تلميحات حول مياناليتيكس Microsoft

هام: تمت ترجمة هذه المقالة ترجمة آلية، راجع إقرار إخلاء المسؤولية. يرجى الاطلاع على النسخة الإنجليزية من هذه المقالة. هنا للرجوع إليها.

يمكن ان تساعدك هذه التلميحات في موجزك وقتك افضل و# التركيز علي ما هو مهم في العمل. لا كافه تلميحات ل# الجميع. ما يمكنك و# ان تقوم دائما يعتمد علي دورك و# العمل في المؤسسه.

استخدام التحليلات الخاصة بي في Outlook

هل تريد معرفة كم شخص قرأ رسالة بريد إلكتروني محددة قمت بإرسالها؟ راجع الوظيفة الإضافية لـ Outlook التحليلات الخاصة بي لمعرفة كم شخص قرأ بريدك الإلكتروني أو رد عليه أو أعاد توجيهه.

تلميح: انتقل إلى Outlook وافتح رساله بريد إلكتروني تم إرسالها أو استلامها. ثم انقر فوق التحليلات الخاصة بي أعلى البريد الإلكتروني، فقط أسفل سطر «المستلمون»، للاطلاع على الإحصائيات.

الاجتماعات

تقليل عدد الاجتماعات أو تقصير مدتها أو عقدها بطريقة أكثر تركيزاً. هذه هي بعض الخيارات المتاحة لتوفير الوقت المستغرق في الاجتماعات.

إرسال ملخصات بدلاً من الدعوات

لا يعد البريد الإلكتروني دائماً أحد عوامل تضييع الوقت. بدلاً من ذلك يمكنك استخدامه كإحدى الطرق المفيدة في تقليل وقت حضور الاجتماعات مع إبقاء الأشخاص على اطلاع دائماً. في حالة وجود زملاء لا يلزم حضورهم الاجتماع، يمكنك مراسلتهم عبر البريد الإلكتروني بأحدث المستجدات بعد الاجتماع لإعلامهم بالقرارات التي تم الوصول إليها.

تقصير مدة الاجتماعات

أظهرت نتيجة الاستطلاع الأخير الذي أُجري على عدد من المديرين التنفيذيين أن نسبة 25 إلى 50 بالمائة من وقت العمل يتم استغراقها في عقد الاجتماعات. وقد اقترحت بعض الشركات عقد اجتماعات في وضع الوقوف. في حين أنه لا يعد هذا الاقتراح مناسباً لجميع أنواع الاجتماعات، فقد تدعو الضرورة إلى عقد مثل هذه الاجتماعات قصيرة المدة والأكثر فاعلية من الاجتماعات النموذجية في وضع الجلوس. بدلاً من ذلك، يجب مراعاة تقصير الاجتماعات المتكررة أو دمجها، خاصة إذا كان عدد الحاضرين أكثر من 10.

إعادة التفكير في الاجتماعات المتكررة

أحد تلميحات الإنتاجية الشائعة هو «تنظيف» تقويمك. حاول إلغاء كل الاجتماعات المتكررة لمدة أسبوع وإعادة إضافتها، حسب الحاجة إلى تلك الاجتماعات التي تحتاجها فعلياً. وقد نتج عن ذلك تقليل نسبة 10-30% من عدد الاجتماعات عند عقدها كفريق.

إعادة التفكير في قائمة الحضور

يمكن للاجتماعات المهمة واجتماعات عرض آخر التحديثات المخصصة للحضور ممن يريدون "المعرفة" أن تصرف الانتباه عندما لا يشارك جميع المشاركين بشكل كامل. وتعد المهام المتعددة أحد المؤشرات الشائعة على عدم ضرورة حضور أحد الأشخاص في اجتماع. هل يمكن إرسال ملخص بدلاً من ذلك؟

منع "السياحة بالشركة"

تم استخدام مصطلح "سياح الشركات" للإشارة للأشخاص في الشركة ممن " يريدون حضور كل الاجتماعات، فقط من أجل البقاء على اطلاع بكل المستجدات." تتطلب الاجتماعات الناجحة المدخلات الديناميكية والتركيز من كل المشاركين، حيث يمكن تقليص عدد الحضور غير المشاركين بشكل كبير من فعالية الاجتماع. وباعتبارك الشخص المنظم، يجب محاولة تحديد مستوى التعاون في العمل من المشاركين في الاجتماع لتقليل تشتيت الانتباه وضمان المساهمة الكافية والمتساوية.

البريد الإلكتروني

الاتصال بالهاتف أو عدم "الرد على الكل" أو إلغاء الاشتراك من قوائم البريد الإلكتروني غير المفيدة، هي بعض البدائل لما يمكنك فعله عند قضاء الكثير من الوقت في استخدام رسائل البريد الإلكتروني.

إزالة مستلمي البريد الإلكتروني غير الضروريين

قبل النقر فوق إرسال، راجع قائمة المستلمين وتأكد من أن كل شخص سيضيف قيمة إلى المحادثة. فكر ملياً قبل استخدام الرد على الكل. يجب أن يكون الإجراء الافتراضي لك هو الرد على المرسل فقط. استخدم الرد على الكل فقط عندما تكون الاستجابة حقاً متعلقة بجميع الأشخاص في رسالة البريد الإلكتروني. قد يحتاج بعض المستلمين معرفة نتائج القرارات فقط، بدلاً من وضعهم في نسخة في كل رسائل المحادثة.

إرسال عدد أقل من رسائل البريد الإلكتروني - استخدام Skype أو الاتصال بالهاتف

قبل إرسال أي رسالة بريد إلكتروني، يجب مراعاة هذه الأفكار. توصلت قوة عمل البساطة المؤسسية إلى أن تقليل مخرجات البريد الإلكتروني التنفيذية بنسبة 54 في المئة نتج عنه زيادة إنتاجية بنسبة 7 في المئة على مستوى الشركة. يدعم عمود تلميح الإدارة هذا الأسلوب من خلال تشجيع المديرين التنفيذيين على "الاتصال بالهاتف." غالباً ما تكون المكالمات الهاتفية أكثر فعالية من محادثات البريد الإلكتروني المتبادلة حيث تتيح طرح الأسئلة والحصول على إجابات لها في الوقت الحقيقي. استخدام Skype هو أحد الخيارات الجيدة.

إلغاء الاشتراك من المجموعات التي لا تقرأها

يجب مراعاة إزالة نفسك من المجموعات التي لا تريد أن تكون جزءاً منها بالفعل. إذا قررت فقط حذف رسائل البريد الإلكتروني أو نقلها إلى مجلد "القراءة لاحقاً" وعدم فتحها مجدداً، فقد يكون من الأفضل عدم السماح لرسائل البريد الإلكترونية الإضافية هذه في علبة واردك.

توفير مساحة في علب الوارد للآخرين

يمكنك استخدام النظام التالي للشركة فيما يتعلق برسائل البريد الإلكتروني التي يتم إجراء نسخة منها. الأمر بسيط جداً: عند الرد على رسالة بريد إلكتروني، ضع الأشخاص المحددين في «نسخة مماثلة مخفية» مع وجود ملاحظة تعرض «تم نقل عادل وعلياء وماجدة إلى نسخة مماثلة مخفية لتوفير مساحة في علب واردهم». ويوفر هذا الإجراء فرصة للزملاء للاعتراض إذا أرادوا البقاء في مؤشر الترابط، كما يمنحهم إمكانية سهلة للخروج من رسائل البريد الإلكتروني التي ستضاف إلى علب واردهم وتضيع وقتهم. يساعد هذا الإدراك البسيط لقيمة وقت الأشخاص أيضاً في نشر السلوك الجيد في كل مرة يتم فعل هذا. انشر الأمر.

بعد ساعات العمل

كن من الزملاء المراعين لمشاعر الآخرين!

  • لخص رسائل البريد الإلكتروني وتحديثات الحالة في تلخيصات يومية أوأسبوعية لرسائل البريد الإلكتروني من النوع "إعلام". يقلل هذا الإجراء التداخل والعشوائية التي تسببها زيادة التحميل على البريد الإلكتروني.

  • احفظ المسودات أو تأجيل موعد تسليم رسائل البريد الإلكتروني إلى وقت ساعات العمل العادية لقائمة المستلمين. اقتصر إرسال البريد الإلكتروني في الصباح الباكر أو آخر الليل على رسائل البريد الإلكتروني الطارئة للحد من التداخل.

  • أوقف تشغيل الإعلامات على الهاتف وسطح المكتب عند محاولة التركيز.

كفريق:

  • على سبيل المثال: لا توجد اجتماعات أيام الأربعاء

  • "ساعات عمل الفريق" متفق عليها

  • احترام وقت الأشخاص الآخرين

  • استهداف الاجتماعات التي تتجاوزها والأشخاص المدعوين

وقت التركيز

يتم تعريف وقت التركيز على أنه ساعتين متتاليتين على الأقل من الوقت دون عقد اجتماعات. يقصد بوقت التركيز توفير الوقت الكافي للتركيز على التسليمات أو إكمال المهام الأخرى المهمة.

ترك وقت التركيز فارغاً في التقويم

حدد أولوية وقتك واحظر الحجز المزدوج لهذا الوقت. وبالطريقة نفسها، يجب الالتزام بعدم الحجز المزدوج في الوقت المخصص لفريقك.  

عدد أقل من الاجتماعات

قد يعني عقد عدد أقل من الاجتماعات توفير المزيد من الوقت للتركيز على المهام ذات المعنى أو الراحة.

قضاء مزيد من الوقت لتسهيل العلاقات يؤدي إلى تحقيق مستويات أعلى من الإنتاجية

توفير بعض الوقت للاستمتاع بالقليل من الاسترخاء أثناء ساعات العمل قد يعود بمزيد من النجاح المهني، فضلاً عن الانتعاش الذهني. أثبت تخصيص وقت لتسهيل العلاقات ونمو الشبكات أنه إجراء فائق القيمة للتقدم المهني. أثبتت دراسة أجراها فريق شريك وجود ارتباط بين مندوبي المبيعات الناجحين والشبكات الكبيرة. وقد اكتشفوا أن أفضل مندوبي المبيعات لديهم الشبكات الداخلية الأكبر بنسبة 33% من الشبكات التي لدى الأشخاص بأداء دون المتوسط. في هذه الحالة، يتحول الاستثمار في العلاقات ذات المعنى بين الزملاء إلى تحقيق أداء أعلى.

تخصيص وقت للمهام المهمة

قبل تفويت تناول الغداء واحتساء أربعة أكواب من القهوة في مكتبك بدلاً من ذلك، يمكنك الاستمتاع بتناول وجبتك مع أعضاء فريقك. سيمنحك ذلك استراحة ذهنية ومزيداً من النمو لشبكتك، فضلاً عن تعزيز إنتاجيتك.

ملاحظة: إقرار إخلاء المسؤولية للترجمة الآلية: تمت ترجمة هذه المقالة بواسطة نظام كمبيوتر دون تدخل العامل البشري. توفر Microsoft هذه الترجمات الآلية لمساعدة المستخدمين الذين لا يتحدثون الإنجليزية على استخدام منتجات Microsoft، وخدماتها، وتقنياتها والاستمتاع بها. قد تحتوي هذه المقالة على أخطاء في المفردات، أو بناء الجملة، أو القواعد نظرًا لترجمتها آليًا.

توسيع المهارات
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×