تعيين قواعد لدمج البريد

تعرّف على قواعد دمج المراسلات واستكشف كيف يمكن لمؤسستك استخدام كل قاعدة. عندما تقوم بإنشاء خطاب أو رسالة بريد إلكتروني إلى كل العملاء وتريد أن يحمل الخطاب عناصر أخرى اعتماداً على القيم المختلفة الموجودة في بعض حقول مصدر البيانات، يمكنك إعداد قاعدة.

على سبيل المثال، قد تنشئ خطاباً حول حدث قادم يعقد في ثلاثة مواقع جغرافية مختلفة حول العالم. قمت بإنشاء الخطاب باستخدام الخيار بدء دمج المراسلات ضمن علامة التبويب المراسلات في Word، ولكن بعد مراجعة المستند، ستكتشف أنه ليس هناك محتوى متكرر فحسب، بل ستدرك أيضاً أن هناك بعض المحتويات يجب تغييرها بناءً على موقع الحدث. في هذه الحالة، يمكنك استخدام القواعد في المجموعة كتابة الحقول وإدراجها لتشمل مجموعة متنوعة من الشروط.

استخدام القواعد

تتيح لك إمكانية إضافة قواعد إلى مستند دمج المراسلات الفرصة لجعل عملية سير العمل أكثر فعالية وتوفير المرونة اللازمة. باستخدام القواعد، لن تحتاج إلى إنشاء مستندات متعددة وإعداد المحتوى الذي يمكن تغييره بسرعة.

يمكنك إضافة القواعد أثناء إعداد دمج المراسلات.

  1. على علامة التبويب المراسلات، في المجموعة كتابة الحقول وإدراجها، اختر القواعد.

    في Word، من علامة التبويب "مراسلات"، في المجموعة "كتابة الحقول وإدراجها"

  2. اختر قاعدة متوفرة.

    في Word، القائمة المنسدلة للحقول "قواعد" والتي يمكن الوصول إليها في المجموعة "كتابة وإدراج" من علامة التبويب "مراسلات"

لا يمكنك الوصول إلى القواعد حتى تبدأ عملية دمج المراسلات. للحصول على تفاصيل حول كيفية إعداد أي حقل، في مربع الحوار الخاص بالقاعدة المختارة، اختر الأيقونة ؟. يمكنك أيضاً البحث عن اسم الحقل في تعليمات Word.

تلميح: للتبديل بين إظهار رموز الحقول وإخفائها، اضغط على ALT+F9.

الحقل

الوصف

المثال والأسلوب

Ask

يُستخدم لتكرار طلب الحصول على المعلومات نفسها في أكثر من مكان واحد في مستند. تظهر الاستجابة للطلب في المستند المُدمج

في إدراج حقل Word: مربع الحوار Ask‏ توجد خانة الاختيار السؤال مرة واحدة. حدد خانة الاختيار إذا كنت تريد أن تحدث المطالبة فقط في بداية دمج المراسلات النهائية. أو قم بإلغاء تحديد خانة الاختيار (الإعداد الافتراضي) إذا كنت تريد أن تظهر المطالبة لكل سجل.

لمزيد من المعلومات، راجع الحقل Ask‏

هناك احتفال بالتقاعد مخطط للموظف الذي أمضى سنوات في بيع المنتجات التي صنعتها مؤسستك. يتم إرسال دعوة عبر رسالة بريد إلكتروني إلى أشخاص داخل مؤسستك وخارجها يُسأل فيها كل شخص إذا كان سيحضر.

في إدراج حقل Word: مربع الحوار ‏Ask، في المربع إشارة مرجعية، اكتب دعوة.

في المربع مطالبة، اكتب هل تخطط للانضمام إلينا في احتفال التقاعد؟

في المربع نص الإشارة المرجعية الافتراضي، اكتب نعم.

اختر موافق عند الانتهاء.

Fill-in

يُستخدم الحقل "Fill-in" عندما تريد طرح سؤال. الحقل "Fill-in" يشبه الحقل "Ask"، عدة مرات في مستند.

في إدراج حقل Word: مربع الحوار Fill-in توجد خانة الاختيار السؤال مرة واحدة. حدد خانة الاختيار إذا كنت تريد تطبيق الاستجابة على كل سجل يتم دمجه. أو قم بإلغاء تحديد خانة الاختيار (الإعداد الافتراضي) إذا كنت تريد أن تتم مطالبتك بكل سجل.

لمزيد من المعلومات، راجع الحقل Fill-in‏.

ترعى مؤسستك حدث تقييم حماية. يوجد نموذج تسجيل سري يتم إرساله إلى كل موظف. يطالبك هذا النموذج بتقديم معلومات حول العمر والطول والوزن يجب أن يتم توفيرها.

في إدراج حقل Word: مربع الحوار Fill-in، في المربع المطالبة، اكتب كم عمرك؟

اختر موافق عند الانتهاء.

If Then Else

يُستخدم لتعريف الشرط الذي يجب تحقيقه. إذا تحقق الشرط الذي تم تعريفه، يتم توفير معلومات محددة. لكن إذا لم يتم تحقيق الشرط الذي تم تعريفه، يتم توفير معلومات مختلفة.

لمزيد من المعلومات، راجع الحقل If‏.

يمكنك الاحتفاظ بقاعدة بيانات عضوية كبيرة لمؤسسة خيرية. سيتلقى الأعضاء إعلانات مختلفة متعلقة حول أحداث جمع التبرعات القادمة استناداً إلى موقعهم الجغرافية.

في إدراج حقل Word: مربع الحوار IF، في القائمة المنسدلة اسم الحقل، اختر اسم العمود الموقع في مصدر البيانات (عادة ما يكون جدول البيانات في Excel).

في القائمة المنسدلة المقارنة ، اختر يساوي.

في المربع مقارنة مع، اكتب أمريكا الجنوبية. بعد ذلك، في المربع إدراج هذا النص، اكتب المحتوى الذي يتم إدراجه إذا تم تحقيق المقارنة. وإذا لم تتحقق المقارنة، تتم إضافة المحتوى المقدم في المربع وإلا إدراج هذا النص.

اختر موافق عند الانتهاء.

Merge Record #

يُستخدم لتسجيل رقم السجل الفعلي في مصدر البيانات لتضمينه في المستند الذي تم دمجه. يظهر الرقم أي عملية فرز أو تصفية قمت بتطبيقها على مصدر البيانات قبل الدمج

لمزيد من المعلومات، راجع الحقل MergeRec‏.

استخدام الحقل "MergeRec" إلى جانب الحقل "تاريخ الطباعة" لإنشاء أرقام فواتير فريدة.

على علامة التبويب المراسلات، في المجموعة كتابة الحقول وإدراجها، اختر القواعد، ثم حدد ‏Merge Record #‏.

Merge Sequence #

يُستخدم عندما تريد معرفة عدد السجلات الموجودة في المستند الذي تم دمجه.

لمزيد من المعلومات، راجع الحقل MergeSeq‏.

يمكنك دمج مجموعة من الخطابات وسيعرض السجل الأخير في مجموعة من الخطابات النموذجية العدد الإجمالي للخطابات. يمكنك استخدام هذا العدد الإجمالي لحساب تكلفة الطوابع.

على علامة التبويب "المراسلات"، في المجموعة كتابة الحقول وإدراجها، اختر القواعد، ثم حدد ‏Merge Record #‏.

Next Record

يُستخدم لإدراج سجل البيانات التالي في المستند الحالي بدون بدء مستند جديد.

لمزيد من المعلومات، راجع الحقل Next‏.

على علامة التبويب المراسلات، في المجموعة كتابة الحقول وإدراجها، اختر القواعد، ثم حدد Next Record.

Next Record If

يُستخدم للمقارنة بين قيمتين. يحدد التطابق بين محتويات حقل البيانات والقيمة ما إذا كان يجب دمج السجل التالي في المستند الحالي أو في مستند جديد.

لمزيد من المعلومات، راجع الحقل NextIf‏.

على علامة التبويب المراسلات، في المجموعة كتابة الحقول وإدراجها، اختر القواعد، ثم حدد Next Record If‏.

في القائمة اسم الحقل، اختر اسم حقل الدمج، مثل "المدينة".

في القائمة مقارنة، اختر عامل التشغيل الذي تريده. على سبيل المثال، لاختيار المستلمين في مدينة معينة، اختر يساوي.

في المربع مقارنة مع، اكتب القيمة التي تريد استخدامها. على سبيل المثال، لاختيار المستلمين في طوكيو، اكتب طوكيو.

Set Bookmark

يُستخدم لإقران اسم الإشارة المرجعية بقيمة محددة. يمكنك وضع إشارة مرجعية في مواقع متعددة داخل مستند. عندما تقوم بإدراج إشارة مرجعية في مستند، تظهر القيمة المرتبطة بهذه الإشارة المرجعية.

لمزيد من المعلومات، راجع الحقل Set‏.

تقوم مؤسستك بإعداد إصدار عام لملخص العمل البيئي الذي سيتم استخدامه في منطقة معينة. يمتلك مديرو المشاريع عنوان مشروع أولي، لكن احذر فربما يتغير. يتمثل الخيار الأفضل هنا في إضافة إشارة مرجعية لأنه إذا تغيير العنوان، يمكنك فقط تغيير الإشارة المرجعية، وليس كل مرجع إلى العنوان.

في إدراج حقل Word: مربع الحوار ‏Set، في المربع إشارة مرجعية، اكتب اسم المشروع..

في الكتلة القيمة، اكتب ‏Big Frog Hollow Remediation‏

اختر موافق عند الانتهاء.

Skip Record If

يُستخدم لمقارنة محتويات حقل بيانات مع قيمة، ولتخطي تضمين سجل البيانات الحالي إذا كانت المقارنة صحيحة.

لمزيد من المعلومات، راجع الحقل SkipIf‏.

تملك متجراً لبيع الملابس وتجد أن لديك كمية كبيرة لنوع قميص معين، لكن هذا النوع ليس بالمقاس الأكثر شيوعاً. لذا عندما تستعد لإرسال نشرة إعلانية للمبيعات، فإنك ستستبعد العملاء الذين يرتدون مقاساً معيناً.

في إدراج حقل Word: مربع الحوار ‏ISkip Record If، في القائمة المنسدلة اسم الحقل، اختر اسم العمود "الحجم" في مصدر البيانات (عادة ما يكون جدول البيانات في Excel).

في القائمة المنسدلة المقارنة ، اختر يساوي.

في المربع مقارنة مع، اكتب XL. اختر موافق عند الانتهاء. لن يتلقى أي عميل يرتدي قميص XL النشرة الإعلانية للمبيعات.

توسيع المهارات
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×