تلميحات حول قوائم المراسلات

هام: تمت ترجمة هذه المقالة ترجمة آلية، راجع إقرار إخلاء المسؤولية. يرجى الاطلاع على النسخة الإنجليزية من هذه المقالة. هنا للرجوع إليها.

لا يهم مدى مهارتك في المراسلة، فسيكون تأثيرها ضعيفا إذا تم توجيهها إلى الجمهور غير المناسب. يمكن تحديد قائمة المراسلات إلى أسماء وعناوين، أو يمكنك تضمين مزيد من التفاصيل عن كل عميل ليمكنك تصنيف العملاء إلى قطاعات ذات أهمية لعملك.

كلما زاد استهداف بريدك لقطاع العملاء الذي تزيد احتمالات اهتمامهم بعرض معين، كلما زاد معدل نجاح بريدك. يجب أن تخطط لتخصيص جزءاً يتراوح بين ثلثي أو نصف وقت حملة البريد وميزانيتها لتنقيح قائمة المراسلات لاستهداف قطاعات العملاء المناسبة.

في هذا المقال

كيفيه استخدام بيانات العميل

انشاء قائمه بريديه

ضم القوائم من مصادر متعدده في قائمه واحده

تنقيح قائمه المستلمين

طريقة استخدام بيانات العميل

بعد الحصول على معلومات حول العملاء والعملاء المحتملين، يمكن أن يكون تعقب السمات المشتركة بينهم مفيداً جداً. كلما زادت التفاصيل التي تلتقطها في قائمة المراسلات، كلما زادت خيارات استهداف البريد.

ولكن تأكد من أن البيانات المفصلة التي تقوم بتعقبها هي البيانات التي ستقوم باستخدامها. كلما زاد التعقيد الذي تضيفه إلى قائمة المراسلات، فكلما زاد العمل الواجب عليك القيام به للمحافظة على القائمة.

على سبيل المثال، يمكنك استخدام بيانات العميل بأي من الطرق التالية:

  • طباعة تسميات المراسلات     قم بإنشاء تسميات المراسلات، والتي تحتاج فقط إلى المعلومات الخاصة بالاسم والعنوان.

  • إرسال بريد إلى عملاء في إعدادات محلية معينة     قم بتصفية قائمة المراسلات حسب المدينة أو الرمز البريدي، بحيث يمكن الاعلان عن أحد العروض التجارية لعملاء يعيشون بمكان معين فقط.

  • اضافه تحيه خاصه     يمكنك تخصيص علي المراسله ب# ما في ذلك المستلمين الاولي او الاخيره الاسماء في سطر ترحيب ب# تقسيم الاسم الي حقول البيانات العنوانو# الاسم الاولو# اسم العائله .

  • التركيز علي مستلمين عمر معين     اعلام العملاء ب# المنتجات او الخدمات المناسبه ل# المرحله هؤلاء العملاء من life (علي سبيل المثال، التخطيط ل# التقاعد في العشرينات الخاصه بها او الخمسينيات) عن طريق تجميع تواريخ الميلاد ل# العملاء مثل سنه الميلاد (علي سبيل المثال، "1945").

    اذا اردت تقديم هديه ترويجيه ل# كافه العملاء الذين يقع ميلادهم في الشهر الحالي، يمكنك جمع تواريخ ميلادهم ك الشهر و# اليوم و# السنه (مثل "1 يناير 2000").

  • تخصيص المراسلات المنفصلة حسب الجنس     الاعلان عن خط انتاج جديد للرجال فقط أو للنساء فقط عن طريق تضمين جنس العميل ("ذكر" أو "أنثى") في قائمة المراسلات.

  • استخدام عمليات الشراء السابقة     إرسال إعلانات خاصة للعملاء الذين قاموا بعمليات الشراء الكبيرة الأخيرة، أو إعلام العملاء عند توافر طرز جديدة لمنتجاتهم المفضلة. لعمل ذلك، تحتاج إلى تعقب محفوظات الشراء الخاصة بالعملاء. يمكن إخطار العملاء أيضاً عن المنتجات المشابهة ("العملاء الذين اشتروا ما اشتريته اشتروا هذا أيضا").

  • إرسال بريد إلكتروني لتوفير تكاليف البريد     توفير النفقات البريدية الخاصة بدعوة فقط من خلال إرسال دعوات بالبريد الإلكتروني للعملاء الذين قاموا بتوفير عناوين بريدهم الإلكترونية. يمكن أولاً توجيه الدعوات المطبوعة بتنفيذ دمج بريد وتصفية العملاء الذين ليس لديهم بريد إلكتروني. ثم يمكن إنشاء دعوة بريد إلكتروني عن طريق عمل دمج بريد إلكتروني وتصفية العملاء الذين لديهم عناوين بريد إلكترونية.

اعلي الصفحه

إنشاء قائمة مراسلات

بشكل أساسي، تعتبر قائمة المراسلات عبارة عن ملف نصي يفصل سجلات المستلمين إلى حقول مشتركة. عادة تأخذ مثل هذه القوائم شكل أوراق العمل أو الجداول، ويكون كل سجل في الصف الخاص به، منفصل إلى أعمدة تحتوي على حقول البيانات المستقلة، مثل قائمة المراسلات الرئيسية المصورة هنا.

تظهر قائمة مراسلات أساسية في مربع الحوار "مستلمو دمج المراسلات".

قد تحتوي القائمة المركبة على حقول بيانات إضافية، مثل حجم المنتج وتفضيلات اللون ومحفوظات الشراء و الميلاد والجنس.

إذا كنت تقوم بإنشاء قائمة مراسلات للمرة الأولى، يمكنك إنشائها بدون مغادرة Microsoft Office Publisher.

إنشاء قائمة مراسلات

  1. قم بفتح منشور.

  2. في القائمة أدوات، أشر إلى المراسلات والكتالوجات، ثم انقر فوق إنشاء قائمة عناوين.

  3. قبل البدء في كتابة معلومات القائمة، يمكنك تخصيص الحقول من خلال إضافة الحقول التي تظهر في مربع الحوار قائمة عناوين جديدة أو إزالتها أو إعادة تسميتها أو إعادة ترتيبها.

    كيف؟

    1. انقر فوق تخصيص أعمدة، ثم نفذ أحد الاجراءات التالية:

      • لإضافة حقل، انقر فوق إضافة. في مربع الحوار إضافة حقل، اكتب اسماً للحقل الجديد، ثم انقر فوق موافق.

      • لإزالة حقل، حدد الحقل ضمن أسماء الحقول، وانقر فوق حذف، ثم انقر فوق نعم.

      • لإعادة تسمية حقل، حدد الحقل ضمن أسماء الحقول، ثم انقر فوق إعادة تسمية. في مربع الحوار إعادة تسمية حقل، اكتب اسماً جديداً في المربع إلى، ثم انقر فوق موافق.

      • لتغيير ترتيب الحقول، حدد الحقل الذي تريد تحريكه، ثم انقر فوق تحريك لأعلى أو تحريك لأسفل حتى يشغل الموضع الذي تريده.

    2. كرر هذه الخطوات حتى تنتهي من مراجعة قائمة أسماء الحقول، ثم انقر فوق موافق.

  4. في مربع الحوار قائمة عناوين جديدة، اكتب المعلومات الخاصة بالإدخال الأول في الحقول ذات الصلة (المسمي الوظيفي والاسم الأول واسم العائلة وغير ذلك).

  5. عندما يتم انهاء إدخال المعلومات الخاصة بالإدخال الأول، انقر فوق إدخال جديد أو اضغط على مفتاح TAB.

  6. كرر الخطوتين 3 و4 إلى أن تنتهي من إضافة الإدخالات.

  7. انقر فوق موافق.

  8. في مربع الحوار حفظ قائمة العناوين، اكتب اسماً لقائمة العناوين في المربع اسم الملف.

    يتم حفظ قائمة العناوين في المجلد My Data Sources. بشكل افتراضي من الأفضل الإبقاء على قائمة العناوين هنا، لأن هذا المجلد هو المجلد الافتراضي الذي يبحث فيه Microsoft Publisher عن مصادر البيانات.

  9. انقر فوق حفظ.

اعلي الصفحه

ضم القوائم من مصادر متعددة

سواء كانت لديك قوائم مراسلات أو كنت تشتريها، يقوم Publisher بتسهيل ضم قوائم العملاء من مصادر متعددة وتحريرها في Publisher. يمكن تحديد أيهم أفضل لك من خلال تجميع قائمة مراسلات Publisher من أي تجميع للقوائم الأخرى التي تم إنشاؤها في البرامج التالية:

  • Microsoft Office Excel

  • Microsoft Office Outlook

  • Microsoft Office Outlook مع "مدير اتصالات العمل"

  • Microsoft Office Access

يمكنك استخدام القوائم التي تشتريها أيضا، مثل قوائم Microsoft List Builder.

تحديد القائمة لإضافتها

  1. في القائمة أدوات، انقر فوق المراسلات والكتالوجات، ثم انقر فوق دمج المراسلات لفتح جزء المهام دمج البريد.

    إذا كان المنشور متصلاً بقائمة مستلمين، تحقق من الاتصال، ثم انقر فوق تحرير قائمة المستلمين في جزء المهام دمج المراسلات. إذا كان المنشور غير متصل بقائمة مستلمين موجودة، انقر فوق أحد الخيارات ضمن إنشاء قائمة مستلمين، انقر فوق التالي: إنشاء قائمة مستلمين أو الاتصال بها، ثم حدد القائمة التي تريدها.

  2. في مربع الحوار مستلمو دمج المراسلات، ضمن إضافة إلى قائمة المستلمين، نفذ أي من الاجراءات التالية:

    • انقر فوق تحديد قائمة موجودة، حدد مصدر البيانات في مربع الحوار تحديد مصدر البيانات، ثم انقر فوق فتح.

    • انقر فوق تحديد من جهات اتصال Outlook (اذا كنت المطالبه ب# اختيار ملف تعريف البريد الالكتروني، انقر فوق ملف التعريف الذي تريده)، ثم انقر فوق موافق. حدد قائمه التوزيع او مجلد في مربع الحوار تحديد جهات الاتصال، و# من ثم انقر فوق موافق.

    • انقر فوق كتابة قائمة جديدة، أضف الإدخالات التي تريدها في مربع الحوار قائمة عناوين جديدة، ثم انقر فوق موافق.

حل التناقضات عند ضم القوائم

عندما تضيف قائمه مراسلات الي اخر، قد يكون حقل واحد او اكثر في القائمه المضافه غير مطابقه في القائمه الموجوده. علي سبيل المثال، قد تحتوي قائمه العناوين التي تريد اضافتها علي حقل اسم الشركه ، و# لكن لا يجوز القائمه الاصليه.

يطالبك Publisher بإصلاح عدم التطابق بين الحقول في قوائم المصدر العديدة من خلال فتح مربع الحوار إضافة إلى قائمة المستلمين.

  1. في مربع الحوار إضافة إلى قائمة المستلمين، حدد حقلاً غير محدد في العمود متطابق، حدد الحقل الذي تريد أن يتطابق معه في القائمة حقول قائمة المستلمين المزودة بحقول متطابقة، ثم انقر فوق مطابقة.

  2. في مربع الحوار مطابقة حقل، تحقق من سرد الحقل الذي حددته ضمن مطابقة مع قائمة المستلمين أو حدد حقلاُ آخراً ثم انقر فوق موافق.

  3. إذا كنت تحتاج إلى إضافة حقل جديد إلى قائمة المستلمين لإجراء مطابقة، حدد الحقل الذي تريد إضافته في القائمة الجديدة (القائمة إلى اليمين في مربع الحوار إضافة إلى قائمة مستلمين)، انقر فوق إضافة، ثم انقر فوق موافق. تظهر الحقول المضافة ضمن الحقول الجديدة المطلوب إضافتها إلى قائمة المستلمين.

    تلميح: إزالة حقل مضاف عن طريق تحديده في المربع الحقول الجديدة المطلوب إضافتها إلى قائمة المستلمين، ثم النقر فوق إزالة.

صورة لمربع الحوار "إضافة إلى قائمة المستلمين"

كيف تطابق الحقول عندما لا يطالبني Publisher الي؟

  • في جزء المهام دمج المراسلات، ضمن مزيد من العناصر، انقر فوق حقول العنوان، ثم انقر فوق مطابقة الحقول.

حفظ اختصار إلى قائمة منضمة

يمكنك إنشاء اختصار إلى القائمة المنضمة لاستخدامه في المراسلات الأخرى. كلما قمت بتحرير إدخالاً مفرداً في القائمة المنضمة، يتم تحديث الإدخال الذي تم تحريره أيضا في ملف المصدر الأصلي إذا ما كان الملف متوفراً للتحرير. إذا كنت لا تريد تحديث ملف المصدر الأصلي، قم بتصدير قائمة المستلمين إلى ملف جديد.

  1. في جزء المهام دمج المراسلات ( خطوة 3: إنشاء منشورات مدمجة)، ضمن إعداد لمتابعة هذا البريد، انقر فوق حفظ اختصار لقائمة مستلمين.

  2. في مربع الحوار حفظ ملف، اكتب اسماً لقائمة العناوين المنضمة في المربع اسم الملف.

    يتم حفظ قائمة العناوين في المجلد My Data Sources بشكل افتراضي. من الأفضل الإبقاء على قائمة العناوين هنا، لأن هذا المجلد هو المجلد الافتراضي الذي يبحث فيه Microsoft Office Publisher عن مصادر البيانات.

  3. انقر فوق حفظ.

اعلي الصفحه

تنقيح قائمة مستلمين

عندما تتطابق الحقول في قوائم المصادر المتنوعة، تظهر كافة الحقول في القائمة الموجودة في مربع الحوار مستلمو دمج المراسلات، حيث يمكنك تصفية المستلمين وفرزهم وتحديدهم لتضمينهم في دمج المراسلات. قم بتحديد خانة الاختيار الموجودة بجانب كل مستلم تريد تضمينه، وإلغاء تحديد خانة الاختيار الموجودة بجانب كل مستلم تريد استثناءه.

تحديد كافة العناصر أو إلغاء تحديدها

  • قم بتحديد خانة الاختيار في صف العنوان أو بإلغاء تحديدها.

تصفية عناصر في القائمة

إذا أردت استخدام إدخالات معينة فقط في القائمة، يمكنك تصفية القائمة من استخدام حقل محدد أو معيار. وبعد تصفية القائمة، يمكنك استخدام خانات الاختيار لتضمين السجلات واستثنائها.

  1. انقر فوق السهم الموجود بجانب عنوان عمود العنصر الذي تريد التصفية حسبه.

  2. نفذ أحد الإجراءات التالية:

    • انقر فوق (فراغات) لعرض كافة السجلات التي يكون فيها الحقل المقابل فارغاً.

    • انقر فوق (بلا فراغات) لعرض كافة السجلات والتي يحتوي الحقل المقابل بها على معلومات.

    • انقر فوق (خيارات متقدمة) لفتح مربع الحوار تصفية وفرز، الذي يمكنك استخدامه للتصفية باستخدام معايير عديدة.

      ملاحظة: يمكنك أيضا فتح مربع الحوار تصفية وفرز بالنقر فوق تصفية ضمن تنقيح قائمة المستلمين في مربع الحوار مستلمو دمج المراسلات.

  3. تلميح: اذا كان مصدر البيانات يحتوي علي سجلات مشاركه المعلومات نفسها، و# هناك 10 او اقل قيم فريده في العمود، ف# يمكنك التصفيه حسب معلومات معينه. علي سبيل المثال، اذا كان هناك عده عناوين تسرد استراليا علي انها البلد او المنطقه، ف# يمكنك التصفيه حسب استراليا.

  4. يعرض مربع الحوار مستلمو دمج المراسلات السجلات اللتي تم تعيينها فقط. لعرض كافة السجلات مرة أخرى، انقر فوق (الكل).

فرز عناصر في القائمة

إذا أردت مشاهدة العناصر بترتيب أبجدي، فيمكنك فرز العناصر الموجودة في القائمة.

  • في مربع الحوار مستلمو دمج المراسلات الإلكتروني، انقر فوق عنوان العمود للعنصر الذي تريد الفرز به.

    على سبيل المثال، إذا أردت عرض القائمة مرتبة أبجدياً باستخدام اسم العائلة، انقر فوق عنوان العمود اسم العائلة.

  • للفرز باستخدام معايير متعددة، انقر فوق فرز ضمن تنقية بحث قائمة المستلمين. في مربع الحوار تصفية وفرز، حدد المعايير التي تريد الفرز باستخدامها.

البحث عن التكرارات

لمنع مراسلات البريد المكررة، يمكنك البحث عن السجلات وتقليلها في القائمة المدمجة والتي تتطابق بها معظم (ليس الكل بالضرورة) الحقول.

  1. في مربع الحوار مستلمو دمج التكرارات، انقر فوق البحث عن المتطابقات.

  2. في مربع الحوار البحث عن المتطابقات، اترك الإدخالات التي تريد تضمينها فقط محددة، ثم انقر فوق موافق.

البحث عن مستلم معين أو مجموعة من المستلمين يشتركون في سمة عامة

لتعريف فرد او مجموعة افراد يشتركون في سمة مشتركة (مثل اسم العائلة أو الرمز البريدي أو شهر الميلاد)، يمكنك البحث في القائمة.

  1. في مربع الحوار مستلمو دمج المراسلات، انقر فوق البحث عن مستلم.

  2. في مربع الحوار البحث عن إدخال ، ادخل السمات التي تريد البحث عنها في مربع النص بحث، عين الحقل أو الحقول التي تريد البحث فيها، ثم انقر فوق بحث عن التالي.

اعلي الصفحه

ملاحظة: إقرار إخلاء المسؤولية للترجمة الآلية: تمت ترجمة هذه المقالة بواسطة نظام كمبيوتر دون تدخل العامل البشري. توفر Microsoft هذه الترجمات الآلية لمساعدة المستخدمين الذين لا يتحدثون الإنجليزية على استخدام منتجات Microsoft، وخدماتها، وتقنياتها والاستمتاع بها. قد تحتوي هذه المقالة على أخطاء في المفردات، أو بناء الجملة، أو القواعد نظرًا لترجمتها آليًا.

مشاركة Facebook Facebook Twitter Twitter البريد الإلكتروني البريد الإلكتروني

هل كانت المعلومات مفيدة؟

رائع! هل لديك أي ملاحظات أخرى؟

كيف يمكننا تحسين ذلك؟

نشكرك على ملاحظاتك!

×