تعرّف على مجموعات Office 365

تاريخ التحديث الأخير 15 فبراير 2019

إن مجموعات Office 365 عبارة عن خدمة تعمل مع أدوات Office 365 التي تستخدمها بالفعل بحيث يمكنك التعاون مع زملاء العمل عند كتابة المستندات أو إنشاء جداول البيانات أو التعاون في خطط المشروعات أو جدولة الاجتماعات أو إرسال رسالة بريد إلكتروني.

هذه المقالة بمثابة مساعدة لشرح ماهية المجموعات لك كما أنها تقدم لك بعض الارتباطات المفيدة في الخطوات التالية.

للاطلاع على أحدث الأخبار ومقاطع الفيديو بشأن مجموعات Office 365، اطلع على مدونات Office

تلميح: إذا كنت تبحث عن معلومات حول استخدام مجموعات جهات اتصال Outlook لإرسال رسالة بريد إلكتروني إلى قائمة من الأشخاص -مثل مجموعة من الأصدقاء- فاطلع على إنشاء مجموعة جهة اتصال أو قائمة توزيع في Outlook للكمبيوتر الشخصي.

ما هي مجموعات Office 365؟

تتيح لك المجموعات في Office 365 اختيار مجموعة من الأشخاص ممن ترغب في التعاون معهم والإعداد بسهولة لمجموعة من الموارد ليشاركها هؤلاء الأشخاص. موارد مثل علبة بريد Outlook المشتركة أو التقويم المشترك أو مكتبة المستند للتعاون في الملفات.

لا داع للقلق بشأن تعيين الأذونات يدوياً لجميع تلك الموارد نظراً لأن إضافة أعضاء إلى المجموعة تمنحهم الأذونات التي يحتاجونها للأدوات التي تقدمها مجموعتك تلقائياً. وعلاوة على ذلك، تعتبر المجموعات تجربة جديدة ومطورة لما اعتدنا على استخدامه لاستخدام قوائم التوزيع أو مهام علب البريد المشتركة.

تلميح: للاطلاع على معلومات بشأن ترقية قوائم التوزيع التقليدية لمجموعات Office 365 اطلع على هذه المقالة.

تعتمد المواد المُحددة المتوفرة بصورة بسيطة على تجربة المجموعات التي يرغب فريقك في خوضها. عند وضع الخيارات في الاعتبار، فمن المهم تذكر أن الحجم الواحد نادراً ما يناسب الجميع. قد تُفضِل الفرق العمل بطرق مختلفة وأن يكون لدى Office 365 الأدوات اللازمة لتمكين التعاون بأي شكل يفضله فريقك.

يمكنك إنشاء مجموعات Office 365 من مجموعة مختلفة من الأدوات مثل Outlook وOutlook على ويب وOutlook Mobile وSharePoint وPlanner وTeams والمزيد. تعتمد الأداة التي تختارها للبدء إلى حدٍ ما على نوع المجموعة التي تعمل معها. مثال: في Microsoft نحن نميل للبدء من Outlook عند إنشاء مجموعة منظمة حول البريد الإلكتروني والتقويم. إذا كانت المجموعة مُخصصة لشركة متوسعة في الاتصالات، فإننا نميل للبدء بتطبيق Yammer. وبالنسبة للتعاون القائم على الدردشة، فنميل لبدء مجموعتنا من Microsoft Teams.

عند إنشاء مجموعة، فسوف تحتاج لتحديد إذا ما كنت ترغب في أن تكون مجموعة خاصة أم مجموعة عامة. يمكن الاطلاع على المحتوى في المجموعة العامة بواسطة أي شخص في مؤسستك، ويمكن لأي شخص في المؤسسة الانضمام للمجموعة. لا يمكن الاطلاع على المحتوى في المجموعة الخاصة إلا بواسطة أعضاء المجموعة ويتعين على الأشخاص الذين يريدون الانضمام إلى المجموعة الخاصة الحصول على موافقة مالك المجموعة.

ملاحظة: وفي الوقت الحالي، فإن المجموعات التي تم إنشاؤها من Outlook على ويب تكون خاصة بصورة افتراضية.

لا يمكن لأي شخص خارج مؤسستك رؤية المجموعات العامة ولا المجموعات الخاصة أو الوصول إليها ما لم تتم دعوة هؤلاء الأشخاص خصيصاً كضيوف.

للاطلاع على المزيد من المعلومات بشأن تغيير المجموعات من عامة إلى خاصة (أو العكس)، فاطلع على جعل مجموعات Office 365 عامة أو خاصة.

المالكون والأعضاء والضيوف

يُعد مالكو المجموعة المشرفين على المجموعة. يمكنهم إضافة الأعضاء أو إزالتهم ولديهم أذونات فريدة مثل القدرة على حذف المحادثات من علبة وارد مشتركة أو تغيير إعدادات مختلفة بشأن المجموعة. كما يمكن لمالكي المجموعة إعادة تسمية المجموعة أو تحديث الوصف أو الصورة والمزيد. إذا كنت مُعتاداً على أدوار SharePoint، فإن مالك المجموعة هو مسؤول مجموعة المواقع المشتركة.

وأعضاء المجموعة هم المستخدمون العاديون في مؤسستك ممن يستخدمون المجموعة لأجل التعاون. يمكنهم الوصول لأي شيء في المجموعة ولكن لا يمكنهم تغيير إعدادات المجموعة. في عالم SharePoint هم أعضاء الموقع. للاطلاع على معلومات بشأن إضافة أعضاء مجموعة أو إزالتها، اطلع على إضافة أعضاء المجموعة في Outlook وإزالتهم.

الضيوف مثلهم مثل أعضاء المجموعة ولكنهم من خارج مؤسستك. وبصورة افتراضية، يمكن للمستخدمين لديك دعوة الضيوف للانضمام إلى مجموعتك ويمكنك التحكم في هذا الإعداد. لمزيد من المعلومات، اطلع على وصول الضيوف في مجموعات Office 365.

حدد نوع المجموعة الذي تريد استخدامه:

إذا كنت تُفضِل وضع علبة الوارد المشتركة للتعاون، فإن تجربة المجموعات في Outlook هي المناسبة لك. من خلال إنشاء مجموعة في Outlook، ستحصل على:

  • علبة الوارد المشتركة - لمحادثات البريد الإلكتروني بين الأعضاء لديك. تحتوي علبة الوارد تلك على عنوان البريد الإلكتروني ويمكن التعيين لقبول الرسائل من الأشخاص من خارج المجموعة وحتى من خارج مؤسستك، الأمر يشبه إلى حد كبير قائمة التوزيع التقليدية

  • التقويم المشترك - لجدولة الأحداث المتعلقة بالمجموعة

  • مكتبة المستندات في SharePoint - مكان مركزي للمجموعة لتخزين الملفات ومشاركتها

  • دفتر الملاحظات في OneNote المشترك - لتجميع الأفكار والأبحاث والمعلومات

  • موقع فريق SharePoint - مستودع مركزي للمعلومات والارتباطات والمحتوى المتعلق بالمجموعة

  • Planner– لتعيين مهام المشروع وإدارتها بين أعضاء الفريق

لست مضطراً لإنشاء أي من تلك المصادر يدوياً؛ فإن إنشاء المجموعة يعمل تلقائياً على إنشائها لك وتعيين الأذونات الضرورية لأعضاء مجموعتك بحيث يمكنهم بدء استخدامها على الفور.

يمكنك الوصول إلى تلك المصادر من خلال عميل سطح مكتب Microsoft Outlook 2016 المألوف أو عبر Outlook على ويب أو Outlook 2016 for Mac (علبة الوارد المشتركة فقط) أو عبر Outlook mobile. ستجد مجموعات Office 365 في جزء التنقل الموجود على الجانب الأيمن من Outlook على سطح المكتب أو على الويب.

ستجد المجموعات في جزء التنقل الموجود على الجانب الأيمن في Outlook أو Outlook على ويب.

باستخدام بطاقة مجموعات Office 365 المنبثقة، يصبح لديك وصولاً سريعاً لموارد المجموعة المشتركة. ما عليك سوى التمرير فوق اسم المجموعة في Outlook على ويب أو SharePoint.

صوره بطاقة المرور الجديدة لمجموعات Office 365

الجزء الأحدث من قصة التعاون الخاصة بنا هو Microsoft Teams. إن Microsoft Teams عبارة عن التكرار الحلقي الداخلي لفريقك - مساحة عمل ثابتة قائمة على الدردشة حيث يمكنك إجراء محادثات غير رسمية في الوقت الفعلي حول مواضيع تحتاج لتركيز شديد أو مجموعات فرعية محددة داخل المجموعة. 

Yammer يقدم تجربة اجتماعية مؤسسية للتعاون. حيث يساعدك على إجراء اتصالات جديدة واكتشافات عبر مؤسستك. كما يمكنه مساعدتك على التواصل ومناقشة أفكار على مستوى الشركة أو بشأن مجالات الاهتمام الشائعة.

من خلال إنشاء مجموعة Office 365 متصلة في Yammer، فسوف تحصل على:

  • مجموعة Yammer - مكان مشترك لإجراء المحادثات ومشاركة المعلومات

  • مكتبة المستندات في SharePoint - مكان مركزي للمجموعة لتخزين الملفات ومشاركتها

  • دفتر الملاحظات في OneNote المشترك - لتجميع الأفكار والأبحاث والمعلومات

  • موقع فريق SharePoint - مستودع مركزي للمعلومات والارتباطات والمحتوى المتعلق بالمجموعة

  • Planner – لتعيين مهام المشروع وإدارتها بين أعضاء الفريق

يمكنك الوصول إلى هذه الأدوات عن طريق Yammer في المستعرض الخاص بك أو باستخدام تطبيق Yammer على جهاز يعمل بنظام تشغيل iOS أو Android أو Windows Phone.

بعد أن تحقق المجموعة غرضها، يمكنك حذفها لتحرير موارد النظام ولمنع إدراجها أو عرضها. اطلع على: حذف مجموعة. إذا كنت لا ترغب في الاضطرار لتذكر حذف المجموعات القديمة، يمكن للمسؤول لديك تعيين نُهج انتهاء صلاحية تؤدي إلى انتهاء صلاحية المجموعات القديمة لإزالتها تلقائياً بعد فترة زمنية محددة. اطلع على: نهج انتهاء صلاحية مجموعة Office 365.

ملاحظة: المحتوى الموجود في علامة التبويب تلك مخصصة للمسؤولين.

توجد ثلاثة نماذج أساسية للتوفير في مجموعات Office 365: مفتوحة أو مستندة إلى تكنولوجيا المعلومات أو خاضعة للتحكم. لكلٍ منه مميزاته الخاصة به.

النموذج

المزايا

مفتوح (افتراضي)

يمكن للمستخدمين إنشاء مجموعاتهم الخاصة على النحو المطلوب دون الحاجة للانتظار أو الضجر أو تكنولوجيا المعلومات

المستندة على تكنولوجيا المعلومات

يطلب المستخدمون مجموعة من تكنولوجيا المعلومات. يمكن لمسؤول تكنولوجيا المعلومات إرشادهم في تحديد أفضل أدوات التعاون التي تناسب احتياجاتهم

خاضعة للتحكم

يقتصر إنشاء مجموعة جديدة على أشخاص أو فرق أو خدمات محددة (اطلع على: تحديد الأشخاص الذين يمكنهم إنشاء مجموعات Office 365)

إذا كنت ترغب في التحكم في كيفية تسمية مجموعات Office 365، يمكنك استخدام نهج التسمية لإجبار أسماء المجموعة على الالتزام بمعايير محددة بما في ذلك البادئة أو اللاحقة فضلاً عن حظر الأسماء البغيضة. اطلع على نهج تسمية مجموعات Office 365 لمزيد من المعلومات.

تتضمن كل مجموعة مالكاً واحداً على الأقل يمكنه إضافة الأعضاء أو إزالتهم والإشراف الأساسي على المجموعة ومحتواها. وغالباً ما يقوم المالك بهذه الأمور في Outlook. راجع: إضافة أعضاء المجموعة وإزالتهم من Outlook. إذا غادر مالك المجموعة (أو المالكون) التنظيم لأي سبب، يمكن للمسؤول تعيين مالك جديد للمجموعة. اطلع على: تعيين مالك جديد إلى مجموعة معزولة.

وعلاوة على ذلك، إذا كانت لديك أذونات مسؤول Exchange Online، يمكنك إدارة مجموعاتك من مركز إدارة Office 365 (اطلع على: إدارة عضوية المجموعة في مركز إدارة Office 365) أو من PowerShell (راجع: إدارة مجموعات Office 365 باستخدام PowerShell .

قد يمر عليك وقت ترغب فيه في حذف مجموعة من المستأجر الخاص بك. للاطلاع على المزيد من المعلومات حول كيفية حذف مجموعة، اطلع على: حذف مجموعة. إذا تم حذف المجموعة دون قصد، يمكن للمسؤولين استعادة هذه المجموعة خلال 30 يوماً، اطلع على: استعادة مجموعة Office 365 محذوفة.

إذا كنت تفضل طريقة أكثر تلقائية لإدارة دورة حياة مجموعات Office 365، يمكنك استخدام نُهج انتهاء الصلاحية لإنهاء صلاحية المجموعات في فترة زمنية محددة. سيتلقى مالكو المجموعة رسالة بريد إلكتروني قبل انتهاء صلاحية المجموعة بمدة 30 يوماً و15 يوماً ويوم واحد مما يتيح لهم إعادة تجديد المجموعة إذا كانت ذات أهمية. راجع: نهج انتهاء صلاحية مجموعة Office 365.

حدود المجموعات

الحد الأقصى...

القيمة

المالكون لكل مجموعة

100

عدد المجموعات التي يمكن للمستخدم إنشائها

250

المجموعات التي يمكن أن يقوم المسؤول بإنشائها

حتى الحد الافتراضي للمستأجر البالغ 500 ألف

عدد الأعضاء

أكثر من 1000 عضو، إلا أنه لا يمكن سوى لعدد 1000 عضو فقط الوصول إلى محادثات المجموعة في وقت واحد.

قد يلاحظ المستخدمون حدوث تأخير عند الوصول إلى التقويم والمحادثات في المجموعات الكبيرة جداً في Outlook

عدد المجموعات التي يمكن أن يكون المستخدم عضواً فيها

1000

تخزين الملفات

1 تيرابايت + 10 جيجابايت لكل مستخدم مشترك + أي سعة تخزينية إضافية تم شراؤها. يمكنك شراء كمية غير محدودة من السعة التخزينية الإضافية.

حجم علبة بريد المجموعة

50 جيجابايت

يبلغ الحد الأقصى الافتراضي لعدد المجموعات التي يمكن أن تملكها مؤسسة Office 365 حالياً 500000 مجموعة.

إذا كنت تُخطط لاستخدام ميزة "حفظ المجموعة مع التحديث" من أداة Azure Active Directory Connect، فإن الحد الأقصى يبلغ 448 حرفاً فيما يتعلق بسمة "الوصف".

لمعرفة المزيد من المعلومات حول تخزين SharePoint Online، اطلع على حدود SharePoint Online وحدود وحواجز برنامج SharePoint Online.

تكون إدارة مجموعات Office 365 أكثر فعالية عندما يكون لديك معلومات قابلة للتنفيذ بشأن استخدام المجموعة. يحتوي مركز إدارة Office 365 على أداة إعداد تقارير تتيح لك رؤية أمور مثل استخدام التخزين وكم عدد المجموعات النشطة لديك وحتى كيفية استخدام المستخدمين لديك للمجموعة. راجع: تقارير Office 365 في مركز الإدارة لمزيد من المعلومات.

توفر لك مجموعات Office 365 عدداً من الأدوات للتوافقوحماية المعلومات فضلاً عن eDiscovery.

انظر أيضاً

تعزيز مهارات Office
استكشاف التدريب
الحصول على الميزات الجديدة أولاً
الانضمام إلى Office Insider

هل كانت المعلومات مفيدة؟

نشكرك على ملاحظاتك!

شكراً لك على الملاحظات! يبدو أنه من المفيد إيصالك بأحد وكلاء دعم Office لدينا.

×