. لا يتشابه الإذن حذف الإصدارات مع الإذن حذف عناصر، لذا يمكنك توفير مستوى مخصص من التحكم. ابحث عن الارتباطات لمزيد من المعلومات حول الأذونات وتكوين مستويات الإذن في المقطع انظر أيضاً.

يوضح الجدول التالي الأذونات المرتبطة بتعيين الإصدار والسحب ومستويات الأذونات الافتراضية التي يقوموا بالتطبيق عليها.

إذن

مستوى الإذن الافتراضي

عرض الإصدارات

"التحكم الكامل"، و"التصميم"، و"المساهمة"، و"القراءة"

حذف الإصدارات

"التحكم الكامل"، و"التصميم"، و"المساهمة"

تجاوز السحب

"التحكم الكامل"، و"التصميم"

الموافقة على العناصر

"التحكم الكامل"، و"التصميم"

يمكنك تحديد عدد إصدارات عناصر القائمة وملفاتها التي يتم تخزينها في قائمة أو مكتبة، مما يساعدك على توفير مساحة الخادم. لو قام فريقك بإنشاء عدد ضخم من الإصدارات، يساعد تحديد عدد الإصدارات الفريق على إدارة وتحديد مكان الإصدارات السابقة بشكل أفضل. مثلاً لو قام الفريق بالاحتفاظ بعدد ضخم من الإصدارات لعدد كبير من الشهور والسنين، يصبح من الصعب على الأعضاء استعراض محفوظات الإصدارات التي يحتاجون إليها. لو كان الفريق يرغب في عرض أية إصدارات سابقة أو استعادتها، فإمّا أن لا تقوم بتحديد عدد الإصدارات التي يتم الاحتفاظ بها، أو قم بإعداد العدد الذي تحتفظ به على عدد مرتفع.

إذا كانت المكتبة تتعقب الإصدارات الرئيسية والثانوية، يمكنك اختيار عدد الإصدارات الرئيسية للملفات التي يجب الاحتفاظ بالإصدارات الثانوية الخاصة بها. بشكل افتراضي، يمكن لكل إصدار رئيسي أن يحتوي على ما يصل إلى 511 مسودة (إصدارات ثانوية).

استناداً إلى طريقة عمل الفريق الخاص بك، ربما يكون للفريق احتياج لأحد الإصدارات الثانوية، مثل إصدار تم تحريره مؤخراً. ربما لا يكون الفريق في بعض الأحيان في حاجة إلى إصدار ثانوي قديم. غالباً، يمثل الإصدار الرئيسي الأحداث الرئيسية، مثل ملف تم تقديمه للمراجعة أو النشر، بينما يكون الإصدار الثانوي عملاً متواصلاً لا يصلح لقراءة المشتركين.

إذا كانت قائمة أو مكتبة تحدد عدد الإصدارات الرئيسية، يتم حذف الإصدارات الأولى عند الوصول إلى الحد. مثلاً لو تم استعادة 20 إصداراً فقط، وقام الفريق بإنشاء 25 إصداراً، يتم الاحتفاظ بـ 6 إصدارات من 25. لو تم إنشاء إصدار آخر، يتم الاحتفاظ بـ 7 إصدارات من 26. لو كانت القائمة أو المكتبة تحدد الإصدارات، لابد أن تتأكد من أن المساهمين على دراية بأن الإصدارات الأولى سوف يتم حذفها عند الوصول إلى الحد.

هام: اذا كانت مؤسستك تقيد عدد الاصدارات التي تخزنها، يتم حذف الاصدارات الاقدم نهائيا عند بلوغ الحد. لا يتم ارسالها الي "سله المحذوفات".

في مكتبة تحدد عدد الإصدارات الرئيسية التي تحتفظ بإصدارات ثانوية لها، يتم حذف الإصدارات الثانوية للإصدارات الرئيسية السابقة عند الوصول إلى حد الإصدار. مثلاً لو قمت بالاحتفاظ بعشرة إصدارات رئيسية فقط، وقام الفريق بإنشاء خمسة عشر إصداراً رئيسياً، يتم الاحتفاظ بالإصدارات الرئيسية للإصدارات الأولى. يتم حذف الإصدارات الثانوية المرتبطة بالإصدارات الرئيسية الخمس الأولى  — مثل 1.2 أو 2.3   —، ولكن الإصدارات الرئيسية  — 1،2 وهكذا  — يتم الاحتفاظ بها، إلّا إذا كانت مكتبك هي الأخرى تحدد الإصدارات الرئيسية.

  1. اكتب أسماء الأشخاص الذين ترغب في أن يقوموا بالموافقة على المستند أو العنصر في التعيين إلى أو قم بالاستعراض إليهم، وحدد الترتيب الذي تريده لمهام سير العمل، سواء واحد في كل مرة (تسلسلي) أوالكل في وقت واحد (متوازي).

    في حالة عدم ظهور اسم القائمة أو المكتبة، انقر فوق عرض كافة محتويات الموقع، ثم انقر فوق اسم القائمة أو اسم المكتبة.

    1. علي القائمه اعدادات القائمة "إعدادات" ، انقر فوق اعدادات القائمه، او انقر فوق اعدادات الي نوع المكتبه الذي تقوم ب# فتحه.

      على سبيل المثال، في مكتبة مستندات، انقر فوق إعدادات مكتبة المستندات.

  2. ضمن إعدادات عامة، انقر فوق إعدادات تعيين الإصدار.

  3. قم بأحد الإجراءات التالية:

    • بالنسبة لعناصر القائمة، لتعيين أن هذه الإصدارات يتم تعقبها، انقر فوق إنشاء إصدار كلما قمت بتحرير عنصر في قائمة في المقطع محفوظات إصدارات عنصر .

    • بالنسبة للملفات، لتعيين أن نوع واحد من الإصدار يتم تعقبه، انقر فوق إنشاء إصدارات رئيسية في المقطع محفوظات إصدارات مستند.

    • بالنسبة للملفات، لتعيين أن الإصدارات الرئيسية والثانوية يتم تعقبها، انقر فوق إنشاء الإصدارات الرئيسية والثانوية (مسودة) في المقطع محفوظات إصدارات مستند .

  4. يمكنك تعيين عدد إصدارات العناصر أو الملفات التي تحتفظ بها. قم بأحد الإجراءات التالية في المقطع محفوظات إصدارات عنصر أو في المقطع محفوظات إصدارات مستند :

    • لتعيين عدد إصدارات عناصر القائمة التي تم تخزينها، قم بتحديد خانة الاختيار احتفظ بالعدد التالي من الإصدارات، ثم اكتب عدد الإصدارات التي ترغب في الاحتفاظ بها.

    • لتعيين عدد الإصدارات الرئيسية للملفات المخزنة، قم بتحديد خانة الاختيار احتفظ بالعدد التالي من الإصدارات الرئيسية، ثم اكتب عدد الإصدارات الرئيسية التي ترغب في الاحتفاظ بها.

    • لتعيين عدد الإصدارات الرئيسية للاحتفاظ بالمسودات لها، قم بتحديد خانة الاختيار احتفظ بالمسودات الخاصة بالعدد التالي من الإصدارات الرئيسية، ثم اكتب عدد الإصدارات الرئيسية التي ترغب في الاحتفاظ بالمسودات (الإصدارات الثانوية) لها.

  5. انقر فوق موافق.

عندما تقوم بإعداد قائمة أو مكتبة، يمكنك المطالبة أن تكون العناصر أو الملفات — أو التغيرات على العناصر أو الملفات — التي يتم إرسالها إلى القائمة أو المكتبة مقبولة.

عند تطبيق هذا الاعداد الموافقه علي المحتوي، عنصر او ملف تم تغيير تبقي في حاله معلقه حتي يتم قبوله او رفضه من قبل شخص يتوفر لديه الاذن اللازم ل# الموافقه عليه. اذا تم قبول عنصر او ملف، يتم تعيينه الي حاله " تمت الموافقه " في القائمه او المكتبه، و# يتم عرضه ل# اي شخص لديه اذن ل# عرض القائمه او المكتبه. اذا تم رفض عنصر او ملف، يبقي في حاله معلقه و# يكون مرئيا فقط ل# الاشخاص الذين لديهم الاذن ب# عرض المسودات.

ب# شكل افتراضي، انشاء معلقه عنصر او ملف يكون مرئيا فقط ل# منشئه و# الاشخاص الذين لديهم الاذن ل# اداره القوائم، و# لكن يمكنك تحديد ما اذا كان اخري مجموعات المستخدمين ل# عرض عنصر او ملف.

  1. اكتب أسماء الأشخاص الذين ترغب في أن يقوموا بالموافقة على المستند أو العنصر في التعيين إلى أو قم بالاستعراض إليهم، وحدد الترتيب الذي تريده لمهام سير العمل، سواء واحد في كل مرة (تسلسلي) أوالكل في وقت واحد (متوازي).

    في حالة عدم ظهور اسم القائمة أو المكتبة، انقر فوق عرض كافة محتويات الموقع، ثم انقر فوق اسم القائمة أو اسم المكتبة.

    1. علي القائمه اعدادات القائمة "إعدادات" ، انقر فوق اعدادات القائمه، او انقر فوق اعدادات الي نوع المكتبه الذي تقوم ب# فتحه.

      على سبيل المثال، في مكتبة مستندات، انقر فوق إعدادات مكتبة المستندات.

  2. أسفل إعدادات عامة، انقر فوق إعدادات تعيين الإصدار.

  3. في المقطع قبول المحتوى، ضمن هل تتطلب العناصر التي تم إرسالها الموافقة على المحتوى؟، انقر فوق نعم.

  4. انقر فوق موافق.

عندما تقوم ب# سحب ملف من بعض البرامج المتوافقه مع Windows SharePoint Services 3.0، يمكنك استخدام الملف علي القرص الثابت الخاص بك، حتي عندما لا تكون متصلا. يتم تخزين النسخه في مجلد المسودات الخادم، و#، ب# شكل افتراضي، مجلد المسودات SharePoint في مجلد المستندات. و# مع ذلك، يمكنك تغيير الموقع في بعض برامج العميل. العمل علي الملفات الموجوده علي القرص الثابت هو اسرع ب# شكل متكرر من العمل علي الملفات الموجوده علي الخادم، و# يمكنك متابعه العمل اثناء وجودك خارج المكتب ب# سهوله.

عند ايداع ملف، لا احد تحرير ب# استثناء الشخص الذي قام ب# سحبه. الايقونه الخاصه بها في التغييرات المكتبه ل# الاشاره الي ان يتم سحب الملف صورة الأيقونة . عند وضع مؤشر الماوس علي ايقونه سحب، يظهر اسم الشخص الذي تم سحب الملف الي في تلميح شاشه. التغييرات التي اجراها شخص اخر الي ملف اثناء سحبه غير المرئيه ل# الاخرين حتي يتم ايداع الملف مره اخري. يكون هذا صحيحا صرف النظر عن ما اذا كان عمل الشخص علي الملف علي القرص الثابت او علي الخادم.

عندما يقوم المستخدمون بإيداع ملف، يُطلب منهم إدخال تعليقات حول التغييرات التي قاموا بها. لو أن المكتبة تتعقب الإصدارات، تصبح التعليقات جزءاً من محفوظات الإصدار. لو تم تعقب كلاً من الإصدارات الرئيسية والثانوية، يُطالب المستخدمون باختيار نوع الإصدار الذي يقومون بإيداعه. ابحث عن ارتباطات للحصول على مزيد من المعلومات حول إصدار نسخة في المقطع انظر أيضًا.

  1. إذا لم تكن المكتبة مفتوحة بالفعل، فانقر فوق اسمها في شريط التشغيل السريع.

    إذا لم يظهر اسم المكتبة الخاصة بك، فانقر فوق عرض كافة محتويات الموقع، ثم انقر فوق اسم المكتبة.

  2. في القائمه اعدادات القائمة "إعدادات" ، انقر فوق اعدادات الي نوع المكتبه الذي تقوم ب# فتحه.

    على سبيل المثال، في مكتبة مستندات، انقر فوق إعدادات مكتبة المستندات.

  3. ضمن إعدادات عامة، انقر فوق إعدادات تعيين الإصدار.

  4. في المقطع المطالبه ب# السحب، ضمن المطالبه ب# سحب قبل تحريرها المستندات، انقر فوق نعم.

  5. انقر فوق موافق.

ملاحظة: إقرار إخلاء المسؤولية للترجمة الآلية: تمت ترجمة هذه المقالة بواسطة نظام كمبيوتر دون تدخل العامل البشري. توفر Microsoft هذه الترجمات الآلية لمساعدة المستخدمين الذين لا يتحدثون الإنجليزية على استخدام منتجات Microsoft، وخدماتها، وتقنياتها والاستمتاع بها. قد تحتوي هذه المقالة على أخطاء في المفردات، أو بناء الجملة، أو القواعد نظرًا لترجمتها آليًا.

توسيع المهارات
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×