تكوين منظم المحتوى لتوجيه المستندات

تكوين منظم المحتوى لتوجيه المستندات

هام: تمت ترجمة هذه المقالة ترجمة آلية، راجع إقرار إخلاء المسؤولية. يرجى الاطلاع على النسخة الإنجليزية من هذه المقالة. هنا للرجوع إليها.

إن "منظم المحتوى" عبارة عن ميزة في SharePoint يمكنها أن تقوم بشكل تلقائي بإدارة بعض المهام المهمة في مكتبة. هذا الأمر لا يؤدي إلى توفير الوقت فحسب، بل من شأنه أن يساعد على ضمان إدارة مكتبة مستندات بطريقة متواصلة.

ما المهام التي يمكن لمنظم المحتوى تنفيذها؟

بإمكان "منظم المحتوى" تنفيذ المهام التالية بشكل تلقائي:

  • توجيه المستندات إلى مكتبات أو مجلدات مختلفة    فميزة "منظم المحتوى" تعمل في الواقع كحارس للمستندات. في كل مرة يتم فيها تحميل مستند، يستخدم "منظم المحتوى" القواعد التي قمت بإنشائها لتحديد المكان الذي يجب أن ينقل المستند إليه. بعد ذلك، يوجّه المستند إلى المكتبة المناسبة أو المجلد المناسب، في مكان موجود في مجموعة مواقع مشتركة مختلفة. يمكن إنشاء القواعد بالاستناد إلى مجموعة تضمّ أنواع المحتويات وبيانات تعريف.

  • تحميل كل المستندات الي "مكتبه توجيه تلقائي"    يمكنك تكوين "منظم المحتوي" ل# وضع المستندات التي تم تحميلها علي الاطلاق في "مكتبه توجيه تلقائي"، حيث يمكن ادخال بيانات التعريف و# اكمال عمليه ارسال.

  • إدارة حجم المجلد   يمكنك تكوين "منظم المحتوى" لمراقبة عدد العناصر في المجلدات، والتأكد من عدم احتواء أي مجلد على عناصر تتجاوز العدد المحدد. بشكل افتراضي، هذا الحد هو 2500 عنصر، وعندما يصل عدد العناصر إلى 2501، ينشئ "منظم المحتوى" تلقائياً مجلداً جديداً ويضع المستند فيه. يمكنك تحديد عدد العناصر التي يسمح "منظم المحتوى" بوضعها في مجلد واحد.

  • اداره عمليات الارسال المكرره    عند تحميل مستند موجود ب# الفعل في المكتبه، يمكنك الحصول علي "منظم المحتوي" استخدام الاصدارات SharePoint، او تغيير اسم الملف عن طريق اضافه احرفا فريده. يؤدي هذا الي جعل من الاحتفاظ كل من مستند موجود و# التكرار.

  • المحافظة على سجلات التدقيق    بإمكان "منظم المحتوى" المحافظة على تخزين سجلات التدقيق المتعلقة بمستند مع المستند بعد توجيهه.

تنشيط ميزة "منظم المحتوى" على موقع

يجب أن تتوفر لديك أذونات "مالك الموقع" على الأقل لتنفيذ هذه المهمة.

لتنشيط ميزة "منظم المحتوى" لموقع

  1. انتقل إلى الموقع المراد تكوينه.

  2. انقر فوق اعدادات أيقونة "إعدادات" ، ثم اختر اعدادات الموقع من القائمه المنسدله.

    ل SharePoint Online، انقر فوق اعدادات أيقونة "إعدادات" و# انقر فوق محتوي الموقع، و# من ثم انقر فوق اعدادات الموقع.

  3. في الصفحه اعدادات الموقع، في المجموعه اجراءات الموقع، انقر فوق اداره ميزات الموقع.

  4. إلى جانب اسم ميزة "منظم المحتوى"، انقر فوق تنشيط. عند تنشيط الميزة، تظهر الكلمة نشطة في عمود الحالة.

    الزر تمكين أورجانزير المحتوي

تكوين منظم المحتوى لتوجيه المستندات

ملاحظة: يجب أن تتوفر لديك أذونات "مالك الموقع" على الأقل لكي تتمكن من تكوين "منظم المحتوى".

  1. انتقل إلى الموقع الذي تريد تكوين "منظم المحتوى" له لتوجيه المستندات تلقائياً إلى مواضع محددة.

  2. انقر فوق اعدادات أيقونة "إعدادات" ، ثم اختر اعدادات الموقع من القائمه المنسدله.

    ل SharePoint Online، انقر فوق اعدادات أيقونة "إعدادات" و# انقر فوق محتوي الموقع، و# من ثم انقر فوق اعدادات الموقع.

  3. في المجموعة إدارة الموقع، اختر إعدادات منظم المحتوى.

    ملاحظة: يظهر ارتباط "إعدادات منظم المحتوى" فقط إذا تم تنشيط هذه الميزة للموقع.

  4. في المقطع إعادة توجيه المستخدمين إلى مكتبة التوجيه التلقائي، حدد خانة الاختيار لفرض "منظم المحتوى". يؤدي ذلك إلى إعادة توجيه المستخدمين إلى مكتبة التوجيه التلقائي عندما يحاول هؤلاء تحميل مستند.

  5. في المقطع إرسال إلى موقع آخر، حدد خانة الاختيار إذا كنت تريد السماح للقواعد بتوجيه المستندات إلى موقع آخر.

  6. في المقطع تقسيم المجلدات، حدد خانة الاختيار إنشاء مجلدات فرعية بعد وجود عدد كبير من العناصر في موقع هدف لإنشاء مجلدات فرعية تلقائياً بعد تجاوز أحد المواضع لعدد معين من العناصر.

    • في المربع عدد العناصر في مجلد واحد، اكتب عدد المستندات التي يمكن تخزينها في مجلد قبل إنشاء مجلد جديد.

    • في المربع تنسيق اسم المجلد، حدد اصطلاح التسمية لأي مجلدات جديد تم إنشاؤها.

  7. في المقطع عمليات الإرسال المكررة، حدد إن كنت تريد أن تستخدم التكرارات ميزة تعيين الإصدار، أو إن كان يجب أن تتضمّن التكرارات دوماً أحرفاً فريدة ملحقة باسم ملف العنصر.

  8. في المقطع الحفاظ على السياق، حدد خانة الاختيار إذا كنت ترغب في حفظ سجلات التدقيق أو بيانات التعريف كإدخال تدقيق في العنصر أو المستند المُرسل.

  9. في المقطع مديري القاعده، ادخل اسماء المستخدم التي يتم المديرين القواعد في المؤسسه الخاصه بك. يجب ان مديري القواعد حق الوصول اذونات "اداره موقع ويب" قواعد "منظم المحتوي" اعداد الصفحه. ل# الحصول علي مزيد من المعلومات، راجع قواعد "انشاء منظم المحتوي" ل# توجيه المستندات.

  10. حدد خانات الاختيار الملائمة لكي يتم إرسال رسائل البريد الإلكتروني تلقائياً إلى مديري القواعد. بإمكان "منظم المحتوى" إرسال رسالة بريد إلكتروني عندما لا تتطابق عملية إرسال مع إحدى القواعد، أو عند إرسال أي محتوى إلى "منظم المحتوى".

    ملاحظة: يجب تكوين البريد الالكتروني ب# مسؤول SharePoint او الشبكه ل# الخادم او الخدمه ل# خانات الاختيار هذه ل# تمكين.

  11. في المقطع نقاط الإرسال، أدخل معلومات حول مواقع أو برامج مراسلات بريد إلكتروني أخرى يمكنها إرسال المحتوى إلى الموقع الحالي.

    تلميح: يوفر لك هذا المقطع محدد موقع المعلومات (URL) الخاص بخدمة ويب لإرسال المحتوى إلى الموقع إذا كنت تريد إنشاء سير عمل أو حل مخصص لإرسال المستندات من نظام بريد إلكتروني.

ملاحظة: إقرار إخلاء المسؤولية للترجمة الآلية: تمت ترجمة هذه المقالة بواسطة نظام كمبيوتر دون تدخل العامل البشري. توفر Microsoft هذه الترجمات الآلية لمساعدة المستخدمين الذين لا يتحدثون الإنجليزية على استخدام منتجات Microsoft، وخدماتها، وتقنياتها والاستمتاع بها. قد تحتوي هذه المقالة على أخطاء في المفردات، أو بناء الجملة، أو القواعد نظرًا لترجمتها آليًا.

توسيع المهارات
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×